Jak się przygotować do wyzwań księgowych związanych z rozwojem e-commerce?

Z roku na rok możemy zaobserwować coraz większy rozwój e-commerce. Nie ma co się dziwić, sprzedaż internetowa oznacza szereg korzyści i jest coraz bardziej pożądana przez konsumentów. Jeżeli zastanawiasz się nad wprowadzeniem sprzedaży internetowej warto wziąć pod uwagę, że taka sprzedaż wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami z zakresu księgowości. W jaki sposób trzeba więc przygotować się do zarządzania e-sprzedażą z perspektywy księgowości ?

Handel e-commerce – co to takiego?

Handel e-commerce to najprościej rzecz ujmując sprzedaż oraz kupno towarów czy usług przy pomocy Internetu. Taka forma handlu wykorzystywana jest nie tylko między przedsiębiorcą a konsumentem tzw. B2C ale także pomiędzy przedsiębiorcami – sprzedaż B2B. Dodatkowo handel e-commerce może odbywać się miedzy konsumentami (C2C), szczególnie przy użyciu przystosowanych do tego platform np. OLX, Allegro.pl czy Vinted. Najpopularniejszymi formami handlu e-commerce są sklepy internetowe, portale ogłoszeniowe oraz serwisy aukcyjne.

Sprzedaż internetowa = dodatkowe obowiązki

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się połączyć dwie formy sprzedaży – tradycyjną i internetową, zarówno jego jak i jego księgowego czekają dodatkowe obowiązki. Połączenie dwóch form sprzedaży wiąże się m.in z większą ilością dokumentów koniecznych do zarejestrowania. W takim wypadku warto zwrócić też uwagę na kwestie podatkowe – zwłaszcza jeżeli dane przedsiębiorstwo zarejestrowane jest na VAT z tytułu sprzedaży wysyłkowej. W przypadku sprzedaży internetowej, każda osoba fizyczna kupująca towar lub usługę dokumentowana jest osobną fakturą – generowanie takiej liczby dokumentów zajmuje znacznie większej czasu. Co więcej przeprowadzanie tak dużej ilości codziennych transakcji wpływa na zwiększenie ryzyka popełnienia błędów rachunkowych.

W takim wypadku z pomocą przychodzą zaawansowane programy do księgowości i fakturowania. W przypadku e-commerce koniczne jest także pilnowanie terminów w których powstaje obowiązek podatkowy dla sprzedaży online.

Zobacz także: PIT-11 – czy należy posiadać potwierdzenie odbioru przez pracownika?

Konieczność edukacji

Handel e-commerce wymaga posiadania odpowiedniego poziomu wiedzy na tematy sprzedażowych platform internetowych czy handlu międzynarodowego. Przedsiębiorcy decydujący się na taką sprzedaż powinni posiadać doświadczony w zakresie sprzedaży internetowej dział księgowości. Nie każdy księgowy bowiem posiada wystarczającą wiedzę w temacie e-commerce. Ci, którzy takiej wiedzy nie posiadają nie będą w stanie zagwarantować odpowiedniego wsparcia i doradztwa z zakresu prawa oraz podatków. Szczególnym wyzwaniem dla działów księgowości czy zewnętrznych biur rachunkowych jest aspekt sprzedaży internetowej na rynku międzynarodowym.

Biura Rachunkowe decydujące się na współprace z klientem prowadzącym sprzedaż internetową muszą szczegółowo zaznajomić się z tematem. Zazwyczaj oznacza to dodatkowy czas poświęcony na pracę niezwiązaną bezpośrednio z księgowością. Często konieczne okazuje się że taka współpraca oznacza wzięcie udziału w odpowiednim szkoleniu, które przygotowuje do zarządzania księgowością w obszarze e-commerce.

