Ile kosztuje system ERP małe i średnie firmy

Zanim uda Ci się dotrzeć do konkretnej kwoty, musisz zrozumieć, co tak naprawdę porównujesz – pamiętaj, że porównywanie różnych systemów ERP może być tak trudne, jak porównywanie kształtu i smaku jabłek i pomarańczy! W tym artykule chcemy Ci dostarczyć pełny obraz sytuacji, pomagając Ci w wyborze i wskazując na te dodatkowe, często pomijane koszty, które mogą okazać się kluczowe.

Zacznijmy od dwóch podstawowych pytań, na które musisz znać odpowiedź:

• Jakie PROCESY powinien obsługiwać Twój system ERP?

To oznacza, że musisz zdefiniować, jakie funkcje system powinien realizować i jakie problemy rozwiązywać dla Twojej firmy.

• Jaki model DOSTARCZANIA oprogramowania jest dla Ciebie najbardziej korzystny?

Oznacza to, że musisz zrozumieć różnice między oprogramowaniem instalowanym na miejscu, oprogramowaniem opartym na chmurze oraz oprogramowaniem jako usługą (SaaS) – przede wszystkim, musisz wiedzieć, kto ponosi odpowiedzialność za koszty w różnych modelach dostarczania oprogramowania.

Ale jakie procesy powinien obsługiwać Twój system ERP?

Zacznijmy od najbardziej oczywistych. Każda firma potrzebuje wsparcia procesów dla swoich pracowników, na przykład obsługi wynagrodzeń. Następnie trzeba zarządzać danymi finansowymi. Przyjmijmy, że jesteś małym lub średnim przedsiębiorstwem (MŚP) z sektora handlu hurtowego lub dystrybucji. W takim przypadku, prawdopodobnie będziesz potrzebować wsparcia systemowego w obszarach sprzedaży, zaopatrzenia, logistyki i CRM. Jeżeli natomiast jesteś firmą produkcyjną, potrzebujesz wsparcia w zakresie różnorodnych procesów produkcyjnych. Niektóre systemy oferują moduły obejmujące wszystkie te obszary, inne skupiają się na jednym lub dwóch. Różnice w zakresie i głębokości funkcjonalności między różnymi systemami mogą być znaczne.

Pierwszym krokiem jest zatem określenie procesów biznesowych, które muszą być obsługiwane przez wybrany system ERP.

Może to wydawać się proste, ale w praktyce jest to istotne wyzwanie. Żaden system nie jest identyczny z innym, nawet jeśli na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne. Wiele firm oferujących systemy ERP skupia się tylko na obsłudze kilku procesów biznesowych. Dlatego warto dokładnie sprawdzić, co tak naprawdę oferują poszczególni dostawcy.

Zobaczmy bliżej trzy różne typy systemów ERP i czym się od siebie różnią:

Finansowe systemy „ERP”

Często spotkamy się z systemami, które obejmują podstawowe procesy kadrowe, płacowe i finansowe. Niektóre z nich obejmują również koszty podróży i różne formy skanowania faktur. Jeśli nie potrzebujesz szeroko zakrojonej funkcjonalności dla logistyki i produkcji, wybór takich systemów może być najbardziej sensowny.

Załóżmy, że wybierasz taki finansowy system ERP, ale jednocześnie potrzebujesz funkcjonalności CRM, sprzedaży, produkcji czy logistyki. Wówczas te procesy muszą być pokryte przez inne specjalistyczne systemy, procedury manualne albo za pomocą narzędzi tak prostych jak Excel.

Przykłady odpowiednich systemów finansowych to: Tripletex, xLedger, PowerOffice GO czy UniMicro.

Systemy ERP dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw

Nazywanie czegoś systemem ERP może być kwestią interpretacji. W tym kontekście mamy na myśli systemy, które oprócz finansów oferują także moduły związane ze sprzedażą, logistyką czy produkcją. Warto jednak podkreślić, że te moduły mogą znacznie różnić się między systemami pod kątem głębokości funkcjonalności. Niektóre systemy są elastyczne i mogą być dostosowywane oraz dalej rozwijane indywidualnie dla różnych użytkowników. Inne natomiast bazują na standardowych procesach.

Zauważalne jest wyraźne rozróżnienie między systemami z funkcjonalnością produkcyjną a tymi, które jej nie posiadają. Alternatywą dla nieuwzględnienia produkcji jako głównej funkcji w pakiecie oprogramowania jest utrzymanie manualnych procedur lub zintegrowanie osobnego systemu, który działa ręcznie obok lub jest zintegrowany z systemem finansowym.

Przykładami odpowiednich systemów ERP dla sektora SMB są: Navision (Dynamics 365 Business Central), Visma.net, Monitor oraz RamBase.

Systemy ERP dla sektora korporacji

We wczesnych latach istnienia rynku ERP, małe i średnie przedsiębiorstwa często zmuszone były do wyboru skomplikowanych systemów korporacyjnych do zarządzania swoimi procesami z powodu ograniczonej liczby dostępnych opcji. W ostatnich latach wiele z tych systemów korporacyjnych, które były wcześniej dostępne dla mniejszych firm, dokonało świadomych wyborów, aby skoncentrować się na obsłudze potrzeb wyższego segmentu rynku.

Systemy korporacyjne mogą oferować podstawową funkcjonalność porównywalną z tymi dostępnymi dla małych i średnich przedsiębiorstw. Niemniej jednak, często charakteryzują się większymi możliwościami konfiguracji, obsługą bardziej złożonych procesów, adaptacją do wielu krajów, skomplikowaną logistyką itp. Właśnie dlatego są one często droższe pod względem kosztów konfiguracji i miesięcznych kosztów eksploatacji niż inne systemy. Ich implementacja zazwyczaj jest również bardziej czasochłonna – trwa zwykle rok lub dłużej.

Przykłady takich systemów to IFS, Dynamics 365 for Finance and Operations (wcześniej Dynamics AX) oraz Infor M3.

Jaki model dostarczania jest odpowiedni dla Twojej firmy?

Bycie „w chmurze” to coś, co obecnie jest na ustach wszystkich. Podczas dyskusji na temat rozwiązań chmurowych, rozmowy często koncentrują się na aspektach bezpieczeństwa chmury. Jednak równie ważne jest przeanalizowanie aspektu kosztowego. Teoretycznie, ten sam poziom usług można osiągnąć, niezależnie od tego, czy system znajduje się w chmurze, czy lokalnie. Istotne jest to, w jaki sposób usługa jest dostarczana i jak naliczane są opłaty.

Możemy w dużym uproszczeniu podzielić dostarczanie systemów na trzy różne modele.

Rozwiązania lokalne

Rozwiązanie lokalne oznacza, że system jest instalowany na własnej infrastrukturze klienta. Klient jest odpowiedzialny za zapewnienie prawidłowego licencjonowania wszystkich niezbędnych urządzeń i ich prawidłową obsługę. W przypadku tego rozwiązania, zwykle nabywa się licencję i sprzęt serwerowy, a następnie regularnie opłaca się utrzymanie, lub wynajmuje się licencję i sprzęt za miesięczną opłatę.

Aktualizacje i nowe funkcje muszą być przeprowadzane przez klienta, lub te usługi można zakupić od zewnętrznych dostawców. Typowym rozwiązaniem jest zakup dodatkowej pojemności lub funkcjonalności w razie potrzeby. Często zdarza się, że firmie towarzyszy podwykonawca, który zajmuje się utrzymaniem i zarządzaniem systemem, ale często jest to inny dostawca niż dostawca systemu.

Ten wybór systemu jest nadal popularny wśród niektórych większych firm i tych, które mają szczególne wyzwania związane z funkcjonalnością systemu.

Rozwiązania w chmurze

Rozwiązanie chmurowe nie jest precyzyjnym pojęciem, ponieważ mogą istnieć różne architektury i sposoby wdrażania tych systemów. Powszechnie rozumie się, że dostawca dba o działanie systemu i umieszcza go w rozwiązaniu chmurowym. Może to być chmura publiczna (jak Azure lub AWS), chmura prywatna dostarczona przez dostawcę, lub coś, co może bardziej przypominać tradycyjne środowisko ASP, takie jak salesforce.com.

Dostawca systemu często zapewnia również, że cała infrastruktura jest na miejscu, licencje są wystarczające itp. Ponadto aktualizacje i nowe wersje są zwykle „udostępniane” klientowi, ale musi on zaangażować się w rzeczywistą aktualizację i zapłacić za godziny konsultacji związane z aktualizacją. Jeśli chodzi o cenę, usługa jest zwykle podzielona na 3 różne części:

Koszt licencji: albo jako koszty wynajmu na miesiąc, albo zakup licencji i opłacenie kosztów utrzymania na rok. To zapewnia dostęp do aktualizacji.

Koszt operacyjny: stała opłata miesięczna, która obejmuje infrastrukturę, licencje i bazy danych do obsługi systemu.

Aktualizacje i zmiany w systemie: nie ma problemu z włączeniem tego do kosztów stałych, ale zwykle nie uwzględnia się tego, lub uwzględnia na zasadzie „czas i materiały”. Głównym powodem jest to, że dostawca nie może przewidzieć, jak kosztowne będą przyszłe aktualizacje.

Oprogramowanie jako usługa

Oprogramowanie jako usługa (SaaS) to forma dostarczania, w której dostawca bierze na siebie całą odpowiedzialność za aktualność i prawidłowe działanie systemu. Oznacza to, że zadanie klienta ogranicza się jedynie do nauki korzystania z systemu; za wszystko inne odpowiada dostawca.

Sposób i czas przeprowadzania aktualizacji różni się w zależności od systemu SaaS. Niektóre systemy przeprowadzają regularne aktualizacje wersji, podczas gdy inne gromadzą je dla większych wydań. Niektóre wyłączają system podczas aktualizacji; inne mogą przeprowadzać aktualizacje, gdy system jest uruchomiony. W większości przypadków dostawca jest odpowiedzialny za wdrażanie i testowanie aktualizacji oraz utrzymanie bezpieczeństwa i funkcjonalności systemu.

Regularnym kosztem jest często miesięczna opłata abonamentowa „za użytkownika”. Oznacza to, że koszty takie jak serwery, inne licencje, przyszłe aktualizacje, dostosowanie do zmian legislacyjnych itp. są wliczone w tę opłatę abonamentową.

Jak porównać różne opcje?

Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że taniej jest zrobić wszystko samemu, ale rzeczywistość może być inna. Dobrym sposobem na zobrazowanie różnic w różnych modelach dostarczania systemów jest raport The Software Report¹. Najważniejsze jest to, że chociaż koszty licencji na systemy SaaS mogą wydawać się wysokie, stanowią one również znacznie większą część rzeczywistych kosztów całkowitych. Dokładne liczby będą się różnić w zależności od systemu, dlatego zawsze staraj się znaleźć całkowity koszt, uwzględniając zarówno koszty wewnętrzne, jak i zewnętrzne – teraz i w przyszłości.

Poniżej przedstawiamy kilka konkretnych aspektów do rozważenia.

Dług techniczny

Dług techniczny to koncepcja służąca do określenia problemów, z którymi firmy mogą się spotkać, kiedy odkładają decyzje (i inwestycje) dotyczące odpowiednich rozwiązań systemowych. Poprzez utrzymanie przestarzałych systemów, przedsiębiorstwa tracą możliwość korzystania z nowoczesnych, efektywnych metod pracy. Dług techniczny oznacza kwotę, którą trzeba zainwestować, aby osiągnąć oczekiwany dzisiaj poziom wsparcia systemowego. Ta inwestycja może składać się z wielu składników, takich jak: nowe licencje, koszty konsultacji dotyczących planu aktualizacji, szkolenia, nowa infrastruktura, nowe systemy obejmujące nowe metody pracy itd. Kwota ta jest trudna do obliczenia, dlatego nie jest często traktowana jako priorytet przez wiele grup zarządzających i zarządy. W efekcie, koszty, ryzyko i konsekwencje mogą być bardzo wysokie, gdy po raz pierwszy zdecydujesz się podjąć działania.

Aktualizacje

Załóżmy, że władze zmieniają przepisy dotyczące podatku VAT. Kto jest odpowiedzialny za aktualizację systemu, która jest konieczna do wprowadzenia tej nowej zmiany? Zwykle kwestia ta dotyczy modelu biznesowego, który zapewnia ciągłe aktualizacje. Różnice między poszczególnymi systemami polegają na tym, jak koszty związane z aktualizacjami są prezentowane klientowi. Aktualizacje rozwiązań SaaS (Software as a Service) są uwzględniane w cenie subskrypcji. Koszt aktualizacji musi być negocjowany z dostawcą innych rozwiązań systemowych. Niektóre systemy oferują również istotne aktualizacje wersji. To często coś więcej niż techniczna aktualizacja, zazwyczaj obejmuje nowe lub ulepszone funkcje.

Koszt administracji wewnętrznej

Jaka część czasu poświęconego na wsparcie IT można przypisać do systemu ERP (Enterprise Resource Planning)? Wewnętrzny koszt administracyjny zarządzania systemem jest elementem, o którym łatwo zapomnieć, ale może być znaczny. Łatwo jest policzyć godziny zafakturowane przez dostawców, ale ile czasu poświęca się na wewnętrzną koordynację dostawców, wewnętrzne testy, planowanie, działania następcze itp. Dotyczy to zarówno rozwiązań chmurowych, jak i lokalnych.

Licencje i sprzęt

Jeśli rozważasz samodzielne zarządzanie infrastrukturą systemu, licencje i sprzęt są jednym z elementów kosztów, o których należy pamiętać. Należy uwzględnić zarówno bieżące opłaty, jak i koszty amortyzacji inwestycji. Sprzęt przestarzały nie jest darmowy; nadal musi być obsługiwany. Przyszła aktualizacja sprzętu musi być uwzględniona w szacunkach kosztów systemu.

Całkowity koszt w czasie

Dla wielu osób kluczowym aspektem w procesie decyzyjnym jest rzeczywiste finansowanie, płynność i przewidywalność inwestycji. Trudno jest to ustalić bez posiadania dokładnych danych liczbowych dotyczących każdego elementu. Pomimo tego czasami występują znaczne różnice w naliczaniu kosztów. Całkowity koszt w czasie będzie różnił się w zależności od różnych modeli dostawy. Aby uzyskać dokładny obraz podczas wykonywania tych obliczeń, należy uwzględnić wszelkie umowy wsparcia z technicznym wsparciem dla użytkowników i ciągłymi szkoleniami.

Koszt i czas – jak podjąć właściwą decyzję?

To istotne pytanie i nie zawsze jest możliwe precyzyjne określenie wartości wszystkich różnych elementów kosztów, które omówiliśmy. Jest to jednak ważna praca, którą należy wykonać podczas porównywania systemów, aby uzyskać jak najdokładniejszy obraz następujących elementów kosztów:

Dostawcy powinni być w stanie podać dokładną liczbę lub oszacować wiele z tych elementów. Należy pamiętać, że miesięczna opłata to nie wszystko. Aby uzyskać właściwe porównanie, należy w pełni uwzględnić wszystkie inne aspekty dotyczące dostawy systemu.

Istnieją inne istotne pytania, które mogą wpływać na koszt zarządzania systemem, a które powinno się zadać:

• Jak system radzi sobie ze zmianami w lokalnych przepisach i regulacjach? Kto odpowiada za aktualizacje rozwiązań, jak to się odbywa i jakie są koszty utrzymania systemu zgodnego z najnowszymi wymogami?
• Kto odpowiada za bezpieczeństwo rozwiązania? Czy chodzi o bezpieczeństwo techniczne, aktualne systemy operacyjne, tworzenie kopii zapasowych itp.?
• Jak powinien być aktualizowany system? Kto i jak często powinien go aktualizować? Co jest zawarte w cenie, a co należy zamówić i opłacić oddzielnie?
• Co jeśli firma znacząco się rozrośnie i do systemu trzeba będzie dodać nowych użytkowników? Jak zapewnić, że system ma odpowiednią pojemność, pozostaje stabilny i zachowuje swoją wydajność?
• Co stanie się, jeśli liczba użytkowników systemu zmniejszy się? Jak długo wcześniej musisz poinformować dostawcę i jakie koszty mogą być związane ze zmianą? (czy jesteś zobowiązany do płacenia za pierwotną liczbę użytkowników dłużej niż to konieczne)?
• Jak efektywny jest proces wdrożenia? Czy istnieją szablony i zdefiniowane wcześniej procesy, na przykład krajowe plany kont i wymagania dotyczące raportowania, czy też wszystko musi być tworzone od podstaw? Jak długo to potrwa i jakie są koszty opóźnienia dla firmy?

Jeżeli jesteś w stanie obiektywnie ocenić i skwantyfikować swoje opcje oraz znaleźć system i dostawcę, którzy twoim zdaniem spełniają funkcjonalne wymagania twojej firmy, jesteś bliżej możliwości podjęcia świadomej i bardziej przewidywalnej decyzji.