Krótka historia o obiegu dokumentów w firmie, czyli jak z systemem ERP można zdigitalizować procesy

Za sprawny obieg dokumentów firmie dziś w dużej mierze odpowiada digitalizacja. Zastąpienie papierowych dokumentów ich cyfrowymi wersjami zapewnia szereg korzyści dla każdego przedsiębiorstwa. Jakie? Przeczytaj, jak system ERP wpływa na płynne działanie firmy w zakresie dokumentacji.

Digitalizacja dokumentacji firmowej – możliwości i szanse

Ostatnie lata przynoszą prawdziwą rewolucję w biznesowej rzeczywistości. Rewolucję, której na imię „digitalizacja”. Jest to proces, w którym zamiast papierowych dokumentów, jak faktury, umowy, czy różnego rodzaju wnioski, wykorzystujemy cyfrowo wygenerowane pliki.

Możliwość taką dają nam liczne zmiany w przepisach, m.in. związanych z obiegiem elektronicznych faktur, czy wprowadzających kwalifikowane podpisy elektroniczne jako alternatywny (do klasycznego podpisu) sposób akceptacji dokumentów. Daje to dziś przedsiębiorcom możliwość wykorzystania cyfrowej dokumentacji w codziennych działaniach, upraszczając i znacznie przyspieszając ich pracę.

Zmiany te sprawiły, że w biznesowej rzeczywistości pojawił się nowy trend – firmy paperlesswykorzystujące w swojej działalności zero lub – w ostateczności – minimalną ilość papierowych dokumentów. Jak to wygląda w praktyce?

Obieg dokumentów w firmie, czyli historia o tym, jak paperless zmienia pracę księgowych (i nie tylko!)

Historia Marka z przeszłości

Marek bardzo lubił swoją pracę na stanowisku księgowego. Jedyną rzeczą, która mu przeszkadzała, były stosy papierowych faktur, z jakimi mierzyć musiał się każdego dnia. Faktur, które najpierw należało odpowiednio opisać, a następnie zdobyć akceptację przełożonego, aby w odpowiedni sposób rozksięgować znajdujące się na nich pozycje.

Dla każdego dokumentu musiał udać się najpierw do osoby odpowiedzialnej za zamówienie produktów, aby go dokładnie opisała, następnie musiał odwiedzić managera działu zlecającego zakup i uzyskać jego akceptację. Dopiero wtedy mógł spokojnie, ręcznie wprowadzić fakturę do systemu.

Tak było w przeszłości. Przeszłości, którą Marek wspomina dzisiaj jako słusznie minioną. Obecnie korzysta bowiem z rozwiązań paperless, które usprawniają nie tylko jego pracę, ale też wszystkich innych osób zaangażowanych w obieg dokumentów w firmie.

Marek w świecie SEOD i paperless

Dzisiaj również przyszła do niego faktura zakupowa na tablet dla nowego handlowca. W przeciwieństwie do standardowej sytuacji, zamiast papierowego dokumentu kurzącego się na biurku, Marek otrzymał powiadomienie w systemie ERP od Asseco, że dokument został wprowadzony i czeka na jego działanie.

Zakup dokonany został przez firmowy dział IT, gdzie odpowiadał za niego Jan. Marek przy pomocy ledwie kilku kliknięć myszką przypisał więc koledze zadanie opisania faktury. Jan otrzymał powiadomienie i niezwłocznie dodał wymagane informacje, w tym m.in. nazwę działu, na którego zlecenie dokonał zamówienia sprzętu.

Działem tym był dział eksportu kierowany przez Stanisława. Dlatego w kolejnym kroku to właśnie on otrzymał powiadomienie, że w systemie ERP czeka na niego faktura do akceptacji. Stanisław przejrzał jeszcze raz dokument, a że wszystko się zgadzało – potwierdził zakup.

Nim pierwsza kawa ostatecznie przegoniła poranną senność, Marek otrzymał wszystkie potrzebne potwierdzenia i przy pomocy kilku kolejnych kliknięć odpowiednio rozksięgował koszty, przypisując je do działu eksportu. I zrobił to – co najważniejsze – bez potrzeby wstawania od biurka.I bez zaśmiecania blatu dziesiątkami papierowych dokumentów.

Co więcej, tego ranka, nim Stanisław ostatecznie potwierdził dokument, Marek zdążył zainicjować podobną procedurę dla kilku kolejnych faktur zakupowych.

Wykorzystanie narzędzi ERP w obiegu dokumentacji firmowej

Trend paperless widoczny jest w wielu nowoczesnych firmach, które korzystają z tego udogodnienia wszędzie tam, gdzie są w stanie. Dotyczy to nie tylko obiegu faktur, ale również innej dokumentacji, którą do tej pory znaliśmy w wersji papierowej. Umowy z pracownikami, aneksy do umów, wnioski urlopowe, zamówienia – to tylko kilka pozycji z długiej listy dokumentów, które dzięki odpowiedniemu rozwiązaniu informatycznemu jesteśmy w stanie obsługiwać cyfrowo.

Umożliwiają to nowoczesne systemy ERP jak np. Softlab czy Macrologic od Asseco, wraz z rozwiązaniem odpowiadającym za elektroniczny obieg dokumentów. SEOD to narzędzie pozwala na stworzenie procesów, dzięki którym każda elektroniczna faktura, każdy wniosek i umowa ekspresowo trafią do odpowiednich osób i pozwolą im podjąć zdefiniowane wcześniej czynności, jak akceptacja, uzupełnienie danych czy też odrzucenie dokumentu.

Dobrze ustawione procesy dla elektronicznego obiegu dokumentacji zapewniają skuteczne działanie całej firmy oraz przyspieszenie wielu działań w jej obrębie.

Do głównych zalet obiegu dokumentów elektronicznych zaliczyć możemy:

• oszczędność czasu – nie jest potrzebne już osobiste przekazywanie dokumentacji;
• prostota i dostępność z wielu różnych urządzeń – aplikacji desktopowej, przeglądarki, a także tabletów i smartfonów;
• bezpieczeństwo danych – szyfrowanie dostępu do danych najnowocześniejszymi technologiami zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, minimalizując ryzyko ich przechwycenia;
• porządek w procesie – każdy krok jest jasno zdefiniowany i system automatycznie prowadzi użytkownika przez wszystkie wymagane do podjęcia czynności;
• brak papieru – czyli z jednej strony ekologia, z drugiej zaś oszczędność pieniędzy, które w innym wypadku przeznaczyć musielibyśmy m.in. na ryzy papieru, na toner do drukarek, czy też miejsce na przechowywanie fizycznych wersji dokumentów.