Obsługa-e-faktur-w-enova365-–-instrukcja-krok-po-kroku

Obsługa e-faktur w enova365 – instrukcja krok po kroku

Zastanawiasz się, jak zorganizować procesy po wejściu w życie KSeF? Kluczem do sukcesu jest odpowiedni program. E-faktury można łatwo wystawić, pobrać oraz zautomatyzować związany z tym obieg dokumentów przy pomocy systemu ERP enova365. Co więcej, obsługa KSeF w enova365 jest w standardzie i nie trzeba za nią dodatkowo płacić. Sprawdź, jakie funkcje programu pomogą Ci sprawnie pobierać i wysyłać e-faktury.

  • Wraz z wejściem w życie KSeF, zaczną obowiązywać faktury ustrukturyzowane, czyli tzw. e-faktury.  Wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT będą mieli obowiązek wysyłania i odbierania faktur przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur.
  • Program enova365 ma w standardzie (bez dodatkowych opłat) funkcje, które umożliwiają sprawną wysyłkę wystawionych w systemie faktur do KSeF oraz ich pobieranie z KSeF.
  • Żeby wyjść naprzeciw potrzebom średnich i dużych organizacji system enova365 został wyposażony także w mechanizm umożliwiający automatyzację procesów związanych z KSeF. Odpowiednio skonfigurowany program może automatycznie wysyłać e-faktury do KSeF lub je hurtowo pobierać.

E-faktury – co trzeba wiedzieć?

Podczas briefingu prasowego 19 stycznia 2024 r. Minister Finansów, Andrzej Domański, poinformował, że wdrożenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie nastąpi 1 lipca 2024 r. Choć termin wejścia w życie KSeF dopiero zostanie podany do wiadomości publicznej, warto kontynuować prace przygotowawcze do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych, by wdrożenie nowych procesów odbyło się bez pośpiechu.

Nie da się ukryć, że przygotowanie do wdrożenia KSeF wymaga podjęcia szeregu czynności rozłożonych w czasie. Wczesne rozpoczęcie tych działań daje możliwość dokładnego zapoznania się z nowymi obowiązkami, dobrej organizacji nowych procesów, przetestowanie ich i finalne wdrożenie. Czas, jaki jeszcze pozostał można również zainwestować we wdrożenie systemów ERP klasy biznes, jak enova365, który już teraz jest przystosowany do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, a wszystkie funkcje związane z obsługą e-faktur dostępne są bez dodatkowych opłat, w ramach aktualnej licencji.

Przypomnijmy: Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura taka ma postać pliku w formacie XML, który posiada ustaloną strukturę zgodną z publikowanym przez Ministerstwo Finansów szablonem (schemą).

Jakie funkcje powinien mieć system do wystawiania faktur, żeby umożliwić sprawną komunikację z KSeF?

Jak zorganizować procesy po wejściu w życie KSeF? Przede wszystkim trzeba zadbać o to, żeby firmowy system do wystawiania faktur był wyposażony w funkcje, umożliwiające sprawną komunikację z KSeF. Z tego powodu producenci systemów informatycznych, tacy jak Soneta, producent enova365, dostosowują je, aby w pełni obsługiwały procesy związane z obowiązkami, jakie narzuca Krajowy System e-Faktur.

Funkcje, pozwalające na sprawną obsługę KSeF można podzielić na dwa rodzaje:

  • podstawowe, do których zaliczamy przygotowanie faktury ustrukturyzowanej i komunikację z KSeF, dzięki której faktury będą wysyłane do i odbierane z systemu,
  • dodatkowe, które polegać będą przede wszystkim na automatyzacji czynności związanych z KSeF.

