Najważniejsze KPI podczas wdrożenia systemu. Jak mierzyć sukces projektu? 

Na łamach portalu myERP często analizujemy przypadki transformacji cyfrowych. Niektóre kończą się spektakularnym sukcesem, inne - frustracją i przekroczonym budżetem. Różnica najczęściej sprowadza się do jednego słowa: mierniki. Wdrożenie systemu to nie tylko projekt informatyczny, lecz głęboka zmiana biznesowa. A biznes, jak wiemy, opiera się na liczbach.  

Planując wdrożenie, należy opierać się zarówno na twardych danych historycznych, jak i kluczowych wskaźnikach efektywności - KPI (Key Performance Indicators). Są one istotne nie tylko dla organizacji, ale też dla jej partnera wdrożeniowego. Jakie KPI warto śledzić, co dokładnie mierzą i w jakim czasie powinny dowieść, że inwestycja była trafiona? 

Zanim przejdziemy do konkretów, musimy poruszyć kwestię, która w wielu projektach bywa tematem tabu. Chodzi o stan wyjściowy firmy. Klienci często obawiają się ujawniania partnerom technologicznym rzeczywistych danych. Tymczasem bez rzetelnej analizy, poprawne zrealizowanie projektu jest praktycznie niemożliwe.  

Jeśli organizacja nie dzieli się danymi, trudno zdefiniować jakiekolwiek wskaźniki KPI. Tym samym partner wdrożeniowy ma prawo odmówić realizacji zlecenia. Dlaczego? Ponieważ projekt staje się wtedy wyłącznie “drogą instalacją oprogramowania”, która może nie przynieść żadnej realnej wartości.  

Doskonałym przykładem jest ROI (z ang. Zwrot z inwestycji) - bez jego wyliczenia projekt nie ma zdefiniowanego celu biznesowego. O tym rynkowym zjawisku wspominał m.in. Wojciech Nowak, Partner Zarządzający w Sente. Przyznał, że firma odmówiła realizacji projektów dwóm klientom właśnie z wyżej wymienionych powodów. Co ciekawe, jeden z nich wrócił po czasie z odrobioną “pracą domową” i konkretnymi liczbami.  

Zdaniem klientów, jak i wdrożeniowców, jest to jeden z najważniejszych wskaźników KPI. ROI określa stosunek wygenerowanych oszczędności i dodatkowych zysków do całkowitych kosztów wdrożenia (TCO). Przez “całkowity koszt” rozumiemy nie tylko licencję i usługi programistyczne. W jego skład wchodzi także infrastruktura, utrzymanie systemu oraz czas poświęcony na szkolenia użytkowników. 

Kiedy realnie można liczyć na zwrot? Na rynku krąży mit, że ERP zwraca się latami. Tymczasem zdarzają się przypadki, w których system zarabia na siebie już po miesiącu. Doskonałym przykładem są systemy zarządzania magazynem (WMS). Błyskawiczna eliminacja błędów w kompletacji potrafi z miejsca wyzerować potężne kary umowne nakładane przez sieci handlowe za pomyłki w dostawach. 

W pełnowymiarowych projektach osiągnięcie dodatniego ROI w ciągu 3-6 miesięcy jest do zrobienia. Wymaga natomiast zachowania dyscypliny projektowej. Kluczem jest wdrażanie w pierwszej kolejności tylko tego, co krytyczne. Zamiast rozbudowywać system o dodatki od pierwszego dnia, lepiej uruchomić kluczowe operacje, by program zaczął na siebie zarabiać. Kolejne funkcjonalności można wówczas sfinansować z już wygenerowanych oszczędności. 

Jeżeli celem jest usprawnienie produkcji i logistyki, system musi drastycznie poprawić codzienną operacyjność. Skupiamy się tu na wydajności i czasie.  

Miernik ten określa ilość zasobów (czasu i kosztów) potrzebnych do realizacji procesów takich jak zamykanie miesiąca czy planowanie produkcji. Pozwala on zidentyfikować “wąskie gardła” w organizacji. Jeśli proces angażujący wcześniej trzy osoby przez dwa dni, po wdrożeniu ERP zajmuje jednej osobie kilka godzin - skalowalność firmy gwałtownie rośnie. 

Stanowi mikro-skalę wydajności. Mierzy ilość czasu spędzanego na powtarzalnej czynności w minutach. Na tej podstawie można precyzyjnie założyć, o ile system powinien skrócić przebieg rutynowych operacji. 

To całkowity czas od momentu wpłynięcia zamówienia od klienta, poprzez zaplanowanie produkcji i jej realizację, aż do dostawy. W dzisiejszych realiach sprawny łańcuch dostaw to potężna przewaga konkurencyjna. Skrócenie lead time oznacza mniej kapitału zamrożonego w toku produkcji i szybszą rotację.  

Miernik czystej skalowalności, podsuwający informację o tym, ile dokumentów czy faktur jest w stanie obsłużyć jeden etat. Dlaczego to ma znaczenie w trakcie wdrożenia? Przyjmijmy, że sprzedaż firmy rośnie o 30% w skali roku. Wówczas dobrze wdrożony system pozwoli obsłużyć ten wolumen tą samą załogą w biurze. Brak wzrostu zatrudnienia back-office przy rosnącej sprzedaży to czysty zysk.  

Jak odzyskać gotówkę zamrożoną na hali magazynowej? Istotne w tym zakresie są wskaźniki obejmujące poziom i rotację zapasów.  

Mierzy, jak szybko towar pojawia się na półkach i zamienia się w wygenerowaną sprzedaż. Niska rotacja oznacza gotówkę zamrożoną na magazynie. Odpowiednio wdrożony system powinien przyspieszyć obrót najbardziej dochodowymi indeksami - i naturalnie zwiększyć ten wskaźnik.  

To wolumen i wartość towaru lub surowców trzymanych w magazynie. Nowoczesny system dba o to, by utrzymywać zapasy na minimalnym, ale w stuprocentowo bezpiecznym poziomie. To chroni firmę zarówno przed zaleganiem produktów, jak i przestojami z powodu braków materiałowych.  

Jedna z ważniejszych kwestii do analizy przedwdrożeniowej. Przed przeprowadzeniem projektu należy sprawdzić dane pod względem ich aktualności i spójności.  

Chodzi o to, czy handlowiec, magazynier i księgowa mają dostęp do tych samych danych w czasie rzeczywistym. Wdrożony system powinien zapewnić, że każdy dział będzie opierać się na “jednej wersji prawdy”.  

Mierzy częstotliwość występowania tzw. czynnika ludzkiego. Chodzi o złe ceny wpisane w zamówienie, pomyłki w indeksach czy literówki w adresach dostawy. Wdrożony system powinien od pierwszej sekundy narzucić walidację. Przykładowo, może zablokować wydanie towaru bez odpowiednich zgód lub ceny poniżej minimalnej marży.  

Wdrożenie systemu to nie luksusowy wydatek, lecz strategiczna inwestycja. Jeśli przygotowujecie się do rozmów z partnerem technologicznym - nie obawiajcie się pokazywać słabych punktów. Otwartość procesowa i rzetelne dane to jedyny fundament, na którym można zbudować sukces. 

Jeśli projekt już trwa - trzymajcie rękę na pulsie. Zarządzajcie wdrożeniem poprzez liczby i wskaźniki KPI. Implementując system etapami, szybko przekonacie się, że cyfryzacja zwraca się wielokrotnie. W dodatku znacznie szybciej, niż pierwotnie zakładaliście.