Obsługa floty samochodowej z enova365

Efektywna obsługa floty samochodowej to nie tylko ewidencja wszystkich użytkowanych w firmie pojazdów, ale także działania, które umożliwiają ich optymalne wykorzystanie. Dobry system do zarządzania flotą usprawnia wszystkie te procesy biznesowe. Poznaj moduł enova365 Flota!

Obsługa floty samochodowej – co powinna obejmować?

Zarządzanie flotą samochodową w firmie to proces polegający na gromadzeniu informacji oraz podejmowaniu decyzji dotyczących pojazdów, których właścicielem lub leasingobiorcą jest firma. Administrowanie flotą samochodową obejmuje zatem szereg różnego typu działań.

Zarządzanie flotą samochodową to, po pierwsze, ewidencja wszystkich użytkowanych w firmie pojazdów oraz zdarzeń z nimi powiązanych. Mogą to być zarówno zdarzenia planowane, takie jak badania techniczne, ubezpieczenia pojazdów czy ich serwis, ale też nieplanowane, jak na przykład mandaty, stłuczki lub inne szkody.

Zarządzanie flotą samochodową w firmie to także troska o optymalne wykorzystanie tych zasobów. Jednym z najskuteczniejszych sposobów jest umożliwienie pracownikom rezerwacji pojazdów. Obsługa floty samochodowej jest również powiązana z prowadzeniem księgowej ewidencji przebiegów, czyli tzw. generowaniem przejazdów oraz kontrolą stanów liczników. Wszystkie te działania służą zwiększaniu efektywności procesów. Jakie dokładnie cele pozwalają realizować?

Zarządzanie flotą samochodową w firmie – cele

W każdej firmie celem zarządzania flotą jest maksymalizacja wydajności samochodów lub innych pojazdów, które firma posiada lub eksploatuje. Na realizację tego celu składa się szereg celów pośrednich, z których najważniejsze wymieniamy poniżej:

Kontrola kosztów utrzymania floty

Dobre zarządzanie flotą samochodową służy przede wszystkim minimalizacji związanych z nią kosztów operacyjnych. Pomaga w tym m.in. odpowiednie planowanie, co jest tańsze niż działania ad hoc, których efektem bywają nagłe awarie. Co więcej, dobrze zarządzane, zadbane aktywa, takie jak pojazdy, kosztują mniej w czasie całej eksploatacji, bo ich czas sprawności jest dłuższy. Dzięki temu jeden zasób przyczynia się do generowania wartości dla firmy przez dłuższy czas. Jednocześnie wiąże się to z mniejszą liczbą awarii czy wezwań serwisowych.

Redukcja kosztów ogólnych

Na koszty utrzymania floty składają się także koszty ogólne, m.in. wynagrodzenia fleet managerów. Lepsza organizacja zarządzania flotą, obejmująca na przykład wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych, automatyzujących rutynowe czynności, pozwala uzyskać niższe koszty.

Redukcja kosztów przejazdów

Monitoring floty samochodowej służy między innymi optymalizacji kosztów przejazdów.

Ograniczanie do minimum liczby stresujących sytuacji

Wszystkie awarie mocno stresują pracowników korzystających z floty samochodowej. Często muszą oni zmieniać plany, żeby usunąć konsekwencje awarii.

Przestrzeganie przepisów

Celem zarządzania flotą w firmie jest także dbałość o zgodność z regulacjami prawnymi, jakim podlegają pojazdy użytkowane przez przedsiębiorstwo. Badania techniczne, obowiązkowe polisy ubezpieczeniowe, planowane przeglądy – dobry system do zarządzania flotą umożliwia sprawną ewidencję wszystkich tych informacji oraz przypomina o działaniach, które należy podjąć.

Jak enova365 wspiera obsługę floty samochodowej?

W odpowiedzi na realne zapotrzebowanie i oczekiwania rynku, system enova365 został wzbogacony o moduł Flota, który pozwala na zarządzanie różnymi procesami biznesowymi w jednym miejscu. Umożliwia on ewidencjonowanie informacji na temat posiadanych samochodów oraz zarządzanie flotą pojazdów.

Moduł enova365 Flota, w połączeniu z modułem enova365 Księgowość, daje możliwość rozliczenia przejazdów oraz wykonanych tras. Z kolei, wykorzystanie modułu enova365 Handel sprawia, że otrzymuje się kompletny system do zarządzania, z możliwością wystawiania dokumentów i rozliczania ich.

W obrębie modułu enova365 Flota dostępne są następujące funkcjonalności:

Ewidencja pojazdów

Moduł enova365 Flota pozwala na ewidencję następujących danych o pojazdach: typ, rodzaj pojazdu, marka, model, numer rejestracyjny oraz stan pojazdu. Ponadto istnieje możliwość dodania własnej nazwy lub opisu. Ewidencja pojazdu może być również uzupełniona o bardziej szczegółowe informacje: o właścicielu, rodzaju i pojemności silnika, dacie pierwszej rejestracji i zakupu, numerze karty paliwowej czy dacie gwarancji. Wprowadzone dane można w wygodny sposób przeglądać, filtrować i sortować.

ewidencja_pojazdow-1110x539

enova365 Flota umożliwia ewidencję danych o pojazdach

Rezerwacje

Kluczową funkcjonalnością modułu Flota jest możliwość tworzenia i zarządzania rezerwacjami pojazdów. Można wtedy uzupełnić następujące dane: stan rezerwacji, rezerwowany pojazd, osoba rezerwująca, opis i cel, typ trasy oraz miejsce odbioru i zwrotu pojazdu, a także wiele więcej. Każda rezerwacja otrzymuje swój indywidualny numer. Długość trasy wyliczana jest automatycznie na podstawie różnicy między początkowym a końcowym odczytem licznika. Kolejnym elementem, który usprawnia obsługę rezerwacji, jest możliwość wygenerowania przejazdu za pomocą jednego kliknięcia. Funkcjonalność ta jest niezbędna do prowadzenia księgi ewidencji przebiegów.

Ewidencja zdarzeń związanych z pojazdem

Zarządzanie flotą to również konieczność ewidencjonowania zdarzeń związanych z pojazdami. W enova365 domyślnie dostępne są dwa rodzaje zdarzeń – przegląd techniczny oraz awaria samochodu. Dodatkowo system daje możliwość wprowadzenia własnych zdarzeń, zgodnie z indywidualnymi potrzebami firmy. Zdarzenia można uzupełnić o powiązane z nimi dokumenty, osoby zaangażowane, sprzęt lub inne potrzebne informacje.

Ubezpieczenia pojazdów

Niezbędnym elementem w przypadku każdego pojazdu jest ubezpieczenie. Moduł Flota umożliwia przypisanie do każdego ewidencjonowanego pojazdu danych o ubezpieczeniu, z uwzględnieniem daty rozpoczęcia i zakończenia okresu ubezpieczenia, ubezpieczyciela, numeru polisy, sumy składki oraz wyceny ubezpieczonego pojazdu. Można ponadto dodać informacje o tym, jakie są wykupione rodzaje ubezpieczenia (OC, AC, NNW, Assistance), a także wprowadzić własny opis, dołączyć dokumenty i załączniki.

ewidencja_dokumentow_ubezpieczeniowych-1110x539

enova365 Flota umożliwia przypisanie do każdego pojazdu dokumentów ubezpieczeniowych

Szkody i mandaty

Moduł Flota pozwala ewidencjonować informacje na temat szkód i mandatów. Do każdej zawartej w systemie polisy można zgłosić szkodę i dodać szczegółowe dane, jak numer szkody, data zdarzenia, pojazd, kierowca, sprawca oraz status decyzji o odszkodowaniu, wysokość roszczeń i opis zdarzenia. Istnieje też możliwość dołączenia załączników – zdjęć szkody, opisu i mapek sytuacyjnych.

Mandaty można wprowadzać do systemu z różnych lokalizacji – listy Pojazdy, Rezerwacje, Mandaty oraz dowolnej zakładki formularza, używając przycisku Mandat. Formularz wprowadzania mandatu składa się z następujących pól:

Pojazd – pojazd, do którego został wystawiony mandat;
Przejazd – przejazd, podczas którego został wystawiony mandat;
Data – data i godzina wystawienia mandatu;
Kierowca – osoba, która otrzymała mandat;
Kwota – wartość, na jaką został wystawiony mandat;
Punkty – liczba otrzymanych punktów karnych;

System do obsługi floty samochodowej – korzyści

Właściwe administrowanie flotą samochodową to proces, który wymaga jednoczesnego wglądu w wiele informacji. Ewidencja pojazdów użytkowanych w firmie, monitoring floty samochodowej, rozliczanie przejazdów to tylko niektóre z nich. Dla osób zarządzających flotą wyzwaniem jest integracja tych wszystkich informacji. Pozwalają na to programy do zarządzania flotą samochodową, które są częścią systemu ERP, takie jak moduł Flota enova365.

Dobre systemy do zarządzania flotą zapewniają porządek w dokumentach, umożliwiają nie tylko szybki wgląd we wszystkie informacje dotyczące użytkowanych w firmie samochodów, ale także automatyzują liczne działania. Można więc powiedzieć, że najważniejsza korzyść z wdrożenia systemu do obsługi floty samochodowej enova365, który jest częścią systemu ERP, to usprawnienie wszystkich procesów biznesowych, związanych z zarządzaniem flotą samochodową. Konsekwencją tego jest między innymi:

oszczędność czasu,
redukcja kosztów,
eliminacja błędów i przeoczeń.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób zoptymalizować zarządzanie flotą samochodową w swojej firmie, jeszcze dziś przetestuj moduł enova365 Flota.

Przeczytaj również:

Case Study ERP

W 3 miesiące od ręcznego do automatycznego rozliczania

Wraz z wejściem w życie przepisów tzw. Pakietu Mobilności, specjalistyczna firma transportowa PHU Elkor potrzebowała systemu, który zagwarantuje zgodność z przepisami i pozwoli się z nich wywiązywać szybko i bezbłędnie. Firma Tradiss – Autoryzowany Partner Sonety – wdrożyła enova365, dzięki czemu udało się zautomatyzować procesy w zaledwie 3 miesiące. Wyzwanie: łatwe wywiązywanie się z obowiązków, wynikających z przepisów i automatyzacja procesów Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Elkor specjalizuje się w transporcie towarów wymagających zachowania łańcucha chłodniczego (np. nabiału czy mięsa) oraz artykułów o wysokiej wartości – m.in. sprzętu RTV, AGD i elektroniki. Usługi te realizowane są przez 184 pracowników, w tym 148 kierowców, na obszarze całej Unii Europejskiej. Trudności związane z wywiązywaniem się z przepisów regulujących pracę firm transportowych PHU Elkor przez wiele lat korzystała z systemu ERP. Początkowo spełniał on podstawowe wymagania biznesowe, jednak z czasem rozwiązanie przestało nadążać za rosnącymi oczekiwaniami firmy. System nie ułatwiał także wywiązywania się z przepisów, które nałożył na firmy transportowe w Unii Europejskiej tzw. Pakiet Mobilności, w tym.: wypłat wynagrodzeń kierowcom zgodnie z przepisami kraju, w którym realizowany jest przewóz, precyzyjnej ewidencji czasu pracy z uwzględnieniem przerw i odpoczynków, organizowania powrotu kierowców do bazy przynajmniej raz na 4 tygodnie. Dotychczasowy system nie pozwalał na automatyczne rozliczanie kosztów wynagrodzeń, diet dodatków oraz czasu pracy w zgodzie z nowymi regulacjami. Prowadziło to do niepotrzebnego obciążenia pracą działu administracji i kadr, a w razie błędów także kar finansowych. Wzrost efektywności pracy i minimalizacja kosztów utrzymania systemu IT Oprócz braku zgodności z przepisami, firmie doskwierały również inne ograniczenia: niewielkie możliwości integracji systemów i automatyzacji procesów, wysokie koszty utrzymania i serwisowania systemu informatycznego, konieczność ręcznego wprowadzania danych. Konsekwencją tych problemów była niska efektywność pracy, błędy i rosnące koszty operacyjne. Firma Elkor chciała znaleźć sposób, który pozwoliłby tego uniknąć oraz wyeliminować ewentualne opóźnienia w realizacji procesów kadrowo-płacowych w przyszłości. W związku z tym firma rozpoczęła intensywne poszukiwania nowoczesnego i elastycznego rozwiązania ERP. Kryteria wyboru nowego systemu ERP Zespół Elkor rozważał wybór jednego z kilku systemów ERP dostępnych na rynku. Kluczowymi kryteriami wyboru nowego rozwiązania były: zgodność z przepisami Pakietu Mobilności, możliwość integracji z używanym w firmie systemem 4Trans, elastyczność konfiguracji oraz wsparcie ze strony dostawcy. Ostatecznie, wybór padł na system enova365, rekomendowany przez Autoryzowanego Partnera Sonety – firmę Tradiss Piotrowski Iwaniuk Spółka Jawna. Przed decyzją wdrożeniową Tradiss przeprowadził dokładną analizę potrzeb PHU Elkor oraz zaprezentował pełne możliwości systemu. Zakres oraz przebieg wdrożenia enova365 Analiza przedwdrożeniowa Proces wdrożenia systemu enova365 rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej. Celem analizy było zidentyfikowanie krytycznych obszarów działalności oraz potrzeb specyficznych dla branży transportowej. Przygotowanie planu wdrożenia Kolejnym krokiem było zaprezentowanie możliwości systemu enova365, a następnie przygotowanie planu wdrożenia podzielonego na kilka etapów. Zakres wdrożenia objął kluczowe moduły: Kadry i Płace – umożliwiające kompleksowe zarządzanie wynagrodzeniami, Pracownicy Eksportowi – służący do rozliczania kierowców pracujących za granicą, Czas Pracy (XML) – do automatycznego importu danych z urządzeń tachograficznych, 4Trans (Tachoscan) – dla zapewnienia zgodności z czasem jazdy i odpoczynku, Eksporty Dekretów List Płac – dla płynnej integracji z księgowością zewnętrzną, Pakiet Mobilności – odpowiadający na wymagania wynikające z prawa unijnego. Każdy z zaproponowanych oraz wdrożonych modułów odpowiadał na konkretną potrzebę klienta – np. moduł 4Trans pozwolił na automatyzację przetwarzania danych z tachografów, co wcześniej wykonywano ręcznie. Wdrożenie systemu Proces wdrożenia trwał łącznie około 3 miesięcy i przebiegał etapami: 1. Etap przygotowawczy – analiza procesów, migracja danych kadrowych i płacowych. 2. Etap implementacji – konfiguracja modułów: Kadry i Płace, Pracownicy Eksportowi, Czas Pracy (import danych z plików XML), 4Trans (Tachoscan), Eksporty Dekretów List Płac oraz Pakiet Mobilności. 3. Etap testów i szkoleń – testowanie integracji, szkolenia dla użytkowników końcowych. 4. Start produkcyjny – uruchomienie systemu i bieżące wsparcie. Firma Tradiss zapewniła wsparcie merytoryczne i techniczne, a także przygotowała zestaw raportów i mechanizmów dostosowanych do specyfiki Elkoru, m.in. rejestr wydań odzieży roboczej z przypisaniem ryczałtów czy niestandardowe algorytmy wynagrodzeń dla kierowców pracujących w różnych systemach czasu pracy. Integracja z systemem 4Trans i automatyczna obsługa tzw. Pakietu Mobilności Dzięki integracji enova365 z programem 4Trans,można automatycznie importować informacje o dietach, dodatkach i czasie pracy kierowców. To rozwiązanie: znacząco zmniejszyło liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, przyspieszyło pracę działu kadr i płac, zapewniło zgodność z unijnymi przepisami, w tym z tzw. Pakietem Mobilności, zwiększyło efektywność i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych. Dzięki integracji z 4Trans, dane z tachografów są automatycznie przetwarzane i wykorzystywane do naliczania diet i dodatków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (zwanych Pakietem Mobilności). Wprowadzenie dedykowanych algorytmów wynagrodzeń oraz rejestru odzieży roboczej pozwoliło na lepszą kontrolę kosztów i uproszczenie ewidencji. Jak podkreśla kierownik działu kadr i płac z Elkor: Block Quote Inne rozwiązania, które usprawniają pracę Elkor W ramach wdrożenia systemu, zespół Tradiss stworzył także szereg rozwiązań dopasowanych do specyfiki Elkor, w tym m.in.: niestandardowe algorytmy wynagrodzeń, uwzględniające zróżnicowane formy zatrudnienia i dodatki branżowe, mechanizm rejestracji wydań odzieży roboczej i przypisanych do nich ryczałtów, zestaw raportów i analiz danych w Excelu oraz wersji drukowanej, weryfikatory danych kadrowych, które minimalizują ryzyko błędów, integracja systemu z zewnętrzną księgowością, dzięki możliwości eksportu dekretów list płac. Efekty wdrożenia: oszczędność czasu i eliminacja błędów Wdrożenie systemu enova365 w PHU Elkor pozwoliło na automatyzację wielu procesów administracyjnych i kadrowych. To przyczyniło się do oszczędności czasu i znacznego ograniczenia liczby błędów w naliczaniu wynagrodzeń i tworzeniu związanej z tym dokumentacji, dzięki wyeliminowaniu manualnych czynności. Rozliczenia płacowe są zawsze zgodne z aktualnymi przepisami, w tym tzw. Pakietem Mobilności, a firma może łatwo dostosowywać system do indywidualnych potrzeb. Dodatkowo, usprawniono komunikację między działami i zewnętrznymi systemami, takimi jak 4Trans czy program księgowy. Block Quote Firma zamierza dalej rozwijać integracje systemowe oraz optymalizować procesy administracyjne, korzystając z rosnących możliwości enova365. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

enova365

30 czerwiec 2025

W-3-miesiące-od-ręcznego-do-automatycznego-rozliczania

Obsługa floty samochodowej z enova365

Obsługa floty samochodowej – co powinna obejmować?

Zarządzanie flotą samochodową w firmie – cele

Jak enova365 wspiera obsługę floty samochodowej?

System do obsługi floty samochodowej – korzyści

Komentarze (0)

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz

Przeczytaj również:

W 3 miesiące od ręcznego do automatycznego rozliczania

Soneta