System OMS – dlaczego jest ważny dla e-commerce?

Z czym kojarzy nam się realizacja zamówień? Czy nie jest to tylko skuteczny przebieg całego procesu, od momentu zakupu do dostarczenia zamówienia do konsumenta? Brzmi jasno i nieskomplikowanie, ale w rzeczywistości zarządzanie zamówieniami wygląda nieco inaczej. Jest to wiele połączonych ze sobą operacji, procesów oraz kroków, przez które trzeba przebrnąć po to, aby bez problemu i poprawnie osiągnąć jak najlepszy rezultat.

System OMS jest platformą pozwalającą na śledzenie zamówień, sprzedaży, stanów magazynowych oraz realizacji z wielu różnych kanałów. Zamówienie przechodzi przez właściwy przepływ, zmieniając po drodze swój status, aż pojawi się w swoim docelowym miejscu. System jest także miejscem, w którym zbierane są wszystkie informacje związane z zamówieniami m.in.:

• informacje o produkcie,
• kanały sprzedaży,
• klienci,
• poziomy zapasów i lokalizacja,
• dostawcy do zakupu i odbioru,
• drukowanie zamówień, kompletacja, pakowanie, przetwarzanie oraz wysyłka.

Standardowe wykorzystanie systemu do zarządzania zamówieniami zazwyczaj polega na użyciu dostępnych informacji o stanie magazynowym sprzedawcy – możemy sprawdzić dokładnie jakie produkty są dostępne oraz w jakiej ilości, a także w jakim magazynie się znajdują. System OMS przyjmuje każde zamówienie, które zostało złożone dowolnym kanałem sprzedaży (multi i omnichannel).

W momencie zarejestrowania zamówienia, dociera do magazynu razem ze wszystkimi potrzebnymi danymi. Platforma zarządzania zamówieniami wystawia prośbę o pobranie i zapakowanie zamówienia. Następnie rozpoczyna proces uzupełnienia wszystkich formalności związanych z dokumentami zakupu. Faktury i inne konieczne dokumenty są drukowane i wysyłane. Przygotowywane są również odpowiednie etykiety, aby zamówienie można było wysłać za pośrednictwem firmy kurierskiej.

W momencie, gdy zamówienie wychodzi z magazynu, system aktualizuje takie dane jak stany magazynowe i stan wysyłki. Proces nie kończy się jednak w momencie, gdy przesyłka znajduje się w rękach odbiorcy, a status zmienia się na „dostarczona”. System OMS proponuje także monitoring posprzedażowy, rejestrację i aktualizację innych systemów w przypadku zwrotu lub reklamacji.

Jakie są największe wyzwania w przypadku zarządzania zamówieniami?

Analizując zarządzanie zamówieniami w przedsiębiorstwie należy zwrócić szczególną uwagę na:

• ilość działów i potrzebę wyrazistości dla każdego z nich,
• inne systemy – najlepiej, gdy można zastąpić ich dużą część jednym systemem,
• kierowanie stanami magazynowymi i magazynami tak, aby konkretne zamówienie dotarło do klienta jak najszybciej, niezależnie od miejsca dostawy,
• sytuacje awaryjne – nie zawsze wszystko przebiega tak jak należy więc należy zapewnić wszystkim zaangażowanym użytkownikom wszystkie informacje oraz statusy operacji,
• wielość kanałów sprzedaży i ich integracja,
• logistyka oraz doręczenie zamówienia.

Pojawiające się po drodze wyzwania mogą znacznie zwiększyć koszty prowadzenia przedsiębiorstwa. To dlatego tak istotne jest umiejętne zarządzanie zamówieniami oraz wdrożenie takiego narzędzia, które pomoże w optymalizacji, automatyzacji i zmniejszeniu ilości błędów.

Jakie rodzaje systemów OMS dla e-commerce wyróżniamy?

Zależnie od wielkości, rodzaju i planów rozwojowych, przedsiębiorstwo może kierować swoimi zleceniami w różny sposób.

Przetwarzanie zamówień w sposób ręczny

Wiele firm nadal przetwarza swoje zamówienia przy pomocy ręcznych procesów. Przedsiębiorcy prowadzą listy za pomocą Excela, a informacje wysyłają e-mailem, ręcznie pakując przedmioty do wysyłki. W momencie,
w którym działalność zaczyna się rozrastać, nieuniknionym jest wdrożenie zaawansowanego systemu do zarządzania zamówieniami. Istnieje wiele platform, które są odpowiednie dla małych i średnich firm.

