Skąd-wiadomo_-że-nasz-dostawca-wystawił-fakturę-w-KSeF

Skąd wiadomo, że nasz dostawca wystawił fakturę w KSeF?

Elektroniczne faktury w KSeF mają odpowiednią strukturę, w której jest miejsce na NIP. Jeżeli dostawca wystawi dla Twojej firmy fakturę w KSeF (NIP Twojej firmy pojawi się w sekcji nabywcy, odbiorcy bądź płatnika e-Faktury*), to nasz system pobierze ją z KSeF. Jak często powinniśmy sprawdzać, czy mamy do odbioru fakturę? Nie wdając się w szczegóły techniczne można powiedzieć, że system robi to cały czas od momentu, w którym zdecydujesz się korzystać z usługi Businesslink.

*Dla ścisłości należy dodać, że nie tylko nabywca, płatnik i odbiorca otrzymają fakturę, ale te szczegóły omówimy innym razem.

Businesslink na bieżąco komunikuje się z KSeF i sprawdza, czy są do odbioru faktury od Twoich dostawców. Jeśli tak, to faktura jest przekazywana do specjalnego bufora w systemie ERP i czeka na kolejny krok w procesie. Od kiedy KSeF będzie obligatoryjny, data otrzymania faktury przez nabywcę będzie równa dacie nadania fakturze numeru przez KSeF.

Faktura w KSeF – data wystawienia i otrzymania

Za datę wystawienia faktury w KSeF uznaje się datę przesłania jej do systemu. Po uznaniu faktury za prawidłową zostaje jej nadany numer identyfikujący w dacie przesłania dokumentu do systemu.

Faktura odebrana – i co dalej?

Mamy kilka propozycji i zachęcamy do przeanalizowania możliwości wspólnie z naszymi konsultantami. Najprościej jest uruchomić elektroniczny obieg faktur zakupu. Dostępne są również inne ścieżki.

Elektroniczny obieg faktur zakupu

Elektroniczny obieg faktur zakupu – z KSeFem to najprostszy sposób odbioru!
E-faktury nie trzeba rejestrować, skanować ani odczytywać OCRem. Elektroniczna wersja dokumentu trafia od razu do systemu ERP i tu jest automatycznie rejestrowana. Pomaga w tym nasz asystent Genius , wykorzystujący sztuczną inteligencję. Inteligentny asystent działa w tle i może podpowiadać typ faktury, ścieżka akceptacji lub nawet wskazywać osoby akceptujące fakturę merytorycznie.

Następnie uprawniony użytkownik sprawdza podpowiedzi Geniusa, ewentualnie uzupełnia osoby akceptujące i dokument rusza w dalszą drogę. Cały proces obiegu dokumentu kończy się dekretacją faktury w Finansach bądź wczytaniem jej do Logistyki.

Na co zwrócić uwagę w trakcie przygotowań do konfiguracji systemu:

  • Szczególne przypadki dotyczące ścieżek akceptacji i reguł podpowiadania osób opisujących i akceptujących dokumenty.
  • Sposób obsługi podziałów controllingowych, które są wprowadzane jako merytoryczny opis faktury. Na ich podstawie można automatycznie tworzyć dekrety.
  • Opisy księgowe, cechy dokumentu księgowego, które zostaną wykorzystane w dalszej części procesu.
  • Powiązanie faktury z innymi dokumentami, np. zapotrzebowaniami, załącznikami dostarczanymi przez dostawców lub pracowników niezależnie od KSeF.

Bezpośrednia rejestracja dokumentu księgowego

Dla kontrahentów Genius może automatycznie ustalić rejestr księgowy, rodzaj dokumentu, rejestr VAT, grupę VAT. Jeżeli w systemie ERP nie będzie wystarczających danych do działania Geniusa, to program poczeka na wskazówki od użytkownika. Następnie, już w module Finanse nastąpi dekretacja i akceptacja dokumentu.

 

W systemie Macrologic ERP

Ułatwienia procesu przekazania e-Faktury do modułu Logistyka

  • Przypisanie pobranej faktury do konkretnego typu dokumentu.
  • Powiązanie faktury z wybranym stanowiskiem zakupu na podstawie wybranych parametrów pracy.
  • „Tłumaczenie” artykułów z faktury dostawcy na nasze pozycje magazynowe.
  • Weryfikacja i akceptacja dokumentów.

 

W systemie Softlab ERP

Ułatwienia procesu przekazania e-Faktury do modułu Logistyka

  • Przypisanie pobranej faktury do wybranego rodzaju dowodu i magazynu.
    Powiązanie faktury z wybranym dokumentem przyjęcia (PZ) lub korekty z dokumentem korygowanym.
  • Powiązanie faktury odebranej z KSeF z zamówieniem do dostawcy, zapotrzebowaniem.
  • Automatyzacja i wspomaganie przypisania artykułów z faktury dostawcy na nasze pozycje magazynowe.
  • Kopiowanie opisów i danych dodatkowych z wcześniej przygotowanych dokumentów .
  • Kopiowanie wymiarów kontrolingowych ze wskazanego dokumentu.

Poważne wyzwanie?

Systemy ERP Asseco Business Solutions są przygotowane do współpracy z KSeF. Pamiętamy, że nasze programy są przeznaczone dla Państwa. Dlatego na bieżąco wprowadzamy dodatkowe elementy, które mogą ułatwić pracę użytkownikom. Dbamy o zgodność naszych systemów z przepisami polskiego prawa. Stale monitorujemy zmiany, jakie pojawiają się w nowych ustawach i rozporządzeniach.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Wielofirmowość w Asseco HR

Czy można prowadzić kadry i płace dla całego holdingu w jednym systemie, bez konieczności wdrażania każdej spółki od zera? Odpowiedź brzmi: tak – i to bardzo efektywnie. System Asseco HR oferuje zaawansowane, a jednocześnie intuicyjne podejście do obsługi struktur wielofirmowych. W świecie, gdzie jedna organizacja to często kilkanaście spółek, elastyczna i przemyślana architektura HR to realna przewaga konkurencyjna. Elastyczna konfiguracja – globalna czy indywidualna W Asseco HR każda firma w grupie może funkcjonować w trybie wspólnym lub całkowicie niezależnym – w zależności od potrzeb organizacji: na wspólnych zasadach, wykorzystując te same składniki wynagrodzenia, stanowiska a także raporty, przeglądarki i analizy. Przykładowo: jeden wzorzec listy płac lub wspólne zestawienie obecności mogą być stosowane przez wszystkie spółki, co zapewnia spójność i standaryzację procesów. w pełni niezależnie, z własnymi konfiguracjami składników płacowych, reguł naliczania, a także indywidualnymi raportami i wydrukami. Każda firma może posiadać odrębne wzory umów o pracę, specyficzne zestawienia kadrowe czy autorskie raporty kosztowe – dopasowane do swoich wewnętrznych regulacji lub potrzeb zarządczych. Przykłady zastosowań: Wspólna premia kwartalna dla całej grupy? Można ustawić ją globalnie i w jednym miejscu zmienić jej parametry. Wartość pakietu medycznego zmienia się dla całej grupy? Można ustawić to globalnie Tylko jedna firma wypłaca ryczałt za pracę zdalną? Można skonfigurować go lokalnie wyłącznie dla tej spółki – bez wpływu na pozostałe System pozwala budować uniwersalne wzorce i elastycznie je modyfikować – w zależności od potrzeb. To szczególnie ważne dla grup kapitałowych, gdzie część zasad jest wspólna, a część unikalna dla konkretnych podmiotów. Ekspresowe wdrażanie kolejnych spółek w 3 krokach W Asseco HR założenie nowej spółki w systemie nie wymaga osobnego projektu wdrożeniowego. Wystarczy: Uzupełnić dane identyfikacyjne (NIP, nazwa itp.), Wybrać konfiguracje, które mają być współdzielone, I… gotowe – można działać Znaczące oszczędności czasu i kosztów wdrożenia W praktyce oznacza to zupełnie nowe podejście do procesu wdrożeniowego. Przykładowo, w przypadku grupy kapitałowej składającej się z wielu spółek, zamiast ponosić koszt osobnego wdrożenia dla każdej jednostki, klient opłaca konfigurację jednej spółki wzorcowej. Pozostałe firmy mogą „dziedziczyć” tę konfigurację, co znacząco obniża koszt jednostkowy wdrożenia w przeliczeniu na każdą kolejną spółkę. Elastyczna migracja pracowników między spółkami Wielofirmowość w Asseco HR to również uproszczony proces przenoszenia pracowników między spółkami – idealne dla organizacji o dynamicznych strukturach lub agencji pracy tymczasowej. Pracownik kończy zatrudnienie w jednej spółce i rozpoczyna w drugiej – nie trzeba wprowadzać wszystkich danych od nowa, ponieważ system udostępnia mechanizmy, które pozwalają szybko i wygodnie przenieść pracownika między jednostkami. Działy kadrowe zyskują oszczędność czasu i spójność danych – informacje są przenoszone automatycznie, z zachowaniem integralności i pełnej historii zatrudnienia. Raportowanie przekrojowe – jedna baza, kompletna wiedza Gdy wszystkie spółki w grupie korzystają z jednej bazy danych, możliwe staje się raportowanie przekrojowe – obejmujące całą organizację lub wybrane jednostki, bez konieczności przełączania się między firmami. Przykładowe scenariusze: Zestawienie zatrudnienia we wszystkich spółkach z podziałem na działy i stanowiska, Łączne wartości wynagrodzeń, absencji czy kosztów pracy, Przegląd stanu kadrowego dla całego holdingu lub wybranego segmentu. Co ważne, system Asseco HR pozwala elastycznie zarządzać zakresem dostępu do danych. Dzięki zaawansowanemu mechanizmowi uprawnień, użytkownicy mogą mieć wgląd: tylko do jednej wybranej spółki, do kilku wskazanych jednostek, lub – w przypadku uprawnień centralnych – do pełnego zestawu danych wszystkich firm w grupie. Dzięki temu raportowanie jest nie tylko kompletne i efektywne, ale również w pełni zgodne z polityką bezpieczeństwa i ochroną danych osobowych. To narzędzie, które realnie wspiera podejmowanie decyzji zarządczych – na podstawie zawsze aktualnych i właściwie przefiltrowanych informacji. Realne korzyści wielofirmowości w Asseco HR Skrócony czas wdrożenia – konfiguracja tylko raz, a nie dla każdej spółki osobno. Redukcja kosztów – model dziedziczenia eliminuje konieczność wielokrotnego konfigurowania. Spójność danych – jednolite składniki, stanowiska i plany kont. Elastyczność – możliwość indywidualnego dopasowania, gdzie to potrzebne. Efektywne raportowanie – dostęp do pełnego obrazu z poziomu jednej aplikacji. Kto może skorzystać z wielofirmowości? Rozwiązanie wielofirmowe w systemie Asseco HR jest idealne dla: Grup kapitałowych – zarządzających wieloma spółkami z podobną strukturą organizacyjną Holdingów – potrzebujących centralnego nadzoru nad procesami kadrowymi Biur rachunkowych – obsługujących wielu klientów z możliwością elastycznego dostosowania do ich potrzeb Przedsiębiorstw w ekspansji – planujących zakładanie kolejnych spółek Firm z oddziałami – działającymi w różnych lokalizacjach pod odrębnymi NIP-ami Podsumowanie Asseco HR to nie tylko system dla jednej firmy. To narzędzie zaprojektowane z myślą o całych grupach kapitałowych, holdingach i dynamicznie rozwijających się organizacjach. Wielofirmowość w Asseco HR kończy z erą skomplikowanych struktur IT i wielokrotnych wdrożeń. To rozwiązanie dla liderów, którzy myślą strategicznie i działają efektywnie. Kiedy konkurencja boryka się z chaosem wielu systemów, Ty już zarządzasz całą grupą z jednego miejsca. Czas na przewagę, która ma znaczenie.
Wielofirmowość-w-Asseco-HR
Logo firmy Asseco Business Solutions
zweryfikowano

4/5(1 głosy)

Asseco Business Solutions

Rozwój bez ograniczeń #genius #anywhere #paperless


Softlab ERP
+3
Lubelskie
1000 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, eCommerce, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Spożywcza FMCG, Transportowa
Opis
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....
rozwiń