Nowe perspektywy poprzez wykorzystanie AI w zarządzaniu firmą

Systemy ERP z AI wznoszą przemysł produkcyjny na nowe wyżyny cyfryzacji

Już dzisiaj mobilne roboty samodzielnie poruszają się po halach produkcyjnych. Maszyny przeprowadzają kontrolę jakości podczas procesu produkcyjnego, a instalacje na bieżąco optymalizują zużycie energii. Potencjał AI i robotyki dla przemysłu jest ogromny. Dzięki tym technologiom możliwe jest budowanie przewagi nad konkurencją poprzez wzrost wydajności, elastyczności i niezawodności produkcji.

Na podstawie czterech przykładów prezentujemy, jakie są możliwości wykorzystania AI w systemach ERP, nie tylko przez zarząd najwyższego szczebla, ale w obrębie najbardziej podstawowych procesów produkcyjnych.

Redukcja nakładów w zakresie serwisu u klienta

Gdy klient zgłasza awarię maszyny, na diagnozę i możliwe rozwiązanie problemu jest zwykle bardzo mało czasu. Oczekiwania w stosunku do serwisu są bardzo wysokie. Tym bardziej, że pracownicy serwisu często są zdani na wsparcie kolegów z działu konstrukcji, którzy pomagają w identyfikacji usterki i wskazują możliwe rozwiązania. Często skutkuje to blokadą wielu zasobów i utratą czasu, który po stronie klienta oznacza zastój w produkcji i ogromne straty.

Szybszą pomoc może zaoferować rozwiązanie serwisowe wspierane przez AI w systemie ERP. Centralny portal wiedzy umożliwia bezpośredni dostęp do wszystkich dokumentów serwisowych, kompletnej dokumentacji maszyny i ogółu informacji zebranych w podobnych zgłoszeniach serwisowych. Za pomocą połączenia z systemem zarządzania dokumentami udostępniane są informacje z zakresu konstrukcji. Ale też serwisu oraz wiedza fachowa techników zapisana w formie artykułów. System ERP wspierany przez sztuczną inteligencję stanowi tym samym cyfrowy węzeł integrujący wszystkie dane i procesy. W ten sposób naprawy i akcje serwisowe mogą zostać przeprowadzone szybciej lub nawet predykcyjnie. Predykcyjnie, czyli zanim powstanie konkretny zastój lub awaria. Dodatkowo poprzez bezpośredni dostęp do wiedzy fachowej w portalu wiedzy, klienci mogą w wielu przypadkach samodzielnie poradzić sobie z awarią maszyny.

Zastosowanie efektywnego trio: robotyka, AI i ERP

Stosowanie robotów współpracujących w produkcji jest coraz bardziej rozpowszechnione. Przyczyną są stosunkowo niskie koszty i nakłady pracy związane z programowaniem i integrowaniem takich robotów do istniejących procesów. Coraz częściej są to również roboty mobilne i sterowane autonomicznie, które sprawdzają się przy wielu różnorodnych czynnościach. Od robotów montażowych i spawalniczych, do tzw. Autonomous Mobile Robots towarzyszących pracownikom na każdym kroku, stosowanych np. w rolnictwie. Odpowiedzialność za sterowanie takimi robotami może z powodzeniem zostać przekazana bezpośrednio do systemu ERP. Perspektywicznie interakcje w czasie rzeczywistym z najróżniejszymi rodzajami fizycznych robotów w różnych procesach produkcyjnych będą należały do kluczowych zadań systemu ERP.

Również AI jest coraz intensywniej wykorzystywana w zakresie robotyki i w obszarze Internetu rzeczy (IoT). Na przykład podczas samooptymalizacji, przy sterowaniu autonomicznym lub w komunikacji pomiędzy maszynami i ludźmi. Należy przy tym podkreślić, że efektywne nadzorowanie i sterowanie pojedynczych robotów lub zespołu robotów odbywające się poprzez IIoT jest możliwe tylko przy wykorzystaniu danych z systemu ERP.

