Wdrożenie ERP a cele biznesowe – jaka jest rola audytu przedwdrożeniowego?

Wdrożenie systemu informatycznego typu ERP jest zawsze dużą zmianą dla przedsiębiorstwa i wymaga określonych działań. Podstawowe pytanie dotyczy tego, czy zawsze należy przeprowadzić analizę przedwdrożeniową? Jeśli tak, kto powinien się nią zająć? Jaki powinien być wynik audytu? Te i inne wątpliwości rozwiewa nasz ekspert, Grzegorz Wikierski, Head of Sales w proALPHA Polska.

Transformacja cyfrowa to coś więcej niż tylko wdrożenie nowej technologii w przedsiębiorstwie. Jest to złożony proces integrujący technologie we wszystkich obszarach, a zarazem zmieniający sposób działania organizacji. Podstawą sukcesu są tu zmiany kulturowe i technologiczne, a właściwie to, czy dana organizacja jest na nie gotowa. Jak to sprawdzić? Pomaga w tym audyt przedwdrożeniowy.

Każda zmiana wymaga przeprowadzenia analizy zarówno posiadanych zasobów, jak i potrzeb biznesowych. Organizacja musi wiedzieć, w jakim celu podejmuje się wdrożenia i jakie rezultaty chce osiągnąć. Musi też wiedzieć, co może zrobić przy pomocy własnych środków, a kiedy najlepiej skorzystać z zewnętrznego eksperta. Dopiero potem przechodzimy do strategii, która pomoże wdrożyć systemy informatyczne, niezależnie, czy mówimy o systemach ERP, czy MES.

Czy przeprowadzać audyt przedwdrożeniowy?

W większości przypadków odpowiedź na pytanie, czy przeprowadzić audyt i kto powinien się tym zająć, nie jest prosta i zależy od wielu elementów, np. tego, w jakim stopniu zinformatyzowana jest firma, kiedy ostatnio przeprowadzane było podobne działanie czy pracownicy będą wspierać projekt itd. Żeby znaleźć odpowiedzi, należy cofnąć się do początku i zadać jedno fundamentalne pytanie: jakie cele biznesowe przyświecają wdrożeniu?

Dlaczego jest to tak istotne? Z co najmniej dwóch powodów.

Po pierwsze, jest to dobry moment, żeby sprawdzić, czy w ogóle angażować się w projekt. Z mojej praktyki zawodowej wynika, że większość przedsiębiorstw poszukujących systemu ERP nigdy nie zadało sobie trudu, aby precyzyjnie określić, jakie są cele biznesowe wdrożenia. Oczywiście, najczęściej jest jakaś „myśl przewodnia”, ale jest ogólna i nie precyzuje wprost, czego tak naprawdę oczekuje się od wdrożenia.

Po drugie, jeżeli te cele są sprecyzowane i skonkretyzowane, to automatycznie firma wie, co chce osiągnąć. Znajomość celów dowodzi, że poznała swoje potrzeby biznesowe i właśnie one są bodźcem do dalszych działań. Możemy więc przejść do kolejnego pytania, a mianowicie: jaka forma audytu pozwoli osiągnąć te cele biznesowe?

Czy pracownicy mogą przeprowadzić audyt? Tak, ale nie w każdym przypadku

Weźmy przedsiębiorstwo, które precyzyjnie mierzy koszty wytworzenia swoich produktów z dokładnością do zlecenia produkcyjnego. Postanawia wdrożyć dodatkowo system MES, aby mierzyć te koszty w nowym przekroju, tj. z dokładnością do maszyny. Cel jest taki, aby ocenić, które z maszyn generują największe koszty, i zaplanować wymianę parku maszynowego w najbliższych latach zgodnie z wynikami z pomiarów.

Możemy się domyślać, że przedsiębiorstwo już ma duże doświadczenie z mierzeniem kosztów. Wie, jaki jest cel wdrożenia, i w zasadzie potrzebuje jedynie narzędzia do osiągnięcia tego celu. W takim przypadku w pierwszym kroku audyt może zostać wykonany przez samych pracowników. Dlaczego? Ponieważ mają niezbędne zasoby i wiedzę. Znają dostępne narzędzia informatyczne oraz park maszynowy, więc będą w stanie opisać i ocenić rzeczywisty stan.

Dopiero w drugim kroku potencjalni dostawcy powinni przedstawić swój plan na wdrożenie systemu MES, który pomoże osiągnąć wyznaczone cele biznesowe. Na końcu powinna pojawić się oferta precyzująca, ile kosztować będzie osiągniecie tych celów.

Zewnętrzny audytor – najlepsza opcja dla firm bez doświadczenia

Czas na inny przykład. Podobna firma, ale taka, która nie mierzy kosztów tak dokładnie. W zasadzie ogranicza się do sprawdzenia wyników na koniec miesiąca i na tej podstawie szacuje koszty wytworzenia każdego z wyrobów. Firma stawia przed dostawcami MES zadanie, aby po wdrożeniu systemu znane były koszty wytworzenia z dokładnością do maszyny i zlecenia.

