System ERP w przemyśle meblarskim

Produkcja mebli w Polsce należy do najważniejszej gałęzi naszej gospodarki, a eksport osiąga wartość kilkunastu miliardów złotych. Polskie meblarstwo przeżywa rozkwit i zyskuje uznanie na rynku międzynarodowym.

Producenci mebli, aby sprostać oczekiwaniom klientów coraz chętniej wychodzą z ofertą stworzenia produktu na życzenie klienta, w atrakcyjnej cenie. Jak osiągnąć efektywność kosztową i optymalne rezultaty? Poznaj system ERP proALPHA.

Wymaganą efektywność kosztową można osiągnąć tylko wtedy, gdy określi się standardy swojej produkcji i sprawi, że procesy będą spójne. W przypadku produkcji projektowej i zleceniowej, istnieje potrzeba integracji systemów CAD z systemem ERP. Jest to szczególnie ważne, kiedy rynek wymaga tworzenia nowych kolekcji i wzorów. W sytuacji, gdy chcemy jak najszybciej wprowadzić te zmiany do produkcji, przy minimalizacji i przyspieszeniu pracy, istotne jest przeniesienie informacji z systemu CAD do ERP.

Do systemu ERP można przenieść nie tylko rysunki, ale także cechy wyrobów, które mogą nam posłużyć do budowania marszrut technologicznych i optymalizacji produkcji. W systemie proALPHA, czyni się to za pomocą modułu proALPHA CA-Link, który wyznacza nowe standardy w integracji procesów biznesowych. Umożliwia on połączenie większości obecnych na rynku systemów CAD z systemem ERP proALPHA.

Z użytkowanego przez siebie środowiska CAD, konstruktorzy mają dostęp online do danych (np. podzespołów i rysunków), zgromadzonych w systemie proALPHA. Oznacza to, że mogą swobodnie korzystać ze wszystkich potrzebnych informacji – takich jak wymiary, dostępność oraz termin dostawy. Ponadto, konstruktorzy, zapisując efekt swojej pracy w postaci rysunków i struktur produktów, bezpośrednio dodają dane do centralnej bazy danych. Tym samym, CA-Link umożliwia automatyczne oraz spójne zarządzanie danymi konstrukcyjnymi, a modele geometryczne tworzone są w systemie CAD.

Na podstawie integracji systemów CAD i ERP, proALPHA przejmuje główne zadania systemów Product Data Management (PDM) i Product Lifecycle Management (PLM) oraz dokumentuje cały cykl życia produktu – od momentu jego powstania, aż do sprzedaży.

Integracja pracy kluczem do optymalizacji produkcji

Istotnym wynikiem procesu projektowania są struktury produktów (BOM). Służą one nie tylko do udokumentowania wszystkich wymaganych komponentów, ale są również potrzebne w wielu innych działach przedsiębiorstwa – takich jak zakupy, przygotowanie do pracy czy produkcja. Dotychczas struktury produktów często musiały być wielokrotnie rejestrowane, a także poprawiane. Dzięki integracji CA-Link z proALPHA, są one tworzone bezpośrednio z modelu CAD. Dział konstrukcji sprawdza jednocześnie, które elementy i w jakim czasie są przekazywane do proALPHA. Co więcej, w strukturach produktów można rejestrować także pozycje, które nie są modelowane w systemie CAD – na przykład oleje lub farby.

Warto zaznaczyć, że wszystkie te zmiany są udostępniane innym działom jeszcze przed ich zatwierdzeniem. Automatyczne przekazywanie struktur produktów, w szczególności wtedy, gdy komponenty mają długie czasy dostaw lub podlegają złożonym procesom planowania produkcji, jest ogromną zaletą, ponieważ umożliwia sprostanie coraz krótszym terminom realizacji.

Struktury produktów mogą być wyświetlane w formie tabelarycznej, a także wizualizowane jako interaktywny model 3D, który wyświetla się pracownikom innych działów w przeglądarce. Osoba z działu zakupów może obracać taki model 3D na swoim ekranie, mierzyć go, podświetlać lub w razie potrzeby ukrywać komponenty.

Automatyzacja zamówień personalizowanych

Kolejnym wyzwaniem, przed którym stają producenci mebli, są klienci pragnący otrzymywać produkt indywidualny, nowoczesny, spersonalizowany. W tym przypadku szczególnie ważnym elementem jest personalizacja produktu, czyli dopasowanie wymiarów, koloru i innych cech produktu do wytycznych klienta.

Jednocześnie zainteresowani oczekują od producenta mebli szybkich informacji: czy taki produkt jest możliwy realizacji, ile będzie kosztował oraz na kiedy będzie wykonany. Z kolei producenci w odpowiedzi na bodziec chcą w szybki sposób i bez konieczności pracy konstruktora spełnić oczekiwania klientów, przenosząc je na zlecenia produkcyjne. Jak to uczynić?

Aby było to możliwe, niezbędne jest narzędzie, które zamieni oczekiwania klientów w indywidualny BOM, marszrutę, a także dynamicznie wyliczy cenę dla indywidualnej konfiguracji klienta. W narzędziu tym musi być zawarty zbiór reguł, które uniemożliwią konfigurację mebla, którego wykonanie byłoby dla firmy niemożliwe. Takim narzędziem jest proALPHA – Konfigurator Produktu.

