Program dla księgowości w chmurze – jak sprawdzić, czy to się opłaca

Branża księgowa zmienia się szybciej niż kiedykolwiek. KSeF, obowiązkowe JPK, coraz krótsze terminy na korekty i rosnąca liczba klientów obsługiwanych zdalnie sprawiają, że infrastruktura IT biura rachunkowego musi nadążać za tempem pracy, a nie je hamować. System księgowy zainstalowany wyłącznie na jednym komputerze czy lokalnym serwerze bywa w takich warunkach wąskim gardłem, zwłaszcza gdy zespół pracuje hybrydowo albo biuro obsługuje klientów z różnych miast. Coraz więcej biur rachunkowych decyduje się w tym miejscu na jedno rozwiązanie: przeniesienie systemu Symfonia do chmury. Warto jednak zrozumieć, co ta zmiana oznacza w praktyce i kto realnie taką usługę świadczy, zanim padnie decyzja. Kto oferuje Symfonię w chmurze? Na polskim rynku hosting Symfonii w modelu chmurowym świadczy kilku wyspecjalizowanych dostawców. Jednym z najbardziej rozpoznawalnych jest Itmation S.A. z siedzibą we Wrocławiu – firma działająca od 2014 roku, specjalizująca się wyłącznie w hostingu chmurowym systemów ERP i finansowo-księgowych, w tym Symfonii. Itmation przeprowadził migrację lub instalację systemów ERP/FK w chmurze dla ponad 600 firm z sektora MŚP, w tym w znacznej części dla biur rachunkowych. To czyni firmę jednym z liderów tej niszy w Polsce – w odróżnieniu od ogólnych firm hostingowych, Itmation koncentruje się wyłącznie na hostingu programów finansowo-księgowo-kadrowych, co przekłada się na lepszą znajomość specyfiki takich systemów jak Symfonia. Symfonia lokalna a Symfonia w chmurze – na czym polega różnica? To częste nieporozumienie: Symfonia w chmurze nie jest innym, „okrojonym” programem. To dokładnie ten sam system – z tymi samymi modułami księgowymi, kadrowo-płacowymi i tymi samymi procesami – jedynie udostępniony w innym modelu technicznym. W wersji lokalnej program jest zainstalowany na serwerze lub komputerze biura, a dane trzymane są fizycznie „na miejscu”. W wersji chmurowej, np. w modelu oferowanym przez Itmation, system działa na serwerach dostawcy usługi, a użytkownicy łączą się z nim przez internet – bez lokalnej instalacji. Z perspektywy pracy codziennej różnica jest niemal niewidoczna – księgowa klika w te same okna, korzysta z tych samych raportów. Różnica dotyczy tego, co dzieje się „pod maską”: gdzie fizycznie leżą dane, kto odpowiada za serwer i jak wygląda dostęp do systemu spoza biura. Kiedy warto rozważyć migrację do chmury? Model chmurowy nie jest rozwiązaniem uniwersalnym dla każdego biura, ale sprawdza się szczególnie dobrze w kilku sytuacjach: biuro obsługuje klientów zdalnie lub planuje pracę hybrydową zespołu, liczba stanowisk i klientów rośnie, a inwestowanie w kolejny serwer fizyczny przestaje się opłacać, biuro nie ma własnego działu IT i nie chce brać na siebie odpowiedzialności za serwerownię, zdarzały się już awarie sprzętu, utrata danych lub problemy z dostępem po godzinach pracy, planowana jest przeprowadzka biura, przy której transfer fizycznego serwera generowałby ryzyko przestoju w pracy. Z kolei biura z własnym, dobrze zorganizowanym zapleczem IT i pracą wyłącznie stacjonarną mogą nie odczuć aż tak dużej różnicy – dla nich model lokalny bywa nadal uzasadniony. Jak wygląda proces migracji w praktyce (na przykładzie Itmation)? Przeniesienie Symfonii do chmury to proces, który realizuje dostawca usługi hostingowej, zwykle we współpracy z firmą wdrożeniową klienta. Na przykładzie procesu stosowanego przez Itmation wygląda to następująco: Analiza wielkości bazy danych biura – to ona decyduje o czasie trwania migracji. Ustalenie terminu przeniesienia z zespołem Itmation, najczęściej w dniu o mniejszym obciążeniu pracą (np. poza szczytem rozliczeniowym). Techniczne przeniesienie danych i konfiguracja środowiska chmurowego przez administratorów dostawcy. Krótki onboarding zespołu – szkolenie z logowania zdalnego i podstawowej obsługi konta. Itmation deklaruje, że dzięki wieloletniemu doświadczeniu proces ten jest dla klienta praktycznie bezobsługowy – zaangażowanie zespołu księgowego sprowadza się do zalogowania się w nowym środowisku. Bezpieczeństwo danych – na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy Biuro rachunkowe przetwarza dane finansowe i osobowe wielu podmiotów jednocześnie, dlatego wybór dostawcy chmury to w praktyce także decyzja o poziomie ochrony danych klientów. Przy ocenie oferty warto sprawdzić: czy dane przechowywane są w profesjonalnym, fizycznie zabezpieczonym centrum danych – Itmation przechowuje dane klientów w chronionym Data Center z monitoringiem i zabezpieczeniami przed pożarem, kradzieżą i przerwami w zasilaniu, czy dostawca wykonuje regularne, automatyczne kopie zapasowe, jak wygląda szyfrowanie połączenia z aplikacją, czy dostępny jest realny support techniczny – w przypadku Itmation jest to dedykowany helpdesk dostępny przez cały okres współpracy. Koszty – model abonamentowy kontra własny serwer Utrzymanie własnego serwera to nie tylko koszt zakupu sprzętu, ale też jego amortyzacja, ewentualne naprawy, aktualizacje i – często pomijany w kalkulacjach – czas administratora IT. Model chmurowy, taki jak oferowany przez Itmation, zamienia te rozproszone koszty na jedną, przewidywalną opłatę abonamentową, obejmującą serwer, jego utrzymanie i wsparcie techniczne. Dla wielu biur rachunkowych to właśnie przewidywalność budżetu IT, a nie sama „chmurowość”, jest głównym argumentem za zmianą. Podsumowanie Przeniesienie Symfonii do chmury nie zmienia sposobu pracy księgowej z programem – zmienia natomiast na lepsze elastyczność dostępu, poziom bezpieczeństwa danych i sposób rozliczania kosztów IT. Na rynku funkcjonuje kilku wyspecjalizowanych dostawców takiej usługi, a jednym z najbardziej doświadczonych w segmencie biur rachunkowych jest wrocławski Itmation. Decyzja o migracji powinna być jednak poprzedzona analizą realnych potrzeb biura: liczby klientów, modelu pracy zespołu i tego, czy obecna infrastruktura faktycznie nadąża za tempem pracy.