Biuro-obsługi-klienta-–-czyli-co-robić_-gdy-coś-poszło-nie-tak

Biuro obsługi klienta – czyli co robić, gdy coś poszło „nie tak”?

Negatywne opinie klientów rozprzestrzeniają się w Internecie błyskawicznie. Jeżeli nie zareagujesz odpowiednio szybko, straty (wizerunku i zamówień) mogą być bolesne. Jednak kryzys to także szansa – możesz go przekuć w sukces. Pod warunkiem, że masz odpowiednie narzędzia. Biuro obsługi klienta na platformie Softlab ERP dla e-commerce pozwala błyskawicznie wykryć i efektywnie rozwiązać problemy powstające w trakcie realizacji zamówień.

Do czego potrzebne jest biuro obsługi klienta?

Obsługa większości zamówień w e-commerce przebiega bez najmniejszych problemów. Tak się dzieje wtedy, gdy towar jest na stanie, klient dokonał płatności, podał poprawny adres dostawy. Jednak przy tysiącach realizowanych zamówień zawsze znajdzie się niewielki procent takich, przy obsłudze których coś idzie nie tak, jak powinno. Wtedy do akcji wkracza biuro obsługi klienta, aby sprostać oczekiwaniom klienta czy załagodzić potencjalnie konfliktową sytuację, zanim rozwinie się w spór. Jeżeli reakcja BOKu będzie właściwa, rozczarowany klient (potencjalny autor negatywnych ocen, które zszargają opinię Twojej firmie) może stać się klientem lojalnym.

Jak usprawnić obsługę w BOK?

Biuro obsługi klienta to miejsce dialogu z klientem. Dlatego kluczem do sukcesu jest właściwie wyszkolony, doświadczony zespół. Aby zażegnać potencjalny konflikt z klientem, często wystarczy wysłuchać uważnie zastrzeżeń, przeprosić (nawet wtedy, gdy klient nie ma racji, bo z definicji zawsze ją ma), zaproponować zadośćuczynienie (bonus, zniżkę, rabat, wymianę). To proste i skuteczne metody. Pod jednym warunkiem: musisz je zastosować na czas. Szybka reakcja jest niezwykle ważna. Powstaje pytanie: jak z tysięcy zamówień wyłowić te problematyczne? Odpowiedzią na to pytanie jest automatyzacja w BOK.

Przy setkach zamówień tygodniowo tradycyjne sposoby weryfikacji poprawności danych są trudne. Przy tysiącach zamówień dziennie stają się nieskuteczne. Potrzebujesz wydajnych i bezbłędnych narzędzi (odpowiedniego oprogramowania), które przeprowadzi błyskawiczną weryfikacjęi automatycznie przekaże trudne czy odstępujące do normy przypadki do konsultantów z BOK. Taki jest właśnie cel działania modułu BOK na platformie Softlab ERP dla e-commerce.

Jak działa automatyzacja w BOK by Asseco?

Rozwiązania proponowane przez Asseco są reakcją na realne problemy rynku. Moduł BOK na platformie Softlab ERP dla e-commerce zapewnia kompleksową obsługę zamówień.

 Automatyzacja BOK obejmuje kluczowe procesy kontrolne:

  • import zamówień – moduł BOK automatycznie importuje wszystkie zamówienia napływające z wielu różnych kanałów sprzedaży (e-commerce, marketplace);
  • weryfikacja kontrahentów – jeżeli klient ma już historię w systemie, jest ona natychmiast dostępna;
  • automatyczna weryfikacja treści zamówień – algorytm sprawdza, czy dane w zamówieniu zostały poprawnie wprowadzone;
  • wychwytywanie zdublowanych kontrahentów – sytuacja może wystąpić przy sprzedaży wielokanałowej, np. na wielu platformach marketplace;
  • automatyczna weryfikacja płatności – moduł BOK sprawdza, czy klient opłacił zamówienie;
  • obsługa komentarzy – oprogramowanie nie tylko wykrywa komentarze klientów, lecz może też odróżnić te istotne (dotyczące cech towaru, np. wersji kolorystycznej) od takich, które nie modyfikują zamówienia (np. dopisek „wyślijcie szybko”) i nie wymagają skierowania do konsultanta;
  • obsługa braków towaru – weryfikacja stanów magazynowych: jeżeli brakuje towaru w magazynie, zamówienie jest automatycznie kierowane do konsultantów z BOK, którzy ustalają bezpośrednio z klientem dalsze postępowanie.

System weryfikuje też zamówienia pochodzące z zagranicy, opiewające na kwotę powyżej 15 tys. zł (limit dla transakcji gotówkowych przy sprzedaży B2B) czy z niewłaściwą formą płatności (nieakceptowaną przez firmę kurierską). Kryteria, które prowadzą do zablokowania zamówienia i przekazania go do personelu BOK, można dopasować indywidualnie do specyfiki prowadzonej działalności. Blokady można w każdej chwili włączyć lub wyłączyć, a także odpowiednio sparametryzować (uzależnić ich stosowanie od spełnienia ustalonych warunków).

Jeżeli automatyczna kontrola nie wykaże żadnych nieprawidłowości, zamówienie trafia bezpośrednio do magazynu.

Innymi słowy, automatyzacja w BOK sprawia, że obsługa poprawnie złożonych zamówień odbywa się bez udziału człowieka.

