Kadry-Place-enova365_-zintegrowane-z-Microsoft-Dynamics365

Kadry Płace enova365, zintegrowane z Microsoft Dynamics365

Grupa ERBUD chciała usprawnić obsługę kadrową około 3000 pracowników i rozliczanie kosztów projektów, realizowanych w 5 krajach. Rozwiązaniem było jednoczesne wdrożenie modułu kadrowo-płacowego enova365 i finansowo-księgowego Microsoft Dynamics365 dla kilkunastu spółek grupy. W efekcie większość procesów kadrowych przebiega automatycznie, a dwukierunkowy przepływ informacji na linii kadry-księgowość jest szybki i bezbłędny.

Case study wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD w pigułce

WYZWANIE

  • Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych w kilkunastu spółkach grupy kapitałowej działających w 5 krajach 
  • Automatyzacja procesów finansowo-księgowych
  • Automatyzacja raportowania
  • Jednoczesne wdrożenie i migracja danych w kilkunastu spółkach grupy
  • Możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb Grupy ERBUD
  • Spełnienie wymagań polskiego prawa pracy i przepisów sektorowych

REZULTAT

  • Większość procesów tzw. twardego HR w Grupie ERBUD przebiega automatycznie, w tym rozliczanie wynagrodzeń pracowników pracujących za granicą 
  • Koszty wynagrodzeń i umów kontraktowych są automatycznie przyporządkowywane do miejsc ich powstawania, m.in. dzięki zintegrowaniu modułu kadrowo-płacowego z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365
  • Z systemu można łatwo wygenerować potrzebne raporty kadrowo-płacowe i kontrolingowe
  • Płynny przebieg wdrożenia i migracji danych
  • Nowe rozwiązanie jest elastyczne i umożliwia integrowanie w systemie nowych struktur organizacyjnych, np. przejmowanych spółek 
  • Grupa ERBUD korzysta z programu kadrowo-płacowego, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami

Najważniejsze informacje o Grupie ERBUB


Grupa ERBUD specjalizuje się w budownictwie kubaturowym, zielonej energii, serwisie dla przemysłu i prefabrykacji drewnianej. Ma ponad 34 lata doświadczenia w Polsce i w krajach Europy Zachodniej. Spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej – ERBUD SA i ONDE – notowane są na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. 


ERBUD jako jedyna spółka budowlana figuruje w prestiżowym rejestrze EMAS, to najwyższe unijne wyróżnienie w obszarze ekologii, a w 2022 r. znalazła się na prestiżowej liście „World’s Best Employers” amerykańskiego magazynu „Forbes”. 
Do flagowych realizacji spółki należą m.in. Galeria Młociny, Hala Koszyki, Szpital Południowy czy biurowiec Royal Wilanów w Warszawie. Grupa ERBUD zrealizowała także Morskie Centrum Nauki w Szczecinie, Basecamp we Wrocławiu, Centrum Dystrybucyjne Lidl w Stargardzie czy Spalarnię Odpadów Komunalnych w Koninie. 
Wymagania Grupy ERBUD wobec systemu ERP

1. Dostosowywanie się do potrzeb szybko rozwijającej się grupy kapitałowej

Spółki wchodzące w skład Grupy ERBUD intensywnie się rozwijają – zarówno organicznie, jak i przez przejęcia. Co więcej, podmioty wchodzące w skład grupy działają w różnych obszarach – od serwisu dla przemysłu, przez prefabrykację z drewna, po branżę OZE. Stanowi to wyzwanie dla systemu ERP, który musi umożliwić automatyzację procesów oraz konsolidację i centralizację danych w tych wszystkich obszarach, a jednocześnie być na tyle elastyczny, by dało się go łatwo dostosować do bieżących potrzeb grupy. 

O tym, jakim wyzwaniem było wdrożenie systemu ERP w Grupie ERBUD mówi Dariusz Grzeszczak, prezes Grupy ERBUD.

