Obsługa e-faktur w enova365 – instrukcja krok po kroku

Zastanawiasz się, jak zorganizować procesy po wejściu w życie KSeF? Kluczem do sukcesu jest odpowiedni program. E-faktury można łatwo wystawić, pobrać oraz zautomatyzować związany z tym obieg dokumentów przy pomocy systemu ERP enova365. Co więcej, obsługa KSeF w enova365 jest w standardzie i nie trzeba za nią dodatkowo płacić. Sprawdź, jakie funkcje programu pomogą Ci sprawnie pobierać i wysyłać e-faktury.

• Wraz z wejściem w życie KSeF, zaczną obowiązywać faktury ustrukturyzowane, czyli tzw. e-faktury.  Wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT będą mieli obowiązek wysyłania i odbierania faktur przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur.

• Program enova365 ma w standardzie (bez dodatkowych opłat) funkcje, które umożliwiają sprawną wysyłkę wystawionych w systemie faktur do KSeF oraz ich pobieranie z KSeF.

• Żeby wyjść naprzeciw potrzebom średnich i dużych organizacji system enova365 został wyposażony także w mechanizm umożliwiający automatyzację procesów związanych z KSeF. Odpowiednio skonfigurowany program może automatycznie wysyłać e-faktury do KSeF lub je hurtowo pobierać.

E-faktury – co trzeba wiedzieć?

Podczas briefingu prasowego 19 stycznia 2024 r. Minister Finansów, Andrzej Domański, poinformował, że wdrożenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie nastąpi 1 lipca 2024 r. Choć termin wejścia w życie KSeF dopiero zostanie podany do wiadomości publicznej, warto kontynuować prace przygotowawcze do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych, by wdrożenie nowych procesów odbyło się bez pośpiechu.

Nie da się ukryć, że przygotowanie do wdrożenia KSeF wymaga podjęcia szeregu czynności rozłożonych w czasie. Wczesne rozpoczęcie tych działań daje możliwość dokładnego zapoznania się z nowymi obowiązkami, dobrej organizacji nowych procesów, przetestowanie ich i finalne wdrożenie. Czas, jaki jeszcze pozostał można również zainwestować we wdrożenie systemów ERP klasy biznes, jak enova365, który już teraz jest przystosowany do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, a wszystkie funkcje związane z obsługą e-faktur dostępne są bez dodatkowych opłat, w ramach aktualnej licencji.

Przypomnijmy: Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura taka ma postać pliku w formacie XML, który posiada ustaloną strukturę zgodną z publikowanym przez Ministerstwo Finansów szablonem (schemą).

Jakie funkcje powinien mieć system do wystawiania faktur, żeby umożliwić sprawną komunikację z KSeF?

Jak zorganizować procesy po wejściu w życie KSeF? Przede wszystkim trzeba zadbać o to, żeby firmowy system do wystawiania faktur był wyposażony w funkcje, umożliwiające sprawną komunikację z KSeF. Z tego powodu producenci systemów informatycznych, tacy jak Soneta, producent enova365, dostosowują je, aby w pełni obsługiwały procesy związane z obowiązkami, jakie narzuca Krajowy System e-Faktur.

Funkcje, pozwalające na sprawną obsługę KSeF można podzielić na dwa rodzaje:

• podstawowe, do których zaliczamy przygotowanie faktury ustrukturyzowanej i komunikację z KSeF, dzięki której faktury będą wysyłane do i odbierane z systemu,
• dodatkowe, które polegać będą przede wszystkim na automatyzacji czynności związanych z KSeF.

Przygotowaną w systemie finansowo-księgowym fakturę lub pakiet faktur ustrukturyzowanych należy przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur. Żeby ten proces usprawnić w systemie enova365, przygotowany został zestaw następujących czynności:

• Eksport – umożliwia wygenerowanie komunikatu KSeF dla zaznaczonych dokumentów.
• Wyślij – pozwala na wysyłanie faktur w formacie KSeF do serwisu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.
• Sprawdź strukturę pliku – sprawdza zgodność struktury wygenerowanego pliku XML ze schemą (wzorcem) ustaloną przez Ministerstwo Finansów.
• Sprawdź status – sprawdza status wysłanego pliku XML na platformie KSeF. Służy to na przykład do pobrania numeru KSeF.
• Usuń – umożliwia usunięcie wyeksportowanego pliku XML.
• Import – importuje dokumenty pobrane z platformy KSeF, jako faktury zakupu (analogiczna czynność dostępna jest również w ewidencji dokumentów/faktury zakupu).

Podstawowe funkcje umożliwiające komunikację z KSeF w enova365

Dedykowana lista (Handel/KSeF/Wysyłanie) dla wysyłanych faktur, umożliwia dowolne ich filtrowanie

Z kolei za import faktur odpowiadać będzie pakiet takich czynności jak:

• Import – importuje ze wskazanego pliku dokumenty, pobrane z platformy KSeF, jako faktury zakupu (analogiczna czynność dostępna jest również w ewidencji dokumentów).
• Utwórz dokument – importuje z pobranych do bazy danych plików KSeF.

Istnieje również dedykowana lista, służąca do obsługi pobierania faktur. Znajduje się na niej następujący zestaw funkcji:

• Zapytaj o dostępne faktury – służy do tworzenia nowych zapytań o faktury KSeF wystawione na firmowy NIP. W parametrach należy określić zakres dat, za który chcesz pobrać faktury.
• Sprawdź status zapytania – służy do sprawdzenia statusu istniejących zapytań na liście KSeF/Pobieranie. Odświeżamy wszystkie zapytania na liście nie starsze niż 2h.

Czynności, które zostały opisane powyżej można w enova365 wykonywać ręcznie. W przypadku wystawiania i pobierania niewielkiej liczby faktur jest to zadanie jak najbardziej do wykonania. A co w przypadku organizacji, w której obieg e-faktur liczony jest w kilku lub kilkunastu tysiącach? Nie ulega wątpliwości, że ręczna praca nad taką liczbą dokumentów jest niemożliwa do zrealizowana. Żeby wyjść naprzeciw potrzebom średnich i dużych organizacji system enova365 został wyposażony w mechanizm umożliwiający automatyzację procesów związanych z KSeF. Jak to wygląda?

Workflow KSeF, czyli automatyzacja procesów związanych z KSeF w enova365

System ERP enova365 umożliwia tworzenie dokumentów handlowych oraz ewidencji z wykorzystaniem procesu Workflow. W procesie tym użytkownik obsługujący otrzymuje powiadomienia o nowych plikach KSeF, zaimportowanych do systemu i na podstawie otrzymanych powiadomień ma możliwość tworzenia dokumentów w systemie.

Proces Workflow do obsługi dokumentów z KSeF startuje automatycznie i tworzy listę powiadomień dla operatorów, odpowiadających za obsługę standardowego procesu Workflow dla pobranych faktur KSeF.

Aby łatwiej zrozumieć, na czym polega proces Workflow do obsługi KSeF posłużmy się przykładem.

Przykład automatyzacji komunikacji z KSeF

Przyjmijmy, że jesteś osobą odpowiadającą za obieg faktur w organizacji. Nie chcąc tracić czasu na codzienne czynności związane z wysyłką i odbiorem faktur z KSeF, możesz skonfigurować system w ten sposób, aby poszczególne czynności wykonywał za Ciebie, o określonych porach dnia.

Dzięki temu, przykładowo system wyśle automatycznie wszystkie faktury z bieżącego dnia np. o 16:00 (jeżeli sam kończysz pracę o 15:30, możesz już o tej porze być poza biurem, z wyłączonym komputerem). Jednocześnie, wszystkie faktury przesłane do organizacji system może sam pobrać z KSeF np. o 6:00 rano, przed rozpoczęciem pracy.

System enova365 można tak skonfigurować, żeby automatycznie pobierał z KSeF faktury przesłane do organizacji

To nie wszystko. W przypadku wysyłki bardzo dużej liczby faktur do KSeF, istnieje możliwość wykonania tego hurtowo. Kilka kliknięć wystarczy, aby jednorazowo wysłać lub pobrać z KSeF kilkaset dokumentów.

Obsługa e-faktur? Z enova365 to proste!

Korzystając z funkcjonalności KSeF w ramach systemu enova365 użytkownik otrzymuje pełen pakiet, umożliwiający poprawne spełnienie obowiązku, wynikającego z elektronicznego obiegu faktur. Soneta, producent oprogramowania enova365 wprowadził również szereg dodatkowych funkcjonalności pomagających w pracy z fakturami jak, na przykład, opisana wyżej automatyzacja.