Platforma e-commerce

W sytuacji dużej liczby zamówień oraz obsługi sklepu przez pojedynczą platformę e-commerce, istnieje możliwość zautomatyzowania (po części) procesów przy pomocy dostępnych narzędzi. Takie rozwiązanie ma jednak sporo wad dlatego, że pozwala na obsługę tylko konkretnego kanału sprzedaży. Nie zapewnia to pełnej obsługi i funkcjonalności.

Systemy ERP

Systemy ERP zapewniają całościowe usługi biznesowe, w tym także zarządzanie zamówieniami. Oprogramowanie ERP daje ogromne i zaawansowane możliwości jednak ma pewne wady tj. duże koszty oraz brak indywidualnego dostosowania systemu do użytkownika.

Rozwinięte platformy cyfrowe, rozwiązania chmurowe

Szczególnie zaawansowane technologicznie oprogramowanie do zarządzania zamówieniami, które w najlepszy możliwy sposób pozwala zintegrować wszystkie systemy zaangażowane w przetwarzanie zamówień, zapewnia pełną przejrzystość w czasie rzeczywistym.
Rozwiązania do realizacji, gdzie oprócz zaawansowanego oprogramowania mamy dostęp do fizycznej sieci podmiotów logistycznych sprawiają, że zarządzanie zleceniami w skali globalnej jest w pełni zautomatyzowane i zoptymalizowane.

W jaki sposób wybrać odpowiedni system do zarządzania zamówieniami w e-commerce?

Każde rozwiązanie będzie posiadało kilka ważnych funkcji, które będą mniej lub bardziej istotne dla Twojego przedsiębiorstwa. Dlatego warto zwrócić uwagę na kilka zasadniczych cech.

Cena. Na co zwrócić uwagę?

System do zarządzania zamówieniami OMS jest dużą inwestycją więc jego wdrożenie na pewno nie będzie łatwe bez wyznaczenia budżetu. Warto zwrócić uwagę na potencjalne oszczędności i możliwości rozwoju. Wysoce prawdopodobnym jest, że większa inwestycja szybko pozwoli nam znacznie zwiększyć sprzedaż.

Dostępne funkcjonalności. Dlaczego należy się im przyjrzeć?

Zacznijmy od stworzenia listy najpotrzebniejszych dla nas funkcji, w perspektywie co najmniej najbliższego roku. Kanały sprzedaży pozwolą określić Twoje główne wybory (w przypadku, gdy oferujesz dropshipping czy opcję kup online – odbierz w sklepie, będziesz miał dodatkowe wyzwanie). Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę jest funkcja, dzięki której można zapewnić przetwarzanie logistyki zwrotnej.

Dostępne integracje. Dlaczego są ważne?

Integracje z innymi systemami są o tyle ważne, że pozwalają pobierać dane z wielu różnych źródeł, co pozwala w pełni zautomatyzować procesy.

Skalowalność i rozwój systemu. Czy jest to możliwe?

Istotnym jest, aby system OMS w był w pełni skalowalny i rozwijał się wraz z naszym przedsiębiorstwem.

Wsparcie wdrożeniowe i wykwalifikowany zespół. Dlaczego jest to ważne?

W razie awarii może okazać się to szczególne istotne. Gdy taka sytuacja się wydarzy, nie będziemy w stanie przetwarzać zamówień, co może wiązać się ze stratą pieniędzy oraz zaufaniem klientów.

Jakie korzyści dostarcza system zarządzania zamówieniami dla e-commerce?

Automatyzacja i zminimalizowanie błędów. Przeniesienie wielu operacji i procesów do jednego systemu OMS pozwoli uniknąć ręczne przetwarzanie zadań i błędów. Systemy zostały także zaopatrzone we właściwe funkcje ostrzegania, które pomogą w zarządzaniu krytycznymi momentami.
Redukcja kosztów. System OMS pozwala dużo lepiej wykorzystywać wszelkie zasoby, co jest ważne w przypadku, gdy chcemy zminimalizować wszelkie koszty.

Wzrost sprzedaży. W pełni rozwinięty i zoptymalizowany system jest przystosowany do przyjmowania i realizacji dużej ilości zamówień i większego ruchu. Jest to równoznaczne z wyższą sprzedażą oraz wzrostem przychodów.