"Jesteśmy w intensywnym procesie digitalizacji całej naszej firmy. Działamy w utrudnionych realiach, innych niż np. branża bankowa, w której podstawą pracy jest komputer i stałe miejsce wykonywania obowiązków. Jesteśmy rozproszeni po projektach w całym kraju, mamy różne rodzaje działalności – od serwisu dla przemysłu, przez tradycyjną kubaturę czy prefabrykację z drewna, po branżę OZE."

DariuszGrzeszczak

Prezes | Grupa ERBUD

2. Cyfryzacja procesów kadrowych, których organizacja często ulega zmianie ze względu na zmiany prawne w Polsce

Jednocześnie wyzwaniem dla Grupy ERBUD było spełnienie wymagań polskiego prawa w obszarze kadrowo-płacowym w możliwie efektywny sposób. Oprócz globalnego systemu ERP, firma szukała więc także modułu kadrowo-płacowego, który jest na bieżąco dostosowywany do kadrowych przepisów sektorowych w Polsce i pozwala zdigitalizować związane z nimi procesy, a który jednocześnie można zintegrować z globalnym oprogramowaniem ERP.

3. Automatyzacja rozliczania wynagrodzeń i przypisywania ich do miejsc powstawania kosztów

Żeby móc zautomatyzować procesy kadrowe i płacowe w Grupie ERBUD konieczna była wymiana danych między modułem kadrowo-płacowym enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Potrzebna więc była ich integracja.

Wybór systemów ERP: Microsoft Dynamics365 i enova365


Stosownie do rangi Grupy ERBUD i jej międzynarodowego charakteru wybrano do obsługi finansów i księgowości oraz działalności operacyjnej system ERP, dostarczany na cały świat – Microsoft Dynamics365. 

Natomiast dla spełnienia wymagań polskiego prawa pracy oraz kadrowych przepisów sektorowych zdecydowano o potrzebie wdrożenia systemu kadrowego, który:

  • ma odpowiedni potencjał technologiczny,
  • umożliwia integrację procesów z różnych systemów i dwukierunkową wymianę danych, 
  • gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa,
  • jest ciągle rozwijany, dzięki czemu nadąża za wyzwaniami rynku i wspomnianymi wyżej zmianami w przepisach. 

Wybór padł na moduły enova365: Kadry, Płace i HR, Pulpity pracownika i kierownika oraz Business Intelligence i moduł dodatkowy: Ewidencja umów B2B.

Wymagania wobec przebiegu wdrożenia systemu kadrowo-płacowego – czyli co musiała zapewnić firma wdrożeniowa?


Oprócz wspomnianej wyżej zgodności z przepisami i elastyczności, umożliwiającej integrację z Microsoft Dynamics365, system kadrowo-płacowy dla Grupy ERBUD musiał spełnić jeszcze inne wymagania.

Po pierwsze, firma wdrożeniowa musiała być w stanie wdrożyć program kadrowo-płacowy jednocześnie w kilkunastu spółkach Grupy. Chodziło o to, żeby zespoły kadrowe z różnych spółek mogły pracować na jednym systemie kadrowo-płacowym. 

Zachowana musiała być ciągłość ewidencji, rozliczeń kadrowo-płacowych i podatkowych. Migracja danych dla wszystkich spółek Grupy ERBUD musiała się odbyć w tym samym czasie, z gwarancją wsparcia powdrożeniowego.

Dla Grupy ERBUD niezbędnym kryterium przy wyborze programu kadrowo-płacowego i firmy wdrożeniowej była także możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb. Chodziło, na przykład, o szybkie włączanie do wspólnej systemowej bazy danych nowych struktur organizacyjnych – spółek, które mogłyby zostać przejęte w przyszłości – lub nowych podmiotów powstałych na skutek fuzji. 

Rozwiązanie – wdrożenie modułu Kadry Płace i HR enova365 przez KOMAKO


Wdrożeniem oprogramowania enova365 zajęła się firma KOMAKO – Autoryzowany Partner Sonety, producenta systemu ERP enova365, który dobrze zna potrzeby branży budowlanej. 

