Automatyczna obsługa dokumentów spoza KSeF

Obsługa kontrahentów, którzy mają wiele numerów VAT UE i rozliczenia w różnych walutach to codzienność wielu firm handlowych działających na rynku międzynarodowym. Na przykładzie Milkpol pokazujemy, jak wdrożenie systemu ERP pomogło uporządkować procesy handlowe i księgowe, ograniczyć ryzyko błędów oraz usprawnić zarządzanie finansami. Z artykułu dowiesz się m.in.: jakie wyzwania pojawiają się przy obsłudze kontrahentów z wieloma numerami VAT UE, jak zintegrować procesy handlowe i księgowe w jednej platformie, w jaki sposób usprawnić rozliczenia międzynarodowe, jakie efekty przyniosło wdrożenie enova365 w firmie Milkpol. Wiele numerów VAT UE, różne waluty i jednostki miary – wyzwania Milkpol Milkpol Polska działa w branży mleczarskiej i prowadzi działalność handlową zarówno w Polsce, jak i na rynkach zagranicznych. Współpracuje z odbiorcami z wielu krajów Unii Europejskiej, realizując zarówno pojedyncze zamówienia, jak i kontrakty długoterminowe. Wiąże się to z koniecznością obsługi różnych numerów VAT UE (tzw. NIP europejski), walut i zasad rozliczeń. Na czym polegały wyzwania? Jak wiadomo, jeden zagraniczny odbiorca może mieć różne numery VAT UE dla swoich oddziałów w kilku krajach. Współpracując z takim podmiotem Milkpol musi wystawiać dokumenty sprzedaży z odpowiednim numerem VAT, prowadzić prawidłowe rozliczenia na wspólnym koncie kontrahenta oraz poprawnie raportować transakcje na potrzeby podatkowe. Co więcej, ponieważ sprzedaż może być realizowana w euro, ale rozliczana w złotówkach, konieczne jest uwzględnianie kursów walut i różnic kursowych. Firma borykała się też z wyzwaniami specyficznymi dla branży mleczarskiej. Mianowicie, w tym sektorze cena produktu może być uzależniona nie tylko od liczby kilogramów sprzedanego towaru, ale także od zawartości tłuszczu lub suchej masy. Oznacza to konieczność przeliczania różnych jednostek miary i parametrów jakościowych przy zachowaniu zgodności dokumentów handlowych i księgowych. Żeby usprawnić te procesy i lepiej kontrolować sprzedaż międzynarodową, firma potrzebowała nowoczesnego oprogramowania, które pozwala: przypisywać różne numery VAT do tego samego klienta, prowadzić rozrachunki na jednym koncie głównym, dzielić numerację dokumentów sprzedaży, zależnie od numerów VAT, zautomatyzować kalkulacje oparte na różnych jednostkach miary. Rozwiązanie: jeden system dla handlu, księgowości i rozliczeń międzynarodowych Wybór padł na system ERP enova365, a jego wdrożenie przeprowadziła firma wdrożeniowa OKTA – Autoryzowany Partner enova365. Projekt objął obszary handlowe i finansowo-księgowe, ze szczególnym naciskiem na sprzedaż międzynarodową oraz rozliczenia VAT UE, a sam proces wdrożenia podzielono na sześć kluczowych etapów. Etapy 1 i 2: Fundament w postaci analizy przedwdrożeniowej i projektu rozwiązania Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza przedwdrożeniowa. To właśnie na tym etapie rozstrzygnięto kluczowy dylemat: jak połączyć moduł handlowy z księgowością, aby dane płynęły automatycznie i bez błędów. Zaprojektowano unikalną strukturę kartotek, która pozwala na przypisanie wielu numerów VAT UE do jednego kontrahenta przy zachowaniu wspólnego konta rozrachunkowego. Etap 3 i 4: Konfiguracja i testy Na tym etapie dopasowano system ERP enova365 do specyficznych potrzeb firmy Milkpol. Skonfigurowano, między innymi, mechanizmy kontroli poprawności danych oraz unikalne schematy numeracji faktur zależne od kraju przeznaczenia. Kluczowym momentem były testy funkcjonalne oparte na rzeczywistych scenariuszach biznesowych, takich jak obsługa kompensat czy rozliczanie sprzedaży zagranicznej w różnych walutach. Pozwoliło to uniknąć kosztownych poprawek po uruchomieniu produkcyjnym. Etap 5 i 6: Szkolenia użytkowników i go-live Równolegle z testami przeprowadzono praktyczne szkolenia dla użytkowników systemu, dostosowane do potrzeb poszczególnych działów. Po ich zakończeniu uruchomiono system ERP enova365 i zapewniono wsparcie powdrożeniowe, obejmujące monitorowanie działania rozwiązania oraz bieżącą pomoc. Dzięki temu wdrożenie ERP przebiegło sprawnie i osiągnęło założone cele biznesowe. Funkcje enova365 wspierające sprzedaż i rozliczenia międzynarodowe w Milkpol Obsługa wielu numerów VAT bez utraty kontroli nad rozrachunkami Jednym z najważniejszych elementów wdrożenia było zaprojektowanie modelu, który umożliwia przypisanie wielu numerów VAT UE do jednego kontrahenta przy zachowaniu wspólnego konta rozrachunkowego. Pozwala to uniknąć problemów wynikających z rozproszenia informacji między wieloma kartotekami. Standaryzacja sprzedaży międzynarodowej System został skonfigurowany w taki sposób, aby wspierać wystawianie dokumentów sprzedażowych dla kontrahentów zagranicznych oraz automatycznie stosować właściwe schematy numeracji faktur w zależności od wykorzystywanego numeru VAT. Pozwoliło to uporządkować procesy i zwiększyć bezpieczeństwo podatkowe firmy. Automatyzacja rozliczeń walutowych Wdrożenie objęło również obsługę walut obcych i kursów walutowych. Dzięki temu firma może sprawniej ewidencjonować transakcje wewnątrzwspólnotowe, kontrolować różnice kursowe i ograniczyć liczbę ręcznych operacji wykonywanych przez pracowników działu księgowości. Lepsza kontrola nad realizacją kontraktów Ważnym elementem projektu było także powiązanie kontraktów handlowych z dokumentami sprzedażowymi oraz zapisami księgowymi. Takie podejście umożliwiło bieżące monitorowanie realizacji umów, kontrolę wolumenów sprzedaży i skuteczniejsze zarządzanie współpracą z kluczowymi odbiorcami. Efekty: sprawniejsze zarządzanie sprzedażą międzynarodową Wdrożenie ERP enova365 przyniosło Milkpol szereg korzyści zarówno w obszarze operacyjnym, jak i finansowym. Firma zyskała narzędzie, które wspiera codzienną obsługę sprzedaży międzynarodowej, a jednocześnie pozwala na lepszą kontrolę procesów biznesowych. Najważniejsze efekty wdrożenia to między innymi: Optymalizacja rozrachunków Możliwość prowadzenia rozliczeń na jednym koncie, niezależnie od liczby używanych numerów VAT, zwiększyła przejrzystość danych i ograniczyła ryzyko błędów. Automatyzacja monitorowania sald oraz kompensat dodatkowo usprawniła zarządzanie płynnością finansową; Wyższe bezpieczeństwo podatkowe przy sprzedaży zagranicznej Standaryzacja dokumentów oraz uporządkowanie numeracji faktur ułatwiły kontrolę transakcji wewnątrzwspólnotowych i zwiększyły bezpieczeństwo podatkowe; Skuteczniejsze zarządzanie kontraktami Powiązanie danych handlowych i księgowych umożliwiło bieżące monitorowanie realizacji umów oraz lepszą kontrolę sprzedaży w długim okresie; Jak podkreśla przedstawiciel Milkpol Polska, wdrożenie przebiegło sprawnie, a firma zyskała dostęp do wszystkich informacji w jednym systemie i jednej bazie danych. Wnioski dla decydentów Case study Milkpol pokazuje, że skuteczne wdrożenie systemu ERP zaczyna się od właściwej diagnozy potrzeb biznesowych i uwzględnienia specyfiki branży. Firma wybrała rozwiązanie, które odpowiadało na konkretne wyzwania związane z handlem międzynarodowym, rozliczeniami oraz zarządzaniem kontraktami. Kluczowe wnioski z projektu: Wraz ze wzrostem skali działalności rośnie znaczenie integracji procesów handlowych i finansowo-księgowych W firmach współpracujących z zagranicznymi kontrahentami nawet niewielkie nieefektywności związane z obsługą VAT UE, walut czy umów handlowych mogą prowadzić do błędów, opóźnień i wzrostu kosztów operacyjnych. enova365 sprawdza się jako system ERP dla firm prowadzących sprzedaż międzynarodową Wdrożenie pozwoliło Milkpol uporządkować procesy związane z obsługą kontrahentów, rozliczeniami i kontraktami, tworząc solidne fundamenty do dalszego rozwoju działalności na rynkach zagranicznych. Analiza przedwdrożeniowa ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu Solidna weryfikacja założeń projektowych na początku wdrożenia pozwala podjąć właściwe decyzje i zaprojektować skuteczne rozwiązanie. Technologia musi służyć celom biznesowym Celem wdrożenia w Milkpol nie było po prostu „posiadanie systemu ERP”, ale automatyzacja procesów, zwiększenie kontroli nad działalnością i stworzenie warunków do bezpiecznego skalowania biznesu. Dziś enova365 stanowi dla Milkpol solidną podstawę dalszego wzrostu w wymagającym i silnie regulowanym otoczeniu branży mleczarskiej, pomagając skutecznie zarządzać złożonymi procesami handlowymi, logistycznymi i finansowymi. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o tym, jak enova365 wspiera firmy handlowe, skorzystaj z biblioteki wiedzy na naszym blogu. Poznaj inne przykłady wdrożeń ERP enova365 i dowiedz się jak firmy w praktyce wykorzystują możliwości systemu.