Jak działa terminal płatniczy zintegrowany z ERP w chmurze?

Wraz z tym, jak firmy handlowe przenoszą systemy ERP do chmury pojawia się pytanie: co z urządzeniami w punktach sprzedaży (POS)? Czy terminal płatniczy stojący przy kasie może automatycznie współpracować z systemem ERP w chmurze? Tak, i pozwala to wyeliminować wiele codziennych problemów, które generują niepotrzebne koszty.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

• czy terminal płatniczy może współpracować z systemem ERP działającym w chmurze,
• w jaki sposób integracja terminala z ERP skraca czas obsługi klientów i eliminuje błędy,
• dlaczego wieloplatformowa obsługa terminali ma znaczenie dla sieci sprzedaży,
• na jakie funkcje zwrócić uwagę, wybierając ERP dla handlu i punktów sprzedaży POS.

W niektórych sklepach i hurtowniach proces płatności kartą nie zmienia się od lat. Sprzedawca wystawia dokument sprzedaży w systemie ERP, sprawdza kwotę należności, a następnie ręcznie wpisuje ją na terminalu płatniczym. Po zakończeniu transakcji wraca do systemu, aby kontynuować obsługę klienta.

Na pierwszy rzut oka nie wydaje się to dużym problemem, jednak przy kilkudziesięciu lub kilkuset transakcjach dziennie nawet kilka dodatkowych sekund przy każdej operacji zaczyna mieć znaczenie. Gdy pojawiają się sytuacje, takie jak wpisanie niewłaściwej kwoty na terminalu czy konieczność anulowania błędnej transakcji, czas obsługi klientów może się znacząco wydłużyć.

Co więcej, ręczne przepisywanie kwot zwiększa ryzyko pomyłek i generuje dodatkową pracę, związaną z wyjaśnianiem niezgodności w rozliczeniach.

Choć dla pojedynczego sklepu może to być niewielka niedogodność, dla sieci handlowej posiadającej wiele lokalizacji oznacza jednak realne straty czasu oraz wyższe koszty operacyjne.

Czy przeniesienie ERP do chmury nie utrudni obsługi terminali płatniczych? W końcu system znajduje się na zewnętrznym serwerze, a urządzenie płatnicze jest fizycznie podłączone do stanowiska sprzedażowego. To jeden z najczęściej spotykanych mitów związanych z rozwiązaniami chmurowymi.

Nowoczesne systemy ERP wykorzystują specjalne mechanizmy komunikacji, które umożliwiają współpracę z terminalami niezależnie od miejsca uruchomienia aplikacji. Oznacza to, że obsługa terminali może działać zarówno w środowisku lokalnym, jak i w modelu chmurowym czy hybrydowym.

Dla użytkownika końcowego najważniejsze jest to, że proces płatności przebiega identycznie. Sprzedawca nie musi zastanawiać się, gdzie znajduje się serwer, ani w jaki sposób przesyłane są dane. Wszystko odbywa się automatycznie w tle.

Najlepiej zrozumieć to na prostym przykładzie.

Wyobraźmy sobie sklep, w którym klient kupuje towar za 489 zł. Bez integracji terminalu płatniczego z ERP sprzedawca musi:

• wystawić dokument sprzedaży,
• odczytać kwotę z ekranu,
• wprowadzić ją ręcznie do terminala,
• poczekać na realizację płatności,
• wrócić do systemu ERP.

Po integracji proces wygląda inaczej.

• Sprzedawca wystawia dokument sprzedaży.
• System ERP automatycznie przesyła kwotę do terminala.
• Klient dokonuje płatności kartą lub telefonem.
• Informacja o wyniku transakcji wraca do systemu.
• Dokument zostaje automatycznie rozliczony.

Różnica wydaje się niewielka, ale przy dużej liczbie transakcji przekłada się na wymierne korzyści. Obsługa klienta trwa krócej, liczba pomyłek spada, a pracownicy mogą skupić się na sprzedaży zamiast wykonywać powtarzalne czynności.

Przy wyborze systemu ERP warto zwrócić uwagę nie tylko na sam fakt integracji z terminalami, ale również na sposób jej realizacji.

W wielu organizacjach funkcjonują różne modele terminali, pochodzące od różnych operatorów płatności. Część sklepów mogła być uruchamiana kilka lat temu, inne niedawno. Zdarza się również, że firma zmienia dostawcę usług płatniczych lub otwiera nowe punkty sprzedaży wyposażone w inny sprzęt.

Jeżeli obsługa terminali jest mocno powiązana z konkretnym modelem urządzenia, każda taka zmiana generuje dodatkowe koszty i komplikacje. Dlatego coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania wieloplatformowe, które pozwalają integrować ERP z różnymi terminalami w ramach jednego mechanizmu komunikacyjnego.

Dla menedżera oznacza to większą swobodę biznesową. Firma nie uzależnia się od jednego producenta sprzętu ani jednego operatora płatności. Może wybierać rozwiązania najbardziej korzystne pod względem kosztów i warunków współpracy.

Korzyści z integracji terminali płatniczych z ERP są szczególnie widoczne w organizacjach posiadających wiele placówek, takich jak sieci handlowe.

W takim środowisku ważna jest standaryzacja procesów. Każdy sklep powinien działać według tych samych zasad, niezależnie od lokalizacji czy liczby pracowników.

Integracja terminali z ERP pozwala osiągnąć ten cel poprzez:

• Centralne zarządzanie

Dane o sprzedaży i płatnościach trafiają do jednego systemu. Kierownictwo może szybciej analizować wyniki i podejmować decyzje biznesowe.

• Łatwiejsze uruchamianie nowych placówek

Otwierając kolejny punkt sprzedaży, firma nie musi budować od podstaw nowych procedur związanych z obsługą płatności.

• Skalowanie działalności

Wraz ze wzrostem liczby sklepów rośnie liczba transakcji. Automatyzacja procesów staje się wtedy nie tylko wygodą, ale wręcz koniecznością.

Menedżerowie odpowiedzialni za sprzedaż często pytają również o niezawodność działania terminali płatniczych w środowisku chmurowym. Najczęściej pojawiają się wątpliwości dotyczące pracy na wielu stanowiskach jednocześnie i jakości działania terminali w środowiskach zdalnych. Pojawiają się też obawy o rozbudowę infrastruktury w przyszłości i wymianę sprzętu lub operatora płatności.

Odpowiadamy: system ERP enova365 nie tylko wspiera obsługę terminali w środowiskach chmurowych, ale także umożliwia dalszy rozwój organizacji bez konieczności przebudowy całego procesu sprzedaży.

Dobrze zaprojektowana integracja powinna być dla użytkownika praktycznie niewidoczna. Jej zadaniem jest automatyzacja komunikacji pomiędzy systemem a terminalem oraz zapewnienie ciągłości działania niezależnie od wykorzystywanej infrastruktury.

O efektywności pracy z systemem ERP nie decyduje wyłącznie obsługa magazynu, finansów czy raportowania, ale też pozornie drobne funkcje związane z obsługą sprzedaży. Dlatego przed podjęciem decyzji o wyborze systemu ERP dla branży handlowej czy usługowej warto sprawdzić, czy system ERP zapewnia:

• obsługę terminali płatniczych w środowisku chmurowym,
• automatyczne przesyłanie kwoty do terminala,
• automatyczny odbiór informacji o wyniku transakcji,
• współpracę z różnymi modelami terminali,
• obsługę wielu punktów sprzedaży,
• możliwość pracy lokalnej, zdalnej i hybrydowej,
• łatwe skalowanie wraz z rozwojem organizacji.

Jak wynika z powyższego, terminal płatniczy nie powinien być oddzielnym elementem infrastruktury, lecz integralną częścią procesu sprzedaży. Im lepiej jest zintegrowany z systemem ERP, tym szybciej przebiega obsługa klientów, tym mniej błędów popełniają pracownicy i tym łatwiej rozwijać biznes.

Dla firm korzystających z ERP w chmurze szczególnie ważna jest możliwość sprawnej komunikacji między systemem a terminalem niezależnie od lokalizacji i rodzaju wykorzystywanego sprzętu. Takie rozwiązanie, dostępne już w enova365, pozwala połączyć wygodę pracy w chmurze z efektywną obsługą sprzedaży w punktach stacjonarnych.

W efekcie zyskują wszyscy: pracownicy wykonują mniej powtarzalnych czynności, klienci są obsługiwani szybciej, a menedżerowie otrzymują bardziej spójne i wiarygodne dane do zarządzania całą organizacją.