Zespół KOMAKO zaczął pracę od analizy wymagań klienta, a następnie dostosował oprogramowanie do potrzeb i je skonfigurował. Kolejnym etapem była migracja danych oraz integracja systemu z Microsoft Dynamics365. 

Krok 1 – analiza wymagań klienta

W pierwszym kroku zespół KOMAKO zebrał wymagania biznesowe klienta. Na tym etapie ustalono więc najważniejsze funkcje, jakie nowe rozwiązanie powinno posiadać, żeby idealnie wpisać się w jego potrzeby.

Krok 2 – dostosowanie enova365 do potrzeb Grupy ERBUD

Choć moduł kadrowo-płacowy enova365 zawiera kompletny zestaw funkcji z obszaru tzw. twardego HR, żeby idealnie wpisywał się w potrzeby Grupy ERBUD konieczne było rozbudowanie go o dodatkowe możliwości na etapie konfiguracji systemu. 

W tym celu wdrożeniowcy opracowali dopasowane do potrzeb grupy raporty kadrowe, rozbudowali zestaw elementów wynagrodzeń i definicje stanowisk oraz wykonali dedykowane rozszerzenia – na przykład moduł rezerw urlopowych i emerytalnych. Skonfigurowali także ewidencję kadrową i sposób rozliczania wynagrodzeń oraz ewidencji czasu przy projektach. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób zespół KOMAKO dostosował enova365 do potrzeb grupy ERBUD w kluczowych obszarach.

Krok 3 – integracja modułu Kadry Płace enova365 z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365

Integracja miała na celu zapewnienie wielokierunkowej wymiany danych między modułem Kadry Płace enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Było to niezbędne między innymi w celu automatyzacji następujących procesów.

  • Księgowania list płac w oparciu o rozliczone wypłaty i na podstawie 4 różnych sposobów ewidencji czasu pracy

Czas pracy mógł być rozliczany na podstawie wydziału, indywidualnego podzielnika na kartotece pracownika, podzielnika dla elementu wynagrodzeń lub dla strefy czasu pracy w kalendarzu pracownika. 

  • Analizowania i raportowania kosztów w oparciu o centra kosztów

Zespół KOMAKO musiał zapewnić dwukierunkową międzysystemową wymianę informacji o projektach, miejscach powstawania kosztów, rodzajach kosztów oraz datach i statusach projektów.

Na podstawie tych pierwszych trzech zmiennych tworzone są automatycznie centra kosztów, jednostki organizacyjne i elementy struktury organizacyjnej, zgodnie ze standardami grupy i potrzebami spółek.

  • Powiązania środków trwałych z centrami kosztów

Obsługa rozbudowanych ewidencji centrów kosztów (CK) w powiązaniu ze środkami trwałymi miała umożliwić rejestrację czasu pracy na tak rozbudowane CK. Chodziło też o podział kosztów na pracowników umysłowych i fizycznych oraz według rodzajów realizowanych prac. 

Krok 4 – integracja enova365 z systemem workflow Webcon

Zespół KOMAKO musiał zapewnić wymianę informacji pracowniczych między enova365 a systemem Webcon, takich, jak np. informacje o nieobecnościach oraz umowach zawartych z pracownikami i ich rozliczeniu. 

Funkcje enova365, rozbudowane na etapie wdrożenia, szczególnie istotne dla Grupy ERBUD


1. Ewidencja czasu pracy przy projektach


Klient chciał ewidencjonować czas pracy na wiele sposobów. Ponieważ w spółkach serwisowych Grupy ERBUD pracownicy jednego dnia są zaangażowani w kilka projektów, a w spółkach wykonawczych, przez kilka miesięcy zajmują tym samym projektem, żeby umożliwić adekwatną do potrzeb ewidencję czasu pracy dostosowano Pulpity kierowników, pracujących na budowach w Polsce i za granicą. Posłużył do tego specjalny dodatek ENOKO.Zestawienia Czasu Pracy. Pozwala on m.in. na:

