Jak-Neofin-rozwinęło-skrzydła-dzięki-wdrożeniu-enova365

Jak Neofin rozwinęło skrzydła dzięki wdrożeniu enova365?

Biuro rachunkowe Neofin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych wypadkach” – mówi Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin. Pozwala na to nie tylko przygotowanie merytoryczne pracowników, automatyzacja, elektroniczny obieg dokumentów i zdalna obsługa, ale także program finansowo-księgowy enova365, w którym można ukształtować procesy pod kątem potrzeb klienta. 

Biuro rachunkowe Neofin przed i po wdrożeniu enova365 – najważniejsze fakty

Biuro rachunkowe Neofin rozpoczęło działalność w branży usług księgowych w 2014 r. Początkowo współpracowało z firmami z Trójmiasta, by w 2017 r. zaoferować wsparcie biznesom z całej Polski. Obecnie firma księgowa kompleksowo obsługuje w zakresie finansów, księgowości oraz kadr i płac przedsiębiorstwa nie tylko z Gdyni, ale też z Wrocławia, Gdańska, Warszawy, Łodzi czy Szczecina. Są wśród nich nie tylko małe i średnie firmy, ale także:

  • grupy kapitałowe,
  • spółki giełdowe,
  • przedsiębiorstwa mediowe,
  • firmy z branży IT.

Innymi słowy, dzięki przygotowaniu merytorycznemu pracowników biura oraz wdrożeniu systemu ERP enova365, który pozwolił na cyfryzację obiegu dokumentów oraz automatyzację procesów księgowych, kadrowo-płacowych i zdalną obsługę spółek, zaufaniem obdarzają Neofin firmy z całej Polski.

Klienci chętniej współpracują z biurami rachunkowymi, które wykorzystują nowoczesne systemy zarządzania” – uważa Aneta Wojeńska-Hirsz Wiceprezes Zarządu Neofin Sp. z o.o. Sp. Komandytowa

Jakie dokładnie czynności usprawniono i jakie to przyniosło efekty?

Wyzwania, które firma Neofin postawiła przed enova365

Przed wdrożeniem systemu enova365 firma korzystała z prostego programu księgowego, który nie miał wielu funkcji, potrzebnych w pracy biura rachunkowego. Nie tylko nie umożliwiał on pracy z klientem na wspólnej bazie danych, co nie pozwalało przejść na elektroniczny obieg dokumentów i nie automatyzował pracy księgowych w wystarczającym stopniu. Nie pozwalał też na całkowicie „zdalną” obsługę klientów.

Z drugiej strony, „tradycyjne” metody wykonywania powtarzalnych czynności, takich jak wprowadzanie czy przenoszenie danych, były pracochłonne i obarczone wysokim ryzykiem popełnienia błędu. Co więcej, dostęp klienta do danych wymagał zaangażowania pracowników biura. 

Zamiast borykać się z problemami, jakie rodzi manualne wykonywanie wielu czynności i papierowy obieg dokumentów zarząd firmy postanowił wdrożyć nowoczesny program finansowo-księgowy klasy ERP, który byłby na tyle elastyczny, żeby zapewnić stabilność i automatyzację działań we wszystkich obszarach organizacji firmy. Dodatkowym wymaganiem było sprawne przeprowadzenie procesu wdrażania systemu, by zminimalizować straty czasu związane z wprowadzaniem zmiany. Wybór padł na system ERP enova365, a jego wdrożenie przeprowadził Autoryzowany Partner enova365 – firma XLE Systemy Informatyczne.

 Jak enova365 wspiera Neofin?

System enova365 zaoferował nowe funkcje, które dopasowały się do potrzeb zarządu, pracowników oraz kontrahentów Neofin, usprawniając ich działania i całkowicie zmieniając sposób pracy biura rachunkowego. Po zakończeniu wdrożenia system ERP enova365 wspiera większość procesów biznesowych w biurze rachunkowym.

  • Procesy księgowe i kadrowo-płacowe

Zaproponowane rozwiązanie ma charakter kompleksowy – wdrożono moduły księgowe z pełną obsługą księgi handlowej, książki inwentarzowej, ewidencji środków pieniężnych wraz z importem wyciągów bankowych oraz moduł kadrowo-płacowy z rozwiązaniem do rozliczeń delegacji. Wśród udogodnień, jakie wprowadzono, warto wyróżnić indywidualną parametryzację list i formularzy, ustawianie matryc księgowych oraz opcję web service z bankami. Istotnym aspektem były też możliwości i opcje dostępne w module Kadry Płace, pozwalające na szybki i łatwy dostęp do informacji o pracownikach. 

  • Fakturowanie

Z kolei, moduł Faktury pomógł usprawnić proces wystawiania dokumentów dla klientów oraz ich ewidencji.  Na podstawie umów abonamentowych klientów biura następuje automatyczne fakturowanie „jednym przyciskiem”. 

  • Obsługa klienta

Pulpit Klienta Biura Rachunkowego umożliwił klientom Neofinu dostęp do ich danych księgowych i podatkowych oraz stanu wzajemnych rozliczeń. Zautomatyzowano też powiadomienia związane z rozrachunkami klienta. 

  • Zarządzanie dokumentami

Wprowadzony moduł DMS z funkcją OCR (ang. optical character recognition) pozwala na konwersję zeskanowanych dokumentów do formatów edytowalnych, dzięki czemu ręczne zmagania z danymi zostały praktycznie wyeliminowane. Automatyczny jest także obieg dokumentów w module Workflow – dokumenty są elektronicznie przekazywane między pracownikami i klientami, archiwizowane w formie cyfrowej, a postęp realizacji zadań jest łatwy do monitorowania.

Jak przebiega elektroniczny obieg dokumentów po wdrożeniu enova365?

Neofin zależało na tym, żeby nowy proces obiegu dokumentacji w firmie, wspierany przez enova365, objął wszystkie stanowiska. Tak się stało dzięki rozszerzeniu standardowej funkcjonalności enova365 o zagadnienia związane z digitalizacją, opisywaniem, wprowadzaniem i księgowaniem dokumentów kosztowych. W rezultacie powstało rozwiązanie, które automatycznie:

  • przetwarza wiadomości e-mail z fakturą na dokument w obiegu, 
  • dzięki wykorzystaniu OCR sczytuje dane z dokumentów pdf, 
  • weryfikuje poprawność danych, 
  • przekazuje dokumenty do akceptacji, 
  • przypisuje matrycę księgową, 
  • umożliwia opisanie dokumentu i przekazanie go do działu księgowego, 
  • chroni dokument przed błędami użytkownika, 
  • daje możliwość łatwego włączania kolejnych operatorów systemu do procesu.

Jakie rezultaty w firmie Neofin przyniosło wdrożenie enova365?

„Samo wdrożenie systemu enova365 przebiegło szybko i sprawnie, zarówno dzięki logicznej budowie enova365, jak i wsparciu technicznemu i szkoleniowemu firmy wdrożeniowej – XLE sp. z o.o. Dystans pracowników, który standardowo pojawia się przy wprowadzaniu zmian, został zminimalizowany, a rozwiązanie zostało przyjęte w kształcie, który może się jeszcze rozwinąć” – wyjaśnia Aneta Wojeńska-Hirsz, Wiceprezes Zarządu Neofin.

Przede wszystkim, warto podkreślić, że w efekcie wdrożenia biuro rachunkowe Neofin zyskało system finansowo-księgowy dostosowany do swoich potrzeb. Przełożyło się to na automatyzację wielu czynności, zwiększenie efektywności obiegu dokumentów zarówno w samej firmie, jak i w wymianie z klientami, a tym samym wzrost wydajności i po prostu przyjemności pracy. 

Digitalizacja i związane z nią korzyści

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwoliło obniżyć koszty prowadzenia działalności, dzięki oszczędności czasu – wyszukiwarka i filtry ułatwiają dostęp do dokumentów – oraz miejsca – firma minimalizuje liczbę wydruków i nie potrzebuje przestrzeni na archiwizację dokumentów. 

Cyfryzacja zwiększyła także bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji, zarówno dzięki możliwości śledzenia wszystkich działań wykonywanych na pliku, jak i kontroli dostępu. Następstwem przejścia na EOD, które ceni Neofin, jest także stały dostęp do pełnej dokumentacji bez względu na miejsce jej utworzenia oraz łatwość w przekazywaniu dokumentów do działu księgowości.

Automatyzacja – większa wydajność i eliminacja błędów

Dzięki możliwościom systemu enova365 wiele procesów odbywa się automatycznie. Nie ma  potrzeby ręcznego wprowadzania danych, czy też drukowania i przechowywania papierowych wersji dokumentów. Zeskanowane dokumenty w kilka chwil wprowadzane są do systemu enova365, bez konieczności ich ręcznego przepisywania. W sposób automatyczny dokumenty są także przekazywane do akceptacji kolejnej osobie czy przyporządkowywane do określonej matrycy księgowej. Ryzyko wystąpienia błędów i opóźnień zostało zdecydowanie ograniczone. 

Zadowoleni klienci

Klienci firmy uzyskali dostęp do swoich danych księgowych i podatkowych. Dzięki pracy na wspólnej bazie danych mają poczucie posiadania własnego działu księgowego. Mogą samodzielnie wprowadzać dane, a informacje ze strony biura rachunkowego spływają w czasie rzeczywistym. Dodatkowo połączenie w systemie z bankami eliminuje konieczność logowania na stronę banku, w celu sprawdzenia salda czy dokonania przelewów. 

„Konsultanci z firmy XLE Sp. z o.o. przekazali pracownikom firmy Neofin niezbędną wiedzę, potrzebną do najefektywniejszej pracy w enova365, a w przypadku pytań bądź wątpliwości służą pomocą. Zarówno pracownicy firmy Neofin, jak i klienci biura rachunkowego czują się dobrze zaopiekowani, a na podstawie obserwacji systemu i własnych doświadczeń coraz chętniej sięgają po nowoczesne elektroniczne systemy zarządzania” – ocenia Aneta Wojeńska-Hirsz.

Biuro rachunkowe Neofin jest teraz w stanie podjąć się prowadzenia księgowości nawet w najtrudniejszych przypadkach, w których program do księgowości musi być specjalnie dopasowany do potrzeb klienta. 

„Uważam, że dowodem na to, jak sprawnie działają nasze usługi dzięki enova365 jest to, jak wyglądała nasza praca podczas pandemii COVID-19. Z dnia na dzień kilkudziesięciu pracowników pozostało w domach, bez uszczerbku dla jakości świadczonej usługi” – podsumowuje Aneta Wojeńska-Hirsz.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Sprzedaż hurtowa – jak nią zarządzać z enova365?

Sprzedaż hurtowa wymaga zastosowania narzędzi, które zapewnią efektywne zarządzanie zamówieniami, optymalizację procesów, czy dynamiczne dostosowywanie ofert dla różnych kontrahentów. System enova365 posiada dedykowane funkcje wspierające sprzedaż hurtową. Jakie dokładnie? Dowiedz się z naszego artykułu.  Wyjątkowe wyzwania sprzedaży hurtowej – dlaczego warto postawić na nowoczesne rozwiązania? Prowadzenie sprzedaży hurtowej jest dużym wyzwaniem, wymagającym zapewniania odpowiedniej efektywności działań i dużej skrupulatności. Ważna jest sprawna i wygodna obsługa zamówień, unikanie pomyłek w kompletacji towarów oraz zapewnienie wysokiej jakości obsługi klientów.  Zarzadzanie gospodarką magazynu, gdzie dostępnych jest wiele indeksów produktowych, nie jest proste. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych jest wtedy niezbędne. Wydajne systemy ERP, jak enova365, posiadają zarówno funkcje wspierające zarządzanie sprzedażą, zapasami, relacjami z klientami, finansami oraz logistyką. Integracje z oprogramowaniem magazynowym WMS pozwalają usprawnić proces kompletacji, pakowania, czy załadunku towarów.  Dodatkowo, rosnące oczekiwania klientów B2B sprawiają, że konieczne stają się elastyczne mechanizmy cenowe i nowoczesne narzędzia wspierające procesy sprzedaży. Zastosowanie systemu ERP w przypadku hurtowej sprzedaży jest nie tylko inwestycją w wydajne narzędzie, ale też optymalizację procesów, co z kolei przekłada się ma lepsze wykorzystanie zasobów oraz większą konkurencyjność na rynku.  Jak enova365 usprawnia procesy w sprzedaży hurtowej? Współczesny rynek hurtowy wymaga od firm szybkości, precyzji i elastyczności w działaniu. enova365 oferuje kompleksowe wsparcie w usprawnianiu kluczowych procesów sprzedaży hurtowej. System automatyzuje zadania związane z zarządzaniem zamówieniami, magazynem, logistyką, a także relacjami z klientami. Dzięki temu firmy mogą zoptymalizować koszty, zwiększyć efektywność i poprawić jakość obsługi, budując trwałe relacje z partnerami biznesowymi. Elastyczność enova365 pozwala na dopasowanie systemu do specyfiki każdego przedsiębiorstwa, gwarantując pełną kontrolę nad procesami i ich optymalizację. Kluczowe procesy wspierane przez enova365: składanie zamówień od dostawcy – enova365 umożliwia wprowadzenie zamówień ręcznie, ale proces ten można znacznie usprawnić poprzez rozmaite funkcjonalności (np. skopiowanie dowolnego zamówienia, Generator zamówień);  rezerwacja towarów na magazynie;  wygodne zmiany cen, ceny okresowe, promocje; łatwe planowanie kilku zmian cen w czasie; monitorowanie stanów magazynowych; weryfikacja warunków handlowych i ustalenie kolejności realizacji zamówień oraz możliwość sprawdzenia pokrycia zamówień (czy mamy dany towar na stanie, ewentualnie zmiana priorytetów zamówień jeśli mamy odpowiednie uprawnienia). Integracje z systemami magazynowymi Funkcjonalności enova365 są dodatkowo rozszerzane dzięki integracjom z wydajnymi systemami magazynowymi WMS (ang. Warehouse management system). Oprogramowanie tego typu pomaga firmom zarządzać i kontrolować codzienne operacje magazynowe, optymalizując najważniejsze procesy, miedzy innymi dzięki zastosowaniu automatyzacji. enova365 posiada integracje z Expert WMS i WMS AVOCADO Packing. Integracja pozwala na sprawną obsługę procesów: synchronizacji kartotek towarów i kontrahentów, przyjęcia i wydania towaru, inwentaryzacji, synchronizacji stanów magazynowych. Wymiana dokumentów EDI System ERP enova365 jest przygotowany do wymiany dokumentów EDI (ang. Electronic Data Interchange). EDI to elektroniczna wymiana danych pomiędzy firmami lub instytucjami, która polega na tym, że dokument w postaci pliku o ustandaryzowanej strukturze jest generowany przez jedną firmę, a importowany przez drugą. enova365 umożliwia: tworzenie komunikatu z dokumentu handlowego (eksport dokumentu),  tworzenie dokumentu poprzez import komunikatu, zapisywanie wygenerowanych i zaimportowanych komunikatów w bazie danych i ich podgląd z poziomu dokumentu.  To jednak nie wszystkie funkcje dostępne w systemie, ponieważ tym, co wyróżnia moduł enova365 EDI, jest możliwość definiowania struktury komunikatów oraz ich zawartości. Integracje e-commerce Integracje enova365 z systemami e-commerce i platformami sprzedażowymi pozwalają usprawnić przepływ danych między różnymi elementami infrastruktury handlowej i łatwiej zarządzać zamówieniami, a także śledzić stany magazynowe oraz automatyzować procesy księgowe. enova365 posiada integracje z: PrestaShop, WooCommerce, Shoper, Magento, Allegro, BaseLinker, DHL, DPD, FedEx, InPost, GLS, UPS, Pocztex, Orlen Paczka. Pulpit kontrahenta Pulpit kontrahenta to platforma systemu enova365, która pozwala usprawnić komunikację z kontrahentami. Dzięki pulpitowi możliwa jest „samoobsługa” klienta lub dostawcy firmy.  