Kadry i płace bez papieru.

Kadry i płace bez papieru

Czy możliwe jest prowadzenie spraw pracowniczych bez papieru i ręcznego podpisywania dokumentów? Jeszcze niedawno taka sytuacja była trudna do wyobrażenia. Obecnie każdy dział HR może być paperless. Wystarczy użyć narzędzi dostarczanych przez Asseco BS – systemów ERP z Portalem HR.

Jakie sprawy kadrowe można załatwić bez papieru?

Cyfrowe dokumenty i podpis elektroniczny nie są nowymi wynalazkami. W Polsce pierwszy dokument państwowy został podpisany bez papieru i atramentu już w 2001 roku. Jednak autentyczne, pełne przejście na paperless w działalności biznesowej, w tym także w działach HR, jest możliwe dopiero od kilku lat. Zmiana dokonała się między innymi dzięki takim narzędziom jak systemy ERP czy Portal HR by Asseco.

Wszędzie tam, gdzie tradycyjnie jest stosowany papier, można go zastąpić dokumentami cyfrowymi i podpisem elektronicznym. Prowadzenie procesów paperless doskonale sprawdzi się zwłaszcza w działach kadr i płac. Czas „życia” wielu dokumentów często jest tak krótki, że marnotrawstwo papieru staje się wręcz rażące. W trosce o środowisko naturalne, z oszczędności i dla większego komfortu pracy możesz odejść od papieru przy załatwianiu większości spraw pracowniczych.

Elektroniczna samoobsługa pracownicza

Pracownik może załatwić praktycznie każdą sprawę w dziale HR wyłącznie przy użyciu dokumentów elektronicznych. Może w ten sposób składać wnioski urlopowe, a także pobierać dokumenty i zaświadczenia udostępnione przez dział HR.

Papier wymusza fizyczną obecność stron przy podpisywaniu dokumentów. Problem znika, gdy używasz podpisu elektronicznego i cyfrowych dokumentów – wszystkie sprawy załatwisz zdalnie. Możesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce.

Elektroniczne rozliczanie delegacji

Jak odbywa się obsługa delegacji bez papieru? Szybko i prosto. Pracownik tworzy plan delegacji, a system dostarcza go automatycznie do osoby akceptującej. Po powrocie pracownik wprowadza dane na temat wyjazdu i załącza rachunki. Wszystkie dokumenty trafiają do przełożonego, a po zatwierdzeniu – do księgowości, która rozlicza delegację. Następnie dział kadr wprowadza odpowiednią kwotę na listę płac. Wszystkie etapy rozliczenia delegacji nie wymagają ani jednej karki papieru.

Podpisywanie dokumentów bez papieru i pióra

Cyfrowe dokumenty zatwierdzisz bez problemu kwalifikowanym podpisem elektronicznymtj. SimplySign by Asseco. Dzięki niemu masz zapewnioną pełną mobilność: możesz zatwierdzać dokumenty z dowolnego miejsca na świecie i w dowolnym czasie. Mobilna aplikacja jest kompatybilna ze wszystkim dostępnymi na rynku systemami operacyjnymi. Pozwala na załatwianie spraw pracowniczych przy użyciu smartfona.

Jeżeli wybierzesz podpis elektroniczny i Portal HR, możesz porzucić papier na rzecz szybkiej, bezpiecznej i w pełni mobilnej obsługi spraw pracowniczych. Przedstawiciel firmy, pracownik, zleceniobiorca oraz współpracownik mogą podpisywać elektronicznie dokumenty takie jak umowy o pracę oraz dokumenty z nimi powiązane np. warunki pracy, opis stanowiska, informacje do umowy. Elektroniczne sygnowanie dokumentów świetnie sprawdza się także przy wystawianiu skierowań na badania, zaświadczeń przygotowanych przez dział HR czy oświadczeń.

Przeczytaj także : https://www.myerp.pl/jak-softlab-wms-…trzen-magazynowa/

Wsparcie pracy managerów

Portal HR zapewnia nie tylko sprawną samoobsługę pracowników, lecz wspiera także działania managerów. Kadra zarządzająca może korzystać z elektronicznych dokumentów pracowniczych zebranych w jednym miejscu. Przełożony ma wgląd w całą historię pracy podwładnego w firmie.Może przeanalizować awanse, zajmowane stanowiska, zakres obowiązków, wysokość wynagrodzeń i przyznanych premii, nieobecności oraz inne potrzebne informacje, które tworzą transparentny obraz kariery.

Odejście od papieru na rzecz dokumentów cyfrowych pozwala na integrację i automatyzację spraw pracowniczych w Portalu HR. To bardzo duże ułatwienie w pracy managerów. Mogą łatwo przygotować wnioski o zmianę warunków płacowych lub powierzenia nowych obowiązków określonym osobom. Sprawnie przebiega obsługa wniosków premiowych: menedżer może złożyć wniosek o przyznanie premii osobie z zespołu, którym kieruje, a także każdemu innemu pracownikowi w firmie. Po zatwierdzeniu dokument automatycznie trafia do akceptacji, a następnie premia zostaje rozliczona na liście płac.

Obsługę wniosków urlopowych usprawnia moduł kalendarza. Zawiera on informacje o nieobecności i zaplanowane absencje wszystkich osób w zespole oraz pracowników niższego szczebla. Nie ma potrzeby przenoszenia kalendarza na papier – wystarczy nadać prawo dostępu uprawnionej osobie.

Planowanie i rozliczanie czasu pracy bez jednego wydruku

Moduł e-RCP w systemach HR by Asseco usprawnia planowanie, ewidencjonowanie, kontrolowanie i rozliczanie czasu pracy. W systemie możesz definiować systemy pracy i okresy rozliczeniowe oraz przypisywać do nich pracowników. Możesz także prowadzić rozliczenia, tworzyć plany pracy na poszczególne okresy, układać grafiki, rejestrować czas oraz wnioskować o nadgodziny. Wszystko w formie elekronicznej, bez konieczności drukowania, kopiowania i ręcznych korekt.

Ewentualne zmiany wprowadzasz w jednym miejscu, do którego mają dostęp wszystkie uprawnione do tego osoby. Korekty nie skutkują przedrukowywaniem setek stron dokumentów.To oszczędność ogromnych ilości papieru i materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i kopiujących.

Przeczytaj także: https://www.myerp.pl/jak-softlab-wms-ulatwia-proces-uzupelnien-i-optymalizuje-przestrzen-magazynowa/

E-teczka pracownicza

Portal HR przechowuje wszystkie dokumenty w jednym miejscu, czyli w e-teczce pracownika. Już posiadane wersje papierowe możesz zdigitalizować – zeskanować, wprowadzić do systemu i podpisać elektronicznie. Natomiast nowe dokumenty możesz stworzyć od podstaw.

System ERP dba o to, żeby wszystkie dokumenty elektroniczne trafiły po zatwierdzeniu do e-teczki. Pełni ona funkcję indywidualnego archiwum każdego z pracowników. Wszystkie e-teczki składają się na archiwum działu HR. Aby przejrzeć dokumenty pracownicze, nie musisz przerzucać setek stron papierowych wydruków i kserokopii. Wyszukiwanie dokumentu może trwać zaledwie kilka sekund, a nie kilkadziesiąt minut czy kilka godzin.

Nie tylko HR może być paperless

Jeżeli wizja prowadzenia spraw pracowniczych bez papieru przypadła Ci do gustu, rozważ całkowite odejście od papieru. Z systemami ERP od Asseco płynnie przejdziesz od dokumentów papierowych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD), który obejmie wszystkie pola działalności biznesowej.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowadzić księgowość i finanse w formie cyfrowej. Funkcjonalności SEOD możesz dobrać elastycznie do swoich potrzeb: płacisz tylko za te moduły, których potrzebujesz. W każdej chwili możesz rozbudować system o nowe funkcjonalności. Możesz też skorzystać z wersji chmurowej. Dzięki temu nie musisz instalować oprogramowania ani kupować sprzętu – płacisz tylko miesięczny abonament.

Tuż po wdrożeniu SEOD odczujesz usprawnienie obiegu dokumentów i wzrost tempa załatwiania spraw. Ponadto poprawi się kontrola kosztów i dostępność dokumentów. Zaczniesz oszczędzać czas i pieniądze – skupisz się maksymalnie na rozwoju swojego biznesu.

Przeczytaj również:

Automatyczne księgowanie płac na wielu wymiarach: Precyzyjny controlling kosztów w Asseco HR

Kiedy jeden wymiar to za mało Współczesne organizacje potrzebują szczegółowych informacji o kosztach. Nie wystarczy już wiedzieć, że wydano 100 tysięcy na wynagrodzenia – zarządzający chcą wiedzieć dokładnie, które projekty, produkty czy regiony generują jakie koszty osobowe. Problem w tym, że tradycyjne podejście do księgowania płac nie pozwala na uzyskanie tak szczegółowych danych bez ogromnego nakładu pracy. Wymiary controllingowe w praktyce Wymiary controllingowe to sposób kategoryzowania kosztów wynagrodzeń według różnych kryteriów biznesowych. Typowe wymiary w różnych branżach: Projekty – koszty poszczególnych zleceń, kontraktów, inicjatyw Produkty/marki – ile kosztuje obsługa każdej linii produktowej Regiony – koszty działalności w różnych obszarach geograficznych Rodzaje pracy – rozróżnienie między pracą produkcyjną a administracyjną Klienci – koszty obsługi poszczególnych kontrahentów Centra kosztów – tradycyjny podział na działy i komórki organizacyjne Czym jest księgowanie na wielu wymiarach? Automatyczne księgowanie płac na wielu wymiarach to funkcjonalność systemu Asseco HR, która pozwala na automatyczne rozdzielenie kosztów wynagrodzeń według różnych kryteriów biznesowych jednocześnie. W momencie naliczenia i zamknięcia listy płac, system automatycznie kieruje ją do księgowania zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi parametrami. Wyzwanie: Eksplozja danych Wyobraź sobie firmę z 100 pracownikami pracującymi na różnych projektach, w różnych regionach, przy różnych produktach. Gdyby księgować każdą kombinację osobno, otrzymalibyśmy: 100 pracowników × 5 projektów × 3 regiony × 4 produkty = 6 000 pozycji księgowych A to tylko podstawowe wymiary. W rzeczywistości firm często mają 8-10 różnych wymiarów, co może generować dziesiątki tysięcy linii księgowych miesięcznie. Ręczne przygotowanie takiego dekretu wymagałoby tygodni analiz i zawsze niosłoby ryzyko błędów. Rozwiązanie: Inteligentne grupowanie i automatyzacja System Asseco HR oferuje: elastyczność w definiowaniu, na jakim poziomie mają być przypisywane poszczególne wymiary:Poziom pracownika – indywidualne przypisania dla konkretnego etatu (np. miejsce pracy: północ),Poziom działu/struktury organizacyjnej – wszyscy pracownicy działu produkcji obciążają np. wymiar „Produkcja”, Poziom czasu pracy – konkretne zadania lub godziny pracy przypisane do danego wymiaru kosztowego. Dzięki temu dane zbierane w trakcie rozliczeń czasu pracy są bezpośrednio powiązane z kosztami wynagrodzeń i ich rozliczeniem w systemie finansowym. automatyczne grupowanie i optymalizacja liczby linii: System inteligentnie łączy podobne pozycje, tworząc optymalną liczbę linii księgowych (zamiast 20 000 linii księgowych, system może wygenerować 500 linii, zachowując pełną szczegółowość informacji.) automatyczne uwzględnianie kosztów dodatkowych – składekZUS, podatków, narzutów, proporcjonalnie rozdzielając je na poszczególne wymiary. precyzyjne rozliczenia: Nawet skomplikowane podziały procentowe i groszowe końcówki są prawidłowo rozdzielane, dbając o bilansowanie dekretu (system posiada zaawansowane algorytmy zaokrągleń i mechanizmy kontroli sum) Praktyczny przykład działania Konfiguracja firmy: Pracownik: Jan Kowalski, wynagrodzenie 6 000 zł Dział: Produkcja (100% kosztów „idzie na produkcję”) Region: Wschód (przypisany do pracownika) Czas pracy: 50% czasu na Projekt A, 30% na Projekt B, 20% na Projekt C Automatyczne księgowanie: Projekt A: 3 000 zł (50% × 6 000 zł) – wymiar: Produkcja/Wschód/Projekt A Projekt B: 1 800 zł (30% × 6 000 zł) – wymiar: Produkcja/Wschód/Projekt B Projekt C: 1 200 zł (20% × 6 000 zł) – wymiar: Produkcja/Wschód/Projekt C Korzyści dla controllingu i zarządzania Kompletność informacji i procesu księgowania – system zapewnia, że żaden koszt nie umknie uwadze. Każda złotówka jest przypisana do odpowiednich wymiarów według zdefiniowanych reguł. Szybkość raportowania – dane są dostępne niemal natychmiast po naliczeniu płac. Firmy mogą zamykać miesiąc już do 15. dnia następnego miesiąca, zamiast czekać tygodniami na przeksięgowania. Dokładność analiz – wszystkie koszty są rozdzielone zgodnie z rzeczywistym nakładem pracy, nie według szacunków czy uproszczeń. Oszczędność czasu księgowości – przy tradycyjnym księgowaniu rozdzielenie płac dla 100 pracowników według kilku wymiarów mogłoby generować nawet 20 000 pozycji. Dzięki grupowaniu i automatyzacji dekret, który wcześniej zajmował dni lub tygodnie księgowy powstaje w kilka minut i zawiera np. 500 zbilansowanych, gotowych do zaksięgowania pozycji. Zgodność z rzeczywistością operacyjną – zmiany organizacyjne (np. zmiana działu, projektu) są automatycznie uwzględniane w księgowaniu – bez potrzeby przeliczania danych w Excelu czy ręcznego dopisywania informacji. Dla kogo to rozwiązanie? Rozwiązanie jest pomocne zarówno dla dużych, jak i średnich firm, niezależnie od branży. Każda organizacja, która rozlicza wynagrodzenia według projektów, marek, regionów czy produktów, skorzysta na tej automatyzacji. Zintegrowane środowisko = maksimum efektywności System Asseco HR osiąga pełnię swoich możliwości, gdy działa w ścisłej integracji z modułem finansowo-księgowym Asseco. Nie są to dwa odrębne narzędzia wymagające synchronizacji – to jeden spójny ekosystem Asseco ERP, w którym dane przepływają automatycznie między modułami, bez potrzeby ich podwójnego wprowadzania. Taka integracja zapewnia: spójność informacji w całym systemie, eliminuje ryzyko rozbieżności, skraca czas obsługi procesów gwarantuje natychmiastowy dostęp do danych controllingowych. Dzięki temu firma zyskuje pełny, aktualny obraz sytuacji finansowej i kadrowej – nie tylko w kontekście wynagrodzeń, ale także planowania kosztów i analizy efektywności zatrudnienia. Podsumowanie Automatyczne księgowanie płac na wielu wymiarach w systemie Asseco HR to potężne narzędzie controllingu, które dostarcza zarządzającym precyzyjnych informacji o kosztach osobowych. Umożliwia analizę rentowności projektów, produktów, regionów czy innych wymiarów biznesowych z dokładnością niedostępną w tradycyjnych systemach. Dla firm, które chcą mieć pełną kontrolę nad kosztami i podejmować decyzje oparte na dokładnych danych, to rozwiązanie oznacza przejście na nowy poziom zarządzania finansami. Controlling przestaje być sztuką szacowania, a staje się precyzyjną nauką opartą na rzeczywistych danych. W dobie, gdy każda minuta i każdy grosz się liczą, te rozwiązania dają organizacjom konkretną przewagę konkurencyjną. Czy Twoja firma jest gotowa na ten krok w przyszłość?

Asseco BS

14 maj 2026

A Woman in Plaid Blazer Using Her Laptop