Kadry Płace enova365, zintegrowane z Microsoft Dynamics365

Grupa ERBUD chciała usprawnić obsługę kadrową około 3000 pracowników i rozliczanie kosztów projektów, realizowanych w 5 krajach. Rozwiązaniem było jednoczesne wdrożenie modułu kadrowo-płacowego enova365 i finansowo-księgowego Microsoft Dynamics365 dla kilkunastu spółek grupy. W efekcie większość procesów kadrowych przebiega automatycznie, a dwukierunkowy przepływ informacji na linii kadry-księgowość jest szybki i bezbłędny.

• Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych w kilkunastu spółkach grupy kapitałowej działających w 5 krajach 
• Automatyzacja procesów finansowo-księgowych
• Automatyzacja raportowania
• Jednoczesne wdrożenie i migracja danych w kilkunastu spółkach grupy
• Możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb Grupy ERBUD
• Spełnienie wymagań polskiego prawa pracy i przepisów sektorowych

• Większość procesów tzw. twardego HR w Grupie ERBUD przebiega automatycznie, w tym rozliczanie wynagrodzeń pracowników pracujących za granicą 
• Koszty wynagrodzeń i umów kontraktowych są automatycznie przyporządkowywane do miejsc ich powstawania, m.in. dzięki zintegrowaniu modułu kadrowo-płacowego z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365
• Z systemu można łatwo wygenerować potrzebne raporty kadrowo-płacowe i kontrolingowe
• Płynny przebieg wdrożenia i migracji danych
• Nowe rozwiązanie jest elastyczne i umożliwia integrowanie w systemie nowych struktur organizacyjnych, np. przejmowanych spółek 
• Grupa ERBUD korzysta z programu kadrowo-płacowego, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami

Grupa ERBUD specjalizuje się w budownictwie kubaturowym, zielonej energii, serwisie dla przemysłu i prefabrykacji drewnianej. Ma ponad 34 lata doświadczenia w Polsce i w krajach Europy Zachodniej. Spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej – ERBUD SA i ONDE – notowane są na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. 

ERBUD jako jedyna spółka budowlana figuruje w prestiżowym rejestrze EMAS, to najwyższe unijne wyróżnienie w obszarze ekologii, a w 2022 r. znalazła się na prestiżowej liście „World’s Best Employers” amerykańskiego magazynu „Forbes”. 
Do flagowych realizacji spółki należą m.in. Galeria Młociny, Hala Koszyki, Szpital Południowy czy biurowiec Royal Wilanów w Warszawie. Grupa ERBUD zrealizowała także Morskie Centrum Nauki w Szczecinie, Basecamp we Wrocławiu, Centrum Dystrybucyjne Lidl w Stargardzie czy Spalarnię Odpadów Komunalnych w Koninie. 
Wymagania Grupy ERBUD wobec systemu ERP

1. Dostosowywanie się do potrzeb szybko rozwijającej się grupy kapitałowej

Spółki wchodzące w skład Grupy ERBUD intensywnie się rozwijają – zarówno organicznie, jak i przez przejęcia. Co więcej, podmioty wchodzące w skład grupy działają w różnych obszarach – od serwisu dla przemysłu, przez prefabrykację z drewna, po branżę OZE. Stanowi to wyzwanie dla systemu ERP, który musi umożliwić automatyzację procesów oraz konsolidację i centralizację danych w tych wszystkich obszarach, a jednocześnie być na tyle elastyczny, by dało się go łatwo dostosować do bieżących potrzeb grupy. 

O tym, jakim wyzwaniem było wdrożenie systemu ERP w Grupie ERBUD mówi Dariusz Grzeszczak, prezes Grupy ERBUD.

2. Cyfryzacja procesów kadrowych, których organizacja często ulega zmianie ze względu na zmiany prawne w Polsce

Jednocześnie wyzwaniem dla Grupy ERBUD było spełnienie wymagań polskiego prawa w obszarze kadrowo-płacowym w możliwie efektywny sposób. Oprócz globalnego systemu ERP, firma szukała więc także modułu kadrowo-płacowego, który jest na bieżąco dostosowywany do kadrowych przepisów sektorowych w Polsce i pozwala zdigitalizować związane z nimi procesy, a który jednocześnie można zintegrować z globalnym oprogramowaniem ERP.

3. Automatyzacja rozliczania wynagrodzeń i przypisywania ich do miejsc powstawania kosztów

Żeby móc zautomatyzować procesy kadrowe i płacowe w Grupie ERBUD konieczna była wymiana danych między modułem kadrowo-płacowym enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Potrzebna więc była ich integracja.

Stosownie do rangi Grupy ERBUD i jej międzynarodowego charakteru wybrano do obsługi finansów i księgowości oraz działalności operacyjnej system ERP, dostarczany na cały świat – Microsoft Dynamics365. 

Natomiast dla spełnienia wymagań polskiego prawa pracy oraz kadrowych przepisów sektorowych zdecydowano o potrzebie wdrożenia systemu kadrowego, który:

• ma odpowiedni potencjał technologiczny,
• umożliwia integrację procesów z różnych systemów i dwukierunkową wymianę danych, 
• gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa,
• jest ciągle rozwijany, dzięki czemu nadąża za wyzwaniami rynku i wspomnianymi wyżej zmianami w przepisach. 

Wybór padł na moduły enova365: Kadry, Płace i HR, Pulpity pracownika i kierownika oraz Business Intelligence i moduł dodatkowy: Ewidencja umów B2B.

Oprócz wspomnianej wyżej zgodności z przepisami i elastyczności, umożliwiającej integrację z Microsoft Dynamics365, system kadrowo-płacowy dla Grupy ERBUD musiał spełnić jeszcze inne wymagania.

Po pierwsze, firma wdrożeniowa musiała być w stanie wdrożyć program kadrowo-płacowy jednocześnie w kilkunastu spółkach Grupy. Chodziło o to, żeby zespoły kadrowe z różnych spółek mogły pracować na jednym systemie kadrowo-płacowym. 

Zachowana musiała być ciągłość ewidencji, rozliczeń kadrowo-płacowych i podatkowych. Migracja danych dla wszystkich spółek Grupy ERBUD musiała się odbyć w tym samym czasie, z gwarancją wsparcia powdrożeniowego.

Dla Grupy ERBUD niezbędnym kryterium przy wyborze programu kadrowo-płacowego i firmy wdrożeniowej była także możliwość przystosowania systemu do zmieniających się potrzeb. Chodziło, na przykład, o szybkie włączanie do wspólnej systemowej bazy danych nowych struktur organizacyjnych – spółek, które mogłyby zostać przejęte w przyszłości – lub nowych podmiotów powstałych na skutek fuzji. 

Wdrożeniem oprogramowania enova365 zajęła się firma KOMAKO – Autoryzowany Partner Sonety, producenta systemu ERP enova365, który dobrze zna potrzeby branży budowlanej. 

Zespół KOMAKO zaczął pracę od analizy wymagań klienta, a następnie dostosował oprogramowanie do potrzeb i je skonfigurował. Kolejnym etapem była migracja danych oraz integracja systemu z Microsoft Dynamics365. 

Krok 1 – analiza wymagań klienta

W pierwszym kroku zespół KOMAKO zebrał wymagania biznesowe klienta. Na tym etapie ustalono więc najważniejsze funkcje, jakie nowe rozwiązanie powinno posiadać, żeby idealnie wpisać się w jego potrzeby.

Krok 2 – dostosowanie enova365 do potrzeb Grupy ERBUD

Choć moduł kadrowo-płacowy enova365 zawiera kompletny zestaw funkcji z obszaru tzw. twardego HR, żeby idealnie wpisywał się w potrzeby Grupy ERBUD konieczne było rozbudowanie go o dodatkowe możliwości na etapie konfiguracji systemu. 

W tym celu wdrożeniowcy opracowali dopasowane do potrzeb grupy raporty kadrowe, rozbudowali zestaw elementów wynagrodzeń i definicje stanowisk oraz wykonali dedykowane rozszerzenia – na przykład moduł rezerw urlopowych i emerytalnych. Skonfigurowali także ewidencję kadrową i sposób rozliczania wynagrodzeń oraz ewidencji czasu przy projektach. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób zespół KOMAKO dostosował enova365 do potrzeb grupy ERBUD w kluczowych obszarach.

Krok 3 – integracja modułu Kadry Płace enova365 z modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365

Integracja miała na celu zapewnienie wielokierunkowej wymiany danych między modułem Kadry Płace enova365 a modułem finansowo-księgowym Microsoft Dynamics365. Było to niezbędne między innymi w celu automatyzacji następujących procesów.

• Księgowania list płac w oparciu o rozliczone wypłaty i na podstawie 4 różnych sposobów ewidencji czasu pracy

Czas pracy mógł być rozliczany na podstawie wydziału, indywidualnego podzielnika na kartotece pracownika, podzielnika dla elementu wynagrodzeń lub dla strefy czasu pracy w kalendarzu pracownika. 

• Analizowania i raportowania kosztów w oparciu o centra kosztów

Zespół KOMAKO musiał zapewnić dwukierunkową międzysystemową wymianę informacji o projektach, miejscach powstawania kosztów, rodzajach kosztów oraz datach i statusach projektów.

Na podstawie tych pierwszych trzech zmiennych tworzone są automatycznie centra kosztów, jednostki organizacyjne i elementy struktury organizacyjnej, zgodnie ze standardami grupy i potrzebami spółek.

• Powiązania środków trwałych z centrami kosztów

Obsługa rozbudowanych ewidencji centrów kosztów (CK) w powiązaniu ze środkami trwałymi miała umożliwić rejestrację czasu pracy na tak rozbudowane CK. Chodziło też o podział kosztów na pracowników umysłowych i fizycznych oraz według rodzajów realizowanych prac. 

Zespół KOMAKO musiał zapewnić wymianę informacji pracowniczych między enova365 a systemem Webcon, takich, jak np. informacje o nieobecnościach oraz umowach zawartych z pracownikami i ich rozliczeniu. 

1. Ewidencja czasu pracy przy projektach

Klient chciał ewidencjonować czas pracy na wiele sposobów. Ponieważ w spółkach serwisowych Grupy ERBUD pracownicy jednego dnia są zaangażowani w kilka projektów, a w spółkach wykonawczych, przez kilka miesięcy zajmują tym samym projektem, żeby umożliwić adekwatną do potrzeb ewidencję czasu pracy dostosowano Pulpity kierowników, pracujących na budowach w Polsce i za granicą. Posłużył do tego specjalny dodatek ENOKO.Zestawienia Czasu Pracy. Pozwala on m.in. na:

• rozszerzenie ewidencji czasu pracy nad projektami pracowników szeregowych i ich kierowników, 
• ewidencjonowanie ocen pracowników,
• tworzenie arkuszy premiowych na podstawie zarejestrowanego czasu i ocen,
• nadanie Pulpitom kontekstu budowy – projektu realizowanego przez spółkę z Grupy,
• rejestracja czasu pracowników – w kraju i oddelegowanych do pracy za granicą,
• wyliczanie diet i premii dziennych,
• obliczanie kluczy podziałowych wykorzystywanych do księgowań list płac,
• oparcie rozwiązań na strukturach organizacyjnych.

2. Obsługa umów B2B, raportowanie i wsparcie weryfikacji danych

Zgodnie z potrzebami Grupy ERBUD zespół KOMAKO wprowadził ewidencję umów kontraktowych czyli umów B2B i innych (np. pełnomocnictwa czy powierzenia). Do każdej umowy konsultanci zdefiniowali element rozliczający, który umożliwia weryfikację czasu trwania i powtarzalność elementu w jednostce czasu. 

Każdy element rozliczający alokuje koszty związane z umowami według przyjętej logiki. Program obsługuje na przykład następujące procesy workflow:

• czy jest umowa, 
• czy jej wartość jest zgodna z umową,
• alokacja wartości elementu wg umowy,
• ile godzin przypada do rozliczenia i do jakiego centrum kosztów przyporządkować dany koszt.

Rozwiązanie wyposażono też w rozbudowany system weryfikacji, który wymaga wpisania określonych danych lub blokuje wartości niezgodne z założeniami weryfikatorów. W ramach grupy kapitałowej kilkunastu podmiotów weryfikowana jest np. kontrola zatrudnienia i spójność umów. 

Wsparcie KOMAKO objęło także m.in.:

• wspieranie działów kadr spółek w obsłudze przejść pracowników w grupie – między podmiotami,
• wykonanie setek zindywidualizowanych raportów kadrowych, płacowych i kontrolingowych, 
• wprowadzenie automatycznych powiadomień e-mailowych np. o uprawnieniach, badaniach lekarskich, BHP, wydłużających się zwolnieniach czy urodzinach pracowników. 
• zautomatyzowanie wysyłki deklaracji PIT, IMIR oraz pasków wynagrodzeń pracowników. 

3. Rozliczanie pracowników oddelegowanych

System enova365 rozbudowany o dodatki partnerskie KOMAKO usprawnia rozliczanie pracowników, pracujących na kontraktach zagranicznych. Obejmuje to rozliczanie wynagrodzeń pracowników oddelegowanych, w tym:

• naliczanie podatku belgijskiego wraz z ewidencją i naliczaniem belgijskich ulg podatkowych, 
• rozliczanie nadgodzin wg reguł danego kraju np. – Francja czy Norwegia, 
• weryfikację rejestracji czasu pracy dot. specyfiki krajów oddelegowania.

Proces wdrożenia zrealizował stawiane przed nim cele. Nie tylko zautomatyzowano i zdigitalizowano procesy kadrowo-płacowe w kilkunastu spółkach Grupy ERBUD, ale także zapewniono dwukierunkową wymianę danych między systemami. Dzięki temu przepływ informacji jest szybki i bezbłędny, a kadrowych i księgowych w wielu czynnościach zastępuje system informatyczny. Co  więcej, dzięki łatwemu raportowaniu menedżerowie mogę opierać swoje decyzje na danych.  

Efekty wdrożenia enova365 w Grupie ERBUD podsumowuje Dariusz Grzeszczak, jej prezes.