Nowoczesne firmy produkcyjne wdrażają oprogramowanie ERP między innymi w celu rozliczania kosztów produkcji. Według różnych badań dostępnych w Internecie średnio ok. 80% przedsiębiorstw nie potrafi wyliczyć, jaki był realny koszt produkcji w kontekście pojedynczego zlecenia. Większość organizacji radzi sobie z zarządzaniem cashflow za pomocą analizy danych w szerszym kontekście. Może to dawać fałszywy obraz doskonałej kondycji firmy – w końcu miesiąc do miesiąca przychody są większe niż koszty. W rzeczywistości, może jednak okazać się, że zyski mogłyby być znacznie wyższe, ponieważ koszty produkcji są poza naszą kontrolą i nie jesteśmy w stanie uchwycić wąskich gardeł i niegospodarności pracowników. W tym artykule opiszemy, w jaki sposób rozliczać koszty produkcji w oparciu o dane w systemie ERP.
KROK 1: WYZNACZ NAJWAŻNIEJSZE WSKAŹNIKI DO OBLICZANIA KOSZTÓW
Przeprowadź analizę, która pozwoli Ci na rozpisanie jakie czynniki mają największy wpływ na koszty produkcji oraz, co zazwyczaj wpływa najmocniej na to, czy produkcja wyrobu kończy się zyskiem lub stratą.
KROK 2: NORMY TO KLUCZ DO ZARZĄDZANIA KOSZTAMI
Ten krok jest opcjonalny, ponieważ nie wszędzie jest możliwe (lub opłacalne) – wdrożenie norm. Jeżeli prowadzisz produkcję seryjną lub powtarzalną, warto zastanowić się nad wdrożeniem norm czasowych i kosztowych związanych z wykonaniem danego wyrobu.
KROK 3: MONITOROWANIE DANYCH PRODUKCYJNYCH
Wykorzystaj dane zbierane w module produkcyjnym systemu ERP oraz dane z innych systemów (np. MES), aby monitorować zdarzenia związane z procesem produkcyjnym. Pozwoli to na wychwycenie ewentualnych wąskich gardeł lub niedoskonałości procesu.
KROK 4: OBLICZAJ KOSZTY MATERIAŁÓW
Jest to ważny krok, jeżeli koszty związane z materiałami mają wysokie przełożenie na ogólny koszt produkcji. Projektuj technologie w systemie ERP tak, aby dokładnie odzwierciedlały zapotrzebowanie materiałowe, a następnie dopilnuj wprowadzania realnych wartości rozchodowanego na zlecenie materiału.
KROK 5: WYLICZAJ KOSZTY ROBOCIZNY
Wykorzystaj moc systemu ERP do wyliczania kosztów robocizny. Dla każdej operacji możesz przypisać koszt roboczogodziny lub robocizny za jednostkę produktu. Dane te pomogą w ustaleniu kosztu robocizny w kontekście pojedynczego zamówienia.
KROK 6: KOSZTY MASZYN TEŻ SĄ WAŻNE
Oprócz czasu pracy ludzi, rejestruj czas pracy maszyn oraz wszystkich zdarzeń powiązanych z ich obsługą. W koszty maszyny wliczaj również czas przestoju, przezbrojeń, remontów czy napraw.
KROK 7: PODWYKONAWCY
Wiele firm korzysta z usług podwykonawców. Staraj się tak rejestrować informacje o zakupach usług lub półproduktów od swoich kontrahentów, aby łatwo prześledzić koszty współpracy w powiązaniu z danym zamówieniem lub jeśli to możliwe – z jego pojedynczą pozycją.
KROK 8: KOSZTY POŚREDNIE
Koszty pośrednie to wszystkie koszty, które ponosi firma, aby funkcjonować, ale nie są bezpośrednio powiązane z procesem produkcji. Wliczaj w koszty wytworzenia koszty zarządu, działów nieprodukcyjnych, leasing maszyn itp.
KROK 9: WYLICZ KOSZT PRODUKCJI
W dobrym systemie ERP możesz zebrać wszystkie opisane wyżej informacje i przekuć je na solidny raport o realnych kosztach produkcji i zysku na zleceniu. Informacje te pozwolą Ci na doskonalenie procesu produkcyjnego oraz tworzenie dokładniejszych wycen na wyższych marżach.
Jak rozliczać produkcję w systemie ERP?
Controlling produkcji daje pełny obraz poniesionych kosztów składających się na koszt wytworzenia produktów. Dzięki temu firma wie, na których produktach zarabia, a do których dokłada. Rozliczanie produkcji jest bardzo ważne, szczególnie że według statystyk aż 8 na 10 firm nie jest w stanie policzyć faktycznego kosztu produkcji danego wyrobu w odniesieniu do danego zlecenia (według qcadoo).
