Optymalizacja kosztów operacyjnych dzięki ERP

W dzisiejszych czasach zarządzanie kosztami operacyjnymi jest kluczowe dla osiągania sukcesu firmy. Jednym z narzędzi, które może pomóc w optymalizacji tych kosztów, jest system ERP. Implementacja tego typu oprogramowania umożliwia integrację procesów biznesowych i usprawnienie działalności firmy poprzez centralizację i automatyzację wielu zadań. Poza tym system ERP pozwala na skuteczne zarządzanie różnymi obszarami firmy, takimi jak produkcja, logistyka, finanse, sprzedaż, marketing czy kadry i płace.

Dzięki temu, że wszystkie te obszary są zintegrowane w jednym miejscu, możliwe jest szybsze i bardziej efektywne podejmowanie decyzji biznesowych. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie korzyści przynosi zastosowanie systemu ERP w optymalizacji kosztów operacyjnych firmy, koniecznie przeczytaj dalszą część artykułu. Omówimy w nim również kluczowe cechy, jakie powinien posiadać dobry system ERP oraz wskażemy czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas jego wyboru i wdrożenia.

Jak system ERP może wspierać procesy produkcyjne?

Współcześni producenci, teraz bardziej niż kiedykolwiek, szukają sposobów na poprawę efektywności operacyjnej i zmniejszanie kosztów przy jednoczesnym dążeniu do zaspokajania potrzeb klientów i realizacji celów biznesowych. System ERP (Enterprise Resource Planning) jest niezbędnym narzędziem dla producentów niestandardowych, ponieważ ERP nie tylko usprawnia działania, ale także zmniejsza koszty.

Produkcja na zamówienie to złożony proces, który obejmuje szereg operacji, od zaopatrzenia i zarządzania zapasami do planowania produkcji i dostaw. ERP jest niezbędny, ponieważ łączy wszystkie procesy biznesowe i dane w jednej platformie oraz oferuje jednolity widok operacji. ERP pozwala producentom zarządzać wszystkimi procesami, od planowania produkcji i zarządzania zapasami po relacje z klientami i zarządzanie finansami w ramach jednego systemu.

Taki poziom nadzoru nie tylko usprawnia procesy produkcyjne, ale ma również znaczący wpływ na koszty. Systemy ERP, które dostarczają dokładnych informacji w czasie rzeczywistym o codziennych operacjach, pomagają firmom produkcyjnym zmniejszyć koszty operacyjne o 23% i koszty administracyjne o 22%.

Sześć sposobów na obniżenie kosztów operacyjnych dzięki ERP

Usprawnione planowanie produkcji

Systemy ERP zapewniają scentralizowaną platformę dla producentów niestandardowych do planowania i zarządzania procesami produkcyjnymi. To pomaga w optymalizacji harmonogramów produkcji, przydzielaniu zasobów w sposób bardziej efektywny i skracaniu czasu realizacji zamówień. Dzięki lepszemu zrozumieniu procesów produkcyjnych można również poczynić znaczne oszczędności, takie jak ograniczenie odpadów materiałowych.

Dostarczając w czasie rzeczywistym danych na temat wydajności maszyn, poziomu zapasów i harmonogramów produkcji, oprogramowanie ERP może jednocześnie pomagać kierownikowi produkcji w dokonywaniu bardziej świadomych wyborów, które są lepiej dostosowane do celów firmy i założeń – co finalnie prowadzi do poprawy efektywności i obniżenia kosztów.

Lepsze zarządzanie zapasami

Systemy ERP mogą śledzić poziomy zapasów w czasie rzeczywistym. Pomaga to w szybkiej identyfikacji braków magazynowych i jednocześnie zmniejsza ryzyko utrzymywania nadmiernych zapasów. W rezultacie prowadzi to do mniejszego marnotrawstwa i niższych kosztów magazynowania.

Poza tym, dzięki wglądowi w stany magazynowe w czasie rzeczywistym z systemu ERP, można zmniejszyć poziom zapasów, uwalniając kapitał i minimalizując ryzyko, że niektóre części i komponenty ulegną uszkodzeniu czy staną się nieprzydatne do użycia.

Nowoczesne systemy ERP zaprojektowane specjalnie dla firm produkcyjnych mogą również dokładnie przewidzieć zapotrzebowanie na zapasy – nawet już na etapie szacowania. Dokładne prognozowanie pozwala dokładnie oszacować zapotrzebowanie na poszczególne surowce, dając czas na ich zamówienie.

Dodatkowo systemy ERP automatyzują również wiele czasochłonnych procesów dotyczących zapasów, takich jak fizyczne liczenie posiadanych zasobów.

Lepsze zarządzanie finansami

Systemy ERP udostępniają producentom dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym, w tym przepływów pieniężnych, przychodów i wydatków. Pomaga to w identyfikacji niepotrzebnych wydatków i podejmowaniu świadomych decyzji w celu zmniejszenia kosztów. Dzięki dokładnym danym finansowym można również usprawnić procesy budżetowania i prognozowania, zmniejszyć ryzyko błędów oraz zoptymalizować zarządzanie przepływami pieniężnymi.

Dział księgowości może również poczynić znaczne oszczędności, wykorzystując oprogramowanie ERP do automatyzacji operacji finansowych. ERP ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania danych i wykonywania innych czasochłonnych zadań poprzez integrację rozmaitych systemów i aplikacji, z których korzysta dział finansowy.

Uproszczenie zaopatrzenia i zakupów

Dzięki dokładnym danym w czasie rzeczywistym pochodzącym z systemów ERP producenci mogą zoptymalizować procesy zaopatrzenia, skrócić czas realizacji i wynegocjować lepsze oferty z dostawcami. Oprogramowanie ERP automatyzuje i usprawnia procesy zakupowe, gdyż zawsze zarządza poziomem zapasów w tle każdej wykonywanej czynności. Dzięki temu pracownicy wiedzą, jakie zapasy mają do dyspozycji, a co powinno być zamówione, aby zakończyć pracę. Z pomocą systemu ERP można również utworzyć PO jednym kliknięciem – zamiast ręcznie – co wpływa na znaczne oszczędności zarówno czasu, jak i pieniędzy. Poza tym systemy ERP umożliwiają producentom tworzenie i śledzenie zamówień w formie elektronicznej, zmniejszając ryzyko błędów i opóźnień, co może prowadzić do znacznych oszczędności.

Skrócony czas pracy inżynierów

Nieefektywne zagospodarowanie czasu pracy inżynierów jest jednym z głównych problemów przedsiębiorstw produkcyjnych. Ręczny transfer BOM z systemu CAD do ERP może pochłonąć do 20% czasu pracy inżynierów – czasu, który można poświęcić na inne, bardziej krytyczne i dochodowe zadania.

Wydajny system ERP jest jednak w stanie automatycznie przekształcić modele 3D CAD w BOM, zapewniając dokładną listę wszystkich komponentów potrzebnych do wytworzenia produktu. Nie tylko oszczędza to czas inżynierów, ale także poprawia dokładność i wydajność, przyspieszając pracę i redukując błędy. Biorąc pod uwagę koszty pracy działu inżynieryjnego, każdy środek pozwalający skupić się pracownikom na bardziej zaawansowanych zadaniach – takich jak rzeczywiste projektowanie – przekłada się na znaczne oszczędności.

Ulepszone zarządzanie relacjami z klientami

Systemy ERP zapewniają jednolitą platformę dla producentów do zarządzania interakcjami z klientami, od przetwarzania zamówień i dostaw, aż po wsparcie posprzedażowe.

Może to pomóc w zwiększaniu poziomu zadowolenia klientów, zmniejszaniu ryzyka błędów w zamówieniach i zwiększaniu liczby ponownych transakcji. Dzięki lepszemu zrozumieniu potrzeb odbiorców można także lepiej zidentyfikować możliwości zwiększenia sprzedaży i sprzedaży krzyżowej, co finalnie generuje większe przychody i pozytywnie wpływa na rentowność biznesu.

Optymalizacja kosztów operacyjnych z pomocą ERP – wykorzystaj potencjał nowoczesnych systemów

Badanie przeprowadzone przez Panorama Consulting Solutions wykazało, że przeciętny ROI dla wdrożenia ERP wynosi 168%, z okresem zwrotu około 4 lat. Oznacza to, że możliwe jest podwojenie wkładu z początkowej inwestycji. Jeśli więc zastanawiasz się nad opłacalnością wdrożenia systemu ERP, to odpowiedź nasuwa się sama – warto. Systemy ERP radykalnie zmniejszą koszty operacyjne poprzez usprawnienie procesów, poprawę planowania produkcji, optymalizację zarządzania finansowego i zwiększanie zadowolenia klientów. Ponieważ poprawa efektywności operacyjnej i obniżenie kosztów stają się coraz bardziej kluczową kwestią dla przedsiębiorstw produkcyjnych, inwestowanie w tego typu oprogramowanie może zapewnić producentom znaczną przewagę rynkową.

Przeczytaj również:

ERP KSeF

Automatyzacja i Integracja Obiegu e-Faktur w Systemie ERP Proalpha

Rola KSeF w biznesie W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów. Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów. Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych. Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF. Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów. Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji, co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji. W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami. Obsługa e-Faktur zakupowych: zgodność i walidacja System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe. System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie. Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru. Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania dla dedykowanego działu. We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie. Nowoczesne zarządzanie E-fakturami Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach. Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści: Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika. Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF. Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania. Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych – szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć. Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów. Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami. Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne. Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia. Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie z wymogami KSeF.

Proalpha

12 wrzesień 2025