Zakup odpowiednych narzędzi

Nie wszystkie rozwiązania dostępne na rynku pozwalają na zarządzanie sprzedaż internetową klientów. Oznacza to, że nie każde biuro będzie w stanie od razu przyjąć klienta z taką sprzedażą. Decydując się na współpracę z przedsiębiorcą prowadzącym sprzedaż e-commerce, często trzeba zainwestować w dodatkowe oprogramowanie, które pozwoli na ewidencjonowanie transakcji w sklepie online. Oprócz samych poszukiwań odpowiedniego narzędzia warto zadbać o odpowiednie przygotowanie przed jego wdrożeniem i zastanowić się nad konkretną strategią pracy.

Ważne jest, żeby system księgowy współpracował z programem sprzedażowym wykorzystywanym przez klienta. Przykładem takiego oprogramowania jest Symfonia ERP, który obejmuje takie obszary jak finanse i księgowość, wsparcie sprzedaży, zarządzanie magazynem, kadry, płace i HR oraz zarządzanie produkcją. Dodatkowo program umożliwia powiązanie danych klasycznego kanału sprzedaży ze sprzedażą e-commerce i gromadzi w jedynie miejscu wszystkie niezbędne dane.

Zobacz także: Zarządzanie czasem pracy w firmie – jak wybrać oprogramowanie?

Przekroczenie progów dla sprzedaży wysyłkowej

Wyjątkową sytuacją jest sprzedaż produktów zagranicę. Polscy przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż e-commerce do osób fizycznych z innych państw Unii Europejskiej musza liczyć się z możliwością przekroczenia progów sprzedaży wysiłkowej, które ustalone są w przepisach VAT w danym kraju. Limity te wiążą się często z obowiązkami rejestracyjnymi na potrzeby VAT, tym razem w konkretnych krajach Unii. W takim przypadku biuro rachunkowe powinno zapewnić swoim klientom, którzy taką działalność prowadzą wsparcie m.in. w zakresie rejestracji na potrzeby VAT oraz wymogów podatkowych danego państwa.

Przeczytaj również:

Elektroniczny obieg dokumentów – jak zyskać kontrolę nad wydatkami firmy?