  • rozszerzenie ewidencji czasu pracy nad projektami pracowników szeregowych i ich kierowników, 
  • ewidencjonowanie ocen pracowników,
  • tworzenie arkuszy premiowych na podstawie zarejestrowanego czasu i ocen,
  • nadanie Pulpitom kontekstu budowy – projektu realizowanego przez spółkę z Grupy,
  • rejestracja czasu pracowników – w kraju i oddelegowanych do pracy za granicą,
  • wyliczanie diet i premii dziennych,
  • obliczanie kluczy podziałowych wykorzystywanych do księgowań list płac,
  • oparcie rozwiązań na strukturach organizacyjnych.

2. Obsługa umów B2B, raportowanie i wsparcie weryfikacji danych


Zgodnie z potrzebami Grupy ERBUD zespół KOMAKO wprowadził ewidencję umów kontraktowych czyli umów B2B i innych (np. pełnomocnictwa czy powierzenia). Do każdej umowy konsultanci zdefiniowali element rozliczający, który umożliwia weryfikację czasu trwania i powtarzalność elementu w jednostce czasu. 

Każdy element rozliczający alokuje koszty związane z umowami według przyjętej logiki. Program obsługuje na przykład następujące procesy workflow:

  • czy jest umowa, 
  • czy jej wartość jest zgodna z umową,
  • alokacja wartości elementu wg umowy,
  • ile godzin przypada do rozliczenia i do jakiego centrum kosztów przyporządkować dany koszt.

Rozwiązanie wyposażono też w rozbudowany system weryfikacji, który wymaga wpisania określonych danych lub blokuje wartości niezgodne z założeniami weryfikatorów. W ramach grupy kapitałowej kilkunastu podmiotów weryfikowana jest np. kontrola zatrudnienia i spójność umów. 

Wsparcie KOMAKO objęło także m.in.:

  • wspieranie działów kadr spółek w obsłudze przejść pracowników w grupie – między podmiotami,
  • wykonanie setek zindywidualizowanych raportów kadrowych, płacowych i kontrolingowych, 
  • wprowadzenie automatycznych powiadomień e-mailowych np. o uprawnieniach, badaniach lekarskich, BHP, wydłużających się zwolnieniach czy urodzinach pracowników. 
  • zautomatyzowanie wysyłki deklaracji PIT, IMIR oraz pasków wynagrodzeń pracowników. 

3. Rozliczanie pracowników oddelegowanych

System enova365 rozbudowany o dodatki partnerskie KOMAKO usprawnia rozliczanie pracowników, pracujących na kontraktach zagranicznych. Obejmuje to rozliczanie wynagrodzeń pracowników oddelegowanych, w tym:

  • naliczanie podatku belgijskiego wraz z ewidencją i naliczaniem belgijskich ulg podatkowych, 
  • rozliczanie nadgodzin wg reguł danego kraju np. – Francja czy Norwegia, 
  • weryfikację rejestracji czasu pracy dot. specyfiki krajów oddelegowania.

Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD – efektywny przepływ informacji, komfort pracowników, mniej papieru


Proces wdrożenia zrealizował stawiane przed nim cele. Nie tylko zautomatyzowano i zdigitalizowano procesy kadrowo-płacowe w kilkunastu spółkach Grupy ERBUD, ale także zapewniono dwukierunkową wymianę danych między systemami. Dzięki temu przepływ informacji jest szybki i bezbłędny, a kadrowych i księgowych w wielu czynnościach zastępuje system informatyczny. Co  więcej, dzięki łatwemu raportowaniu menedżerowie mogę opierać swoje decyzje na danych.  

Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD podsumowuje Dariusz Grzeszczak, jej prezes.

