Zdjęcie

Kadry i płace bez papieru

Czy możliwe jest prowadzenie spraw pracowniczych bez papieru i ręcznego podpisywania dokumentów? Jeszcze niedawno taka sytuacja była trudna do wyobrażenia. Obecnie każdy dział HR może być paperless. Wystarczy użyć narzędzi dostarczanych przez Asseco BS – systemów ERP z Portalem HR.

Jakie sprawy kadrowe można załatwić bez papieru?

Cyfrowe dokumenty i podpis elektroniczny nie są nowymi wynalazkami. W Polsce pierwszy dokument państwowy został podpisany bez papieru i atramentu już w 2001 roku. Jednak autentyczne, pełne przejście na paperless w działalności biznesowej, w tym także w działach HR, jest możliwe dopiero od kilku lat. Zmiana dokonała się między innymi dzięki takim narzędziom jak systemy ERP czy Portal HR by Asseco.

Wszędzie tam, gdzie tradycyjnie jest stosowany papier, można go zastąpić dokumentami cyfrowymi i podpisem elektronicznym. Prowadzenie procesów paperless doskonale sprawdzi się zwłaszcza w działach kadr i płac. Czas „życia” wielu dokumentów często jest tak krótki, że marnotrawstwo papieru staje się wręcz rażące. W trosce o środowisko naturalne, z oszczędności i dla większego komfortu pracy możesz odejść od papieru przy załatwianiu większości spraw pracowniczych.

Elektroniczna samoobsługa pracownicza

Pracownik może załatwić praktycznie każdą sprawę w dziale HR wyłącznie przy użyciu dokumentów elektronicznych. Może w ten sposób składać wnioski urlopowe, a także pobierać dokumenty i zaświadczenia udostępnione przez dział HR.

Papier wymusza fizyczną obecność stron przy podpisywaniu dokumentów. Problem znika, gdy używasz podpisu elektronicznego i cyfrowych dokumentów – wszystkie sprawy załatwisz zdalnie. Możesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce.

 

 

Elektroniczne rozliczanie delegacji

Jak odbywa się obsługa delegacji bez papieru? Szybko i prosto. Pracownik tworzy plan delegacji, a system dostarcza go automatycznie do osoby akceptującej. Po powrocie pracownik wprowadza dane na temat wyjazdu i załącza rachunki. Wszystkie dokumenty trafiają do przełożonego, a po zatwierdzeniu – do księgowości, która rozlicza delegację. Następnie dział kadr wprowadza odpowiednią kwotę na listę płac. Wszystkie etapy rozliczenia delegacji nie wymagają ani jednej karki papieru.

Podpisywanie dokumentów bez papieru i pióra

Cyfrowe dokumenty zatwierdzisz bez problemu kwalifikowanym podpisem elektronicznymtj. SimplySign by Asseco. Dzięki niemu masz zapewnioną pełną mobilność: możesz zatwierdzać dokumenty z dowolnego miejsca na świecie i w dowolnym czasie. Mobilna aplikacja jest kompatybilna ze wszystkim dostępnymi na rynku systemami operacyjnymi. Pozwala na załatwianie spraw pracowniczych przy użyciu smartfona.

Jeżeli wybierzesz podpis elektroniczny i Portal HR, możesz porzucić papier na rzecz szybkiej, bezpiecznej i w pełni mobilnej obsługi spraw pracowniczych. Przedstawiciel firmy, pracownik, zleceniobiorca oraz współpracownik mogą podpisywać elektronicznie dokumenty takie jak umowy o pracę oraz dokumenty z nimi powiązane np. warunki pracy, opis stanowiska, informacje do umowy. Elektroniczne sygnowanie dokumentów świetnie sprawdza się także przy wystawianiu skierowań na badania, zaświadczeń przygotowanych przez dział HR czy oświadczeń.

Przeczytaj także : https://www.myerp.pl/jak-softlab-wms-…trzen-magazynowa/

Wsparcie pracy managerów

Portal HR zapewnia nie tylko sprawną samoobsługę pracowników, lecz wspiera także działania managerów. Kadra zarządzająca może korzystać z elektronicznych dokumentów pracowniczych zebranych w jednym miejscu. Przełożony ma wgląd w całą historię pracy podwładnego w firmie.Może przeanalizować awanse, zajmowane stanowiska, zakres obowiązków, wysokość wynagrodzeń i przyznanych premii, nieobecności oraz inne potrzebne informacje, które tworzą transparentny obraz kariery.

Odejście od papieru na rzecz dokumentów cyfrowych pozwala na integrację i automatyzację spraw pracowniczych w Portalu HR. To bardzo duże ułatwienie w pracy managerów. Mogą łatwo przygotować wnioski o zmianę warunków płacowych lub powierzenia nowych obowiązków określonym osobom. Sprawnie przebiega obsługa wniosków premiowych: menedżer może złożyć wniosek o przyznanie premii osobie z zespołu, którym kieruje, a także każdemu innemu pracownikowi w firmie. Po zatwierdzeniu dokument automatycznie trafia do akceptacji, a następnie premia zostaje rozliczona na liście płac.