W takim przypadku możemy założyć (a wręcz dokładnie to widać), że firma nie ma doświadczenia w tej materii. Co więcej, bardzo możliwe, że wcześniejsze próby wdrożenia narzędzi do pomiaru kosztów (o ile się odbyły) zakończyły się fiaskiem. W takiej sytuacji należałoby wesprzeć się zewnętrznym audytorem.

Kluczowe jest odpowiednie podejście do audytu i zaplanowanie działań. Pamiętajmy o tym, że wdrożenie systemu ERP czy MES zmienia funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dlatego pierwszy krok skupia się na tym, aby wynik audytu określał, jakie zmiany organizacyjne są wymagane do osiągnięcia celu biznesowego. Drugi krok powinien określać, czy ścieżka obrana przez klienta jest prawidłowa i czy np. wdrażany system MES sprosta wyznaczonym celom/zadaniom. Dopiero potem przechodzimy do wsparcia przy wyborze potencjalnych dostawców.

W skrócie: Przy pracach wdrożeniowych systemów informatycznych najważniejsze jest dokładne zrozumienie sytuacji w firmie, analiza dostępnych zasobów, analiza otoczenia oraz analiza i wyznaczenie celów biznesowych. Pomaga w tym audyt. Dopiero wtedy można przejść do wyboru narzędzi i metodyki.

Nie ma wdrożenia bez precyzyjnych celów biznesowych

Pierwszy krok, mimo że wydaje się banalny, jest najbardziej istotny. W praktyce okazuje się, że wiele firm tak naprawdę nie jest gotowych na wdrożenie nowych narzędzi informatycznych. Mogą nie mieć zaplecza, wiedzy, a nawet planu, jak się do danego zadania zabrać. Co więcej, nie zdają sobie sprawy, że nie osiągną tego bez zmian organizacyjnych na wszystkich szczeblach działania organizacji.

Najczęściej brak gotowości tkwi w załodze, obawiającej się zmian, co często wynika z braku doświadczenia. Dobra firma doradcza powinna wspomóc klienta w przygotowaniu do zmiany. Powinna poradzić, jak przygotować personel do wdrożenia, jak zadbać o niego wcześniej i przygotować do wyboru systemu. Dopiero tak przygotowana organizacja jest w stanie przejść sprawnie do wyboru systemu, a później skutecznie go wdrożyć.

Pamiętajmy, że idealny plan wdrożenia nie istnieje. Wprawdzie ma kilka powtarzających się elementów, ale nie ma jednego wzoru, ponieważ proces jest elastyczny i dostosowywany do indywidualnych potrzeb. Punktem wyjścia jest zawsze określenie, dlaczego potrzebujemy systemu ERP lub MES. Właśnie w tym pomaga audyt przedwdrożeniowy. Nie tylko bada potrzeby biznesu i zasoby organizacyjno-techniczne, ale przede wszystkim pomaga określić cele, które stają się fundamentem dla całej strategii wdrożenia systemu informatycznego. Podstawowym pytaniem, na jaki odpowiada audyt, jest to, dlaczego wprowadzamy/zmieniamy system ERP lub MES.

Podsumowując, audyt przedwdrożeniowy jest jednym z istotniejszych elementów procesu, jednak nie należy go wykonywać bez nadania mu konkretnych ram w postaci celi biznesowych. Dobrze zdefiniowane cele przez cały projekt (od audytu po wdrożenie) będą niczym drogowskaz wskazujący, jak i gdzie chcemy iść. Cele pomogą też organizacji zawsze wtedy, kiedy pojawi się sytuacja wymagająca podjęcia trudnych decyzji – a w każdym projekcie, prędzej czy później, takie momenty się pojawiają.

Wpis powstał na bazie komentarza Grzegorza Wikierskiego, Head of Sales w proALPHA Polska, do artykułu „Instalacja ERP – mapowanie firmy” autorstwa Mieczysława T. Starkowskiego. Artykuł ukazał się w magazynie „Production manager”, wyd. 3(34) czerwiec-lipiec 2023, strona 64-70. Przejdź do artykułu w wersji on-line

Przeczytaj również:

ERP KSeF

Automatyzacja i Integracja Obiegu e-Faktur w Systemie ERP Proalpha

Rola KSeF w biznesie W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów. Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów. Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych. Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF. Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów. Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji, co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji. W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami. Obsługa e-Faktur zakupowych: zgodność i walidacja System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe. System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie. Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru. Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania dla dedykowanego działu. We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie. Nowoczesne zarządzanie E-fakturami Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach. Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści: Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika. Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF. Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania. Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych – szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć. Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów. Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami. Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne. Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia. Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie z wymogami KSeF.

Proalpha

12 wrzesień 2025