"Dzięki wdrożeniu enova365 i całego środowiska Microsoft Dynamics365 w sposób znaczny zwiększyliśmy nie tylko efektywność przepływu informacji i komfort pracowników, ale także znacznie zredukowaliśmy ilość produkowanego papieru, co dla nas, spółki będącej liderem zielonej transformacji w swojej branży, traktującej wyzwania ESG bardzo poważnie, jest podwójnie cenne. Cieszy mnie, że współpraca wewnętrznego zespołu wdrożeniowego z KOMAKO – naszym partnerem przebiegła tak płynnie i pomyślnie, a jej owocami będzie się cieszyć prawie 3000 naszych pracowników"

DariuszGrzeszczak

Prezes | Grupa ERBUD

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

E-paragon – od kiedy można go wystawiać?

Czy wiesz, że e-paragon może wkrótce wyprzeć swoją papierową wersję? To kolejny krok na drodze do cyfryzacji i automatyzacji branży handlowej, który pozwala na obniżenie kosztów, szybszą obsługę klientów i sprzyjające środowisku odpapierzenie firmy. Dowiedz się, jak wystawić e-paragon w enova365. Co to jest e-paragon? E-paragon jest elektroniczną wersją dokumentu fiskalnego, który jest bardzo dobrze znany. Otrzymujesz go przy okazji prywatnych zakupów jako potwierdzenie zawarcia transakcji. Paragon elektroniczny ma być jego odpowiednikiem wystawianym przez specjalne kasy online, przesyłanym (na życzenie kupującego) na wybrany przez niego adres e-mail lub numer telefonu oraz do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Oznacza to, że w przeciwieństwie do paragonu standardowego, nie ma potrzeby jego wydruku. Zgodnie z § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących e-paragon powinien zawierać dokładnie takie same informacje, jakie znajdują się na paragonie papierowym, czyli: nazwę podatnika wraz z adresem punktu sprzedaży lub adresem siedziby podatnika, NIP podatnika, kolejny numer wydruku, datę, godzinę i minutę wydruku dokumentu, nazwę „Paragon fiskalny”, cenę towaru lub usługi i jego/jej nazwę umożliwiającą identyfikację, cenę jednostkową towaru lub usługi, ilość i wartość sumaryczną sprzedanego towaru lub wykonanej usługi, wartości wszelkich udzielonych rabatów, wartość podatków dla poszczególnych pozycji paragonu, sumę podatków, łączną wartość sprzedaży brutto, numer kasy i oznaczenie kasjera (gdy jest więcej niż jedno stanowisko kasowe), NIP nabywcy (na jego żądanie). Wśród zalet e-paragonu dla sprzedawcy można wymienić oszczędność kosztów, lepszą integrację e-paragonów z systemami księgowymi oraz łatwiejszą analizę sprzedaży na podstawie wystawionych dokumentów. Nabywca z kolei może w prosty sposób przechowywać e-paragony (np. przy pomocy aplikacji) i łatwiej korzystać z reklamacji i ze zwrotów. Ponadto brak konieczności drukowania papierowego dokumentu jest lepszy dla środowiska. W jaki sposób e-paragony oszczędzają czas? Przykłady Sklep internetowy nie musi już drukować paragonów i umieszczać ich w paczce, wysyłanej do klienta, bo klient może otrzymać paragon na przykład e-mailem. Sklep stacjonarny także może wysyłać e-paragon przez e-mail zamiast drukować paragon papierowy. Klient musi tylko wyrazić taką chęć i podać numer telefonu, a paragon do niego trafi. Oba rodzaje sklepów oszczędzają na kosztach serwisowania drukarek i materiałach eksploatacyjnych. E-paragon – od kiedy można go wystawić? Podstawą prawną, która umożliwia wystawianie e-paragonów, jest pakiet SLIM VAT 3, czyli nowelizacja ustawy o VAT z 26 maja 2023 roku. Zakłada ona, że paragony elektroniczne można wystawiać od 15 września 2023.  W celu wystawienia e-paragonu konieczne jest (zgodnie z art. 111 ust 3a pkt 1 ustawy o VAT) uzyskanie zgody nabywcy, która może zostać wyrażona: przy jednoczesnym zaakceptowaniu regulaminu sprzedaży, w ramach którego została ona uwzględniona (musi on mieć jednak zapis pozwalający na rezygnację z niej), w momencie dokonywania zakupu, np. poprzez ustne potwierdzenie lub (w przypadku zakupów online) wybór opcji „e-paragon” w systemie transakcyjnym sklepu, za pośrednictwem aplikacji bądź strony internetowej (np. poprzez wypełnienie dedykowanego formularza). Jak wystawić e-paragon? Wspomniana wyżej zgoda nie jest jedynym wymogiem pozwalającym na to, by móc wprowadzić e-paragon. Jak wystawić go w pełni poprawnie?  15 września 2023 r. Ministerstwo Finansów udostępniło platformę o nazwie HUB Paragonowy oraz aplikację mobilną e-paragony 2.0. Założeniem tego rozwiązania jest możliwość anonimowego wystawiania e-paragonów z wykorzystaniem kodu kreskowego generowanego w aplikacji mobilnej e-paragony 2.0.   enova365 umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z HUBem eparagony Kod generowany jest przez użytkownika aplikacji (kupującego), który podaje go do zeskanowania sprzedawcy. Po zeskanowaniu kodu kasa lub drukarka fiskalna prześle paragon w postaci elektronicznej do HUB-a Paragonowego, gdzie będzie on przechowywany przez okres 30 dni.  Użytkownik aplikacji e-paragony 2.0 ma możliwość pobrania paragonu oraz zapisania go na urządzeniu mobilnym lub w chmurze. Sama aplikacja pozwala także na digitalizację paragonów w formie papierowej.  Co jednak istotne, rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo Finansów ma charakter dobrowolny. Oznacza to, że sprzedawcy mogą wystawiać e-paragony wykorzystując w tym celu własne aplikacje np. w powiązaniu z prowadzonymi programami lojalnościowymi. Możliwe jest także wystawianie paragonów wyłącznie w formie papierowej np. jeżeli sprzedawca nie posiada drukarki wspierającej komunikację z rządowym HUB-em Paragonowym.  Jak dostarczyć kupującemu e-paragon? Przepisy prawa określają 3 różne rozwiązania dotyczące sposobu dostarczenia e-paragonu. Nabywca powinien samodzielnie wybrać jeden z nich: dostarczenie SMS na podany numer telefonu, dostarczenie w wiadomości e-mail, dostarczenie do odpowiedniej aplikacji w urządzeniu mobilnym. Ten trzeci sposób wydaje się ciekawą możliwością dla wszystkich osób, które chcą mieć porządek w swoich dokumentach. Na rynku istnieje obecnie kilka tego rodzaju rozwiązań, a jednym z ważniejszych jest aplikacja „E-paragony” dostępna w AppStore i Google Play, przygotowana przez Ministerstwo Finansów. E-paragon a drukarka fiskalna Block Quote Wysyłkę e-paragonów na platformę rządową umożliwiają tylko wybrane modele drukarek fiskalnych. Jeżeli chcesz zacząć więc wystawiać e-paragony zweryfikuj, czy posiadane przez Ciebie urządzenia umożliwiają wysyłkę e-paragonów do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów.   Jak działają e-paragony w enova365? Jak wspomnieliśmy, enova365 umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z platformą eparagony.pl. Pamiętaj jednak, że możesz wystawić e-paragon tylko na drukarce fiskalnej, która obsługuje takie dokumenty. Jak to działa? Informacje o wystawieniu e-paragonu mogą być wysyłane do klienta w postaci wiadomości e-mail, w których umieszczany jest link do wystawionego dokumentu. Wszystkie wystawione dokumenty są dostępne w systemie enova365. Każdy e-paragon wystawiony w integracji z platformą e-paragony jest przechowywany w postaci elektronicznej na tej platformie. Zastanawiasz się, jak system ERP enova365 wspiera firmy z branży handlowej i jak e-paragony działają w praktyce? Zachęcamy do bezpłatnego przetestowania systemu enova365.
E-paragon-od-kiedy-można-go-wystawiać
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń