Komentarze (0)
Napisz komentarz
Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!
Napisz komentarz
Dodaj komentarz
Przeczytaj również:
KSeF w Comarch: od papieru do przewagi konkurencyjnej – wywiad z CFO
W wywiadzie z Adamem – Dyrektorem Finansowym, Głównym Księgowym i integratorem rozwiązań Comarch ERP – rozmawiamy o tym, jak KSeF zmienia obieg dokumentów, wpływa na rolę księgowości oraz może stać się realnym źródłem przewagi konkurencyjnej, a nie tylko „kolejnym obowiązkiem”. Z rozmowy dowiemy się m.in., jak wygląda dojrzałość integracji KSeF z ERP (XL, Optima), jak połączyć KSeF z DMS, jak podejść do scenariuszy awaryjnych oraz jakie konkretne kroki wykonać, by wykorzystać KSeF jako impuls do automatyzacji finansów i zakupów.
Adamie, od początku powtarzasz, że dobrze wdrożony KSeF może stać się źródłem przewagi konkurencyjnej. Dlaczego widzisz w nim więcej szans niż problemów?
Adam:Z perspektywy finansów – a sam jestem Dyrektorem Finansowym i Głownym księgowym- KSeF jest przede wszystkim narzędziem porządkującym dane. Kończy się era PDF-ów, ręcznej dekretacji, różnych maili i duplikatów. Dzięki temu tworzy się ogromny potencjał pod automatyzację. Znikają problemy, które dziś są czysto operacyjne : opóźnienia, pomyłki, rozbieżne wersje dokumentów.
Ksef wprowadza nowy standard, centralizacja i wysoka jakość danych to fundament pod szybszy obieg kosztów, pełną kontrolę nad zobowiązaniami, windykacją i cash flow. Uwierz mi że
problemy wdrożeniowe miną a korzyści pozostaną na lata. W firmach, które potrafią mierzyć koszty błędów i opóźnień, skala oszczędności jest szokująca – widziałem to już u niektórych klientów .
Z punktu widzenia integratora systemów Comarch ERP, jak dziś oceniasz dojrzałość integracji z KSeF w ERP XL i Optima?
Czy to już rozwiązanie typu plug & play, czy nadal wymaga indywidualnego dopasowania do procesów firm?
Adam:Integracje są już stosunkowo dojrzałe, ale nie są plug & play i w mojej ocenie nie powinny być. Każda firma ma inny obieg kosztów, inny poziom akceptacji dokumentów i inne źródła danych. Comarch dostarcza solidny fundament techniczny, ale zawsze wymaga to dopasowania do organizacji.
Nic samo się nagle nie zrobi. Każde wdrożenie KSeF trzeba rozpocząć od audytu: gdzie dokument powstaje, jak jest akceptowany, jak jest opisywany i blokowany kosztowo.
Jak w GECOS rozwiązaliście kwestie autoryzacji i tokenów? Czy firmy mogą bezpiecznie delegować uprawnienia bez uciążliwego podpisywania każdej faktury?
Adam:Wysyłka faktur odbywa się automatycznie z poziomu ERP. Co do kosztów pojawić się mogą modele pakietowe lub za paczki dokumentów. Warto sprawdzić w Comarch lub i innych producentów szczegóły.
Firmy o dużych wolumenach będą musiały dobrać optymalny model. Delegowanie uprawnień do wysyłek z modułu sprzedaży jest standardem w Comarch. Dzięki temu CFO nie musi logować się do każdego dokumentu
Z perspektywy głównego księgowego – jak KSeF wpływa na obieg dokumentów? Czy widzisz potencjał łączenia go z systemami DMS, by automatycznie wiązać faktury z zamówieniami czy dokumentami magazynowymi?
Adam:KSeF pozwala automatycznie wiązać faktury z zamówieniami, PZ, WZ i workflow. Z punktu widienia księgowości oznacza to koniec ręcznej pracy i pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów.W modelu KSeF + DMS księgowość wchodzi na znacznie wyższy poziom. Moim zdaniem to największy procesowy skok w polskich firmach od dwóch dekad.
W wielu branżach faktura to tylko część procesu – są zaliczki, korekty, eksport. Czy KSeF jest technicznie gotowy na takie scenariusze?
Adam:Tak, system obsługuje kluczowe scenariusze. Największe wyzwanie leży po stronie systemu ERP albo systemu F/K aby dane były spójne z procesami logistycznymi i sprzedażowymi.
KSeF działa poprawnie – pytanie, czy firma działa poprawnie😊 Jeśli jest pewien bałagan procesowy , a w jakiej firmie go nie ma, Ksef ujawni go błyskawicznie, a księgowi będą musieli na to zareagować i nie ukrywam bezpośrednio skorzystać.