Prawdziwą wartością nie jest elektroniczny obieg dokumentów Prawdziwą wartością jest pewność, że każda złotówka opuszczająca firmę została wydana świadomie, zgodnie z zamówieniem i zaakceptowana przez właściwą osobę. Kiedy rozmawiam z właścicielami firm, dyrektorami finansowymi i głównymi księgowymi, często słyszę: „Chcemy wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów.” Zawsze wtedy zadaję jedno pytanie: „Dlaczego?”. Najczęściej słyszę odpowiedzi: chcemy odejść od papieru, chcemy szybciej akceptować faktury, chcemy mieć dokumenty w jednym miejscu, chcemy mieć integrację z KSeF chcemy aby księgowość widziała obrazy dokumentów z metryczką To są ważne cele, ale tylko powierzchowne. Elektroniczny obieg dokumentów nie rozwiązuje problemu papieru. Rozwiązuje problem zarządzania decyzjami finansowymi. Problem nie zaczyna się w księgowości Wyobraźmy sobie prostą sytuację. Do firmy wpływa faktura kosztowa. Co dzieje się dalej? Sekretariat. Mail. Kierownik. Dyrektor. Telefon. Przypomnienie. Kolejny mail. Księgowość. Płatność. Na pierwszy rzut oka wszystko działa. Ale wystarczy zadać kilka pytań. Kto odpowiada za potwierdzenie wykonania usługi? Kto sprawdza zgodność faktury z zamówieniem? Czy ktoś zweryfikował, że wydatek mieści się w budżecie? Czy rachunek bankowy na fakturze zgadza się z białą listą? Czy wiadomo, dlaczego faktura czeka już dziewiąty dzień? Kto zastąpi osobę przebywającą na urlopie? W wielu organizacjach odpowiedź brzmi: „Musimy to sprawdzić.” I właśnie wtedy okazuje się, że problemem nie jest księgowość. Problemem jest brak procesu. Elektroniczny obieg dokumentów to system kontroli decyzji Dobrze zaprojektowany workflow nie służy do przesyłania faktur. Służy do zarządzania odpowiedzialnością. Każda faktura przechodzi przez jasno określony proces. Najpierw trafia do osoby odpowiedzialnej za odbiór usługi lub towaru. Następnie do kierownika, który potwierdza zasadność kosztu. Jeżeli wydatek przekracza określony próg lub dotyczy konkretnego projektu, system automatycznie kieruje go do kolejnego poziomu akceptacji. Księgowość otrzymuje dokument dopiero wtedy, gdy wszystkie wymagane decyzje zostały podjęte.Dzięki temu firma zyskuje nie tylko porządek, ale przede wszystkim kontrolę. Co zmienia obieg cyfrowy w praktyce? Wyobraźmy sobie dwa scenariusze. Bez cyfrowego obiegu. Faktura wpływa do firmy z KSeF. Nie wiadomo: kto zamówił, kto powinien ją zaakceptować, czy usługa została wykonana, czy koszt mieści się w budżecie, na jakim etapie znajduje się dokument. Księgowość wykonuje telefony. Wysyła maile. Przypomina. Szuka informacji. Proces trwa nawet kilkanaście dni. Z cyfrowym obiegiem Faktura trafia do systemu z KSeF. Obieg dokumentów automatycznie: rozpoznaje typ dokumentu, przypisuje odpowiednią ścieżkę akceptacji, wysyła powiadomienia, pilnuje terminów, kieruje dokument do zastępcy podczas nieobecności, rejestruje każdą decyzję, zapisuje pełną historię procesu. Księgowość nie pyta już: „Gdzie jest faktura?” System pokazuje to natychmiast. To nie jest tylko oszczędność czasu. Wartość biznesowa jest znacznie większa. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firma zyskuje: Kontrolę wydatków – każdy koszt ma swojego właściciela i każda decyzja jest udokumentowana. Większe bezpieczeństwo – możliwość zdefiniowania wielopoziomowych akceptacji, progów kwotowych czy zastępstw ogranicza ryzyko błędów organizacyjnych. Zgodność z przepisami – w połączeniu z KSeF i elektronicznym archiwum dokumentów firma łatwiej spełnia wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji i przygotowania do kontroli. Transparentność – w każdej chwili można sprawdzić: gdzie znajduje się dokument, kto go zaakceptował, ile trwał proces, gdzie występują opóźnienia. Lepsze decyzje – Workflow pozwala analizować: średni czas akceptacji, liczbę dokumentów oczekujących, wąskie gardła procesu, obciążenie poszczególnych działów. Funkcje, które tworzą wartość biznesową i automatyzują proces Jeżeli spojrzymy na rozwiązania takie jak Symfonia eDokumenty lub podobne platformy workflow, łatwo zauważyć, że poszczególne funkcje mają sens dopiero wtedy, gdy przełożymy je na język biznesu. KSeF zmienia sposób otrzymywania faktur. KSeF odpowiada tylko na pytanie: Jak faktura trafia do firmy? Nie odpowiada na pytania: Kto powinien ją zaakceptować? Czy wydatek jest zasadny? Czy mieści się w budżecie? Czy usługa została wykonana? Dlaczego dokument czeka od tygodnia? To właśnie na te pytania odpowiada dobrze zaprojektowany cyfrowy obieg, który jest podstawą automatyzacji. Elektroniczny obieg dokumentów nie jest projektem informatycznym. Jest projektem organizacyjnym. Jego celem nie jest tylko eliminacja papieru. Jego celem jest zbudowanie procesu, w którym każda decyzja finansowa jest świadoma, udokumentowana i możliwa do odtworzenia. Największą wartością jest pewność, że pieniądze firmy są wydawane w sposób kontrolowany, odpowiedzialny i zgodny z przyjętymi zasadami.

Wercom

27 sierpień 2026