Wdrożenie systemu CRM, który umożliwi rozwój przedsiębiorstwa, jest bardzo istotnym przedsięwzięciem. Niestety, przez dużą ilość dostępnych programów czy zróżnicowania potrzeb każdej z firm, inwestycja w oprogramowanie CRM nie należy do najłatwiejszych. Na co zatem zwrócić uwagę, jeśli szukasz systemu CRM dla swojej firmy? Chcąc odpowiedzieć na to pytanie pojawia się mnóstwo wątpliwości, które przynajmniej częściowo postaramy się rozjaśnić w poniższym artykule. Wszystkie sprowadzają się do jednego – jakie rozwiązanie CRM wybrać, aby w stu procentach spełnił nasze oczekiwania?

 

10 cech, które powinien posiadać dobry program CRM

 

Cecha 1 – gromadzenie danych

 

Dobry system CRM nie powinien stanowić jedynie bazy danych, w której znajdziemy informacje dotyczące klientów i partnerów biznesowych, ale także być rozwiązaniem rozbudowanym o cenne narzędzia. Chodzi o funkcje, takie jak:

 

  1. możliwość przypisania więcej niż jednego adresu do danej firmy bądź osoby
  2. zapamiętywanie byłych pracowników
  3. przypisywanie cech do kontrahentów
  4. opcja dodania opiekuna handlowego do danego klienta

 

Pośród funkcji systemu CRM, warto zwrócić uwagę na obecność wyszukiwarki w bazie z możliwością znajdowania konkretnych osób po np. adresie, nazwie, wybranych cechach itd.

 

Cecha 2 – nadzór, planowanie i koordynowanie pracy

 

Podczas wyboru systemu CRM powinniśmy zwrócić uwagę na to, czy posiada wbudowany kalendarz. Umożliwia on dodawanie zadań bądź wydarzeń, a następnie przypisywanie ich do konkretnych pracowników. Jest to z pewnością zaleta systemu CRM, dzięki której otrzymujemy centrum dowodzenia służące do planowania, raportowania oraz podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym. Przy pracy w kalendarzu, warto zwrócić uwagę na możliwość ustalania uprawnień dot. wybranego zakresu działań.

 

Cecha 3 – generowanie raportów

 

Wybierając system CRM warto zwrócić uwagę, czy umożliwia on szybkie raportowanie dla kadry kierowniczej bądź zespołu handlowego. Powinien generować zarówno gotowe, jak i dopasowane do potrzeb użytkownika materiały. Raporty dla kadry kierowniczej posłużą do oceny wydajności pracowników. Handlowcy z kolei, otrzymają cenne dla nich wskazówki podczas procesu sprzedaży, m.in. któremu kontrahentowi powinni poświęcić więcej czasu.

 

Cecha 4 – zarządzanie sprzedażą

 

Wśród funkcjonalności systemu CRM nie może zabraknąć kompleksowych narzędzi do zarządzania sprzedażą. Powinien on pozwalać na standaryzację ofertowania oraz zarządzanie każdym etapem procesu zakupowego naszych potencjalnych klientów. Większość systemów CRM umożliwia sprawne raportowanie, ewidencjonowanie oraz planowanie działań w firmie, choć nie jest to wciąż regułą. Wszystkie te elementy powinny być składową oprogramowania po to, aby proces sprzedaży przebiegał sprawnie.

 

Cecha 5 – nadzorowanie kadry

 

Narzędzia CRM mogą okazać się doskonałym źródłem informacji o parametrach efektywności i zaangażowania naszych pracowników. Umożliwiają sprawdzenie postępów realizacji przeszłych, jak i obecnych zadań, a także ocenę przebiegu spotkań z klientami. Sprawdźmy zatem, czy przy pomocy systemu CRM, który jest nam proponowany, będziemy mogli określić bieżący stan tych kwestii. Wysoce prawdopodobne, że pozytywnie wpłynie to m.in. na wyniki sprzedażowe poszczególnych handlowców.

 

Cecha 6 – dostęp do archiwalnych danych

 

W trosce o poprawę jakości obsługi klientów, powinniśmy posiadać dostęp do historii kontaktów. Najlepsze oprogramowania CRM umożliwiają sprawdzenie informacji dotyczących m.in. przebiegu przeszłych rozmów, które nierzadko stanowią punkt odniesienia podczas dalszych negocjacji. Umożliwia to opracowanie odpowiedniej strategii, a także otrzymanie pełnego obrazu sytuacji podczas nieobecności któregoś z handlowców.

 

Cecha 7 – wykonywanie zadań masowych

 

Podczas przeglądu funkcjonalności systemów CRM, warto zwrócić uwagę na możliwość grupowania klientów według atrybutów bądź filtrów, a następnie wykonywania na nich konkretnych działań. Chodzi tu między innymi o wysyłkę maili, masową edycję danych czy zbiorowe zlecenie zadań do poszczególnych handlowców. Dla pewności, warto zapytać o to dostawcę oferującego system CRM dla naszej firmy.

 

Cecha 8 – zarządzanie asortymentem

 

Z pewnością, do najważniejszych funkcji systemu należy dostęp do całości asortymentu produktowego. Umożliwi to optymalizację procesu sprzedażowego, jak i obsługę klienta. Informacje zawarte w rozbudowanym systemie CRM są spójne, a zatem handlowcy posługują się tymi samymi informacjami w komunikacji z klientem. Platforma CRM powinna także pozwalać na ustalanie cen czy rabatów, dodawanie plików czy edycję poszczególnych atrybutów produktowych.

 

Cecha 9 – komunikacja wewnętrzna

 

System CRM pomaga zwiększyć szanse sprzedaży – także dzięki komunikacji wewnątrz organizacji. Powinien być wyposażony w centralną bazę plików, narzędzie do publikowania ogłoszeń, ale również wbudowany komunikator. Umożliwi to szybkie, łatwe i przyjemne podczas codziennej pracy komunikowanie się między działami, bez zbędnych nieporozumień.

 

Cecha 10 – integracja z innymi narzędziami cyfrowymi

 

Równie istotną cechą, jak wszystkie pozostałe, może okazać się integracja systemu CRM z innymi narzędziami przedsiębiorstwa. Dzięki sprawnemu importowi i eksportowi danych między systemami, pracownik będzie miał łatwy dostęp do cennych dla niego danych czy dokumentów. Jest to niezbędna cecha systemów CRM, której nie może zabraknąć. Tyczy się to również skrzynki mailowej, która powinna być zintegrowana z oprogramowaniem tak, aby móc z niego wysyłać i odbierać wiadomości.

 

Podsumowanie

 

Poza wspomnianymi cechami, warto również zwrócić uwagę na możliwość rozbudowy oferowanego nam przez dostawcę systemu CRM narzędzia. Bez tego – rozwój biznesu z zakupionym oprogramowaniem może okazać się niemożliwy. Jeśli chcecie tego uniknąć, serdecznie zachęcamy do kontaktu. Udzielamy profesjonalnych wskazówek w ramach darmowej, niezobowiązującej konsultacji. Zapraszamy!