HR creative idea. Wooden cubes with staff and red leader person

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku – co naprawdę się zmienia i co to oznacza dla HR?

Od 2026 roku wchodzą w życie przepisy, które w praktyce zmieniają sposób myślenia o stażu pracy. To jedna z tych zmian, które na pierwszy rzut oka wydają się „techniczną korektą”, ale w rzeczywistości mają bardzo konkretne skutki – zarówno dla pracowników, jak i dla działów HR.

Najważniejsza zmiana? Rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy.

Od kiedy obowiązują nowe przepisy?

Zmiany są wdrażane etapami:

  • od 1 stycznia 2026 r. – w sektorze publicznym
  • od 1 maja 2026 r. – w sektorze prywatnym

Co do tej pory wliczaliśmy do stażu?

Dotychczas katalog był dość „etatocentryczny”. Uwzględniano głównie:

  • okresy zatrudnienia na umowę o pracę,
  • pracę tymczasową,
  • wybrane okresy związane z ochroną stosunku pracy (np. przywrócenie do pracy),
  • urlopy wychowawcze, opiekuńcze czy służbę wojskową,
  • urlop bezpłatny w ramach porozumienia pracodawców,
  • okres przyznania świadczeń dla osób chronionych w przypadku likwidacji,
  • okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
  • a także niektóre mniej oczywiste przypadki, jak prowadzenie gospodarstwa rolnego.

To się jednak zmienia.

Co nowego wlicza się do stażu pracy?

Nowe przepisy znacząco rozszerzają katalog okresów. W praktyce oznacza to, że wiele osób „odzyska” lata, które wcześniej nie były uwzględniane.

Do stażu pracy będą wliczane m.in.:

Działalność gospodarcza i współpraca

  • prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej,
  • współpraca przy prowadzeniu działalności.

Umowy cywilnoprawne

  • umowy zlecenia,
  • umowy agencyjne,
  • okresy współpracy przy tych umowach.

Praca za granicą

  • udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej poza Polską – nawet jeśli nie była to umowa o pracę.

Ważne! Nowe okresy zaliczane są w momencie jeżeli osoba podlegała ubezpieczenie emerytalnemu i rentownemu. Wyjątek stanowią udokumentowane okresy, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów.

Wybrane okresy bez składek

  • niektóre okresy, w których nie było obowiązku opłacania składek (jeśli są odpowiednio udokumentowane),
  • np. ulga na start czy określone sytuacje związane z opieką nad dzieckiem.

Służby mundurowe

  • szeroki katalog służb, m.in. Policja, ABW, Straż Graniczna, PSP czy Służba Więzienna.

To fundamentalna zmiana – staż pracy przestaje być powiązany wyłącznie z etatem.

Co się zmieni w praktyce?

Najważniejsza konsekwencja jest prosta: staż pracy wielu pracowników wzrośnie. A to automatycznie wpływa na ich uprawnienia.

W szczególności zmiany mogą dotyczyć:

  • wymiaru urlopu wypoczynkowego,
  • długości okresu wypowiedzenia,
  • wysokości dodatku stażowego,
  • prawa do nagrody jubileuszowej,
  • odpraw,
  • czasu potrzebnego do awansu.

W praktyce oznacza to, że HR będzie musiał na nowo przeliczyć staż – często „wstecznie” od momentu wejścia przepisów w życie.

Kluczowy warunek: dokumenty

Jest jeden element, który spina cały system – dokumentacja.

Nowe okresy będą uwzględniane tylko wtedy, gdy pracownik je udokumentuje. W praktyce oznacza to:

  • zaświadczenia z ZUS (tzw. USP),
  • umowy, rachunki, potwierdzenia przelewów,
  • inne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy lub aktywności.

Co ważne, ZUS nie potwierdzi wszystkiego. W wielu przypadkach konieczne będzie zebranie dodatkowych dowodów.

Terminy dostarczania dokumentów – o tym nie można zapomnieć

Ustawodawca przewidział konkretne terminy na dostarczenie dokumentów:

  • sektor publiczny – do 31 grudnia 2027 r.
  • sektor prywatny – do 30 kwietnia 2028 r.

Po ich upływie pracodawca nie będzie miał obowiązku uwzględniania nieudokumentowanych okresów.

To oznacza, że temat nie „rozłoży się sam”, będzie wymagał aktywnej komunikacji z pracownikami.

Wyzwania dla HR

Z perspektywy działów HR zmiana oznacza kilka konkretnych wyzwań:

  • zebranie i weryfikacja dużej liczby dokumentów,
  • aktualizacja stażu pracy i powiązanych świadczeń,
  • dostosowanie systemów kadrowo-płacowych,
  • komunikacja zasad pracownikom,
  • uniknięcie chaosu dokumentacyjnego.

Z drugiej strony to też dobra okazja, żeby uporządkować dane kadrowe i wprowadzić jasne procedury.

Na co warto zwrócić uwagę już teraz?

Największym błędem byłoby zostawienie tematu „na później”.

Warto już teraz:

  • przygotować wewnętrzne zasady przyjmowania dokumentów,
  • ustalić sposób komunikacji z pracownikami,
  • określić, jakie dokumenty będą akceptowane,
  • zaplanować proces weryfikacji.

Im wcześniej zostanie to uporządkowane, tym mniej problemów w 2026 roku.

Zmiany w stażu pracy to nie tylko nowelizacja przepisów to realna zmiana w podejściu do doświadczenia zawodowego.

Dla pracowników oznacza to większe uprawnienia.
Dla HR – więcej pracy, ale też większą kontrolę nad procesem, jeśli zostanie dobrze zaplanowany.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Kadry i płace na poznańskim podwórku. Solidny debiut konferencji Fyrtel HR

Takiego wydarzenia w Wielkopolsce jeszcze nie było. Fyrtel HR to pierwsza edycja konferencji, która powinna na stałe trafić do kalendarza każdego specjalisty i pasjonata z zakresu Human Resources. Dlaczego?   Z dumą możemy powiedzieć, że portal myERP objął patronatem medialnym wydarzenie Fyrtel HR, zorganizowane przez firmę Wercom. W dniu 16 kwietnia nie odbyła się kolejna “sztywna” konferencja, lecz event, który wypełnił poznański hotel Sheraton ogromną dawką pozytywnej energii. Program obfitował w tematy dotyczące dobrostanu, empatii i budowania relacji – wszystko to w oparciu o wiedzę ekspertów uznanych w branży HR. Nie zabrakło również szczerych rozmów o trudniejszych wyzwaniach, z jakimi mierzą się współczesne organizacje.  Partnerzy, którzy wiedzą, co w trawie piszczy  Fyrtel HR to inicjatywa tworzona przez praktyków z wieloletnim doświadczeniem. Nad merytoryką programu pieczę sprawowały Barbara Ożarek-Łaganowska (Wercom) oraz Magdalena Król (Queen Solutions), która wystąpiła również w roli prowadzącej panele dyskusyjne. Dodatkowe wsparcie merytoryczne zapewniły firmy HR na Szpilkach oraz HRismatic – marki rozpoznawalne dzięki aktywnej działalności Moniki Smulewicz oraz Nicole Tomanek.   Z uwagi na profil organizatora – firmę Wercom – w agendzie silnie wybrzmiał wątek nowoczesnych technologii. Partnerem strategicznym została firma Soneta, producent systemu enova365. Reprezentantki firmy, Anna Węgrzyn i Anna Gwiżdż, poprowadziły merytoryczny panel poświęcony luce płacowej. Wydarzenie wspierała również firma Sinersio, której przedstawiciele chętnie dzielili się wiedzą z uczestnikami. Ich obecność potwierdziła, że bezpieczeństwo danych i cyfryzacja to kwestie kluczowe dla nowoczesnych działów kadr i płac.  Inspirujące tematy i dyskusje  Program konferencji był intensywny, ale przy tym angażujący. Na rozgrzewkę poruszono kwestie “miękkiego HR”, ale nie zabrakło konkretów dotyczących prawa pracy i struktury wynagrodzeń. O aktualną wiedzę w tych obszarach zadbały Anna Kostecka oraz Justyna Tomczyk.  Oficjalnego otwarcia dokonała Nicole Tomanek z HRismatic. Jej wystąpienie miało charakter doradczy i było skierowane bezpośrednio do specjalistów pracujących wewnątrz działów HR. Mimo drobnych niedogodności technicznych z pomiarem czasu, prelegentka zdołała przekazać pełną wiedzę i wywołać uśmiech wśród licznie zgromadzonych słuchaczy.  Szczególnie zapadło mi w pamięć wystąpienie Kasi Matyjewicz, która poruszyła trudny temat ryzyka mobbingu. Prelegentka potrafiła przedstawić skomplikowane kwestie w sposób przystępny i wzbogacony życiowymi anegdotami, nie tracąc przy tym powagi tematu.  Z kolei panele dyskusyjne, prowadzone przez Magdalenę Król, pozwoliły na wymianę doświadczeń “prosto z podwórka”. Druga debata, zatytułowana “HR też człowiek (…)”, pozwoliła mi lepiej zrozumieć codzienną rzeczywistość specjalistów z tej branży. Temat ten poprowadzono z dużą uważnością i empatią.   Grywalizacja motywatorem wiedzy  Ciekawym rozwiązaniem okazał się konferencyjny paszport, który każdy uczestnik otrzymywał przy wejściu na wydarzenie. Celem grywalizacji było zachęcenie do odwiedzenia stoisk partnerów. Uczestnicy odpowiadali na pytania dotyczące konkretnych firm i – w nagrodę za poprawną odpowiedź – zbierali pieczątki. Następnie mogli wziąć udział w losowaniu i potencjalnie otrzymać główną nagrodę. Dzięki temu integracja z partnerami była naturalna i sprzyjała bezcennej wymianie doświadczeń.   Jeśli networking kojarzy Wam się wyłącznie z wymianą wizytówek, oznacza to, że nie byliście jeszcze na Fyrtlu. Dodatkową atrakcją były “Karty Wartości”. Każdy otrzymał hasło (np. “Współpraca”), a zadaniem było znalezienie osoby z taką samą kartą. To proste rozwiązanie skutecznie przełamywało lody podczas przerw kawowych.  Organizatorzy zadbali również o oprawę wizualną. Efektowne ścianki zdjęciowe i rekwizyty nawiązywały do poznańskiego klimatu i gwary, co dodało wydarzeniu lokalnego kolorytu.  Fyrtel HR to bez wątpienia jedno z bardziej udanych wydarzeń branżowych w Poznaniu. Konferencja ta ma ogromny potencjał, by stać się coroczną tradycją na mapie Wielkopolski. Pozytywne wrażenia uczestników i wysoki poziom merytoryczny są najlepszym dowodem na to, że rynek HR potrzebuje takich inicjatyw – nie tylko w stolicy Polski.  
Fyrtel HR Konferencja 2026
Logo firmy Wercom
zweryfikowano

5/5(2 głosów)

Wercom

Oprogramowanie ERP dla biznesu


enova365
+1
Wielkopolskie
15 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, Budownicza, Chemiczna, Dystrybucja, eCommerce, Elektronika, Hotelarstwo, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Sektor publiczny, Spożywcza FMCG, Transportowa, Tworzywa sztuczne, Usługi
Opis
Pełnimy rolę przewodnika przy wyborze oprogramowania ERP. Jesteśmy Złotym Autoryzowanym Partnerem Symfonii oraz Autoryzowanym Partnerem enova 365....
rozwiń