Obieg faktur w firmie – jak powinien przebiegać? System DMS 

Faktury to nieodłączny element biznesu, a sprawny obieg dokumentów może istotnie wpłynąć na optymalizację pracy. KSeF już teraz wymusza rezygnację z papierowych dokumentów sprzedaży. Dlaczego by więc nie pójść za ciosem i nie stworzyć wydajnego elektronicznego systemu obiegu dokumentów w firmie? Dowiedz się, jak zadbać o „porządek w papierach”, ale cyfrowo – z systemem DMS.

Tradycyjny model obiegu dokumentów opiera się na ich papierowych wersjach. Faktury, nawet jeżeli są wystawiane, wysyłane lub otrzymywane w wersji elektronicznej, a potem drukowane, i tak trafiają do odpowiednich działów. Każdy etap wymaga fizycznego przekazania dokumentu. To proces nieefektywny, czasochłonny i sprzyjający błędom. Najczęściej napotykane trudności przy tradycyjnym obiegu dokumentów to:

• brak informacji, gdzie aktualnie znajduje się dokument,
• opóźnienia w zatwierdzaniu,
• błędy przy przepisywaniu danych,
• trudności w archiwizacji i porządkowaniu,
• ograniczona kontrola nad kosztami,
• zagubione dokumenty.

Brak kontroli jest typowy dla klasycznego obiegu faktur. W związku z tym trudno jest efektywnie zarządzać firmą i jej finansami.

Cyfryzacja dokumentów radykalnie upraszcza zarządzanie finansami. Elektroniczny system obiegu faktur w firmie opiera się na automatycznym rejestrowaniu dokumentów, przypisywaniu ich do odpowiednich osób i śledzeniu każdego etapu akceptacji. Chodzi w nim nie tylko o posługiwanie się cyfrowymi wersjami dokumentów, ale też o przetwarzanie ich w jednym środowisku. Dzięki temu system zapewnia korzyści takie jak:

• automatyczne przekazywanie dokumentów do odpowiednich osób i działów,
• powiadomienia o zadaniach i terminach,
• historia działań dostępna w jednym miejscu,
• szybkie wyszukiwanie dokumentów,
• integracja z systemami ERP i księgowością,
• bezpieczeństwo dokumentów – brak ryzyka zgubienia lub zniszczenia.

W uproszczeniu elektroniczny system obiegu faktur sprawia, że wszystkie dokumenty, zamiast „wędrować” po firmie, znajdują się w jednym miejscu. Uprawnione osoby mają do nich łatwy dostęp, a dane można łatwo eksportować, aby uprościć realizację wielu codziennych zadań. Szczególne znaczenie może mieć usprawniony obieg faktur kosztowych w firmie, ponieważ dokumenty te niejednokrotnie wymagają weryfikacji merytorycznej przez różne działy. Elektroniczny system automatycznie kieruje fakturę do właściwej osoby odpowiedzialnej za dany budżet lub projekt.

Przeczytaj również: Wysyłanie faktur do klientów – czy jest obowiązkowe?

Document Management System (DMS) to system zarządzania dokumentami. Służy on do przechowywanie wszelkiego rodzaju dokumentacji w wersji cyfrowej. Często jest częścią systemu ERP – wówczas ułatwia pełną digitalizację firmy i dalsze usprawnienia w jej funkcjonowaniu. System DMS działa online, dzięki czemu jest dostępny z dowolnego miejsca i różnych typów urządzeń z dostępem do internetu. Tym samym wspiera pracę w zespołach rozproszonych i pracę zdalną, a więc idealnie wpisuje się w potrzeby nowoczesnych biznesów.

Dobry system obiegu faktur, np. oparty o oprogramowanie DMS, jest narzędziem, które w istotny sposób wspiera funkcjonowanie firmy i realizację jej codziennych zadań. Obejmuje:

• możliwość łatwej rejestracji dokumentów w wersji cyfrowej i importu wersji papierowych,
• automatyczne rozpoznawanie danych,
• dostęp do dokumentacji z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu,
• kontrolę dostępu dla poszczególnych działów lub osób,
• wygodne wyszukiwanie dokumentów i konkretnych danych,
• bezpieczną archiwizację,
• możliwość integracji z oprogramowaniem do komunikacji, rozliczeń itp., a także z modułami systemu ERP.

Kompleksowy system zarządzania obiegiem faktur porządkuje nie tylko dokumenty, ale wiele różnych procesów w firmie. Odciąża też pracowników, automatyzując wiele zadań. Dzięki temu ich uwaga może być skupiona na innych, ważniejszych aspektach.

Przeczytaj również: Automatyzacja procesów księgowych z systemem ERP – nowoczesne podejście do księgowości

Choć ta zmiana może się wydawać duża i przytłaczająca, elektroniczny system zarządzania obiegiem faktur docelowo znacznie ułatwia i optymalizuje pracę – dlatego się opłaca. Jego wdrożenie powinno przebiegać w kilu etapach, aby zapewnić płynne przejście.

1. Analiza obecnych procedur – sprawdź, jak wygląda obecny obieg faktur w firmie, kto się nimi zajmuje, gdzie pojawiają się przestoje.
2. Definiowanie potrzeb – określ, jakie dokumenty i w jakiej ilości są przetwarzane.
3. Wybór systemu – jeżeli chcesz zorganizować cyfrowy obieg dokumentów w firmie, system DMS wydaje się naturalnym wyborem. Wybierz rozwiązanie, które zapewnia elastyczność i pasuje do procesów w Twojej firmie.
4. Przygotowanie pracowników – poinformuj zespół o zmianach i zapewnij odpowiednie szkolenia.
5. Testowanie i stopniowe wdrażanie – aby ułatwić przejście na nowy system, zacznij od wybranego typu dokumentów lub działu. Następnie dodawaj kolejne obszary i optymalizuj proces.
6. Integracja z istniejącymi systemami – nie zapomnij upewnić się, że nowe rozwiązanie płynnie współpracuje z używanymi do tej pory systemami.

Zoptymalizowany system obiegu faktur zapewni Twojej firmie szybsze księgowanie, lepszą kontrolę budżetów i mniej błędów operacyjnych. Dlatego zdecydowanie warto podjąć wysiłek związany z jego cyfryzacją. Jeżeli chcesz usprawnić cały proces, warto skorzystać ze wsparcia doświadczonego partnera, np. Gecos. Zapraszamy do kontaktu!