Sposób rozliczenia kosztów produkcji zależy od wielkości przedsiębiorstwa. W małych zakładach zwykle odbywa się to w najprostszy sposób, a mianowicie prowadzona jest ewidencja kosztów tylko według rodzaju. Natomiast w średnich i dużych przedsiębiorstwach mamy do czynienia ze złożonym procesem produkcyjnym, dlatego zalecany jest rozbudowany system ewidencyjny, który może być prowadzony według: rodzaju kosztów, miejsc ich powstawania (wydziały produkcyjne) czy nośników kosztów (podział na poszczególne produkty).
Podczas produkcji generowana jest duża ilość danych, co wymaga wdrożenia odpowiednich rozwiązań gwarantujących ich spójność i aktualność. Wszystkie dane, na przykład terminy zleceń produkcyjnych, odchylenia cenowe czy amortyzacje z księgowości, wpływają do ERP, zatem kontroler finansowy ma dostęp do wartości podstawowych.
Zaletą jest również import z innych systemów, dzięki temu zbędna jest ponowna rejestracja danych, a typowe źródło błędów jest niwelowane. Kontroler lub szef produkcji w ten sposób może porównywać dane w wielorakich przekrojach, jak kategorie zleceń, grupy wyrobów, klientów czy zakres czasu. Może również przeglądać i analizować archiwum zleceń produkcyjnych.
Skuteczny controlling produkcji w proALPHA
Dzięki oprogramowaniu proALPHA pracownicy na wszystkich szczeblach mają dostęp do rozbudowanych narzędzi umożliwiających pełny controlling i analizy. Business Intelligence (BI) składa się z czterech elementów, to jest:
System informacyjny proALPHA MIS to narzędzie do szybkiego i wygodnego generowania powtarzalnych zestawień standardowych i sprawozdań.
System wskaźników i wczesnego ostrzegania automatycznie informujący o osiągnięciu wartości krytycznych.
Pulpity (Business Cockpit) dostępne również na urządzeniach mobilnych służą do przejrzystego przedstawiania wskaźników takich jak terminowość, czas przebiegu czy koszty produkcji.
proALPHA Analyzer pozwala uzyskać odpowiedzi na wszystkie pytania, dla których nie istnieją wcześniej zdefiniowane zestawienia, co umożliwia wielowymiarowe wartościowanie danych.
W proALPHA już na etapie kalkulacji wstępnej można definiować jej schematy oraz uzyskać różne podstawy wyceny do symulacji rozwoju cen. Dzięki temu można porównać rzeczywiste i docelowe koszty, co z kolei pozwala na oszacowanie kosztów całkowitych. Co ważne, w ten sposób można wcześnie zidentyfikować ewentualne przekroczenie tych kosztów – ma to znaczenie dla controlerów finansowych, którzy zyskują cenne dane biznesowe.
Rozliczenie kosztów produkcji jest tematem skomplikowanym ze względu na to, że wiele czynników wpływa na ostateczny koszt wytworzenia danego wyrobu. Jednak dzięki spójnym danym i controllingowi można analizować produkty, procesy i usługi z różnych punktów widzenia, co z kolei przekłada się na efektywność i zyskowność produkcji.
Rozliczenie kosztów produkcji jest tematem skomplikowanym ze względu na to, że wiele czynników wpływa na ostateczny koszt wytworzenia danego wyrobu. Jednak dzięki spójnym danym i controllingowi można analizować produkty, procesy i usługi z różnych punktów widzenia, co z kolei przekłada się na efektywność i zyskowność produkcji.
Zainteresował Cię system proALPHA? Zapraszamy Cię do odwiedzenia naszej strony internetowej – kliknij tutaj!
Dodatkowo zachęcamy do obejrzenia filmiku o metodyce wdrożenia systemu ERP według proALPHA!
Komentarze (0)
Napisz komentarz
Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!
Migracja danych w ERP – wyzwania, błędy i skuteczne praktyki
Migracja danych to jeden z najtrudniejszych etapów wdrożenia systemu ERP, który może zdecydować o sukcesie lub porażce całego projektu. Firmy produkcyjne często napotykają na problemy związane z jakością danych, ich spójnością oraz integracją z nowym środowiskiem ERP. Brak odpowiedniego przygotowania może prowadzić do błędów, które spowalniają procesy biznesowe i generują dodatkowe koszty. W tym artykule przyjrzymy się najczęstszym wyzwaniom migracji danych oraz sprawdzonym metodom, które pomagają firmom skutecznie przenieść swoje zasoby do nowego systemu ERP.
Migracja danych w ERP – kluczowe wyzwania i jak im sprostać
Migracja danych to jeden z najbardziej wymagających etapów wdrożenia systemu ERP. Proces ten nie sprowadza się jedynie do technicznego przeniesienia informacji ze starego systemu do nowego – wymaga strategicznego podejścia, dogłębnej analizy oraz precyzyjnego planowania. Nieodpowiednie zarządzanie tym etapem może prowadzić do utraty kluczowych danych, błędów w raportach czy nawet zakłóceń w codziennej działalności firmy.
W branży produkcyjnej, gdzie precyzja i płynność operacji mają istotne znaczenie, jakość oraz spójność danych są fundamentem skutecznego zarządzania procesami. Niezależnie od tego, czy migracja odbywa się w ramach modernizacji istniejącego ERP, czy wdrożenia nowego systemu, firmy muszą zmierzyć się z szeregiem wyzwań. Należą do nich m.in. integracja danych z różnych źródeł, eliminacja duplikatów oraz zapewnienie ich zgodności z nową architekturą systemu.
Skuteczna migracja danych wymaga nie tylko technologicznych rozwiązań, ale również odpowiedniego przygotowania zespołu oraz jasno określonej strategii. W kolejnych sekcjach przyjrzymy się najczęstszym problemom, jakie mogą pojawić się na tym etapie, oraz najlepszym praktykom, które pozwalają je wyeliminować, zapewniając płynne i bezpieczne przejście do nowego systemu ERP.
Dlaczego migracja danych w ERP to wyzwanie?
Migracja danych w systemie ERP jest procesem znacznie bardziej skomplikowanym, niż mogłoby się wydawać. Choć na pierwszy rzut oka wydaje się to jedynie kwestią technicznego przeniesienia informacji z jednego systemu do drugiego, w rzeczywistości wymaga dogłębnej analizy, precyzyjnego planowania i dbałości o każdy detal.
Jednym z największych wyzwań jest różnorodność źródeł danych. W firmach produkcyjnych informacje są często rozproszone pomiędzy różnymi systemami – od arkuszy kalkulacyjnych, przez starsze aplikacje ERP, aż po rozwiązania CRM i systemy do zarządzania łańcuchem dostaw. Każde z tych narzędzi może przechowywać dane w innym formacie, strukturze i standardzie, co utrudnia ich jednolitą migrację.
Dodatkowo, wiele firm zmaga się z problemem jakości danych. Niekompletne, nieaktualne lub zduplikowane informacje mogą powodować błędy, które wpłyną na działanie nowego systemu i efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Wdrożenie ERP to doskonała okazja do uporządkowania danych, jednak bez odpowiednich procedur i narzędzi może się to okazać zadaniem czasochłonnym i kosztownym.
Nie można też zapominać o aspektach organizacyjnych. Migracja danych wymaga zaangażowania nie tylko zespołu IT, ale także pracowników operacyjnych, którzy na co dzień pracują z tymi informacjami. Brak ich udziału w procesie może skutkować błędnym mapowaniem danych, a w konsekwencji problemami z ich interpretacją i wykorzystaniem w nowym środowisku ERP.
Najczęstsze problemy w migracji danych ERP
Migracja danych ERP to proces, który wiąże się z wieloma wyzwaniami technicznymi i organizacyjnymi. Nawet najlepszy system nie spełni swojej roli, jeśli dane, na których bazuje, są niekompletne, niespójne lub niepoprawnie przeniesione. Problemy pojawiają się zarówno w fazie ekstrakcji informacji ze starych systemów, jak i podczas ich mapowania oraz integracji z nową architekturą ERP. Poniżej przedstawiamy najczęstsze trudności, które mogą opóźnić lub skomplikować cały proces.
Jakość danych – niepełne, nieaktualne i zduplikowane informacje
Jednym z największych problemów jest niska jakość danych zgromadzonych w dotychczasowych systemach. Przestarzałe rekordy, powielone wpisy czy brakujące informacje mogą prowadzić do błędów w raportowaniu i zakłóceń w działaniu nowego ERP. Bez dokładnego audytu i oczyszczenia danych ryzyko nieprawidłowego funkcjonowania systemu znacząco wzrasta.
Brak spójności danych – różne formaty i struktury
Firmy często korzystają z wielu narzędzi do zarządzania produkcją, finansami czy relacjami z klientami. Dane z tych systemów mogą być przechowywane w różnych formatach, co utrudnia ich jednolitą migrację. Konieczne jest stworzenie strategii mapowania danych, aby zapewnić ich poprawną interpretację w nowym ERP.
Problemy z integracją systemów
Wdrożenie nowego ERP rzadko oznacza całkowite zastąpienie wszystkich dotychczasowych rozwiązań. Często wymagana jest integracja z innymi systemami, np. MES, WMS czy CRM. Niezgodność interfejsów i brak odpowiednich narzędzi do synchronizacji mogą powodować problemy z przepływem danych między systemami.
Obsługa dużych zbiorów danych
W firmach produkcyjnych ilość informacji do przeniesienia może być ogromna – obejmuje m.in. dane transakcyjne, historię zamówień, specyfikacje produktów czy parametry maszyn. Zarządzanie dużą ilością danych wymaga odpowiedniej infrastruktury i narzędzi do migracji, aby uniknąć spowolnień i błędów w trakcie procesu.
Błędy w mapowaniu danych
Mapowanie danych to proces dopasowania starych rekordów do struktury nowego systemu. Jeśli zostanie wykonane błędnie, może prowadzić do niepoprawnego przypisania wartości, co z kolei wpłynie na raporty, analizy i codzienną pracę użytkowników ERP.
Najlepsze praktyki migracji danych do systemu ERP
1. Audyt i oczyszczenie danych przed migracją
Przed rozpoczęciem migracji należy przeprowadzić dokładny przegląd danych. Niezbędne jest usunięcie duplikatów, poprawienie błędnych rekordów i uzupełnienie brakujących informacji. Dzięki temu nowy system nie zostanie obciążony nieaktualnymi lub niepoprawnymi danymi, co mogłoby prowadzić do problemów operacyjnych.
2. Zdefiniowanie strategii migracji – „big bang” czy podejście etapowe?
Wybór odpowiedniego podejścia do migracji ma kluczowe znaczenie. Strategia „big bang”, czyli jednorazowe przeniesienie wszystkich danych, może być skuteczna, ale wiąże się z większym ryzykiem błędów i przestojów. Alternatywą jest migracja etapowa, w której dane są przenoszone stopniowo, co umożliwia lepszą kontrolę procesu i szybszą reakcję na ewentualne problemy.
3. Automatyzacja procesów migracyjnych
Wdrożenie odpowiednich narzędzi do automatycznej ekstrakcji, transformacji i załadowania danych (ETL) pozwala znacznie przyspieszyć proces migracji i ograniczyć ryzyko błędów wynikających z manualnego przetwarzania danych. Automatyzacja usprawnia także mapowanie danych i ułatwia ich integrację z nowym systemem.
4. Testowanie i walidacja danych – eliminacja ryzyka
Migracja danych nie kończy się na ich załadowaniu do nowego systemu. Konieczne jest przeprowadzenie szczegółowych testów, aby zweryfikować poprawność przeniesionych rekordów oraz ich zgodność z procesami biznesowymi. Testowanie powinno obejmować zarówno dane historyczne, jak i nowe wpisy, aby upewnić się, że ERP działa zgodnie z oczekiwaniami.
5. Szkolenie zespołu i zaangażowanie użytkowników
Nawet najlepiej zaplanowana migracja może się nie powieść, jeśli użytkownicy nie będą wiedzieli, jak efektywnie korzystać z nowego systemu. Pracownicy powinni być zaangażowani w proces od samego początku – ich wiedza o danych operacyjnych może pomóc w identyfikacji potencjalnych problemów. Szkolenia i warsztaty pozwolą szybciej adaptować się do zmian i zwiększą efektywność pracy z ERP.
6. Monitoring i optymalizacja po migracji
Migracja danych nie kończy się w momencie uruchomienia nowego systemu. Kluczowe jest monitorowanie działania ERP, identyfikowanie potencjalnych problemów oraz optymalizacja procesów na podstawie rzeczywistych danych operacyjnych. Regularne przeglądy i korekty pozwalają na bieżąco dostosowywać system do potrzeb firmy.
Migracja danych do systemu ERP to proces wymagający nie tylko odpowiednich narzędzi, ale przede wszystkim strategii i zaangażowania zespołu. Błędy w tym obszarze mogą prowadzić do zakłóceń operacyjnych i utraty kluczowych informacji, dlatego kluczowe jest dokładne planowanie, audyt jakości danych oraz testowanie migracji przed pełnym wdrożeniem. Skutecznie przeprowadzona migracja pozwala firmie produkcyjnej na płynne przejście do nowego systemu i maksymalne wykorzystanie jego możliwości.
Grupa Proalpha to firma funkcjonująca na rynku od 30 lat, obsługująca ponad 8 tysięcy klientów na całym świecie. System proALPHA ERP jest przeznaczony dla średnich przedsiębiorstw produkcyjnych i dostępny jest w 15 wersjach językowych....