Krótka historia o obiegu dokumentów w firmie, czyli jak z systemem ERP można zdigitalizować procesy

Czy można prowadzić kadry i płace dla całego holdingu w jednym systemie, bez konieczności wdrażania każdej spółki od zera? Odpowiedź brzmi: tak – i to bardzo efektywnie. System Asseco HR oferuje zaawansowane, a jednocześnie intuicyjne podejście do obsługi struktur wielofirmowych. W świecie, gdzie jedna organizacja to często kilkanaście spółek, elastyczna i przemyślana architektura HR to realna przewaga konkurencyjna. Elastyczna konfiguracja – globalna czy indywidualna W Asseco HR każda firma w grupie może funkcjonować w trybie wspólnym lub całkowicie niezależnym – w zależności od potrzeb organizacji: na wspólnych zasadach, wykorzystując te same składniki wynagrodzenia, stanowiska a także raporty, przeglądarki i analizy. Przykładowo: jeden wzorzec listy płac lub wspólne zestawienie obecności mogą być stosowane przez wszystkie spółki, co zapewnia spójność i standaryzację procesów. w pełni niezależnie, z własnymi konfiguracjami składników płacowych, reguł naliczania, a także indywidualnymi raportami i wydrukami. Każda firma może posiadać odrębne wzory umów o pracę, specyficzne zestawienia kadrowe czy autorskie raporty kosztowe – dopasowane do swoich wewnętrznych regulacji lub potrzeb zarządczych. Przykłady zastosowań: Wspólna premia kwartalna dla całej grupy? Można ustawić ją globalnie i w jednym miejscu zmienić jej parametry. Wartość pakietu medycznego zmienia się dla całej grupy? Można ustawić to globalnie Tylko jedna firma wypłaca ryczałt za pracę zdalną? Można skonfigurować go lokalnie wyłącznie dla tej spółki – bez wpływu na pozostałe System pozwala budować uniwersalne wzorce i elastycznie je modyfikować – w zależności od potrzeb. To szczególnie ważne dla grup kapitałowych, gdzie część zasad jest wspólna, a część unikalna dla konkretnych podmiotów. Ekspresowe wdrażanie kolejnych spółek w 3 krokach W Asseco HR założenie nowej spółki w systemie nie wymaga osobnego projektu wdrożeniowego. Wystarczy: Uzupełnić dane identyfikacyjne (NIP, nazwa itp.), Wybrać konfiguracje, które mają być współdzielone, I… gotowe – można działać Znaczące oszczędności czasu i kosztów wdrożenia W praktyce oznacza to zupełnie nowe podejście do procesu wdrożeniowego. Przykładowo, w przypadku grupy kapitałowej składającej się z wielu spółek, zamiast ponosić koszt osobnego wdrożenia dla każdej jednostki, klient opłaca konfigurację jednej spółki wzorcowej. Pozostałe firmy mogą „dziedziczyć” tę konfigurację, co znacząco obniża koszt jednostkowy wdrożenia w przeliczeniu na każdą kolejną spółkę. Elastyczna migracja pracowników między spółkami Wielofirmowość w Asseco HR to również uproszczony proces przenoszenia pracowników między spółkami – idealne dla organizacji o dynamicznych strukturach lub agencji pracy tymczasowej. Pracownik kończy zatrudnienie w jednej spółce i rozpoczyna w drugiej – nie trzeba wprowadzać wszystkich danych od nowa, ponieważ system udostępnia mechanizmy, które pozwalają szybko i wygodnie przenieść pracownika między jednostkami. Działy kadrowe zyskują oszczędność czasu i spójność danych – informacje są przenoszone automatycznie, z zachowaniem integralności i pełnej historii zatrudnienia. Raportowanie przekrojowe – jedna baza, kompletna wiedza Gdy wszystkie spółki w grupie korzystają z jednej bazy danych, możliwe staje się raportowanie przekrojowe – obejmujące całą organizację lub wybrane jednostki, bez konieczności przełączania się między firmami. Przykładowe scenariusze: Zestawienie zatrudnienia we wszystkich spółkach z podziałem na działy i stanowiska, Łączne wartości wynagrodzeń, absencji czy kosztów pracy, Przegląd stanu kadrowego dla całego holdingu lub wybranego segmentu. Co ważne, system Asseco HR pozwala elastycznie zarządzać zakresem dostępu do danych. Dzięki zaawansowanemu mechanizmowi uprawnień, użytkownicy mogą mieć wgląd: tylko do jednej wybranej spółki, do kilku wskazanych jednostek, lub – w przypadku uprawnień centralnych – do pełnego zestawu danych wszystkich firm w grupie. Dzięki temu raportowanie jest nie tylko kompletne i efektywne, ale również w pełni zgodne z polityką bezpieczeństwa i ochroną danych osobowych. To narzędzie, które realnie wspiera podejmowanie decyzji zarządczych – na podstawie zawsze aktualnych i właściwie przefiltrowanych informacji. Realne korzyści wielofirmowości w Asseco HR Skrócony czas wdrożenia – konfiguracja tylko raz, a nie dla każdej spółki osobno. Redukcja kosztów – model dziedziczenia eliminuje konieczność wielokrotnego konfigurowania. Spójność danych – jednolite składniki, stanowiska i plany kont. Elastyczność – możliwość indywidualnego dopasowania, gdzie to potrzebne. Efektywne raportowanie – dostęp do pełnego obrazu z poziomu jednej aplikacji. Kto może skorzystać z wielofirmowości? Rozwiązanie wielofirmowe w systemie Asseco HR jest idealne dla: Grup kapitałowych – zarządzających wieloma spółkami z podobną strukturą organizacyjną Holdingów – potrzebujących centralnego nadzoru nad procesami kadrowymi Biur rachunkowych – obsługujących wielu klientów z możliwością elastycznego dostosowania do ich potrzeb Przedsiębiorstw w ekspansji – planujących zakładanie kolejnych spółek Firm z oddziałami – działającymi w różnych lokalizacjach pod odrębnymi NIP-ami Podsumowanie Asseco HR to nie tylko system dla jednej firmy. To narzędzie zaprojektowane z myślą o całych grupach kapitałowych, holdingach i dynamicznie rozwijających się organizacjach. Wielofirmowość w Asseco HR kończy z erą skomplikowanych struktur IT i wielokrotnych wdrożeń. To rozwiązanie dla liderów, którzy myślą strategicznie i działają efektywnie. Kiedy konkurencja boryka się z chaosem wielu systemów, Ty już zarządzasz całą grupą z jednego miejsca. Czas na przewagę, która ma znaczenie.