Funkcjonalności Pulpitu kontrahenta: przeglądanie aktualnej oferty towarowej, samodzielne składanie zamówień,  śledzenie stanu realizacji zamówień, dostęp do faktur, kontrolowanie należności/zobowiązań. Inne korzyści z zastosowania enova365 w sprzedaży hurtowej: wszystkie zamówienia znajdują się w jednym miejscu; można wybrać kolorowanie komórek, aby mieć więcej informacji;  Żeby sprawdzić, jak poszczególne funkcje działają w praktyce pobierz bezpłatnie demo obsługa drukarek fiskalnych najbardziej popularnych producentów;  dostosowanie do HUB-a paragonowego Ministerstwa Finansów;  automatyzacja działań – dzięki modułowi Harmonogram zadań można zautomatyzować niemal każdą czynność, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach zamiast wykonywać monotonne czynności (unikanie błędów z tego powodu); automatyzacja procesów – zastosowanie modułu Workflow pozwala na automatyzację procesów i usprawnienie przepływu pracy w firmie; analiza BI – wykorzystanie narzędzi do zaawansowanej analizy danych i raportowania umożliwia między innymi analizę logistyki magazynowej, optymalizację działań, a w efekcie rozwój przedsiębiorstwa; wielokanałowość – integracja z różnymi kanałami sprzedaży; możliwość tworzenia spersonalizowanych ofert; obsługa Krajowego Systemu e-Faktur. Korzyści z zastosowania enova365 w firmie z branży sprzedaży hurtowej podsumowuje Klaudia Szatko, Zastępca kierownika projektu Handel enova365 Block Quote Warto pamiętać, że enova365 jest systemem o wysokiej konfigurowalności, wspierającym użytkownika na każdym etapie codziennych działań. Może być używana zarówno w wersji przeglądarkowej, jak też mobilnej (różne interfejsy).  Sprzedaż hurtowa z enova365 – korzyści dla działów sprzedaży i obsługi klienta System enova365, dzięki swoim dedykowanym funkcjom oraz integracjom, stanowi kompleksowe wsparcie dla działów sprzedaży i obsługi klienta, przynosząc korzyści w każdym aspekcie ich pracy. Dzięki enova365 hurtowa sprzedaż jest efektywniejsza. Korzyści dla działu sprzedaży: automatyzacja i usprawnienie procesów – enova365 automatyzuje zadania związane z zarządzaniem zamówieniami, magazynem i logistyką, zmniejszając ryzyko powstania błędów i oszczędzając czas. Dzięki temu zwiększa się wydajność pracy, a koszty operacyjne są mniejsze; elastyczne zarządzanie cennikami i rabatami – enova365 ułatwia tworzenie spersonalizowanych ofert i zarządzanie polityką cenową, co pozwala na dostosowanie się do potrzeb każdego klienta i zwiększenie konkurencyjności; wsparcie w kontroli finansowej – system ERP oferuje funkcjonalności, które pomagają w monitorowaniu wszystkich aspektów finansowych działalności hurtowni, co oznacza sprawniejsze zarządzanie finansami, lepszą kontrolę oraz szybszą reakcję na zmiany; integracja z platformami e-commerce – integracja z systemami e-commerce i platformami sprzedażowymi usprawnia przepływ danych i ułatwia zarządzanie zamówieniami z różnych źródeł. Korzyści dla działu obsługi klienta: szybki i łatwy dostęp do informacji – enova365 (moduł CRM) zapewnia dostęp do historii transakcji i danych o klientach, co umożliwia pracownikom działu obsługi klienta szybką i spersonalizowaną obsługę; sprawny i transparentny proces obsługi zamówień – system ERP poprawia proces obsługi zamówień, zapewniając kontrolę na każdym etapie realizacji, co pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne problemy; platforma samoobsługowa dla klientów – Pulpit kontrahenta umożliwia klientom samodzielne składanie zamówień, przeglądanie oferty, śledzenie statusu zamówień i dostęp do faktur, co zwiększa ich satysfakcję i redukuje obciążenie działu obsługi klienta; Szybka i sprawna obsługa, dostęp do aktualnych informacji o produktach i zamówieniach, a także możliwość personalizacji oferty przekładają się na wzrost satysfakcji klientów i budowanie trwałych relacji biznesowych. enova365 wspiera firmy w zwiększaniu efektywności i optymalizacji kosztów, co przekłada się na sukces na dynamicznie zmieniającym się rynku hurtowym. Podsumowanie enova365 to kompleksowe rozwiązanie ERP, które wspiera i optymalizuje kluczowe procesy w sprzedaży hurtowej. System ERP, dzięki swojej elastyczności i szerokiemu wachlarzowi funkcji pomaga sprostać wyzwaniom dynamicznego rynku. enova365 przyczynia się do zwiększenia efektywności, poprawy jakości obsługi klienta, optymalizacji kosztów oraz budowania trwałych relacji biznesowych. Chcesz dowiedzieć się więcej o zastosowaniu systemu ERP enova365 w hurtowej sprzedaży? Umów się na prezentację i sprawdź, jak nasz system ERP pomoże Ci w lepszym zarzadzaniu sprzedażą hurtową.
Sprzedaż-hurtowa-–-jak-nią-zarządzać-z-enova365
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń