Zalety i wady systemu ERP

Oprogramowanie ERP, jak większość narzędzi, posiada swoje plusy i minusy. Z racji dużej ilości wersji systemu ERP, mamy możliwość dostosować go do potrzeb naszych klientów. Dzięki wdrożeniu uzyskujemy oprogramowanie, które wspomaga procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Warto pamiętać, że dla każdej firmy możliwości systemu ERP będą miały inne znaczenie. Rozsądnym rozwiązaniem może okazać się zwrócenie do firmy wdrożeniowej, która przeprowadzi nas przez cały proces. Zanim to zrobimy, warto zastanowić się jakie są wady i zalety systemu ERP. Czy Twoja firma powinna go wdrożyć? Dowiesz się tego, czytając poniższy artykuł!

Zalety systemu ERP

Wybór modułów

Rozwiązania ERP składają się z modułów, które kontrolują każdy obszar działania Twojej firmy. Dzięki takiej strukturze, system ogranicza się do jednego i kompletnego narzędzia. Wybierając oprogramowanie ERP możemy mieć niemal 100% pewność, że efektywność pracy i zarządzania firmą wzrośnie. Na co warto zwrócić uwagę to fakt, że podczas wyboru systemu ERP mamy możliwość wdrożyć jedynie te moduły, które będą nam faktycznie potrzebne. Taki przywilej pozwala na uproszczenie oprogramowania oraz redukcję zbędnych kosztów. Dedykowany system ERP zapewnia wsparcie w najważniejszych dla nas procesach, jednocześnie nie zamykając „furtki” przed uruchomieniem dodatkowych modułów w przyszłości.

Optymalizacja kosztów

Integracja systemu ERP w naszej firmie to przede wszystkim realnie zaoszczędzone pieniądze. Ponieważ do obecnie najczęściej wybieranych systemów należą rozwiązania chmurowe – nie musimy inwestować w kosztowny sprzęt czy infrastrukturę, np. serwery. Warto zwrócić również uwagę na oszczędności związane z serwisowaniem i aktualizacjami oprogramowania, którymi zajmie się dostawca. Mimo, że oprogramowanie klasy ERP samo w sobie nie należy do najtańszych – integruje ono używane dotychczas przez narzędzia w jednolitą całość. Pozwala to na skrócenie przebiegu procesów, sprawniejsze zarządzanie i kontrolę kosztów.

Bezpieczeństwo danych

Wdrożenie ERP pozwala archiwizować, kompresować, konwertować, a przede wszystkim bezpiecznie przechowywać dane dotyczące zasobów przedsiębiorstwa. Dzisiejsze czołowe systemy, szczególnie te będące rozwiązaniami chmurowymi, gwarantują nam bezpieczeństwo klasy światowej. To producenci i dostawcy systemów ERP są za nie odpowiedzialni, stąd nie ma mowy o „dziurawych” zabezpieczeniach. Jedynie oprogramowania lokalne on-premises, przynajmniej w teorii, są narażone na kradzież czy też utratę danych (spowodowaną np. usterką serwerów). Rzadko są one jednak celem potencjalnych ataków, a bezpośredni dostęp do infrastruktury serwerowej jest zwykle niedostępny dla osób spoza danej organizacji.

Zbieżność z prawem

Kolejną zaletą systemów ERP jest fakt, że tworzone są w zgodzie z bieżącymi regulacjami prawnymi – krajowymi, jak i zagranicznymi. Pozwala nam to nie martwić się panującymi przepisami, związanymi z np. podatkami bądź kadrami. Gotowy system ERP zatem dba o to, aby wszelkie procesy odbywały się sprawnie oraz zgodnie z prawem. Co ważne – to dostawcy dbają o aktualizacje oprogramowania i dostosowywanie go do zmian w polskim, bądź zagranicznym porządku prawnym. Inwestycja w bezpieczny i zgodny z prawem system to inwestycja w bezpieczne i bezstresowe jutro.

Kontrola nad przebiegiem procesów

Głównym zadaniem systemów ERP jest zarządzanie obszarami naszego przedsiębiorstwa za pomocą jednego, kompletnego narzędzia. W przypadku firm produkcyjnych z łatwością powiążemy zamówienia z dostawami, a przy obsłudze sklepu e-commerce zaktualizujemy stan magazynowy i wygenerujemy etykiety wysyłkowe. Zintegrowany system ERP umożliwia również swobodny przepływ oraz wymianę informacji między działami. Sprawdzi się to szczególnie w większych firmach, gdzie oprogramowanie tworzy siatkę powiązań i pozwala na zmaksymalizowanie efektów działania.

Wydajność

Nowoczesny system ERP umożliwia zredukować czas i nakład pracy niezbędny do przeprowadzania codziennych procesów. Program do planowania zasobów przedsiębiorstwa redukuje również, a niekiedy całkowicie eliminuje powtarzające się i ręcznie wykonywane procesy. Zdarza się nawet, że system klasy ERP pozwala dostosować działanie naszej firmy do obecnie najlepszych praktyk biznesowych. Dzisiejsze programy „wzbogacone” o sztuczną inteligencję (AI) czy uczenie maszynowe pomagają w automatyzacji oraz uzyskaniu sugestii dot. zarządzania danymi procesami. Funkcje te umożliwiają np. generowanie raportów zakupowych, śledzenie wysyłek, prognozowanie popytu i podaży bądź obsługę klienta (za pomocą np. chatbota).

Wady systemu ERP

Skomplikowane i czasochłonne wdrożenie

Wiele osób, przy omawianiu wad systemów ERP, wskazuje na czasochłonny oraz złożony proces wdrożeniowy. Nie jest to jednak regułą, ponieważ istnieją systemy, których implementacja w przedsiębiorstwie potrafi zająć jedynie kilka dni. Poziom skomplikowania wdrożenia systemu zależy przede wszystkim od ilości modułów i indywidualnych wymagań firmy. Im jest ich więcej, tym cały proces się wydłuża. Warto jednak pamiętać, że oprogramowanie customizowane nie jest niezbędne dla każdego przedsiębiorstwa. W zależności od poziomu skomplikowania, wdrożenie może potrwać od kilku dni, tygodni do nawet wielu miesięcy. Warto skonsultować tę kwestię z naszym dostawcą, który przygotowując ofertę dla naszej firmy uwzględni również przewidywany czas wdrożenia.

Wysoki koszt zakupu

Niejednokrotnie klienci, którzy zgłosili się do ekspertów myERP.pl, obawiali się wysokich kosztów. Nie chcąc Was okłamywać – tak, średni koszt systemu ERP nie jest niski. Zależy on oczywiście od ilości narzędzi, funkcji, modułów i rodzaju (np. on-premises/cloud ERP). Należy również pamiętać o tym, że wydatki związane z zakupem systemu klasy ERP są inwestycją. Wdrożenie systemu ERP pozwala zredukować koszty pracy, poprzez jej częściową bądź całkowitą automatyzację. Wspomaga przebieg procesów biznesowych, zmniejsza ilość zastojów produkcyjnych, pomaga w efektownym i wydajnym wykorzystaniu zasobów. Podsumowując, zakup systemu ERP optymalizuje działanie naszej firmy i poprzez poprawę funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa staje się realną inwestycją.

Ryzyko związane z wdrożeniem

Niekiedy okazuje się, że wdrożenie oprogramowania ERP jest ryzykowne dla przedsiębiorstwa. Jest tak przede wszystkim wtedy, kiedy system posiada wiele elementów krojonych na potrzeby danej organizacji. Można zatem stwierdzić, że z każdym kolejnym modułem w naszym systemie – ryzyko niepowodzenia projektu wzrasta. Odpowiedzią na ten problem jest wsparcie doświadczonych ekspertów, takich jak myERP.pl, którzy wdrażają u swoich klientów systemy w oparciu o sprawdzone metody. Przez ryzyko wdrożenia rozumiemy m.in. niechęć pracowników do nowego oprogramowania, złe dostosowanie oprogramowania do organizacji czy nieodpowiednie szkolenie. Pojawienie się tego typu problemów zależy od podejścia zarówno dostawcy, jak i firmy w której implementowany jest system ERP.

Strach przed dużym kosztem utrzymania

Z doświadczenia wiemy jak wiele firm obawia się wysokich kosztów utrzymania i obsługi systemu ERP. Zależą one od wielu czynników, a przede wszystkim tego co w ramach zakupu oprogramowania dostarcza nam dostawca. Istotny jest również rodzaj systemu, wymagana infrastruktura czy sprzęt. Warto jednak pamiętać, że korzyści (w tym oszczędności) płynące z posiadania systemu ERP prędko przewyższają koszty.

Czy zakup systemu ERP to dobra decyzja?

Tak, zdecydowanie. Dobrze wybrany, wdrożony i użytkowany system ERP to inwestycja na lata. Z pomocą firmy wdrożeniowej, powinniśmy skupić się przede wszystkim na oprogramowaniu odpowiadającym naszym potrzebom. Warto także, aby był on w zasięgu finansowym organizacji. Choć zakup ERP jest inwestycją, nie powinien on całkowicie demolować firmowego budżetu. Zwracamy również uwagę na fakt, że niekoniecznie tani system jest tanim w dłuższej perspektywie czasu. Zalecamy zwrócenie się do specjalistów w zakresie ERP, którzy przeprowadzą wdrożenie systemu w oparciu o wiedzę i doświadczenie. Systemu, który sprawi, że zakup nowego programowania okaże się jedną z najlepszych inwestycji Twojej firmy!