Obsługę wniosków urlopowych usprawnia moduł kalendarza. Zawiera on informacje o nieobecności i zaplanowane absencje wszystkich osób w zespole oraz pracowników niższego szczebla. Nie ma potrzeby przenoszenia kalendarza na papier – wystarczy nadać prawo dostępu uprawnionej osobie.

Planowanie i rozliczanie czasu pracy bez jednego wydruku

Moduł e-RCP w systemach HR by Asseco usprawnia planowanie, ewidencjonowanie, kontrolowanie i rozliczanie czasu pracy. W systemie możesz definiować systemy pracy i okresy rozliczeniowe oraz przypisywać do nich pracowników. Możesz także prowadzić rozliczenia, tworzyć plany pracy na poszczególne okresy, układać grafiki, rejestrować czas oraz wnioskować o nadgodziny. Wszystko w formie elekronicznej, bez konieczności drukowania, kopiowania i ręcznych korekt.

Ewentualne zmiany wprowadzasz w jednym miejscu, do którego mają dostęp wszystkie uprawnione do tego osoby. Korekty nie skutkują przedrukowywaniem setek stron dokumentów.To oszczędność ogromnych ilości papieru i materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i kopiujących.

Przeczytaj także: https://www.myerp.pl/jak-softlab-wms-ulatwia-proces-uzupelnien-i-optymalizuje-przestrzen-magazynowa/

E-teczka pracownicza

Portal HR przechowuje wszystkie dokumenty w jednym miejscu, czyli w e-teczce pracownika. Już posiadane wersje papierowe możesz zdigitalizować – zeskanować, wprowadzić do systemu i podpisać elektronicznie. Natomiast nowe dokumenty możesz stworzyć od podstaw.

System ERP dba o to, żeby wszystkie dokumenty elektroniczne trafiły po zatwierdzeniu do e-teczki. Pełni ona funkcję indywidualnego archiwum każdego z pracowników. Wszystkie e-teczki składają się na archiwum działu HR. Aby przejrzeć dokumenty pracownicze, nie musisz przerzucać setek stron papierowych wydruków i kserokopii. Wyszukiwanie dokumentu może trwać zaledwie kilka sekund, a nie kilkadziesiąt minut czy kilka godzin.

Nie tylko HR może być paperless

Jeżeli wizja prowadzenia spraw pracowniczych bez papieru przypadła Ci do gustu, rozważ całkowite odejście od papieru. Z systemami ERP od Asseco płynnie przejdziesz od dokumentów papierowych do systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD), który obejmie wszystkie pola działalności biznesowej.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowadzić księgowość i finanse w formie cyfrowej. Funkcjonalności SEOD możesz dobrać elastycznie do swoich potrzeb: płacisz tylko za te moduły, których potrzebujesz. W każdej chwili możesz rozbudować system o nowe funkcjonalności. Możesz też skorzystać z wersji chmurowej. Dzięki temu nie musisz instalować oprogramowania ani kupować sprzętu – płacisz tylko miesięczny abonament.

Tuż po wdrożeniu SEOD odczujesz usprawnienie obiegu dokumentów i wzrost tempa załatwiania spraw. Ponadto poprawi się kontrola kosztów i dostępność dokumentów. Zaczniesz oszczędzać czas i pieniądze – skupisz się maksymalnie na rozwoju swojego biznesu.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Więcej niż system HR – dlaczego interfejs Asseco HR robi różnicę

W świecie, gdzie każda sekunda ma znaczenie, a nadmiar informacji przytłacza, przewagę zyskują te narzędzia, które potrafią odciążyć człowieka. Wyobraź sobie system HR, który nie tylko przechowuje dane, ale rzeczywiście wspiera Twoją codzienną pracę. Który zamiast zmuszać do zapamiętywania skomplikowanych ścieżek w menu, sam podpowiada, co robić dalej. Który eliminuje frustrację z eksportowania danych do Excela, bo wszystkie analizy można zrobić na miejscu. W Asseco HR każdy element interfejsu powstał z myślą o różnych potrzebach – ale jednym celu: sprawić, żeby Twoja codzienne praca była bardziej przejrzysta, płynna i dostępna Kto skorzysta na dobrym interfejsie? Dział HR, który chce skupić się na ludziach, a nie na obsłudze zapytań.Menedżer, który potrzebuje dostępu do danych i decyzji tu i teraz – bez pośredników.Pracownik, który chce działać samodzielnie, bez czekania, bez maili, bez zbędnych kroków. Interfejs, który nie przytłacza, tylko pomaga Na pierwszy rzut oka system może wyglądać skomplikowanie – dziesiątki zakładek, wiele poziomów menu. Ale to tylko pozorna złożoność. Prawdziwą siłą Asseco HR jest pełna personalizacja środowiska pracy. Każdy użytkownik może w kilka kliknięć dostosować widok do własnych potrzeb: zorganizować własny układ okien; stworzyć zakładki z najczęściej używanymi funkcjami; zapisać najczęściej używane filtry i widoki; zbudować własne menu ulubionych słowników; ukryć to, co zbędne np. nieistotne kolumny – by widzieć tylko to, co ważne. To jak stworzenie własnego, spersonalizowanego „pulpitu HR” – bez pomocy IT. System ponadto uczy się użytkownika i daje mu wolność działania w obrębie przyjaznego interfejsu.  Asystenci AI – inteligentna pomoc w pracy Nie musisz znać systemu, żeby z niego korzystać jak ekspert.W systemie Asseco HR znajdziesz trzech inteligentnych Asystentów AI, którzy rozumieją, co chcesz zrobić – i pomagają Ci to zrobić szybciej, łatwiej i bez stresu. To nie są klasyczne „boty pomocy”, tylko realne wsparcie w codziennej pracy: Asystent Osobisty: wykonuje czynności na Twoje polecenie – wystarczy, że wpiszesz „Zatrudnij pracownika” albo „Wydrukuj umowę pracownika”, a system otworzy właściwe okno, przeprowadzi Cię przez proces, pokaże kontekstową pomoc, a nawet zaproponuje powiązane artykuły. Udziela również informacji na podstawie danych dostępnych w bazie systemu – w czasie rzeczywistym. Asystent Pomoc i Dokumentacja: odpowiada na pytania wprost z dokumentacji systemu, artykułów AVP oraz dokumentów wewnętrznych organizacji, wskazuje odpowiednie instrukcje i prowadzi użytkownika krok po kroku. Asystent Wypełniania Formularzy: potrafi wypełnić dokument za Ciebie – np. wystarczy powiedzieć „Dodaj wniosek urlopowy na 01.12”, a system zrobi resztę. Dzięki temu użytkownicy nie muszą znać całego układu menu, przeszukiwać instrukcji czy zgadywać, gdzie kliknąć. Asystenci AI nie zastępują ludzi – oni uwalniają ich potencjał, pozwalając robić więcej w krótszym czasie. Komunikacja w kontekście pracy:  Wbudowany czat wewnętrzny to coś więcej niż zwykły komunikator. Pozwala:  udostępniać analizy i widoki z systemu bezpośrednio w rozmowie,  dodawać zrzuty ekranów i linki do konkretnych rekordów,  inicjować rozmowy kontekstowe – dotyczące konkretnych działań, pracowników czy dokumentów.  To funkcjonalność, która rozwija kulturę otwartej komunikacji, nawet w rozproszonych zespołach.  Analizy bez eksportu do Excela Działy kadr często słyszą pytania: Ile mamy kobiet i mężczyzn w poszczególnych działach? Ile kosztowały premie w dziale produkcji? Które stanowiska generują największe koszty? W Asseco HR to kilka kliknięć: klikasz prawym przyciskiem → „Grupuj po kolumnie” dodajesz dowolne filtry (np. tylko angaże, tylko premie) otrzymujesz sumy, zestawienia i wykresy Dodatkowo: możesz to zapisać jako swój przekrój – na stałe udostępnić go koleżance z zespołu lub menedżerowi, dodać komentarz, zrzut ekranu lub nawet aktywny link do rekordu. To otwiera drogę do kultury dzielenia się wiedzą, a nie trzymania wszystkiego w „swoim Excelu”. Raporty i wydruki gotowe na prezentację Przygotowałeś zestawienie kosztów w systemie HR i chcesz je szybko pokazać zarządowi? Możesz wygenerować wykres bezpośrednio z systemu Wyeksportować go do HTML-a lub PDF-a Wysłać go jako załącznik w czacie – razem z kontekstem, screenem i linkiem do rekordu Efekt? Jeden system, który łączy dane, analizę i komunikację. Na koniec: technologia to nie cel. To wsparcie. Asseco HR nie powstał po to, żeby robić wrażenie ekranami i ilością zakładek. To narzędzie, które: obniża próg wejścia dla nowych użytkowników przyspiesza codzienną pracę dzięki intuicyjnemu interfejsowi eliminuje potrzebę eksportu do zewnętrznych narzędzi dostosowuje się do indywidualnych potrzeb każdego pracownika Dobry interfejs to fundament – bez niego nawet najlepsze funkcje pozostają niedostępne dla przeciętnego użytkownika. Asseco HR powstał po to, by dać Ci kontrolę nad codziennością – i spokój, że wszystko masz pod ręką.
Więcej niż system HR – dlaczego interfejs Asseco HR robi różnicę
Logo firmy Asseco Business Solutions
zweryfikowano

5/5(2 głosów)

Asseco Business Solutions

Rozwój bez ograniczeń #genius #anywhere #paperless


Softlab ERP
+3
Lubelskie
1000 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, eCommerce, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Spożywcza FMCG, Transportowa
Opis
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....
rozwiń