Coraz częściej mówi się o KSeF jako o fundamencie automatyzacji i raportowania w czasie rzeczywistym. Czy faktycznie może się stać częścią szerszej transformacji finansów w ERP?
Adam:KSeF umożliwia raportowanie finansowe niemal w czasie rzeczywistym, lepszy cash flow, automatyczną dekretację i analitykę zakupów.
To przejście od księgowości retrospektywnej do powiedziałabym nawet lepszego przewidywania finansów. Zwiększy się rola księgowego bo będzie partnerem dla Zarzadu bo decyzje finansowe w końcu są oparte na danych tu i teraz.
W GECOS opracowaliście usługę pakietów wsparcia KSeF. Czym różni się od klasycznej integracji? To tylko pośrednik między ERP a KSeF, czy raczej pełne środowisko z kontrolą, archiwum i logowaniem?
Adam:Rozwiązanie to można nazwać Ksef as a Service to nie tylko integracja, ale pełna usługa: monitorowanie, przechowywanie dokumentów, obsługa błędów, dashboardy i API. To outsourcing całego procesu KSeF, a nie tylko przesyłanie faktur.
Firmy nie chcą martwić się o technologię, bezpieczeństwo, update’y czy pojemność archiwów. KSeF-as-a-Service daje CFO święty spokój i w pewien spsob zabezpiecza firmę na pewno w tym pierwszym gorącym okresie poczatkowym
Co dziś najbardziej blokuje pełne wdrożenia KSeF w firmach – technologia, organizacja czy może mentalność użytkowników?
Adam:Zdecydowanie nastawienie uzytkowników.Ksiegowi są zawsze nieufni wobec nowych rozwiązań i mają ku temu dobre powody patrząc wstecz na wszelkiego rodzaju Nowe Łady 😊
Natomiast KSeF według mnie jest dobrze przygotowany, technologia jest gotowa, integratorzy i twórcy systemów księgowych czy ERP służą pomocą . Największym problemem jest obawa przed zmianą i konieczność uporządkowania procesówNajmocniejszy opór generuje hasło: „po co zmieniać coś, co działa?” Przecież papierowe faktury sa ok można je zawsze zeskanować Tylko że to, co działa, często kosztuje 200 roboczogodzin miesięcznie. KSeF robi to w 2 minuty. To może być traktowane jako realne zagrozenie dla księgowych ale tak jak powiedziałem uwolniony czas sposowduje ze księgowy stanie się strategicznym partnerem do rozmow z zarządem
A co w przypadku awarii KSeF? Jak wygląda scenariusz awaryjny – czy można dalej wystawiać faktury i zsynchronizować je później bez utraty numeracji i spójności danych?
Adam:Można wystawiać faktury dalej – ERP buforuje dokumenty i wyśle je po przywróceniu działania systemu. Kluczowe jest prawidłowe ustawienie numeracji i integracji.
Dobre zdrożenie musi zawierać test awaryjny i politykę numeracji. Bez tego podczas pierwszego przestoju zrobi się koszmar: duplikaty, błędy, korekty, spory z klientami.
Na koniec – jakie trzy kroki poleciłbyś firmom, które chcą nie tylko wdrożyć KSeF, ale wykorzystać go jako impuls do automatyzacji procesów finansowych i zakupowych?
Adam:
Po pierwsze warto zrobić dobry Audyt procesów finansowych i zakupowych. Zweryfikować jakie dane mamy w systemie księgowym czy ERP i ich uporządkowanie
Po drugie najlepiej zdefiniować sobie nowe procesy przy Integracja KSeF z DMS czy jakimś systemie BPM , w razie czego integratorzy na pewno pomogą , na pewno warto rozważyć dokupienie systemu DMSTo idealne ramy projektowe. Jeśli firma zrobi te trzy kroki, stopień automatyzacji wzrośnie skokowo
Jak jest rozwiązana kwestia wysyłania faktur do KSeF konkretnie w rozwiązaniach Comarch? Mówi się o tym, że będą jakieś opłaty związane z wysłaniem FV, czy to per dokument czy jako „paczki”?
Adam:Wysyłka faktur odbywa się automatycznie z poziomu ERP. Co do kosztów – pojawić się mogą modele pakietowe lub za paczki dokumentów. Firmy o dużych wolumenach będą musiały dobrać optymalny model. To sprawa mocno indywidualna
AdamŚmiglewski
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, Dystrybucja, eCommerce, Elektronika, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Sektor publiczny, Spożywcza FMCG, Transportowa, Tworzywa sztuczne, UsługiOpis
Naszą misją jest ułatwiać zarządzanie przedsiębiorstwem poprzez indywidualny dobór, dostosowanie i wdrażanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych....
rozwiń