E-paragon – od kiedy można go wystawiać?

Spis treści

Co to jest e-paragon?
W jaki sposób e-paragony oszczędzają czas? Przykłady
E-paragon – od kiedy można go wystawić?
Jak wystawić e-paragon?
Jak dostarczyć kupującemu e-paragon?
E-paragon a drukarka fiskalna
Jak działają e-paragony w enova365?

Czy wiesz, że e-paragon może wkrótce wyprzeć swoją papierową wersję? To kolejny krok na drodze do cyfryzacji i automatyzacji branży handlowej, który pozwala na obniżenie kosztów, szybszą obsługę klientów i sprzyjające środowisku odpapierzenie firmy. Dowiedz się, jak wystawić e-paragon w enova365.

Co to jest e-paragon?

E-paragon jest elektroniczną wersją dokumentu fiskalnego, który jest bardzo dobrze znany. Otrzymujesz go przy okazji prywatnych zakupów jako potwierdzenie zawarcia transakcji. Paragon elektroniczny ma być jego odpowiednikiem wystawianym przez specjalne kasy online, przesyłanym (na życzenie kupującego) na wybrany przez niego adres e-mail lub numer telefonu oraz do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

Oznacza to, że w przeciwieństwie do paragonu standardowego, nie ma potrzeby jego wydruku. Zgodnie z § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących e-paragon powinien zawierać dokładnie takie same informacje, jakie znajdują się na paragonie papierowym, czyli:

nazwę podatnika wraz z adresem punktu sprzedaży lub adresem siedziby podatnika,
NIP podatnika,
kolejny numer wydruku,
datę, godzinę i minutę wydruku dokumentu,
nazwę „Paragon fiskalny”,
cenę towaru lub usługi i jego/jej nazwę umożliwiającą identyfikację,
cenę jednostkową towaru lub usługi,
ilość i wartość sumaryczną sprzedanego towaru lub wykonanej usługi,
wartości wszelkich udzielonych rabatów,
wartość podatków dla poszczególnych pozycji paragonu,
sumę podatków,
łączną wartość sprzedaży brutto,
numer kasy i oznaczenie kasjera (gdy jest więcej niż jedno stanowisko kasowe),
NIP nabywcy (na jego żądanie).

Wśród zalet e-paragonu dla sprzedawcy można wymienić oszczędność kosztów, lepszą integrację e-paragonów z systemami księgowymi oraz łatwiejszą analizę sprzedaży na podstawie wystawionych dokumentów.

Nabywca z kolei może w prosty sposób przechowywać e-paragony (np. przy pomocy aplikacji) i łatwiej korzystać z reklamacji i ze zwrotów. Ponadto brak konieczności drukowania papierowego dokumentu jest lepszy dla środowiska.

W jaki sposób e-paragony oszczędzają czas? Przykłady

Sklep internetowy nie musi już drukować paragonów i umieszczać ich w paczce, wysyłanej do klienta, bo klient może otrzymać paragon na przykład e-mailem.
Sklep stacjonarny także może wysyłać e-paragon przez e-mail zamiast drukować paragon papierowy. Klient musi tylko wyrazić taką chęć i podać numer telefonu, a paragon do niego trafi.

Oba rodzaje sklepów oszczędzają na kosztach serwisowania drukarek i materiałach eksploatacyjnych.

E-paragon – od kiedy można go wystawić?

Podstawą prawną, która umożliwia wystawianie e-paragonów, jest pakiet SLIM VAT 3, czyli nowelizacja ustawy o VAT z 26 maja 2023 roku. Zakłada ona, że paragony elektroniczne można wystawiać od 15 września 2023.

W celu wystawienia e-paragonu konieczne jest (zgodnie z art. 111 ust 3a pkt 1 ustawy o VAT) uzyskanie zgody nabywcy, która może zostać wyrażona:

przy jednoczesnym zaakceptowaniu regulaminu sprzedaży, w ramach którego została ona uwzględniona (musi on mieć jednak zapis pozwalający na rezygnację z niej),
w momencie dokonywania zakupu, np. poprzez ustne potwierdzenie lub (w przypadku zakupów online) wybór opcji „e-paragon” w systemie transakcyjnym sklepu,
za pośrednictwem aplikacji bądź strony internetowej (np. poprzez wypełnienie dedykowanego formularza).

Jak wystawić e-paragon?

Wspomniana wyżej zgoda nie jest jedynym wymogiem pozwalającym na to, by móc wprowadzić e-paragon. Jak wystawić go w pełni poprawnie?

15 września 2023 r. Ministerstwo Finansów udostępniło platformę o nazwie HUB Paragonowy oraz aplikację mobilną e-paragony 2.0. Założeniem tego rozwiązania jest możliwość anonimowego wystawiania e-paragonów z wykorzystaniem kodu kreskowego generowanego w aplikacji mobilnej e-paragony 2.0.

*enova365 umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z HUBem eparagony*

Kod generowany jest przez użytkownika aplikacji (kupującego), który podaje go do zeskanowania sprzedawcy. Po zeskanowaniu kodu kasa lub drukarka fiskalna prześle paragon w postaci elektronicznej do HUB-a Paragonowego, gdzie będzie on przechowywany przez okres 30 dni.

