Czy możliwe jest prowadzenie spraw pracowniczych bez papieru i ręcznego podpisywania dokumentów? Jeszcze niedawno taka sytuacja była trudna do wyobrażenia. Obecnie każdy dział HR może być paperless. Wystarczy użyć narzędzi dostarczanych przez Asseco BS – systemów ERP z Portalem HR.
Jakie sprawy kadrowe można załatwić bez papieru?
Cyfrowe dokumenty i podpis elektroniczny nie są nowymi wynalazkami. W Polsce pierwszy dokument państwowy został podpisany bez papieru i atramentu już w 2001 roku. Jednak autentyczne, pełne przejście na paperless w działalności biznesowej, w tym także w działach HR, jest możliwe dopiero od kilku lat. Zmiana dokonała się między innymi dzięki takim narzędziom jak systemy ERP czy Portal HR by Asseco.
Wszędzie tam, gdzie tradycyjnie jest stosowany papier, można go zastąpić dokumentami cyfrowymi i podpisem elektronicznym. Prowadzenie procesów paperless doskonale sprawdzi się zwłaszcza w działach kadr i płac. Czas „życia” wielu dokumentów często jest tak krótki, że marnotrawstwo papieru staje się wręcz rażące. W trosce o środowisko naturalne, z oszczędności i dla większego komfortu pracy możesz odejść od papieru przy załatwianiu większości spraw pracowniczych.
Elektroniczna samoobsługa pracownicza
Pracownik może załatwić praktycznie każdą sprawę w dziale HR wyłącznie przy użyciu dokumentów elektronicznych. Może w ten sposób składać wnioski urlopowe, a także pobierać dokumenty i zaświadczenia udostępnione przez dział HR.
Papier wymusza fizyczną obecność stron przy podpisywaniu dokumentów. Problem znika, gdy używasz podpisu elektronicznego i cyfrowych dokumentów – wszystkie sprawy załatwisz zdalnie. Możesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce.
Elektroniczne rozliczanie delegacji
Jak odbywa się obsługa delegacji bez papieru? Szybko i prosto. Pracownik tworzy plan delegacji, a system dostarcza go automatycznie do osoby akceptującej. Po powrocie pracownik wprowadza dane na temat wyjazdu i załącza rachunki. Wszystkie dokumenty trafiają do przełożonego, a po zatwierdzeniu – do księgowości, która rozlicza delegację. Następnie dział kadr wprowadza odpowiednią kwotę na listę płac. Wszystkie etapy rozliczenia delegacji nie wymagają ani jednej karki papieru.
Podpisywanie dokumentów bez papieru i pióra
Cyfrowe dokumenty zatwierdzisz bez problemu kwalifikowanym podpisem elektronicznymtj. SimplySign by Asseco. Dzięki niemu masz zapewnioną pełną mobilność: możesz zatwierdzać dokumenty z dowolnego miejsca na świecie i w dowolnym czasie. Mobilna aplikacja jest kompatybilna ze wszystkim dostępnymi na rynku systemami operacyjnymi. Pozwala na załatwianie spraw pracowniczych przy użyciu smartfona.
Jeżeli wybierzesz podpis elektroniczny i Portal HR, możesz porzucić papier na rzecz szybkiej, bezpiecznej i w pełni mobilnej obsługi spraw pracowniczych. Przedstawiciel firmy, pracownik, zleceniobiorca oraz współpracownik mogą podpisywać elektronicznie dokumenty takie jak umowy o pracę oraz dokumenty z nimi powiązane np. warunki pracy, opis stanowiska, informacje do umowy. Elektroniczne sygnowanie dokumentów świetnie sprawdza się także przy wystawianiu skierowań na badania, zaświadczeń przygotowanych przez dział HR czy oświadczeń.
Przeczytaj także : https://www.myerp.pl/jak-softlab-wms-…trzen-magazynowa/
Wsparcie pracy managerów
Portal HR zapewnia nie tylko sprawną samoobsługę pracowników, lecz wspiera także działania managerów. Kadra zarządzająca może korzystać z elektronicznych dokumentów pracowniczych zebranych w jednym miejscu. Przełożony ma wgląd w całą historię pracy podwładnego w firmie.Może przeanalizować awanse, zajmowane stanowiska, zakres obowiązków, wysokość wynagrodzeń i przyznanych premii, nieobecności oraz inne potrzebne informacje, które tworzą transparentny obraz kariery.
Odejście od papieru na rzecz dokumentów cyfrowych pozwala na integrację i automatyzację spraw pracowniczych w Portalu HR. To bardzo duże ułatwienie w pracy managerów. Mogą łatwo przygotować wnioski o zmianę warunków płacowych lub powierzenia nowych obowiązków określonym osobom. Sprawnie przebiega obsługa wniosków premiowych: menedżer może złożyć wniosek o przyznanie premii osobie z zespołu, którym kieruje, a także każdemu innemu pracownikowi w firmie. Po zatwierdzeniu dokument automatycznie trafia do akceptacji, a następnie premia zostaje rozliczona na liście płac.