Przygotowaną w systemie finansowo-księgowym fakturę lub pakiet faktur ustrukturyzowanych należy przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur. Żeby ten proces usprawnić w systemie enova365, przygotowany został zestaw następujących czynności:

  • Eksport – umożliwia wygenerowanie komunikatu KSeF dla zaznaczonych dokumentów.
  • Wyślij – pozwala na wysyłanie faktur w formacie KSeF do serwisu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.
  • Sprawdź strukturę pliku – sprawdza zgodność struktury wygenerowanego pliku XML ze schemą (wzorcem) ustaloną przez Ministerstwo Finansów.
  • Sprawdź status – sprawdza status wysłanego pliku XML na platformie KSeF. Służy to na przykład do pobrania numeru KSeF.
  • Usuń – umożliwia usunięcie wyeksportowanego pliku XML.
  • Import – importuje dokumenty pobrane z platformy KSeF, jako faktury zakupu (analogiczna czynność dostępna jest również w ewidencji dokumentów/faktury zakupu).

slajd_1

 

Podstawowe funkcje umożliwiające komunikację z KSeF w enova365

slajd_3

 

Dedykowana lista (Handel/KSeF/Wysyłanie) dla wysyłanych faktur, umożliwia dowolne ich filtrowanie

Z kolei za import faktur odpowiadać będzie pakiet takich czynności jak:

  • Import – importuje ze wskazanego pliku dokumenty, pobrane z platformy KSeF, jako faktury zakupu (analogiczna czynność dostępna jest również w ewidencji dokumentów).
  • Utwórz dokument – importuje z pobranych do bazy danych plików KSeF.

Istnieje również dedykowana lista, służąca do obsługi pobierania faktur. Znajduje się na niej następujący zestaw funkcji:

  • Zapytaj o dostępne faktury – służy do tworzenia nowych zapytań o faktury KSeF wystawione na firmowy NIP. W parametrach należy określić zakres dat, za który chcesz pobrać faktury.
  • Sprawdź status zapytania – służy do sprawdzenia statusu istniejących zapytań na liście KSeF/Pobieranie. Odświeżamy wszystkie zapytania na liście nie starsze niż 2h.

Czynności, które zostały opisane powyżej można w enova365 wykonywać ręcznie. W przypadku wystawiania i pobierania niewielkiej liczby faktur jest to zadanie jak najbardziej do wykonania. A co w przypadku organizacji, w której obieg e-faktur liczony jest w kilku lub kilkunastu tysiącach? Nie ulega wątpliwości, że ręczna praca nad taką liczbą dokumentów jest niemożliwa do zrealizowana. Żeby wyjść naprzeciw potrzebom średnich i dużych organizacji system enova365 został wyposażony w mechanizm umożliwiający automatyzację procesów związanych z KSeF. Jak to wygląda?

Workflow KSeF, czyli automatyzacja procesów związanych z KSeF w enova365

System ERP enova365 umożliwia tworzenie dokumentów handlowych oraz ewidencji z wykorzystaniem procesu Workflow. W procesie tym użytkownik obsługujący otrzymuje powiadomienia o nowych plikach KSeF, zaimportowanych do systemu i na podstawie otrzymanych powiadomień ma możliwość tworzenia dokumentów w systemie.

Proces Workflow do obsługi dokumentów z KSeF startuje automatycznie i tworzy listę powiadomień dla operatorów, odpowiadających za obsługę standardowego procesu Workflow dla pobranych faktur KSeF.

Aby łatwiej zrozumieć, na czym polega proces Workflow do obsługi KSeF posłużmy się przykładem.

Przykład automatyzacji komunikacji z KSeF

Przyjmijmy, że jesteś osobą odpowiadającą za obieg faktur w organizacji. Nie chcąc tracić czasu na codzienne czynności związane z wysyłką i odbiorem faktur z KSeF, możesz skonfigurować system w ten sposób, aby poszczególne czynności wykonywał za Ciebie, o określonych porach dnia.

Dzięki temu, przykładowo system wyśle automatycznie wszystkie faktury z bieżącego dnia np. o 16:00 (jeżeli sam kończysz pracę o 15:30, możesz już o tej porze być poza biurem, z wyłączonym komputerem). Jednocześnie, wszystkie faktury przesłane do organizacji system może sam pobrać z KSeF np. o 6:00 rano, przed rozpoczęciem pracy.

slajd_4

System enova365 można tak skonfigurować, żeby automatycznie pobierał z KSeF faktury przesłane do organizacji

To nie wszystko. W przypadku wysyłki bardzo dużej liczby faktur do KSeF, istnieje możliwość wykonania tego hurtowo. Kilka kliknięć wystarczy, aby jednorazowo wysłać lub pobrać z KSeF kilkaset dokumentów.

Obsługa e-faktur? Z enova365 to proste!

Korzystając z funkcjonalności KSeF w ramach systemu enova365 użytkownik otrzymuje pełen pakiet, umożliwiający poprawne spełnienie obowiązku, wynikającego z elektronicznego obiegu faktur. Soneta, producent oprogramowania enova365 wprowadził również szereg dodatkowych funkcjonalności pomagających w pracy z fakturami jak, na przykład, opisana wyżej automatyzacja.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Sprzedaż hurtowa – jak nią zarządzać z enova365?