Potrafi on zarejestrować oczekiwania klientów i poprzez zbiór reguł zamienić je w indywidualną marszrutę i strukturę, a także wyliczyć cenę dla spersonalizowanego zamówienia klienta. Dokonanie tego możliwe jest zarówno w części desktopowej systemu, jak i poprzez portal B2B.

RYS. 1 ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ TECHNICZNĄ W SYSTEMIE ERP DLA BRANŻY MEBLARSKIEJ

Po takiej konfiguracji produktu, możliwe jest wygenerowanie zlecenie produkcyjnego. Za sprawą mechanizmów CTP, system zaproponuje najwcześniejszy termin wykonania. Nie ulega więc wątpliwościom, że takie narzędzie radykalnie skraca czas od momentu zarejestrowania zamówienia do realizacji produkcji, tym samym automatyzując pracę konstruktorów i technologów.

Automatyzacja procesów produkcji mebli to warunek terminowej realizacji zamówień, poprawy elastyczności i dostosowania się do rosnących wymagań rynku. Zwłaszcza, że od fabryk wymaga się realizacji koncepcji Przemysłu 4.0, która obejmuje cyfryzację gospodarki poprzez wdrożenia i zwiększenie świadomości w zakresie korzyści płynących z automatyzacji i robotyzacji.

Tymczasem okazuje się, że producenci mebli wciąż są bliżej idei 2.5. Jak to zmienić? Warto poznać przykład!

Jak w praktyce wygląda automatyzacja w produkcji mebli?

Znakomitym przykładem zastosowania automatyzacji w produkcji mebli jest firma AICHINGER GmbH z siedzibą w Wendelstein w Niemczech, oferująca rozwiązania do aranżacji wnętrz dla przemysłu spożywczego.

W zakresie jej działalności jest dostarczanie urządzeń, oświetlenia i profesjonalnych kuchni dla piekarni, kawiarni, sklepów mięsnych, delikatesów, supermarketów, restauracji czy hoteli na całym świecie. W portfolio znajdziemy duże projekty dla powierzchni sięgających nawet 1500 m², które realizowane są w ekspresowym tempie. Przykład: część usługowo-spożywcza na lotnisku w Wiedniu.

Przedsiębiorstwo produkujące zabudowy i wyposażenia profesjonalne realizuje około 2 tysiące indywidualnych projektów rocznie, niezbędne jest efektywne zarządzanie, przy jednoczesnym zachowaniu ogromnej różnorodności działań. W związku z tym, firma zdecydowała się wdrożyć kompletne rozwiązanie proALPHA ERP.

RYS.2 AUTOMATYZACJA ZAMÓWIEŃ PERSONALIZOWANYCH W BRANŻY MEBLARSKIEJ

Konfigurator produktu dostosowany został do niemal 1200 różnych komponentów, ulepszono kontrolę kosztów, zastosowano stały odczyt i archiwizację napływających oraz wypływających dokumentów, a także wdrożono gwarancję szybkiego terminu dostawy.

Są to bezsprzecznie główne korzyści z tego kroku, ale należy także pamiętać o korzyściach płynących w stronę pracowników. System ERP obejmuje wszystkie zadania i jest używany przez ponad 180 pracowników firmy.

Każdy z nich ma dostęp do tych samych dokumentów projektowych, a także tych samych statusów, z automatycznie przypisanymi cennikami. Podnosi to zatem komfort pracy, optymalizuje koszty i zwiększa wydajność. Jak zapewnia dr Hans-Georg Rummler, CEO w AICHINGER GmbH – „Używamy proALPHA od 2002 roku. Dzięki temu systemowi nadal możemy z powodzeniem się rozwijać.”.

Producenci mebli stoją przed nową rewolucją przemysłową i powinni być gotowi inwestować w nowoczesne systemy. Wprowadzenie automatyzacji procesów produkcji mebli jest kluczem utrzymania tytułu lidera na rynku, a także szansą na znalezienie się w ścisłej czołówce najlepszych producentów na świecie.

Jak pokazują przykłady wdrożeń systemów ERP, odpowiednie narzędzie jest dostępne i doskonale sprawdza się w praktyce, umożliwiając planowanie i nadzorowanie produkcji krok po kroku. Zapoznaj się ze szczegółami i korzyściami z wdrożenia. Nie zwlekaj – to szansa na rozwój i inwestycja na lata!

Obejrzyj materiał video o wdrożeniu systemu ERP w branży meblarskiej:

Przeczytaj również:

ERP KSeF

Automatyzacja i Integracja Obiegu e-Faktur w Systemie ERP Proalpha

Rola KSeF w biznesie W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów. Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów. Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych. Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF. Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów. Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji, co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji. W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami. Obsługa e-Faktur zakupowych: zgodność i walidacja System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe. System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie. Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru. Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania dla dedykowanego działu. We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie. Nowoczesne zarządzanie E-fakturami Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach. Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści: Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika. Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF. Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania. Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych – szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć. Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów. Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami. Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne. Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia. Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie z wymogami KSeF.

Proalpha

12 wrzesień 2025