Obsługę wniosków urlopowych usprawnia moduł kalendarza. Zawiera on informacje o nieobecności i zaplanowane absencje wszystkich osób w zespole oraz pracowników niższego szczebla. Nie ma potrzeby przenoszenia kalendarza na papier – wystarczy nadać prawo dostępu uprawnionej osobie.
Planowanie i rozliczanie czasu pracy bez jednego wydruku
Moduł e-RCP w systemach HR by Asseco usprawnia planowanie, ewidencjonowanie, kontrolowanie i rozliczanie czasu pracy. W systemie możesz definiować systemy pracy i okresy rozliczeniowe oraz przypisywać do nich pracowników. Możesz także prowadzić rozliczenia, tworzyć plany pracy na poszczególne okresy, układać grafiki, rejestrować czas oraz wnioskować o nadgodziny. Wszystko w formie elekronicznej, bez konieczności drukowania, kopiowania i ręcznych korekt.
Ewentualne zmiany wprowadzasz w jednym miejscu, do którego mają dostęp wszystkie uprawnione do tego osoby. Korekty nie skutkują przedrukowywaniem setek stron dokumentów.To oszczędność ogromnych ilości papieru i materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i kopiujących.
Portal HR przechowuje wszystkie dokumenty w jednym miejscu, czyli w e-teczce pracownika. Już posiadane wersje papierowe możesz zdigitalizować – zeskanować, wprowadzić do systemu i podpisać elektronicznie. Natomiast nowe dokumenty możesz stworzyć od podstaw.
System ERP dba o to, żeby wszystkie dokumenty elektroniczne trafiły po zatwierdzeniu do e-teczki. Pełni ona funkcję indywidualnego archiwum każdego z pracowników. Wszystkie e-teczki składają się na archiwum działu HR. Aby przejrzeć dokumenty pracownicze, nie musisz przerzucać setek stron papierowych wydruków i kserokopii. Wyszukiwanie dokumentu może trwać zaledwie kilka sekund, a nie kilkadziesiąt minut czy kilka godzin.
Nie tylko HR może być paperless
Jeżeli wizja prowadzenia spraw pracowniczych bez papieru przypadła Ci do gustu, rozważ całkowite odejście od papieru. Z systemami ERP od Asseco płynnie przejdziesz od dokumentów papierowych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD), który obejmie wszystkie pola działalności biznesowej.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowadzić księgowość i finanse w formie cyfrowej. Funkcjonalności SEOD możesz dobrać elastycznie do swoich potrzeb: płacisz tylko za te moduły, których potrzebujesz. W każdej chwili możesz rozbudować system o nowe funkcjonalności. Możesz też skorzystać z wersji chmurowej. Dzięki temu nie musisz instalować oprogramowania ani kupować sprzętu – płacisz tylko miesięczny abonament.
Tuż po wdrożeniu SEOD odczujesz usprawnienie obiegu dokumentów i wzrost tempa załatwiania spraw. Ponadto poprawi się kontrola kosztów i dostępność dokumentów. Zaczniesz oszczędzać czas i pieniądze – skupisz się maksymalnie na rozwoju swojego biznesu.
Komentarze (0)
Napisz komentarz
Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!
Jak automatycznie generować opisy produktów w systemie ERP?
Ręczne tworzenie opisów produktowych dla setek pozycji asortymentowych to jedno z najbardziej czasochłonnych zadań w firmach sprzedających wielokanałowo. Funkcjonalność w systemie Asseco Softlab ERP pozwala generować opisy produktów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji – bezpośrednio z poziomu kartoteki materiałowej. Wystarczy wskazać kluczowe cechy towaru, a system sam przygotuje gotowy tekst. Co więcej, opis można od razu przetłumaczyć na dowolny język, co otwiera drogę do szybkiego wejścia na rynki zagraniczne – bez korzystania z zewnętrznych narzędzi do tłumaczenia.
Dlaczego opisy produktów to wyzwanie dla firm z szerokim asortymentem?
Ręczne tworzenie opisów produktowych jest jedną z najczęstszych barier spowalniających wejście firm na nowe kanały sprzedaży – szczególnie w branżach zarządzających tysiącami pozycji asortymentowych, takich jak e-commerce, dystrybucja czy handel B2B. Firmy sprzedające towary przez sklepy internetowe, marketplace’y czy katalogi B2B muszą zadbać o spójne i aktualne opisy każdego produktu w ofercie. Przy setkach lub tysiącach pozycji ręczne pisanie treści pochłania czas, angażuje ludzi i generuje ryzyko niespójności między kanałami sprzedaży.
Problem narasta, gdy firma obsługuje rynki zagraniczne. Wtedy do każdego opisu dochodzi konieczność tłumaczenia, często z udziałem zewnętrznych dostawców. W efekcie przygotowanie pełnej oferty produktowej na nowy kanał sprzedaży potrafi trwać tygodnie.
Odpowiedzią na te wyzwania jest automatyzacja tworzenia opisów bezpośrednio w systemie ERP – w jednym miejscu, z którego firma zarządza całym asortymentem.
Jak sztuczna inteligencja w ERP pomaga tworzyć opisy produktowe?
Generowanie opisów produktów w Asseco Softlab ERP to funkcjonalność wykorzystująca model językowy AI do automatycznego tworzenia i tłumaczenia treści produktowych na podstawie atrybutów zapisanych w kartotece materiałowej. Dzięki niej firma może przygotować opisy w wielu językach bez wychodzenia z systemu ERP.
W praktyce oznacza to, że osoba odpowiedzialna za treści produktowe działa bezpośrednio w kartotece materiałowej – nie musi przełączać się między systemami ani kopiować danych do zewnętrznych narzędzi.
Cały proces sprowadza się do trzech kroków: wskazania kluczowych cech produktu, wygenerowania opisu, a następnie jego przejrzenia i ewentualnej korekty. Wygenerowany tekst można od razu wykorzystać np. w karcie produktu na portalu sprzedażowym.
Funkcjonalność opiera się na modelu językowym (AI), dlatego każdy wygenerowany opis wymaga weryfikacji przez osobę odpowiedzialną za treści. W tekście mogą pojawić się drobne nieścisłości językowe lub interpretacyjne, które łatwo wychwycić i poprawić jeszcze przed publikacją.
Na czym opiera się wygenerowany opis?
Jakość opisu zależy od jakości informacji, które podamy. System pozwala wskazać do 10 atrybutów produktu – mogą to być parametry techniczne, cechy szczególne, zastosowanie czy informacje istotne z perspektywy klienta końcowego. Na ich podstawie AI tworzy spójny, naturalnie brzmiący tekst.
Domyślnie jako pierwszy atrybut podpowiada się nazwa produktu z kartoteki, ale można ją dowolnie zmodyfikować lub uzupełnić o dodatkowy kontekst. Opcjonalnie w opisie może pojawić się również symbol materiałowy – przydatne, gdy klienci identyfikują produkty po kodach.
Ważna funkcja to możliwość zapisania zestawu atrybutów do późniejszego wykorzystania. Dzięki temu, jeśli praca nad opisami jest rozłożona w czasie lub prowadzona etapami, nie trzeba za każdym razem wprowadzać tych samych informacji od nowa.
Jak szybko przetłumaczyć opis na inny język?
Po zapisaniu opisu produktu dostępna jest opcja jego automatycznego tłumaczenia. Wystarczy wybrać język docelowy z listy. AI przygotuje tłumaczenie, które można przejrzeć, poprawić i zapisać. Dla jednego produktu można wygenerować tłumaczenia na wiele języków, a każde z nich jest zapisywane osobno i może być wielokrotnie aktualizowane.
Lista dostępnych języków zależy od konfiguracji systemu i może być rozszerzana w zależności od potrzeb firmy. To szczególnie przydatne rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które wchodzą na nowe rynki i potrzebują szybko przygotować opisy produktowe w kilku wersjach językowych – bez angażowania biur tłumaczeń czy ręcznego kopiowania tekstów.
Całość, od wygenerowania opisu po jego tłumaczenie, odbywa się w jednym miejscu w systemie ERP, co eliminuje konieczność korzystania z dodatkowych platform.
Dla kogo jest ta funkcjonalność?
Automatyczne generowanie opisów produktów w systemie ERP najlepiej sprawdza się tam, gdzie skala asortymentu i liczba kanałów sprzedaży sprawiają, że ręczne tworzenie treści staje się wąskim gardłem. W praktyce oznacza to firmy, które:
zarządzają szerokim asortymentem i potrzebują opisów dla setek lub tysięcy pozycji,
sprzedają wielokanałowo przez sklepy internetowe, marketplace’y, katalogi B2B,
obsługują rynki zagraniczne i potrzebują opisów w wielu językach,
chcą przyspieszyć czas wprowadzenia produktu na rynek (time-to-market), eliminując ręczne pisanie i tłumaczenie treści.
Funkcjonalność jest częścią ekosystemu Asseco Softlab ERP i działa we współpracy z platformą komunikacyjną Businesslink oraz dodatkiem Businessgenius, odpowiedzialnym za przetwarzanie AI.
Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach AI w Asseco Softlab ERP? Skontaktuj się z nami
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....