Sprzedaż hurtowa wymaga zastosowania narzędzi, które zapewnią efektywne zarządzanie zamówieniami, optymalizację procesów, czy dynamiczne dostosowywanie ofert dla różnych kontrahentów. System enova365 posiada dedykowane funkcje wspierające sprzedaż hurtową. Jakie dokładnie? Dowiedz się z naszego artykułu.  Wyjątkowe wyzwania sprzedaży hurtowej – dlaczego warto postawić na nowoczesne rozwiązania? Prowadzenie sprzedaży hurtowej jest dużym wyzwaniem, wymagającym zapewniania odpowiedniej efektywności działań i dużej skrupulatności. Ważna jest sprawna i wygodna obsługa zamówień, unikanie pomyłek w kompletacji towarów oraz zapewnienie wysokiej jakości obsługi klientów.  Zarzadzanie gospodarką magazynu, gdzie dostępnych jest wiele indeksów produktowych, nie jest proste. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych jest wtedy niezbędne. Wydajne systemy ERP, jak enova365, posiadają zarówno funkcje wspierające zarządzanie sprzedażą, zapasami, relacjami z klientami, finansami oraz logistyką. Integracje z oprogramowaniem magazynowym WMS pozwalają usprawnić proces kompletacji, pakowania, czy załadunku towarów.  Dodatkowo, rosnące oczekiwania klientów B2B sprawiają, że konieczne stają się elastyczne mechanizmy cenowe i nowoczesne narzędzia wspierające procesy sprzedaży. Zastosowanie systemu ERP w przypadku hurtowej sprzedaży jest nie tylko inwestycją w wydajne narzędzie, ale też optymalizację procesów, co z kolei przekłada się ma lepsze wykorzystanie zasobów oraz większą konkurencyjność na rynku.  Jak enova365 usprawnia procesy w sprzedaży hurtowej? Współczesny rynek hurtowy wymaga od firm szybkości, precyzji i elastyczności w działaniu. enova365 oferuje kompleksowe wsparcie w usprawnianiu kluczowych procesów sprzedaży hurtowej. System automatyzuje zadania związane z zarządzaniem zamówieniami, magazynem, logistyką, a także relacjami z klientami. Dzięki temu firmy mogą zoptymalizować koszty, zwiększyć efektywność i poprawić jakość obsługi, budując trwałe relacje z partnerami biznesowymi. Elastyczność enova365 pozwala na dopasowanie systemu do specyfiki każdego przedsiębiorstwa, gwarantując pełną kontrolę nad procesami i ich optymalizację. Kluczowe procesy wspierane przez enova365: składanie zamówień od dostawcy – enova365 umożliwia wprowadzenie zamówień ręcznie, ale proces ten można znacznie usprawnić poprzez rozmaite funkcjonalności (np. skopiowanie dowolnego zamówienia, Generator zamówień);  rezerwacja towarów na magazynie;  wygodne zmiany cen, ceny okresowe, promocje; łatwe planowanie kilku zmian cen w czasie; monitorowanie stanów magazynowych; weryfikacja warunków handlowych i ustalenie kolejności realizacji zamówień oraz możliwość sprawdzenia pokrycia zamówień (czy mamy dany towar na stanie, ewentualnie zmiana priorytetów zamówień jeśli mamy odpowiednie uprawnienia). Integracje z systemami magazynowymi Funkcjonalności enova365 są dodatkowo rozszerzane dzięki integracjom z wydajnymi systemami magazynowymi WMS (ang. Warehouse management system). Oprogramowanie tego typu pomaga firmom zarządzać i kontrolować codzienne operacje magazynowe, optymalizując najważniejsze procesy, miedzy innymi dzięki zastosowaniu automatyzacji. enova365 posiada integracje z Expert WMS i WMS AVOCADO Packing. Integracja pozwala na sprawną obsługę procesów: synchronizacji kartotek towarów i kontrahentów, przyjęcia i wydania towaru, inwentaryzacji, synchronizacji stanów magazynowych. Wymiana dokumentów EDI System ERP enova365 jest przygotowany do wymiany dokumentów EDI (ang. Electronic Data Interchange). EDI to elektroniczna wymiana danych pomiędzy firmami lub instytucjami, która polega na tym, że dokument w postaci pliku o ustandaryzowanej strukturze jest generowany przez jedną firmę, a importowany przez drugą. enova365 umożliwia: tworzenie komunikatu z dokumentu handlowego (eksport dokumentu),  tworzenie dokumentu poprzez import komunikatu, zapisywanie wygenerowanych i zaimportowanych komunikatów w bazie danych i ich podgląd z poziomu dokumentu.  To jednak nie wszystkie funkcje dostępne w systemie, ponieważ tym, co wyróżnia moduł enova365 EDI, jest możliwość definiowania struktury komunikatów oraz ich zawartości. Integracje e-commerce Integracje enova365 z systemami e-commerce i platformami sprzedażowymi pozwalają usprawnić przepływ danych między różnymi elementami infrastruktury handlowej i łatwiej zarządzać zamówieniami, a także śledzić stany magazynowe oraz automatyzować procesy księgowe. enova365 posiada integracje z: PrestaShop, WooCommerce, Shoper, Magento, Allegro, BaseLinker, DHL, DPD, FedEx, InPost, GLS, UPS, Pocztex, Orlen Paczka. Pulpit kontrahenta Pulpit kontrahenta to platforma systemu enova365, która pozwala usprawnić komunikację z kontrahentami. Dzięki pulpitowi możliwa jest „samoobsługa” klienta lub dostawcy firmy.  Funkcjonalności Pulpitu kontrahenta: przeglądanie aktualnej oferty towarowej, samodzielne składanie zamówień,  śledzenie stanu realizacji zamówień, dostęp do faktur, kontrolowanie należności/zobowiązań. Inne korzyści z zastosowania enova365 w sprzedaży hurtowej: wszystkie zamówienia znajdują się w jednym miejscu; można wybrać kolorowanie komórek, aby mieć więcej informacji;  Żeby sprawdzić, jak poszczególne funkcje działają w praktyce pobierz bezpłatnie demo obsługa drukarek fiskalnych najbardziej popularnych producentów;  dostosowanie do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów;  automatyzacja działań – dzięki modułowi Harmonogram zadań można zautomatyzować niemal każdą czynność, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach zamiast wykonywać monotonne czynności (unikanie błędów z tego powodu); automatyzacja procesów – zastosowanie modułu Workflow pozwala na automatyzację procesów i usprawnienie przepływu pracy w firmie; analiza BI – wykorzystanie narzędzi do zaawansowanej analizy danych i raportowania umożliwia między innymi analizę logistyki magazynowej, optymalizację działań, a w efekcie rozwój przedsiębiorstwa; wielokanałowość – integracja z różnymi kanałami sprzedaży; możliwość tworzenia spersonalizowanych ofert; obsługa Krajowego Systemu e-Faktur. Korzyści z zastosowania enova365 w firmie z branży sprzedaży hurtowej podsumowuje Klaudia Szatko, Zastępca kierownika projektu Handel enova365 Block Quote Warto pamiętać, że enova365 jest systemem o wysokiej konfigurowalności, wspierającym użytkownika na każdym etapie codziennych działań. Może być używana zarówno w wersji przeglądarkowej, jak też mobilnej (różne interfejsy).  Sprzedaż hurtowa z enova365 – korzyści dla działów sprzedaży i obsługi klienta System enova365, dzięki swoim dedykowanym funkcjom oraz integracjom, stanowi kompleksowe wsparcie dla działów sprzedaży i obsługi klienta, przynosząc korzyści w każdym aspekcie ich pracy. Dzięki enova365 hurtowa sprzedaż jest efektywniejsza. Korzyści dla działu sprzedaży: automatyzacja i usprawnienie procesów – enova365 automatyzuje zadania związane z zarządzaniem zamówieniami, magazynem i logistyką, zmniejszając ryzyko powstania błędów i oszczędzając czas. Dzięki temu zwiększa się wydajność pracy, a koszty operacyjne są mniejsze; elastyczne zarządzanie cennikami i rabatami – enova365 ułatwia tworzenie spersonalizowanych ofert i zarządzanie polityką cenową, co pozwala na dostosowanie się do potrzeb każdego klienta i zwiększenie konkurencyjności; wsparcie w kontroli finansowej – system ERP oferuje funkcjonalności, które pomagają w monitorowaniu wszystkich aspektów finansowych działalności hurtowni, co oznacza sprawniejsze zarządzanie finansami, lepszą kontrolę oraz szybszą reakcję na zmiany; integracja z platformami e-commerce – integracja z systemami e-commerce i platformami sprzedażowymi usprawnia przepływ danych i ułatwia zarządzanie zamówieniami z różnych źródeł. Korzyści dla działu obsługi klienta: szybki i łatwy dostęp do informacji – enova365 (moduł CRM) zapewnia dostęp do historii transakcji i danych o klientach, co umożliwia pracownikom działu obsługi klienta szybką i spersonalizowaną obsługę; sprawny i transparentny proces obsługi zamówień – system ERP poprawia proces obsługi zamówień, zapewniając kontrolę na każdym etapie realizacji, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne problemy; platforma samoobsługowa dla klientów – Pulpit kontrahenta umożliwia klientom samodzielne składanie zamówień, przeglądanie oferty, śledzenie statusu zamówień i dostęp do faktur, co zwiększa ich satysfakcję i redukuje obciążenie działu obsługi klienta; Szybka i sprawna obsługa, dostęp do aktualnych informacji o produktach i zamówieniach, a także możliwość personalizacji oferty przekładają się na wzrost satysfakcji klientów i budowanie trwałych relacji biznesowych. enova365 wspiera firmy w zwiększaniu efektywności i optymalizacji kosztów, co przekłada się na sukces na dynamicznie zmieniającym się rynku hurtowym. Podsumowanie enova365 to kompleksowe rozwiązanie ERP, które wspiera i optymalizuje kluczowe procesy w sprzedaży hurtowej. System ERP, dzięki swojej elastyczności i szerokiemu wachlarzowi funkcji pomaga sprostać wyzwaniom dynamicznego rynku. enova365 przyczynia się do zwiększenia efektywności, poprawy jakości obsługi klienta, optymalizacji kosztów oraz budowania trwałych relacji biznesowych. Chcesz dowiedzieć się więcej o zastosowaniu systemu ERP enova365 w hurtowej sprzedaży? Umów się na prezentację i sprawdź, jak nasz system ERP pomoże Ci w lepszym zarzadzaniu sprzedażą hurtową.
Sprzedaż-hurtowa-–-jak-nią-zarządzać-z-enova365
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń