enova365 i Archivista – digitalizacja dokumentacji kadrowej w jednym ekosystemie

Po wdrożeniu enova365 w Martex Logistics dane o wejściach i wyjściach pracowników automatycznie trafiają do systemu ERP. Również automatycznie przebiega rozliczanie czasu pracy, a precyzyjne dane są na wyciągnięcie ręki. W efekcie, zarządzanie czasem pracy kilkuset pracowników przestało być problemem. Wyzwanie: zwiększenie efektywności kontroli obecności i godzin pracy Martex Logistics jest częścią grupy Martex Sp. z o. o. – jednego z największych w kraju dystrybutorów części zamiennych do samochodów ciężarowych i autobusów. Zadaniem firmy jest obsługa Magazynu Centralnego Martex o powierzchni 45 000 m², zlokalizowanego w Będzinie. Pracuje nad tym ok. 180 pracowników etatowych, okresowo wspomaganych przez pracowników agencji tymczasowych. I właśnie monitorowanie i ewidencja czasu pracy pracowników etatowych i agencyjnych stanowiła w Martex Logistics największe wyzwanie. Żeby móc lepiej planować zasoby i zwiększyć efektywność operacyjną menedżerowie chcieli mieć możliwość łatwego kontrolowania obecności i godzin pracy personelu. Nie zapewniały tego dotychczas wykorzystywane rozwiązania. Cel: automatyzacja rozliczania czasu pracy i łatwe zarządzanie czasem pracy W Martex Logistics, dane z Systemu Kontroli Dostępu dotyczące obecności pracowników są podstawą do wyliczeń nadgodzin, absencji oraz innych składników rozliczeń pracowniczych. Przed wdrożeniem, były one, co prawda, pozyskiwane z Systemu Kontroli Dostępu, jednak miały postać surową, nieprzetworzoną i niezaokrągloną, co utrudniało ich dalsze wykorzystanie w rozliczeniach kadrowo-płacowych i powodowało pomyłki przy interpretacji danych. Dodatkowo, dostęp do tych informacji nie był ani intuicyjny ani wygodny, a przez to czasochłonny. Mając świadomość, że na rynku są dostępne nowoczesne rozwiązania, które umożliwiają integrację systemów oraz pełną automatyzację procesów kadrowych, zespół Martex Logistics podjął decyzję o takim wdrożeniu. Jego celem było podniesienie efektywności rozliczania czasu pracy i łatwy dostęp do precyzyjnych danych kadrowych. Żeby je zrealizować sformułowano następujące wymagania wobec systemu ERP: otwarte API – nowe rozwiązanie musiało zapewnić możliwość integracji z innymi narzędziami, elastyczność – możliwość odwzorowania procesów w firmie, nowoczesność – system musiał zapewnić daleko idącą automatyzację procesów kadrowo-płacowych, w tym umożliwić samoobsługę pracowniczą. Ważnym kryterium wyboru systemu ERP dla Martex Logistics było także profesjonalne wsparcie na etapie wdrożenia, dlatego poszukiwanofirmy wdrożeniowej z dużym doświadczeniem w branży logistycznej. Po przeprowadzeniu gruntownej analizy dostępnych rozwiązań, wybór padł na enova365, ze względu na bogactwo funkcji w obszarze kadrowo-płacowym oraz możliwość rozbudowy o kolejne moduły w przyszłości. Partnerem wdrożeniowym została natomiast firma Tradiss Piotrowski-Iwaniuk, jeden z czołowych autoryzowanych dystrybutorów systemu enova365. Rozwiązanie: wdrożenie modułów kadrowo-płacowych enova365 W odpowiedzi na potrzeby klienta wdrożono zintegrowane rozwiązanie oparte na systemie ERP enova365. Objęło ono moduły Kadry Płace enova365 oraz Pulpity Pracownika i Kierownika. Kluczowym elementem projektu była także automatyzacja zarządzania czasem pracy poprzez wykorzystanie modułów Harmonogramu zadań oraz enova365 WebAPI. Realizacja projektu przebiegała w następujących etapach. Analiza przedwdrożeniowa i konfiguracja systemuNa początku, przeprowadzono szczegółową analizę potrzeb i oczekiwań poszczególnych działów firmy oraz ustalono jak mają przebiegać kluczowe procesy. Kolejnym krokiem była konfiguracja systemu enova365 Kadry i Płace oraz Pulpitów Pracownika i Kierownika, z uwzględnieniem specyfiki działalności Martex Logistics. Szczególną uwagę poświęcono opracowaniu mechanizmu rozliczania czasu pracy oraz integracji z Systemem Kontroli Dostępu. Szkolenia i współpraca zespołówRównolegle z konfiguracją systemu zespół Martex Logistics przeprowadził szkolenia dla użytkowników, aby zapewnić im komfort pracy z nowym narzędziem. Zespół wdrożeniowy Tradiss odpowiadał za koordynację techniczną wszystkich działań, natomiast po stronie klienta kluczową rolę odegrały działy kadr i IT, które aktywnie wspierały proces wdrożenia na każdym etapie. Testy i uruchomienie produkcyjnePo zakończeniu konfiguracji przeprowadzono testy funkcjonalne poprawności działania systemu. Dzięki pozytywnym wynikom tych działań możliwe było uruchomienie systemu w trybie produkcyjnym i rozpoczęcie codziennej pracy z nowym rozwiązaniem. Efekty: mniej błędów, efektywniejsze zarządzanie zasobami Dzięki wdrożeniu udało się zintegrować system do ewidencji czasu pracy z modułem kadrowo-płacowym systemu ERP. Teraz dane między systemami są przesyłane automatycznie. Automatycznie przebiega też rozliczanie czasu pracy, a kadra zarządzająca ma łatwy wgląd w dane dotyczące czasu pracy załogi. Przyniosło to szereg następujących korzyści. Mniej błędów, więcej czasuWyeliminowano konieczność manualnej obróbki informacji, co znacząco skróciło czas potrzebny na przygotowanie rozliczeń oraz zredukowało liczbę potencjalnych błędów. Przejrzysty proces planowania czasu pracyAutomatyzacja wpłynęła również na poprawę przejrzystości i organizacji procesu planowania czasu pracy. Planowanie grafików stało się szybsze, bardziej efektywne i mniej podatne na błędy. Wzrost efektywności działu HRNajbardziej wymiernym rezultatem wdrożenia było znaczące skrócenie czasu potrzebnego na ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy zarówno pracowników etatowych, jak i agencyjnych. Teraz zespół może się skupić na zadaniach o wyższej wartości dla organizacji. System gotowy, by sprostać rosnącym potrzebomDzięki elastyczności enova365 system pozostaje skalowalny, co daje możliwość dalszego rozwoju i dostosowania do przyszłych potrzeb organizacji. W efekcie wdrożenie systemu wpłynęło na wzrost konkurencyjności Martex Logistics na rynku. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie. Umów prezentację enova365