Algorytm wykonuje ogrom żmudnej i czasochłonnej pracy. Robi to błyskawicznie i bezbłędnie. To nieocenione wsparcie dla personelu BOK i realna oszczędność kosztów pracy.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Ciemny interfejs, jasne korzyści: Dark Mode w systemach ERP od Asseco

Producenci oprogramowania poświęcają wiele uwagi i środków na rozwój trybu ciemnego, medycyna bada jego wpływ na zdrowie, a użytkownicy coraz częściej go wybierają, chwaląc za wygodę i estetykę. Czy tryb ciemny to tylko moda, czy realna zmiana w sposobie korzystania z aplikacji? Przekonaj się, jakie wyzwania i korzyści niesie za sobą to innowacyjne rozwiązanie w kontekście systemów ERP. Rys. 1. Tryb ciemny jest dostępny w naszych systemach ERP z linii Wapro oraz Macrologic Czym jest tryb ciemny i dlaczego powstał Tryb ciemny (ang. dark mode) to interfejs użytkownika, w którym dominują ciemne kolory, najczęściej czarne lub ciemnoszare, z kontrastującymi jasnymi elementami tekstu i ikon. Jego głównym celem jest zredukowanie zmęczenia wzroku użytkowników, szczególnie w warunkach słabego oświetlenia. Pierwsze iteracje trybu ciemnego sięgają czasów monitorów CRT, gdzie zielony tekst na czarnym tle był standardem. Współczesna popularność tego rozwiązania związana jest z rozwojem technologii ekranów OLED i LED oraz wzrostem świadomości ergonomii pracy przy komputerze. Co lubią użytkownicy Współczesne badania sugerują, że zdecydowana większość użytkowników smartfonów miało styczność z trybem ciemnym, a 45-62% preferuje jego używanie w aplikacjach codziennego użytku[1] W kontekście systemów ERP, które wspierają zarządzanie danymi i procesami biznesowymi, tryb ciemny może być szczególnie atrakcyjny dla pracowników spędzających długie godziny przed ekranem. Potwierdzają to również nasze badania – przeprowadzane przez nas ankiety jednoznacznie wskazują, że użytkownicy naszych systemów cenią tę funkcję i chętnie z niej korzystają. Zdrowie przede wszystkim Jednym z kluczowych argumentów za stosowaniem trybu ciemnego jest zmniejszenie zmęczenia oczu, szczególnie podczas długotrwałej pracy. Ciemne tło i jasny tekst redukują ilość światła docierającego do oczu, co może ograniczać występowanie objawów takich jak suchość oczu, ból głowy czy trudności z koncentracją. Jednakże badania naukowe pokazują, że efekty te zależą od indywidualnych preferencji oraz specyfiki pracy. W warunkach dobrej iluminacji otoczenia ciemny tryb może paradoksalnie pogorszyć czytelność tekstu i wydłużyć czas czytania. Dark mode a Ekologia Tryb ciemny może przynosić korzyści ekologiczne, szczególnie na ekranach OLED, gdzie czarne piksele praktycznie nie zużywają energii. W skali dużych przedsiębiorstw wykorzystujących wiele urządzeń jednocześnie, oszczędności energii mogą być zauważalne, co wpisuje się w strategie zrównoważonego rozwoju. Rys. 2. Wapro Anywhere można uruchomić na dowolnym urządzeniu – także tablecie lub smartfonie. Dark mode jest dostępny na każdym z nich Dark Mode w systemach ERP od Asseco Business Solutions Wdrożenie trybu ciemnego w naszych systemach ERP wiązało się z wieloma wyzwaniami i trudnościami, które wymagały zaangażowania projektantów UX oraz dbałości o najdrobniejsze szczegóły. Kluczowym zadaniem było zapewnienie odpowiedniego kontrastu między tekstem a tłem, co wymagało precyzyjnego doboru parametrów wizualnych w celu zminimalizowania zmęczenia oczu. Jednocześnie konieczne było wybranie kolorów akcentowych, które nie tylko będą estetyczne, ale także funkcjonalne i spójne z identyfikacją wizualną systemu. Proces ten obejmował liczne testy na różnych ekranach, by uwzględnić ich zróżnicowane parametry, takie jak jasność czy odwzorowanie barw. Dodatkowym wyzwaniem było utrzymanie spójności wizualnej między trybem ciemnym a jasnym, co miało na celu zapewnienie użytkownikom jednolitego i komfortowego doświadczenia, niezależnie od ich preferencji. Każdy etap prac był prowadzony z myślą o użytkownikach, by stworzyć rozwiązanie intuicyjne i dostosowane do ich potrzeb. Z trybu ciemnego użytkownicy mogą korzystać w rozwiązaniach ERP Wapro Anywhere oraz Macrologic Anywhere. Jako zespół Asseco Business Solutions, intensywnie pracujemy nad rozszerzeniem tej funkcjonalności na pozostałe systemy, dążąc do stworzenia spójnych i intuicyjnych rozwiązań dla wszystkich naszych produktów. Rys. 3. Tryb ciemny może pozytywnie wpływać na redukcję zmęczenia oczu przy długotrwałej pracy przy monitorze.
Skalowalny-Sukces-E-commerce-dzięki-Integracji-z-Systemem-ERP
Logo firmy Asseco Business Solutions
zweryfikowano

4/5(1 głosy)

Asseco Business Solutions

Rozwój bez ograniczeń #genius #anywhere #paperless


macrologic ERP
+3
Lubelskie
1000 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, eCommerce, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Spożywcza FMCG, Transportowa
Opis
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....
rozwiń