Błędy w inwentaryzacji? Z cyfrowym sytemem ich unikniesz

Inwentaryzacja środków trwałych to proces, który teoretycznie powinien być prosty – ot, sprawdzenie, co firma posiada i gdzie się to znajduje. W praktyce jednak każda ręczna inwentaryzacja wiąże się z ryzykiem błędów, niezgodności, a nawet strat finansowych. Co gorsza, te błędy często wychodzą na jaw dopiero podczas audytu lub kontroli.

Na szczęście coraz więcej firm przechodzi na zautomatyzowaną i cyfrową inwentaryzację, która skutecznie eliminuje większość problemów związanych z tradycyjnym podejściem. Jakie błędy są najczęstsze i jak technologia może im zapobiec?

W tradycyjnej inwentaryzacji bardzo łatwo o sytuację, w której:

• sprzęt zmienił lokalizację, ale nie zostało to odnotowane,
• pracownik korzysta z urządzenia, którego nie ma na liście,
• środek trwały został zlikwidowany, ale nadal figuruje w systemie.

Rozwiązanie cyfrowe: Aplikacja mobilna umożliwia natychmiastowe przypisanie składnika majątku do innej osoby lub miejsca. Historia zmian jest automatycznie rejestrowana.

Literówki, nieczytelne notatki, zgubione kartki czy nieprecyzyjne opisy — ręczne zapisy to podatne pole na błędy, które później trudno wyłapać.

Rozwiązanie cyfrowe: Skanowanie kodów QR lub tagów RFID eliminuje ręczne wpisywanie danych. System sam dopasowuje skanowany obiekt do zapisów w bazie.

Bez bieżących informacji o stanie majątku, trudno podejmować trafne decyzje biznesowe lub prowadzić amortyzację zgodnie z przepisami.

Rozwiązanie cyfrowe: Platformy takie jak evidei oferują aktualne raporty dostępne online w każdej chwili — również dla działu finansowego lub audytorów.

Firmy często nie mają jak udowodnić, że proces inwentaryzacji został przeprowadzony prawidłowo, co w razie kontroli może rodzić nieprzyjemne konsekwencje.

Rozwiązanie cyfrowe: System zapisuje dokładny czas i miejsce każdego skanowania oraz osobę, która go wykonała. To twardy dowód na wykonanie obowiązku.

Inwentaryzacja przeprowadzana bez jasnego planu i narzędzi często wiąże się z duplikowaniem pracy, brakiem odpowiedzialności i dezorganizacją.

Rozwiązanie cyfrowe: Cyfrowy system umożliwia delegowanie zadań, śledzenie postępów i centralne zarządzanie całym procesem — z poziomu jednego pulpitu.

Błędy w inwentaryzacji kosztują. Czas, pieniądze, a czasem także reputację firmy. Przejście na rozwiązania cyfrowe, takie jak te dostępne w ofercie evidei, to inwestycja, która zwraca się już przy pierwszym spisie z natury.

Zobacz, jak możesz wyeliminować błędy w inwentaryzacji i zyskać pełną kontrolę nad majątkiem – odwiedź evidei.com.pl.