Jak przygotować zespół do wdrożenia systemu ERP?

W e-commerce i nowoczesnej dystrybucji kluczowe znaczenie ma sprawna obsługa zamówień. W dzisiejszym świecie e-commerce i logistyki klienci oczekują szybkiej, bezbłędnej realizacji zamówień oraz pełnej przejrzystości całego procesu, począwszy od chwili złożenia zakupu aż po dostawę czy obsługę ewentualnych zwrotów. To ogromne wyzwanie dla firm, które muszą sprostać rosnącej liczbie zamówień, różnym kanałom sprzedaży i coraz wyższym standardom obsługi. Tradycyjne metody pracy magazynu nie są w stanie zapewnić odpowiedniej wydajności i kontroli, dlatego coraz częściej organizacje sięgają po rozwiązania klasy WMS (Warehouse Management System). Pełny proces realizacji zamówienia, począwszy od rejestracji, przez magazynowanie i kompletację, aż po pakowanie, wysyłkę i obsługę zwrotów przedstawiamy na przykładzie systemu ERP HermesSQL z modułem WMS. Rejestracja i przyjęcie zamówienia Rejestracja i przyjęcie zamówienia w systemie WMS to pierwszy i niezwykle istotny etap całego procesu realizacji sprzedaży. Zamówienia spływają automatycznie z różnych kanałów, np. sklepu internetowego, platform marketplace (np. Allegro, Amazon), systemu B2B czy sprzedaży stacjonarnej i są natychmiast rejestrowane w systemie. Eliminuje to konieczność ręcznego przepisywania danych, przyspiesza obsługę i ogranicza ryzyko błędów. Jednocześnie rezerwowane są odpowiednie towary w magazynie, a zlecenia trafiają do modułu WMS. Magazynier, korzystając z terminala mobilnego, otrzymuje pełne informacje o zadaniu i może płynnie przejść do kompletacji. Już na tym etapie firma zyskuje kontrolę nad realizacją zamówienia i spójność danych we wszystkich kanałach sprzedaży. Magazynowanie i kontrola zapasów WMS umożliwia precyzyjne zarządzanie lokalizacjami począwszy od regałów i półek, po strefy kompletacyjne i składowania, co gwarantuje porządek i szybki dostęp do towarów. Wszystkie operacje, takie jak przyjęcie czy wydanie, są rejestrowane w czasie rzeczywistym za pomocą kolektorów danych i natychmiast odzwierciedlane w ERP. System obsługuje partie, numery seryjne i daty ważności, wspierając rotację FIFO/FEFO. Ułatwia także inwentaryzacje, zarówno całościowe, jak i cząstkowe, prowadzone bez przerywania pracy magazynu. Dzięki temu firma zyskuje bieżący obraz stanów, a menedżerowie mogą trafniej prognozować zapotrzebowanie i optymalizować przestrzeń magazynową. Kompletacja zamówień System WMS znacząco usprawnia proces kompletacji zamówień, ponieważ dokładnie wskazuje lokalizację każdego produktu w magazynie, prowadząc pracownika krok po kroku po optymalnej ścieżce pobrania towarów. Dzięki wykorzystaniu kolektorów danych i skanowania kodów kreskowych lub etykiet GS1, minimalizuje ryzyko pomyłek oraz pozwala potwierdzić, że pobrano właściwy produkt w odpowiedniej ilości. WMS wspiera różne modele kompletacji od obsługi pojedynczych zamówień, przez kompletację falową dla wielu zamówień jednocześnie, aż po kompletację strefową, w której zadania są dzielone pomiędzy różne sekcje magazynu. Pakowanie i przygotowanie wysyłki Na etapie pakowania system wspiera magazyniera w doborze odpowiednich opakowań, kontroluje zgodność zawartości z dokumentami i automatycznie generuje etykiety. Integracja z firmami kurierskimi (InPost, DPD, DHL, GLS, UPS) pozwala tworzyć listy przewozowe i protokoły odbioru bezpośrednio z systemu. Dzięki temu proces przygotowania wysyłki jest szybki, uporządkowany i pozbawiony błędów, a klient otrzymuje paczkę zgodnie z planowanym terminem. Wysyłka i aktualizacja danych W trakcie pakowania zamówienia system na bieżąco aktualizuje stany magazynowe i rejestruje operacje w centralnej bazie ERP. Automatycznie generuje dokumenty transportowe, a klient otrzymuje powiadomienie o wysyłce z numerem śledzenia. Dzięki temu firma ma pełną kontrolę nad procesem dystrybucji, a automatyzacja przyspiesza realizację zamówień i minimalizuje ryzyko błędów. Obsługa zwrotów i reklamacji Zwroty i reklamacje są rejestrowane w systemie i powiązane z pierwotnym dokumentem sprzedaży. Towar wracający do magazynu podlega weryfikacji poprzez skanowanie kodów kreskowych, co eliminuje pomyłki. Produkty spełniające wymogi jakościowe trafiają ponownie do sprzedaży, natomiast uszkodzone do odpowiedniej strefy magazynu. System WMS aktualizuje stany i generuje dokumenty rozliczeniowe, a status reklamacji można śledzić w systemie, co zapewnia przejrzystość i komfort klienta. Podsumowanie WMS wspiera wszystkie etapy realizacji zamówienia, zapewniając automatyzację, przejrzystość i minimalizację błędów. W przypadku WMS od Humansoft, wbudowanego w system ERP HermesSQL, mamy do czynienia z pełnym, zintegrowanym rozwiązaniem – pracującym na jednej bazie danych i współpracującym z firmami kurierskimi. System integruje również obszary sprzedaży, rozrachunków i księgowości, co zapewnia spójność danych i ułatwia zarządzanie firmą. Dzięki temu procesy w firmie są lepiej skoordynowane, a klienci otrzymują terminowe i zgodne z oczekiwaniami dostawy.