Program i analiza danych magazynowych – jak to działa w enova365

Efektywne zarządzanie magazynem zaczyna się od analizy danych magazynowych. Porównywanie specjalnie dobranych wskaźników miesiąc do miesiąca umożliwi Ci ocenę trafności podejmowanych decyzji biznesowych lub określenie, które obszary wymagają zmian. Jakie wskaźniki warto analizować w obszarze gospodarki magazynowej? Jak pomoże Ci w tym enova365?

Optymalizacja procesów magazynowych – korzyści

Dobrze zarządzany magazyn zwiększa efektywność operacyjną, ogranicza koszty i poprawia jakość obsługi klienta. Ale czym właściwie jest dobrze zarządzany magazyn?

Zarządzanie magazynem to proces planowania, organizowania i kontroli przepływu towarów oraz materiałów w magazynie lub w centrum dystrybucyjnym. Jego celem jest:

zapewnienie optymalnego poziomu zapasów,
minimalizowanie kosztów przechowywania i zarządzania towarem,
zapewnienie płynnego przepływu produktów – od ich przyjęcia do magazynu do momentu ich wyjścia.

Można więc powiedzieć, że zarządzanie magazynem jest skuteczne wtedy, kiedy pozwala na maksymalne wykorzystanie posiadanych zasobów, przy jednoczesnym minimalizowaniu związanych z tym kosztów. Daje to szansę nie tylko na wyprzedzenie konkurencji, podniesienie wydajności pracy, lepsze relacje z partnerami biznesowymi i lepszy wizerunek firmy na rynku, ale także wyższą zyskowność.

Zarządzanie magazynem – czego potrzebujesz, żeby było skuteczne?

Tyle teorii, ale co konkretnie jest potrzebne, żeby skutecznie zarządzać magazynem?

Kluczowym elementem w procesie optymalizacji gospodarki magazynowej jest posiadanie szybkiego wglądu w aktualne dane. Dzięki ich bieżącej analizie menedżerowie magazynów są w stanie na bieżąco monitorować stany magazynowe oraz identyfikować obszary, które wymagają poprawy efektywności operacyjnej i mogą wpłynąć na zminimalizowanie kosztów.

Zwykle źródłami takich danych są oczywiście systemy ERP, programy magazynowe, czyli WMS, czy inne systemy zarządzania magazynem. Ponieważ takie systemy informatyczne zawierają mnóstwo danych często w szybkim analizowaniu wybranych wskaźników, potrzebnym do bieżącego podejmowania właściwych decyzji, bardziej niż programy magazynowe pomocne są Panele Business Intelligence (BI), przygotowane specjalnie w celu optymalizacji zarządzania magazynem.

Panele BI enova365 są miejscem, w którym można umieszczać wskaźniki, tabele oraz wykresy, obrazujące bieżącą, historyczną lub przyszłą sytuację przedsiębiorstwa w różnych obszarach jego działalności. Mogą być współdzielone przez użytkowników lub indywidualne, a ich konfiguracja jest szybka i intuicyjna.

Panele BI stworzone specjalnie z myślą o usprawnianiu zarządzania magazynem umożliwiają szybkie śledzenie stanów magazynowych oraz szeregu innych danych, zwizualizowanych w przyjaznej formie. Dzięki temu pomagają w:

podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych,
dostosowaniu poziomu zapasów do potrzeb klientów,
minimalizowaniu kosztów związanych z przechowywaniem i zarządzaniem zapasami,
przygotowaniu się do sezonowości sprzedaży,
planowaniu zakupów lub produkcji względem bieżącego i przyszłego zapotrzebowania,
wykrywaniu braków magazynowych oraz ich pokryciu zamiennikami,
optymalizacji stanów magazynowych.

To dobry moment, by odpowiedzieć na pytanie – w jaki konkretnie sposób system enova365 usprawnia zarządzanie stanami magazynowymi i analizę danych?

kpi_w_magazynie1-1110x639

Panele BI z obszaru gospodarki magazynowej enova365 umożliwiają m.in. analizę wiekowania towarów, braków towarowych i aktualnych stanów towarów w magazynie

W jaki sposób usprawnisz zarządzanie magazynem z enova365?

enova365 to system ERP, który gromadzi i porządkuje informacje z wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Moduł Handel i magazyn, który jest częścią tego systemu, umożliwia optymalizację zarządzania magazynem, między innymi, poprzez generowanie dokumentów, porządkujących przesunięcia międzymagazynowe oraz wydania i przyjęcia magazynowe, a także list stanów magazynowych. Z kolei moduł Business Intelligence enova365 wykorzystuje znajdujące się w systemie ERP dane magazynowe i tworzy na ich podstawie wizualizacje w formie praktycznych tabel, wykresów czy wskaźników. To tak zwane Panele BI. Analizowanie zawartych w nich danych i podejmowanie na ich podstawie decyzji pomoże Ci zrealizować cel, jakim jest optymalizacja procesów magazynowych.

Poniżej znajdziesz 4 raporty z obszaru gospodarki magazynowej, dostępne w przeznaczonym dla tego obszaru Panelu BI enova365 i które powinieneś monitorować, jeżeli chcesz usprawnić zarządzanie magazynem.

KPI w magazynie #1 – Wiekowanie towarów na magazynach

Raport prezentuje ilość i wartość towarów zalegających na magazynach w przedziałach czasu. Jeden towar może zostać zwrócony w kilku wierszach takiego raportu, w sytuacji jeśli znajduje się na kilku magazynach lub pochodzi z kilku różnych partii.

Raport jest szczególnie pomocny podczas wydań magazynowych. Korzystając z zawartych w nim danych, możesz w pierwszej kolejności wydawać towary najdłużej zalegające w magazynie. Ograniczysz w ten sposób ryzyko magazynowania przeterminowanych towarów.

kpi_w_magazynie2-1110x253

Wiekowanie towarów na magazynach – Panel BI enova365

KPI w magazynie #2 – Aktualny stan magazynowy

Co to jest stan magazynowy? Jest to ilość surowców lub wyrobów, które znajdują się na magazynie lub w produkcji i są w zapasie.

Raport informuje o aktualnych stanach ilościowych i wartościowych towarów na poszczególnych magazynach. Takie dane potrzebne są nie tylko osobom zarządzającym magazynami. Przydają się także:

działom zakupów, które dzięki nim wiedzą, a którym momencie złożyć zamówienie zakupu, żeby nie doprowadzić do braków i przerwania łańcucha dostaw
handlowcom — wiedząc, jakie towary i w jakich ilościach są obecnie na magazynie, nie zaoferują klientom towarów, których brakuje lub których jest za mało, by zrealizować transakcję.

kpi_w_magazynie3-1110x601

Logistyka magazynowa – Panel BI enova365

KPI w magazynie #3 – Braki towarowe w magazynach

Raport informuje o towarach, których brakuje na magazynach, czyli stan danego towaru jest równy 0. Dla działów zakupów jest to ważna informacja – sygnał, które towary należy zamówić, o ile te nie zostały całkowicie wycofane z oferty.

Dodatkowo prezentowana jest informacja, czy dany towar, którego brakuje na magazynach, posiada swój zamiennik oraz jaka jest dostępna jego ilość i na którym magazynie się znajduje.

KPI w magazynie #4 – Specyfikacja towarów na magazynach

Raport informuje o ważnych cechach określających dany towar, takich jak m.in. kod CN, EAN, kraj pochodzenia, masa netto, masa brutto, kod zamiennika. Taka analiza produktów, pozwoli Ci zyskać pełną specyfikację towarów znajdujących się w magazynie.

panel_business_intelligence_logistyka_zakupowa-1110x430

Logistyka zakupowa – Panel BI enova365

Wskaźniki zakupowe w enova365

Powyższe wskaźniki dostępne są w Panelu BI enova365 poświęconym gospodarce magazynowej. Warto jednak wiedzieć, że Panele BI enova365 prezentują analizy danych nie tylko z obszaru gospodarki magazynowej, ale też zakupów, bo informacje o stanach magazynowych i rotacji towarów, mają przełożenie na decyzje zakupowe.

Co więcej, panel logistyki zakupowej enova365 Business Intelligence dostępny jest w ramach tej samej licencji, co panel gospodarki magazynowej i bez dodatkowych opłat.

W panelu logistyki zakupowej znajdziesz następujące wskaźniki:

analizy bilansu stanu towarów,
planowania zamówienia towarów do dostawców,
planowania zamówień zakupu,
pokrycia zapasami DOS,
analizy zakupów do dostawcy oraz od poszczególnych dostawców.

Panel BI z KPI magazynowymi – sposób na usprawnienie zarządzania magazynem

Analiza produktów, zalegających w magazynie i innych wskaźników magazynowych daje możliwość szybkiej interwencji w obszarach, które wymagają zmian. Narzędzia BI, dzięki temu, że dostarczają różne metody wizualizacji danych, sprawią, że będziesz mógł szybko i wygodnie analizować nawet bardzo rozbudowane zbiory danych.

Jeśli chcesz poznać szerokie możliwości programu magazynowego enova365, zachęcamy do bezpłatnego przetestowania demo. Dołącz do ponad 4000 przedsiębiorstw, które wykorzystują system ERP enova365 Handel i Magazyn oraz analizują procesy gospodarki magazynowej i logistyki zakupów z wykorzystaniem narzędzi Business Intelligence enova365 (BI).

Przeczytaj również:

Case Study ERP

W 3 miesiące od ręcznego do automatycznego rozliczania

Wraz z wejściem w życie przepisów tzw. Pakietu Mobilności, specjalistyczna firma transportowa PHU Elkor potrzebowała systemu, który zagwarantuje zgodność z przepisami i pozwoli się z nich wywiązywać szybko i bezbłędnie. Firma Tradiss – Autoryzowany Partner Sonety – wdrożyła enova365, dzięki czemu udało się zautomatyzować procesy w zaledwie 3 miesiące. Wyzwanie: łatwe wywiązywanie się z obowiązków, wynikających z przepisów i automatyzacja procesów Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Elkor specjalizuje się w transporcie towarów wymagających zachowania łańcucha chłodniczego (np. nabiału czy mięsa) oraz artykułów o wysokiej wartości – m.in. sprzętu RTV, AGD i elektroniki. Usługi te realizowane są przez 184 pracowników, w tym 148 kierowców, na obszarze całej Unii Europejskiej. Trudności związane z wywiązywaniem się z przepisów regulujących pracę firm transportowych PHU Elkor przez wiele lat korzystała z systemu ERP. Początkowo spełniał on podstawowe wymagania biznesowe, jednak z czasem rozwiązanie przestało nadążać za rosnącymi oczekiwaniami firmy. System nie ułatwiał także wywiązywania się z przepisów, które nałożył na firmy transportowe w Unii Europejskiej tzw. Pakiet Mobilności, w tym.: wypłat wynagrodzeń kierowcom zgodnie z przepisami kraju, w którym realizowany jest przewóz, precyzyjnej ewidencji czasu pracy z uwzględnieniem przerw i odpoczynków, organizowania powrotu kierowców do bazy przynajmniej raz na 4 tygodnie. Dotychczasowy system nie pozwalał na automatyczne rozliczanie kosztów wynagrodzeń, diet dodatków oraz czasu pracy w zgodzie z nowymi regulacjami. Prowadziło to do niepotrzebnego obciążenia pracą działu administracji i kadr, a w razie błędów także kar finansowych. Wzrost efektywności pracy i minimalizacja kosztów utrzymania systemu IT Oprócz braku zgodności z przepisami, firmie doskwierały również inne ograniczenia: niewielkie możliwości integracji systemów i automatyzacji procesów, wysokie koszty utrzymania i serwisowania systemu informatycznego, konieczność ręcznego wprowadzania danych. Konsekwencją tych problemów była niska efektywność pracy, błędy i rosnące koszty operacyjne. Firma Elkor chciała znaleźć sposób, który pozwoliłby tego uniknąć oraz wyeliminować ewentualne opóźnienia w realizacji procesów kadrowo-płacowych w przyszłości. W związku z tym firma rozpoczęła intensywne poszukiwania nowoczesnego i elastycznego rozwiązania ERP. Kryteria wyboru nowego systemu ERP Zespół Elkor rozważał wybór jednego z kilku systemów ERP dostępnych na rynku. Kluczowymi kryteriami wyboru nowego rozwiązania były: zgodność z przepisami Pakietu Mobilności, możliwość integracji z używanym w firmie systemem 4Trans, elastyczność konfiguracji oraz wsparcie ze strony dostawcy. Ostatecznie, wybór padł na system enova365, rekomendowany przez Autoryzowanego Partnera Sonety – firmę Tradiss Piotrowski Iwaniuk Spółka Jawna. Przed decyzją wdrożeniową Tradiss przeprowadził dokładną analizę potrzeb PHU Elkor oraz zaprezentował pełne możliwości systemu. Zakres oraz przebieg wdrożenia enova365 Analiza przedwdrożeniowa Proces wdrożenia systemu enova365 rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej. Celem analizy było zidentyfikowanie krytycznych obszarów działalności oraz potrzeb specyficznych dla branży transportowej. Przygotowanie planu wdrożenia Kolejnym krokiem było zaprezentowanie możliwości systemu enova365, a następnie przygotowanie planu wdrożenia podzielonego na kilka etapów. Zakres wdrożenia objął kluczowe moduły: Kadry i Płace – umożliwiające kompleksowe zarządzanie wynagrodzeniami, Pracownicy Eksportowi – służący do rozliczania kierowców pracujących za granicą, Czas Pracy (XML) – do automatycznego importu danych z urządzeń tachograficznych, 4Trans (Tachoscan) – dla zapewnienia zgodności z czasem jazdy i odpoczynku, Eksporty Dekretów List Płac – dla płynnej integracji z księgowością zewnętrzną, Pakiet Mobilności – odpowiadający na wymagania wynikające z prawa unijnego. Każdy z zaproponowanych oraz wdrożonych modułów odpowiadał na konkretną potrzebę klienta – np. moduł 4Trans pozwolił na automatyzację przetwarzania danych z tachografów, co wcześniej wykonywano ręcznie. Wdrożenie systemu Proces wdrożenia trwał łącznie około 3 miesięcy i przebiegał etapami: 1. Etap przygotowawczy – analiza procesów, migracja danych kadrowych i płacowych. 2. Etap implementacji – konfiguracja modułów: Kadry i Płace, Pracownicy Eksportowi, Czas Pracy (import danych z plików XML), 4Trans (Tachoscan), Eksporty Dekretów List Płac oraz Pakiet Mobilności. 3. Etap testów i szkoleń – testowanie integracji, szkolenia dla użytkowników końcowych. 4. Start produkcyjny – uruchomienie systemu i bieżące wsparcie. Firma Tradiss zapewniła wsparcie merytoryczne i techniczne, a także przygotowała zestaw raportów i mechanizmów dostosowanych do specyfiki Elkoru, m.in. rejestr wydań odzieży roboczej z przypisaniem ryczałtów czy niestandardowe algorytmy wynagrodzeń dla kierowców pracujących w różnych systemach czasu pracy. Integracja z systemem 4Trans i automatyczna obsługa tzw. Pakietu Mobilności Dzięki integracji enova365 z programem 4Trans,można automatycznie importować informacje o dietach, dodatkach i czasie pracy kierowców. To rozwiązanie: znacząco zmniejszyło liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, przyspieszyło pracę działu kadr i płac, zapewniło zgodność z unijnymi przepisami, w tym z tzw. Pakietem Mobilności, zwiększyło efektywność i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych. Dzięki integracji z 4Trans, dane z tachografów są automatycznie przetwarzane i wykorzystywane do naliczania diet i dodatków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (zwanych Pakietem Mobilności). Wprowadzenie dedykowanych algorytmów wynagrodzeń oraz rejestru odzieży roboczej pozwoliło na lepszą kontrolę kosztów i uproszczenie ewidencji. Jak podkreśla kierownik działu kadr i płac z Elkor: Block Quote Inne rozwiązania, które usprawniają pracę Elkor W ramach wdrożenia systemu, zespół Tradiss stworzył także szereg rozwiązań dopasowanych do specyfiki Elkor, w tym m.in.: niestandardowe algorytmy wynagrodzeń, uwzględniające zróżnicowane formy zatrudnienia i dodatki branżowe, mechanizm rejestracji wydań odzieży roboczej i przypisanych do nich ryczałtów, zestaw raportów i analiz danych w Excelu oraz wersji drukowanej, weryfikatory danych kadrowych, które minimalizują ryzyko błędów, integracja systemu z zewnętrzną księgowością, dzięki możliwości eksportu dekretów list płac. Efekty wdrożenia: oszczędność czasu i eliminacja błędów Wdrożenie systemu enova365 w PHU Elkor pozwoliło na automatyzację wielu procesów administracyjnych i kadrowych. To przyczyniło się do oszczędności czasu i znacznego ograniczenia liczby błędów w naliczaniu wynagrodzeń i tworzeniu związanej z tym dokumentacji, dzięki wyeliminowaniu manualnych czynności. Rozliczenia płacowe są zawsze zgodne z aktualnymi przepisami, w tym tzw. Pakietem Mobilności, a firma może łatwo dostosowywać system do indywidualnych potrzeb. Dodatkowo, usprawniono komunikację między działami i zewnętrznymi systemami, takimi jak 4Trans czy program księgowy. Block Quote Firma zamierza dalej rozwijać integracje systemowe oraz optymalizować procesy administracyjne, korzystając z rosnących możliwości enova365. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

enova365

30 czerwiec 2025

W-3-miesiące-od-ręcznego-do-automatycznego-rozliczania