Ponadto, dzięki integracji w zakresie robotyki i IoT lub IIoT możliwe jest kształtowanie nowych modeli biznesowych. Przykładowo rozliczania usług przeprowadzanych przez roboty według reguły Pay-per-Use lub nawet z uwzględnieniem konkretnych wyników produkcyjnych. System ERP gwarantuje w tym zakresie odwzorowanie odpowiednich procesów dla takiego modelu biznesowego. Poprzez platformę cyfrową klienci mają bezpośredni dostęp do informacji o zdolnościach produkcyjnych robotów montażowych lub drukarek 3D. Dlatego mogą bezzwłocznie zaplanować i przekazać odpowiednie zlecenie oraz otrzymać potwierdzenie od systemu.

Optymalizacja funkcjonowania urządzeń wspierana przez sztuczną inteligencję

Na tym nie kończą się możliwości AI. Kolejnym przykładem zastosowania jest nadzorowanie i modelowanie wykorzystania urządzeń w celu optymalizacji ich ogólnej efektywności (OEE = Overall Equipment Effectiveness). Narzędzia AI analizują ogromne ilości danych pochodzących z systemów wykorzystywanych przez maszyny połączone z systemem ERP i IoT. Umiarkowane koszty wykorzystania IoT umożliwiają wielu przedsiębiorstwom przemysłowym kontrolowanie setek wartości pomiarowych maszyn danej linii produkcyjnej w czasie rzeczywistym. Te ogromne masy danych są podstawą dla algorytmów uczenia maszynowego (ang. machine learning). Ułatwia to wgląd w dane zakładowe, takie jak czas produkcji, wydajność i jakość produktów.

Inteligentne zarządzanie magazynami i planowanie produkcji

Również w zakresie zarządzania magazynami i planowania produkcji możliwe jest czerpanie wymiernych korzyści ze stosowania AI. Przykładem może być udostępnianie i transfer materiałów i produktów w obrębie magazynu. Za pomocą AI możliwe jest jednoczesne analizowanie danych zamówień, danych z produkcji i z systemów magazynowych. Na ich podstawie optymalizacja wykorzystania dostępnych magazynów. Ponadto możliwe jest dopasowywanie ustawień konfiguracji i procesów planowania produkcji do aktualnego zapotrzebowania.

Już w fazie planowania w skali makro można przewidzieć, ile produktów będzie musiało zostać wykonanych w określonym czasie. Dzięki temu pozyskiwane są dodatkowe informacje dotyczące popytu na określone produkty. Inteligentne planowanie poszczególnych etapów produkcji pozwala na reagowanie na dynamiczne zmiany stanu zleceń.

Wniosek: System ERP wspierany przez AI jest osią transformacji cyfrowej

Nie jest tajemnicą, że poprzez stosowanie AI cały przemysł doświadcza ogromnych przemian. To doskonale widoczne jest w małych i średnich przedsiębiorstwach produkcyjnych. AI odgrywa przy tym decydującą rolę w zakresie planowania zapotrzebowania, w projektach IIoT, czy przy cyfryzacji łańcuchów dostaw, ponieważ poprzez wyspecjalizowane narzędzia pozwala przykładowo na określenie skutków niedoborów dostaw czy zmieniających się cen i jest w stanie zaproponować alternatywne rozwiązania w konkretnych sytuacjach.

Ponadto system ERP wspierany przez AI może analizować dane z najróżniejszych źródeł w nieosiągalnym dotychczas tempie. Autonomicznie sterowanie i optymalizowane procesy pobierają wszystkie dane z centralnego systemu (tzw. Single Source of Truth), który jest podstawą do tworzenia nowych projektów w zakresie cyfryzacji i nowych, rentownych modeli biznesowych. Dlatego nie należy zwlekać z realizacją transformacji cyfrowej, by jak najszybciej skorzystać z możliwości oferowanych przez inteligentny system ERP.

Przeczytaj również:

ERP KSeF

Automatyzacja i Integracja Obiegu e-Faktur w Systemie ERP Proalpha

Rola KSeF w biznesie W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów. Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów. Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych. Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF. Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów. Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji, co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji. W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami. Obsługa e-Faktur zakupowych: zgodność i walidacja System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe. System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie. Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru. Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania dla dedykowanego działu. We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie. Nowoczesne zarządzanie E-fakturami Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach. Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści: Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika. Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF. Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania. Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych – szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć. Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów. Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami. Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne. Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia. Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie z wymogami KSeF.

Proalpha

12 wrzesień 2025