enova365 i Archivista – digitalizacja dokumentacji kadrowej w jednym ekosystemie

Tam gdzie ponad 100 000 kuracjuszy rocznie oczekuje kompetentnej opieki, nie ma miejsca na kompromisy. Potrzebny jest system informatyczny, który integruje w jednym miejscu wszystkie dane i usprawnia pracę każdego działu. A szybki obieg dokumentów, sprawne zarządzanie płatnościami, grafikami czasu pracy oraz magazynami przekłada się na komfort kuracjuszy. Dowiedz się, jak działa w Uzdrowisku Ciechocinek S.A. kompletny cyfrowy ekosystem oparty na enova365. Stworzony w 7 miesięcy. Dlaczego zmiana systemu informatycznego była konieczna? Konieczność konsolidacji danych w jednym narzędziu Przed wdrożeniem enova365 poszczególne obiekty Uzdrowiska Ciechocinek S.A. – szpital, sanatoria i zakład produkcji wyrobów zdrojowych – korzystały z różnych narzędzi informatycznych – w tym Excela. W efekcie, nie było jednego systemu, w którym można szybko sprawdzić, na jakim etapie są poszczególne procesy. Utrudniało to zarządzanie. Wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych – kierunek: automatyzacja Nie było automatyzacji, więc ręczne działania zajmowały dużo czasu. Czasochłonny był ręczny obieg dokumentów, kontrola płatności czy raportowanie. Sporządzanie deklaracji podatkowych również odbywało się ręcznie, co nie tylko wydłużało pracę, ale też zwiększało ryzyko pomyłek. Ręcznie przygotowywano także grafiki czasu pracy, dyżury i ewidencjonowano absencje – wszystko to pracownicy musieli ręcznie wprowadzać do systemu, czasami wielokrotnie. Powody, dla których Uzdrowisko Ciechocinek S.A. wybrało enova365 Uzdrowisko Ciechocinek S.A. poszukiwało systemu ERP, który zintegruje wszystkie działy organizacji – od kadr i płac, przez księgowość i magazyny, aż po budżetowanie i analitykę. Wyzwaniem było skonsolidowanie w jednym systemie danych dotyczących tych wszystkich obszarów i czterech dużych obiektów – szpitali, sanatoriów i zakładu produkcji wyrobów zdrojowych. enova365 była gotowa, żeby zaspokoić wszystkie te potrzeby, a zadania tego podjął się doświadczony zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera Soneta Sp. z o.o. Czas potrzebny na wdrożenie szyte na miarę? 7 miesięcy Zespół IT ERP Systems Sp. z o.o. rozpoczął wdrożenie enova365 od analizy potrzeb uzdrowiska – między innymi w kontekście poszczególnych ról, obiegu dokumentów oraz algorytmów obliczania listy płac. Block Quote Następnie skonfigurowano system, wykorzystując moduły enova365 m.in. z obszarów finansów i księgowości, kadr i płac, a także moduły Workflow, Handel oraz Projekty i budżetowanie. Kolejnym krokiem było przeszkolenie pracowników. Block Quote Ostatnim etapem wdrożenia było uruchomienie produkcyjne. Całość zamknęła się w 7 miesiącach. enova365 wspiera dziś każdy dział Uzdrowiska Ciechocinek S.A. Dane w czasie rzeczywistym, w jednym miejscu Rozwiązanie enova365 nie tylko zgromadziło większość funkcji biznesowych w jednym miejscu, ale także znacznie usprawniło dostęp do informacji i raportowanie. Block Quote Automatyzacja wyliczania wynagrodzeń Listy płac powstają szybciej, bo system automatycznie przetwarza wszystkie niezbędne dane wprowadzone przez kierowników w grafikach pracy. „Dzięki temu unikamy pomyłek, a pracownicy mają szybki dostęp do swoich pasków płacowych i informacji o wynagrodzeniu w formie elektronicznej. Działamy sprawniej i mamy więcej czasu” – mówi Cezary Kowalski. Ułatwienia dla księgowych i finansistów Wdrożenie modułów enova365 usprawniło pracę księgowych m.in. dzięki zastosowaniu schematów księgowych czy automatycznemu zaczytywaniu do systemu ERP wyciągów bankowych. Kolejne ułatwienie to sprawniejsze budżetowanie i łatwa kontrola kosztów. Raporty finansowe są dokładniejsze niż kiedykolwiek, dzięki czemu menedżerowie mogą szybciej reagować na wszelkie niepokojące trendy. Wsparcie magazynu i surowców Moduł Handel enova365 pozwolił zwiększyć kontrolę nad magazynami i surowcami. To pozwala uniknąć przestojów i usprawnia produkcję. Mniej pomyłek, więcej czasu na to, co ważne Elektroniczny obieg dokumentów ograniczył wykorzystanie papieru do minimum, a automatyzacja zmniejszyła liczbę pomyłek. Dzięki temu, że czynności administracyjne zajmują mniej czasu, personel ma więcej czasu dla pacjentów. „Dzięki uproszczeniu administracji mogę więcej czasu poświęcić pacjentom. To odczuwalna zmiana” – uważa dr Jacek Chojnowski. System, który daje przewagę – enova365 Uzdrowisko Ciechocinek zyskało nowoczesny system ERP i realną przewagę konkurencyjną. Szukasz programu, który wesprze cyfryzację w Twojej firmie? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 może usprawnić pracę w biznesie i jednostce budżetowej.