Użytkownik aplikacji e-paragony 2.0 ma możliwość pobrania paragonu oraz zapisania go na urządzeniu mobilnym lub w chmurze. Sama aplikacja pozwala także na digitalizację paragonów w formie papierowej.

Co jednak istotne, rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo Finansów ma charakter dobrowolny. Oznacza to, że sprzedawcy mogą wystawiać e-paragony wykorzystując w tym celu własne aplikacje np. w powiązaniu z prowadzonymi programami lojalnościowymi. Możliwe jest także wystawianie paragonów wyłącznie w formie papierowej np. jeżeli sprzedawca nie posiada drukarki wspierającej komunikację z rządowym HUB-em Paragonowym.

Jak dostarczyć kupującemu e-paragon?

Przepisy prawa określają 3 różne rozwiązania dotyczące sposobu dostarczenia e-paragonu. Nabywca powinien samodzielnie wybrać jeden z nich:

dostarczenie SMS na podany numer telefonu,
dostarczenie w wiadomości e-mail,
dostarczenie do odpowiedniej aplikacji w urządzeniu mobilnym.

Ten trzeci sposób wydaje się ciekawą możliwością dla wszystkich osób, które chcą mieć porządek w swoich dokumentach. Na rynku istnieje obecnie kilka tego rodzaju rozwiązań, a jednym z ważniejszych jest aplikacja „E-paragony” dostępna w AppStore i Google Play, przygotowana przez Ministerstwo Finansów.

E-paragon a drukarka fiskalna

"Pomimo, że HUB paragonowy został uruchomiony we wrześniu 2023 roku, na razie nie wszystkie kasy i drukarki fiskalne zostały dostosowane do komunikacji z tą platformą. Proces dostosowania urządzeń fiskalnych wymaga uwzględnienia nowych protokołów komunikacyjnych oraz uzyskania homologacji Głównego Urzędu Miar. Pierwsze urządzenia umożliwiające wysyłkę e-paragonów do HUB-u Ministerstwa Finansów pojawiły się na rynku pod koniec roku 2023, a ich lista dodatkowo wzrosła w roku 2024"
PiotrŚwiergoń

Wysyłkę e-paragonów na platformę rządową umożliwiają tylko wybrane modele drukarek fiskalnych. Jeżeli chcesz zacząć więc wystawiać e-paragony zweryfikuj, czy posiadane przez Ciebie urządzenia umożliwiają wysyłkę e-paragonów do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów.

Jak działają e-paragony w enova365?

Jak wspomnieliśmy, enova365 umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z platformą eparagony.pl. Pamiętaj jednak, że możesz wystawić e-paragon tylko na drukarce fiskalnej, która obsługuje takie dokumenty. Jak to działa?

Informacje o wystawieniu e-paragonu mogą być wysyłane do klienta w postaci wiadomości e-mail, w których umieszczany jest link do wystawionego dokumentu.
Wszystkie wystawione dokumenty są dostępne w systemie enova365.
Każdy e-paragon wystawiony w integracji z platformą e-paragony jest przechowywany w postaci elektronicznej na tej platformie.

Zastanawiasz się, jak system ERP enova365 wspiera firmy z branży handlowej i jak e-paragony działają w praktyce? Zachęcamy do bezpłatnego przetestowania systemu enova365.

Przeczytaj również:

Case Study

KR Group dynamicznie rozwija biznes, dzięki wdrożeniu enova365

Zespół KR Group postanowił wdrożyć rozwiązanie, które pozwoli firmie obsługiwać na wysokim poziomie rosnącą grupę klientów w 5 krajach. Udało się to w 6 miesięcy, dzięki enova365 i BPX SA. Automatyzacja wielu procesów umożliwia świadczenie wysokiej jakości usług podatkowo-księgowych dla coraz większej liczby firm, dzięki czemu KR Group może łatwo skalować biznes. KR Group – lider w branży podatkowo-księgowej KR Group to dynamicznie rozwijająca się międzynarodowa firma podatkowo-księgowa, która obsługuje klientów w regionie Europy Środkowo-Wschodniej (CEE). W branży znana jest nie tylko z rzetelnych usług księgowych, ale także szerokiej wiedzy podatkowej oraz eksperckiego doradztwa biznesowego. Doceniają to klienci – od start-upów aż po grupy kapitałowe z takich branż jak nieruchomości, handel detaliczny, produkcja, fundusze inwestycyjne, IT, energetyka czy motoryzacja. Block Quote Wyzwanie: skalowanie biznesu i zaspokajanie rosnących wymagań klientów Wraz z rozwojem KR Group i wzrostem liczby obsługiwanych przez nią firm, coraz pilniejsza stała się potrzeba wdrożenia niezawodnego systemu ERP. Największym wyzwaniem, któremu KR Group i nowe rozwiązanie technologiczne musiało sprostać była różnorodność obsługiwanych przez firmę klientów i konieczność szybkiego dostosowywania pracy do stale rosnącej liczby zadań, codziennie realizowanych przez pracowników. „Obsługujemy firmy z różnych branż, co wiąże się z ogromną liczbą procesów i danych do zarządzania” – mówi Janusz Karnicki, dyrektor zespołu księgowości w KR Group. W pokonaniu tych wyzwań miała pomóc m.in. automatyzacja procesów. KR Group przechowuje w systemie informatycznym wiele wrażliwych danych, co sprawia, że firma jest wymagająca w kwestii bezpieczeństwa. Wymagania wobec nowego rozwiązania System informatyczny, który nie jest pod każdym względem dopasowany do potrzeb może nie spełnić stawianych przed nim celów. Dlatego zespół KR Group dokładnie określił w tym względzie swoje potrzeby i wymagania. Poszukiwali oni: zintegrowanego rozwiązania, które połączy w jednym systemie wszystkie kluczowe obszary firmy; elastycznego programu, który pomoże dostosowywać się łatwo do zmieniającej się sytuacji biznesowej i w którym firma wdrożeniowa może wprowadzać modyfikacje, zgodnie z potrzebami – są to zmiany, które pozwolą lepiej obsługiwać klientów oraz zautomatyzują pracę, żeby podnieść efektywność; doświadczonego partnera technologicznego, który da gwarancję szybkiego czasu reakcji oraz może udzielić wsparcia, gdy pojawią się niestandardowe wyzwania. Block Quote Rozwiązanie: wdrożenie enova365 KR Group zdecydowała się na system ERP enova365, a jego wdrożenie powierzyła firmie BPX SA, Autoryzowanemu Partnerowi enova365. Block Quote W KR Group wdrożono moduły z obszaru finansów i księgowości oraz Kadry Płace i HR, co pozwoliło na automatyzację procesów i zwiększenie efektywności operacyjnej. Wybrane funkcje, które usprawniają pracę zespołu KR Group po wdrożeniu rozwiązania: synchronizacja kontrahentów poprzez API, która pozwoli na bieżącą aktualizację danych w wielu bazach; możliwość zbiorczej wysyłki plików JPK i e-Deklaracji uprości obowiązki raportowe; automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami zwiększy dokładność i zgodność danych finansowych; rejestrowanie dokumentów związanych z ulgą na złe długi VAT ułatwi monitorowanie i odzyskiwanie należności oraz zgodność z przepisami podatkowymi dotyczącymi wierzytelności, mechanizm pozwalający na modyfikację dat rozliczenia płatności zapewni elastyczność w zarządzaniu przepływem środków finansowych i dostosowanie raportowania do wymagań spółki. Efekty: możliwość obsługiwania na wysokim poziomie większej liczby klientów w krótszym czasie – dzięki automatyzacji procesów Przedstawiciele KR Group oceniają, że dzięki wdrożeniu enova365 firma zyskała atuty, które wyróżniają ją na tle konkurencji. Szybsza i bardziej efektywna obsługa klientów Dzięki automatyzacji procesów obsługa klientów przebiega efektywniej, przy jednoczesnym wzroście jakości dostarczanych im danych. „Wprowadzone przez BPX rozwiązanie pozwala nam obsługiwać klientów sprawniej i dokładniej. Dzięki zwiększonej automatyzacji staliśmy się jeszcze bardziej elastyczni. Przede wszystkim zwiększyliśmy efektywność operacyjną i dodatkowo podnieśliśmy jakość prezentowanych danych. To z kolei przełożyło się na wyższą satysfakcję naszych klientów oraz większą przejrzystość procesów. Szybsza reakcja na potrzeby kontrahentów, automatyzacja wielu procesów oraz redukcja błędów to tylko niektóre z efektów, które znacząco podniosły jakość naszej obsługi” – ocenia Janusz Karnicki. Możliwość elastycznego dostosowywania się do potrzeb rynku i klientów Po wdrożeniu enova365, firma KR Group jest gotowa na wyzwania związane ze wzrostem liczby klientów i zmieniającymi się wymaganiami rynku. „System enova365 jest kluczowym elementem naszej działalności – pozwala nam nie tylko efektywnie skalować rozwiązania, ale także sprostać rosnącym wymaganiom naszych klientów, zapewniając im bezpieczeństwo i niezawodność usług” – wyjaśnia Janusz Karnicki. Pomaga w tym także wsparcie doświadczonej firmy wdrożeniowej. „BPX okazało się doskonałym partnerem, który elastycznie odpowiada na nasze potrzeby, dostosowując rozwiązania do specyficznych wymagań naszej branży” – dodaje Janusz Karnicki. Łatwiejsze zarządzanie KR Group zyskała nowoczesne narzędzie do zarządzania KPI, a dostęp do narzędzi BI pozwala na bieżąco monitorować wyniki i podejmować trafniejsze decyzje biznesowe wraz z zapewnieniem bezpieczeństwa operacji finansowych. Jeżeli, podobnie jak KR Group chcesz móc elastycznie dostosowywać się do potrzeb rynku i klientów być gotowy na wyzwania związane ze wzrostem liczby klientów, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w ambitnym biurze rachunkowym.

enova365

28 kwiecień 2025