Excel vs ERP

Excel vs ERP – kto zwycięży?

Excel VS. ERP

Czy należysz do grona blisko 70% firm, które używa programu Excel w celu analizy wrażliwych i krytycznych danych oraz procesów? Jeśli tak, to koniecznie dowiedz się, jakie korzyści oferują w tym zakresie odpowiednio wdrożone systemy ERP.

Excel czy system ERP – co wybrać?

Tradycyjny arkusz kalkulacyjny czy system ERP – co lepsze? Przed takim dylematem stoi wielu przedsiębiorców. Warto więc poznać wady i zalety obu rozwiązań, aby wybrać optymalny dla siebie model pracy.

 

Excel – błędy i kontrola danych

Bądźmy szczerzy, błędy ludzkie mogą wkradać się do każdego systemu. Jednak Excel jest szczególnie podatny na różnego rodzaju niedopatrzenia. Według raportu Uniwersytetu Hawajskiego, 88% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Tezę tą potwierdzają także przedstawiciele Coopers and Lybrand. Podczas analiz zauważyli, że 90% wszystkich arkuszy, które posiadały 150 lub więcej wierszy posiadało błędy. Z kolei KPMG w próbce 22 arkuszy kalkulacyjnych znalazł błędy w 91% z nich.

 

Korzystanie z arkuszy Excel generuje także problemy w postaci duplikacji danych i ich wielokrotnego wykorzystania w różnych działach, co zaciera faktyczny obraz sytuacji panującej w firmie. Na przykład, dział produkcji może polegać na starym zestawie arkuszy kalkulacyjnych lub na arkuszach pełnych niezamierzonych błędów. A to może spowodować nadmierne straty i wyłączyć całą linię produkcyjną.

ERP – błędy i kontrola danych

Dla porównania oprogramowanie ERP to zintegrowany system, który automatycznie pobiera dane, co czyni je mniej podatnym na błędy ludzkie. Kluczowe informacje są dostępne zawsze na czas i co ważne, można udostępniać je wybranym pracownikom według potrzeb.

Korzystanie z ERP eliminuje również konieczność ręcznego wprowadzania danych czy współdzielenia z wieloma pracownikami tych samych arkuszy kalkulacyjnych. Każdy w organizacji może uzyskać dostęp i polegać na tym samym zestawie danych. Dzięki czemu można mieć pewność, że praca skupia się wokół najbardziej aktualnego i dokładnego zestawu informacji.

 

Excel vs. ERP – wydajność pracy

Excel obniża efektywność pracy nie tylko z powodu możliwości duplikacji danych, ale także z racji konieczności wykonywania wielu zadań ręcznie. Przykładowo, gdy oferty tworzone są w arkuszach kalkulacyjnych, to zlecenia sprzedaży przygotowywane są ręcznie. Zlecenia na podstawie w oddzielnych plikach XLS lub innym programie.

Co równie ważne, wszelkie zapisywane w Excelu dane, które ulegną zmianie, wymagają ręcznego wprowadzania aktualizacji. Pochłania to zasoby i wydłuża czas przepływu informacji. W skrajnych przypadkach może niestety także dojść do utraty ważnych danych. Na przykład przez  wykasowanie arkuszy kalkulacyjnych. Wówczas praca całej firmy jest zagrożona. Łańcuch dostaw ulega zaburzeniu, co finalnie negatywnie wpływa na relacje z klientami.

 

Kolejnym problemem związanym z arkuszami kalkulacyjnymi jest fakt, że są one odseparowane od reszty organizacji. A to utrudnia współpracę. Trudno jest też kontrolować pojawiające się w nich dane. Przeważnie gdy wielu pracowników próbuje uzyskać dostęp do dokumentów i wprowadzać w nich zmiany jednocześnie. Choć dostępne są mobilne wersje Office i Excel, a nawet arkusze kalkulacyjne Excel, produkty te mają wyraźne wady. Nie zawsze wspierają współpracę i pracę zdalną – co w ostatnim czasie nabrało szczególnej ważności.

ERP – wbudowane mechanizmy kontroli

Systemy ERP w chmurze mają natomiast wbudowane mechanizmy kontroli do zarządzania wieloma użytkownikami i są przy tym dostosowane do obsługi pracowników zdalnych. Ich ważną cechą jest także możliwość śledzenia informacji w czasie rzeczywistym. A także automatyzacja rutynowych procesów, w tym generowania zamówień czy wyszukiwania kluczowych danych niezbędnych do przygotowania.

 

Excel vs. ERP – dane finansowe i analiza

Zrozumienie danych finansowych jest niezbędne do utrzymania firmy w dobrym stanie. W przeciwieństwie do programu Excel, system ERP zapewnia zintegrowany przepływ finansowy w czasie rzeczywistym. Automatycznie zbiera dane rozliczeniowe z każdego obszaru organizacji. Oznacza to, że mamy scentralizowany system dla wszystkich działań finansowych (fakturowanie, płatności dla dostawców, kosztów pracy i płac, itp.). ERP może również analizować wydajność pracowników w porównaniu do kosztów projektu i harmonogramów. Ręczne procesy właściwe dla programu Excel po prostu nie są w stanie zastąpić w sposób wydajny tego typu analizy.

 

Kto Jest Zwycięzcą – Excel czy ERP?

Systemy ERP mają wyraźną przewagę nad programem Excel. Wspierają one z powodzeniem krytyczne procesy biznesowe, dostarczając na czas kluczowych informacji oraz automatyzując generowanie najważniejszych danych.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Automatyzacja i Integracja Obiegu e-Faktur w Systemie ERP Proalpha

Rola KSeF w biznesie W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów. Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów. Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych. Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF. Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów.  Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji, co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji. W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami. Obsługa e-Faktur zakupowych: zgodność i walidacja System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe. System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie. Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru. Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania dla dedykowanego działu. We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie. Nowoczesne zarządzanie E-fakturami Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach.  Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści:  Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika.  Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF.  Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania.  Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych – szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć.  Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów.  Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami.  Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne.  Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia.  Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie z wymogami KSeF.
Automatyzacja-i-Integracja-Obiegu-e-Faktur-w-Systemie-ERP-Proalpha
Proalpha_logo
zweryfikowano

0/5

Proalpha

ERP dla produkcji


Proalpha
Lubuskie
1700 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Budownicza, Elektronika, Meblarska, Medyczna, Metalurgiczna, Produkcyjna, Tworzywa sztuczne
Opis
Grupa Proalpha to firma funkcjonująca na rynku od 30 lat, obsługująca ponad 8 tysięcy klientów na całym świecie. System proALPHA ERP jest przeznaczony dla średnich przedsiębiorstw produkcyjnych i dostępny jest w 15 wersjach językowych....
rozwiń