Na co warto zwrócić uwagę przy zamknięciu roku podatkowego w płacach

Zamknięcie roku podatkowego w dziale płac jest ważnym procesem, który wymaga skrupulatności i uwagi. Przygotowanie deklaracji podatkowych oraz terminowe jej wysłanie są kluczowe, aby uniknąć ewentualnych problemów z administracją skarbową.

Przede wszystkim, musimy pamiętać o  terminach dotyczących rozliczeń podatkowych. Na początku roku działy kadrowo-płacowe są bardzo zaangażowane w proces zamknięcia roku.

Deklaracje PIT

Po wygenerowaniu deklaracji dla pracowników i zweryfikowaniu z kartoteką płacową pozostaje nam już tylko wysłanie PITów na bramkę Ministerstwa Finansów, pobranie UPO i potem przekazanie dokumentów pracownikom. Należy pamiętać, że do 31 stycznia pracodawca musi przekazać do urzędu skarbowego, właściwego ze względu na siedzibę, deklaracje roczne PIT-4R lub PIT-8AR (PIT-8AR dotyczy zryczałtowanego podatku).

Do końca stycznia pracodawca ma czas na przekazanie formularzy PIT-11, na których wykazuje informacje o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy pracowników. PIT-8C składany jest tylko w przypadku uzyskania niektórych dochodów z kapitałów pieniężnych.

Deklaracje PIT11 wysłane w formie elektronicznej do US pracownicy otrzymują zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej do końca lutego. Pracodawca obecnie może wybrać w jakiej formie zostanie on udostępniony pracownikom. Może dokument przekazać w formie papierowej lub w wersji elektronicznej na przykład jako zaszyfrowany załącznik w korespondencji mailowej. Deklaracja może także zostać opublikowana na koncie pracownika w portalu pracowniczym.

Upoważnienie UPL

Dużym ułatwieniem jest możliwość składania elektronicznych deklaracji podatkowych, także przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo takie może zostać udzielone na formularzu UPL-1. Dotyczy ono wszystkich deklaracji podatkowych, zeznań i innych informacji składanych elektronicznie i obejmuje wszystkie urzędy skarbowe.

Warto pamiętać, że pełnomocnikiem może być osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Może to być zatem zarówno doradca podatkowy, jak i pracownik działu księgowości czy biura rachunkowego. Co ważne – pełnomocnictwa można udzielić więcej niż jednej osobie.

Ważne terminy

Do końca lutego pracodawca ma obowiązek przekazać do US i pracownikom formularz IFT 1/IFT 1R związany z wykazaniem przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne niemające miejsca zamieszkania na terytorium Polski, tzw. nierezydenci podatkowi

Początek roku to także czas na ustalenie płatnika zasiłków w 2023 r. Pracodawca, który zgłosił do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób na dzień 30 listopada 2022 r., będzie wówczas płatnikiem zasiłków.

Odpisy na ZFŚS

Trzeba pamiętać o obowiązku skorygowania odpisów na ZFŚS. Na początku roku kalendarzowego dokonuje się odpisów według planowanego zatrudnienia. Korektę odpisu wykonuje się do końca roku kalendarzowego. Należy przy tym wziąć pod uwagę rzeczywisty stan zatrudnienia w ciągu roku. Jeżeli na dzień 1 stycznia danego roku pracodawca zatrudnia powyżej 50 pracowników, wówczas ma obowiązek utworzenia ZFŚS. Pozostali pracodawcy mają wybór – mogą utworzyć taki fundusz lub wypłacać świadczenia urlopowe.

PFRON

Pracodawcy zatrudniający powyżej 25 pracowników mają czas do 20 stycznia na złożenie odpowiednich informacji w systemie e-PFRON. Na deklaracji DEK-R składają informację pracodawcy, którzy nie osiągnęli progu obowiązkowego finansowania PFRON. Z kolei dokument DEK-F służy tym, którzy taki próg przekroczyli.

ZUS

Trzeba też pamiętać o terminach składania deklaracji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Do 31 stycznia mamy obowiązek złożenia dokumentu ZUS IWA za poprzedni rok. Są tam zawarte informacje o ewentualnych wypadkach przy pracy oraz o osobach zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Na podstawie informacji z tego deklaracji ZUS oblicza wysokość składki wypadkowej (obowiązującej od 1 kwietnia 2023 r. do końca marca 2024 r.). Jeżeli w ciągu ostatnich trzech lat nie składałeś ZUS IWA, wówczas stopę procentową stawki wypadkowej ustalasz samodzielnie na podstawie grupy działalności.

GUS

Niektórzy pracodawcy na początku roku mają także obowiązek składania odpowiednich deklaracji do Głównego Urzędu Statystycznego. Przykładowo deklarację Z-05 oznacza badanie popytu na pracę, składa się ją za czwarty kwartał 2022 r. Natomiast na deklaracji Z-10 składa się sprawozdanie o warunkach pracy za rok 2022 r.