Firma-Czamaninek-usprawnić-procesy-dzięki-Symfonia

Jak Symfonia usprawniła procesy ofertowania i zarządzania zamówieniami w firmie Czamaninek

Symfonia Handel ERP pomogła firmie Czamaninek zwiększyć efektywność pracy biura stacjonarnego i handlowców regionalnych. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa było to kluczowe dla dalszego rozwoju spółki, bo dotychczasowy schemat obsługi zamówień, wymagał przesyłania danych drogą mailową pomiędzy BOK i pracownikami działu sprzedaży.  Nie pozwalał również na automatyzację rutynowych czynności, które pracownikom naszej firmy zajmowały dużo czasu.

 O firmie Czamaninek

Czamaninek to przedsiębiorstwo, które z niewielkiego składu budowlanego w przeciągu zaledwie kilkunastu lat przekształciło się w czołowego polskiego producenta keramzytowych materiałów budowlanych. Dynamiczny rozwój firmy Czamaninek na krajowym rynku stwarzał wiele wyzwań, z których część dotyczyła bezpośrednio procesów związanych z obsługą klientów. Dotychczasowe rozwiązania okazywały się bowiem nieefektywne i nie pozwalały na szybkie przetwarzanie zamówień, przeglądanie  danych czy generowanie raportów. Było to o tyle problematyczne, gdy dodamy, że system sprzedaży w firmie Czamaninek działała w modelu rozproszonym.

– Zależało nam przede wszystkim na zwiększeniu płynności pracy biura stacjonarnego i handlowców regionalnych – wyjaśnia Pani Monika Olejniczak, specjalista ds. księgowych z firmy Czamaninek.

W spółce Czamaninek zaczęto wraz z tym poszukiwać systemu  do ofertowania klientów i zbierania zamówień w terenie.

Nowe rozwiązanie miało pozwalać przede wszystkim na:

  • skrócenie czasu przetwarzania zamówień,
  • zapewnienie dostępu do danych i historii negocjacji,
  • generowanie raportów handlowych.

Symfonia ERP Handel

Symfonia Mobilny Handel w firmie Czamaninek

Firma Czamaninek od 2008 roku do obsługi zamówień wykorzystywała program Symfonia Handel. Spółce zależało na rozwiązaniu do obsługi handlowców w terenie, które będzie współpracowało z wykorzystywanym przez nich programem do sprzedaży.

Przy wsparciu firmy MORE IT, spółka postanowiła rozbudować swój system ERP o narzędzie dla reprezentantów handlowych. W ten sposób rozpoczęto wdrażanie aplikacji Symfonia Mobilny Handel.

– Ze względu na specyfikę procesów handlowych w firmie Czamaninek konieczne okazało się  dostosowanie aplikacji Symfonia Mobilny Handel do konkretnych potrzeb klienta. Aby było to możliwe, przeprowadziliśmy konsultacje, podczas których uważnie wysłuchaliśmy oczekiwań dotyczących funkcjonalności nowych rozwiązań. Znając potrzeby klienta mogliśmy rozpocząć prace nad modyfikacją systemu. Finalnie program został skastomizowany tak, aby jego obsługa była płynna i bezproblemowa, z uwzględnieniem specyfiki pracy całego zespołu firmy.  – wyjaśnia Tomasz Kozłowski, kierownik produktów mobilnych w Symfonii.

W wyniku współpracy zespołu handlowego z producentem oprogramowania Symfonia Mobilny Handel firma Czamaninek zyskała zaawansowane rozwiązanie do ofertowania i zbierania zamówień w terenie, rozbudowane dodatkowo o optymalizator spedycji.

 

Dzięki rozwiązaniom od Symfonii, dyrektorzy regionalni nawet podczas pracy w terenie mają swobodny dostęp do historii sprzedaży klientów oraz podgląd aktualnego stanu magazynowego wszystkich produktów. Pracownicy biura stacjonarnego mogą natomiast w każdym momencie przeglądać oferty oraz sprawdzać statusy realizacji zamówień.

– Ze względu na specyfikę branży materiałów budowlanych pracownicy biura obsługi klienta oraz działu logistyki muszą mieć stały dostęp do informacji o wadze towarów znajdujących się w ofercie i w zamówieniu. Ta  nie może bowiem przekraczać maksymalnej ładowności samochodu ciężarowego. Zastosowanie Symfonia Mobilny Handel ułatwiło pracę także w tym obszarze. – mówi Monika Olejniczak, specjalista ds. księgowych w firmie Czamaninek.

Obecnie cały zespól handlowy Czamaninek sprawnie korzysta z programów Symfonia Handel i Symfonia Mobilny Handel, zarządzając procesami ofertowania i negocjacji za pomocą tabletów. Połączenie działania obu programów radykalnie przyspieszyło działalność handlową i pozwoliło na synchronizację pracy w biurze i w terenie.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach Symfonii do zarządzania sprzedażą, zakupami i magazynem: Program handel i magazyn – Symfonia

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Ekologia i cyfryzacja – nowe trendy w księgowości

Zarówno cyfryzacja, jak i ekologia w księgowości mają coraz większe znaczenie. Klienci poszukują biur rachunkowych, które gwarantują zrównoważone i nowoczesne podejście oraz wygodną współpracę online. Biura, które chcą utrzymać swoją pozycję na rynku, muszą zatem dostosować się do tych oczekiwań oraz wymogów prawnych. W poniższym artykule skupimy się na powodach, dla których ekologia oraz cyfryzacja w księgowości mają tak duże znaczenie i sprawdzimy, jak zmieniające się wymagania klientów kształtują nowe trendy w tej branży. Dlaczego ekologia i cyfryzacja zyskują na znaczeniu w księgowości? Cyfryzacja oraz zrównoważony rozwój w księgowości to dziś już nie tylko trendy, ale i konieczność – muszą o tym pamiętać wszystkie firmy księgowe, które chcą spełniać wymagania rynku. Coraz więcej biur rachunkowych decyduje się zatem przejść na cyfrową i „zieloną stronę mocy”, oferując swoim klientom ekologiczne rozwiązania. Te z kolei mają bezpośredni związek z rozwojem technologii. Rozwój cyfryzacji sprawia, że księgowi muszą wprowadzać nowe technologie, aby sprostać nowym regulacjom i przyciągać nowych klientów. Biuro rachunkowe, które decyduje się przejść z papierowej dokumentacji na elektroniczny obieg dokumentów, jednocześnie dba o środowisko i idzie z duchem czasu. Wpływ globalnych trendów zrównoważonego rozwoju i cyfrowej transformacji na biura rachunkowe Zmiany w przepisach dot. ochrony środowiska i coraz większe wymagania związane z transformacją cyfrową branży księgowej sprawiają, że biura rachunkowe coraz częściej decydują się na działanie w duchu eko i wdrażanie nowych technologii. To pozwala im nie tylko zwiększyć przewagę konkurencyjną, ale również poprawić efektywność i wydajność swoich działań. Cyfrowe narzędzia umożliwiają bowiem automatyzację wielu procesów i znacznie lepszą obsługę klientów. Ci z kolei znacznie chętniej decydują się na współpracę z firmami księgowymi, które mają na względzie dobro planety i zapewniają wygodną księgowość zdalną. Transformacja cyfrowa w księgowości pozwala ponadto na lepszą kontrolę nad danymi klientów, a zrównoważone podejście – pomaga obniżyć koszty, zaoszczędzić miejsce (brak tradycyjnych archiwów dokumentów) i chronić środowisko naturalne. Ekologiczne podejście w księgowości Ekologiczne podejście w księgowości opiera się w dużej mierze na redukcji papierowych dokumentów, korzystaniu z oprogramowania księgowego w chmurze czy promowania e-faktur. Tego typu działania mają pozytywny wpływ nie tylko na środowisko naturalne, ale również na wydajność biura rachunkowego i zadowolenie klientów. Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne Przejście na elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z szeregiem korzyści dla całej firmy księgowej. Jedną z nich jest obniżenie kosztów – wynika ono z braku konieczności magazynowania dokumentacji (uniknięcie kosztów wynajmu przestrzeni biurowej) czy zakupu arkuszy papieru i tuszu oraz eksploatacji skanerów, kserokopiarek i drukarek. Ograniczenie zużycia papieru zmniejsza za to zużycie energii elektrycznej i wody. Co więcej, zamiana dokumentów papierowych na te w wersji elektronicznej znacząco przyspiesza wiele procesów księgowych, wpływa pozytywnie na wydajność pracowników i pozwala zaoszczędzić cenny czas. Nie ma już bowiem potrzeby ręcznego wprowadzania danych czy czasochłonnego wyszukiwania dokumentów. Wykorzystanie oprogramowania chmurowego do przechowywania danych Biura rachunkowe, które chcą wprowadzić rewolucję cyfrową, a jednocześnie postępować zgodnie ze zrównoważonym podejściem, decydują się często na oprogramowania w chmurze kompatybilne z innymi aplikacjami i systemami. W tym przypadku dostęp do danych jest możliwy w czasie rzeczywistym z niemal każdego miejsca i o każdej porze – wystarczy skorzystać z urządzenia połączonego z siecią. Dużym atutem chmurowych systemów księgowych są również automatyczne aktualizacje. Symfonia w chmurze umożliwia bieżące księgowanie, dodawanie i przeglądanie dokumentów, tworzenie baz klientów i wygodne zarządzanie obiegiem dokumentów z poziomu jednego urządzenia. System gwarantuje też zgodność z obowiązującymi w danym momencie przepisami i zapewnia kontrahentom stały wgląd w płatności oraz rozliczenia. Oprogramowanie chmurowe w księgowości zapewnia oszczędność czasu i miejsca, optymalizuje wiele procesów i eliminuje ryzyko błędów, które mogłyby zostać popełnione w trakcie ręcznego wprowadzania danych. Przechowywane w nim dane są również skutecznie chronione przed uszkodzeniem, zagubieniem czy dostępem nieupoważnionych osób. Jak księgowi mogą przyczynić się do redukcji śladu węglowego w firmach? Korzystanie z chmurowych systemów do przechowywania danych oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to prosty krok w stronę bardziej zrównoważonego biura rachunkowego. Firmy księgowe mogą przyczyniać się do poprawy stanu środowiska i redukcji śladu węglowego także poprzez zachęcanie samych klientów do korzystania z ekologicznych rozwiązań w obiegu dokumentów. Co więcej, przedsiębiorcy współpracujący z biurem rachunkowym w formie zdalnej również dbają o planetę – nie przyczyniają się bowiem do generowania stosów dokumentów, a zamiast jechać na spotkanie samochodem, rozmawiają z księgowym przez telefon lub na komunikatorze. Cyfryzacja księgowości – kluczowe technologie i rozwiązania Cyfrowa transformacja w księgowości to nie tylko przejście na elektroniczny obieg dokumentów czy korzystanie z systemów w chmurze. Jednym z kluczowych elementów cyfryzacji w tym obszarze jest również wdrożenie automatyzacji księgowości. Umożliwia ona szybsze i dokładniejsze wykonywanie powtarzalnych, czasochłonnych czynności – m.in. wystawiania faktur, sporządzania deklaracji podatkowych czy tworzenia raportów. Sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów księgowych Narzędzia do księgowości wykorzystujące sztuczną inteligencję pozwalają na szybsze wykrywanie nieprawidłowości w dokumentacji, pomagają w prognozowaniu trendów i wspierają optymalizację procesów podatkowych. AI znajduje zastosowanie m.in. w skanowaniu faktur, odczytywaniu danych finansowych czy klasyfikowaniu dokumentacji. Wszystko to sprawia, że procesy księgowe ulegają automatyzacji, a specjaliści mogą skupić się na innych kluczowych zadaniach wymagających działania człowieka. Oprogramowanie do księgowości online – porównanie popularnych rozwiązań Wraz z rozwojem cyfryzacji w branży księgowej na rynku zaczęło pojawiać się coraz więcej programów do księgowości online. Do najpopularniejszych rozwiązań, na które decydują się biura rachunkowe, należą: Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia eBiuro – systemy umożliwiają prowadzenie uproszczonej i pełnej księgowości wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów, weryfikacją plików JPK czy zaawansowaną analizą danych. Oprogramowania umożliwiają też obsługę KSeF i pozwalają na integrację z systemami sprzedażowymi. Symfonia Finanse i Księgowość obejmuje m.in. obsługę podatków dochodowych i VAT, rozrachunki i rozliczenia, obsługę płatności, obsługę majątku trwałego czy też sprawozdawczość zewnętrzną standardową, wewnętrzną i niestandardową. Symfonia eBiuro umożliwia z kolei prowadzenie KPiR i ewidencji przychodów, fakturowanie w czterech językach, masowe wysyłki JPK i pobieranie UPO, zarządzanie środkami trwałymi oraz wysyłanie deklaracji do ZUS i US. Co więcej, dane mogą być eksportowane do Symfonii Finanse i Księgowość, a dodatkowo – pracownicy biura zyskują dostęp do modułów Kadry i Płace czy Magazyn dla klientów; Symfonia ERP w chmurze – to kompletne oprogramowanie do prowadzenia rachunkowości i obsługi procesów sprzedażowych. Wśród jego kluczowych funkcjonalności dla biur rachunkowych wymienia się pełną księgowość, obsługę walut, wsparcie przy rozliczaniu podatku dochodowego, obsługę rozliczania podatku metodą estońskiego CIT-u, rachunkowość podatkową i zarządczą oraz ewidencję środków trwałych. Co więcej, system umożliwia obsługę płatności oraz rozliczenia z kontrahentami i pozwala na integrację z urządzeniami fiskalnymi. Na rynku dostępnych jest wiele systemów księgowych, takich jak wFirma, enova, Comarch czy iFirma. Każdy z nich oferuje różnorodne funkcjonalności. Ważne jest, aby przed wyborem odpowiedniego rozwiązania dokładnie przeanalizować dostępne opcje i dopasować je do swoich indywidualnych potrzeb.   Bezpieczeństwo danych w cyfrowej księgowości Kolejnym ważnym aspektem cyfryzacji jest bezpieczeństwo danych w księgowości. Te przechowywane w systemach chmurowych są skutecznie chronione przed zagubieniem czy zniszczeniem, a dodatkowo – dostawcy usługi chmurowej gwarantują odpowiednie zabezpieczenie w postaci szyfrowania. Aby chronić je w jeszcze większym stopniu, biura rachunkowe powinny pamiętać o regularnych aktualizacjach tych systemów i systematycznym tworzeniu kopii zapasowej danych. Pomocne może być również stosowanie zapory sieciowej (tzw. firewalla), który kontroluje ruch sieciowy w czasie rzeczywistym i wychwytuje zagrożenia, a w razie potrzeby – blokuje dostęp do danych. W kontekście ochrony danych finansowych to absolutna podstawa. Korzyści dla firm wynikające z ekologii i cyfryzacji w księgowości Wdrożenie w biurze rachunkowych ekologicznych rozwiązań i nowoczesnych technologii przynosi firmom księgowym wiele korzyści – od oszczędności kosztów, przez więcej cennego czasu, aż po większą efektywność i lepszą współpracę z klientami. Oszczędność kosztów operacyjnych i czasu pracy Cyfrowe narzędzia i ekologiczne podejście są w stanie zagwarantować sporą oszczędność kosztów w księgowości. Nie ma bowiem potrzeby przechowywania dokumentów w fizycznych archiwach, a tym samym – nie trzeba wynajmować dużych powierzchni biurowych. Elektroniczny obieg dokumentów likwiduje też konieczność drukowania, skanowania czy kopiowania dokumentacji przy użyciu drukarek, kserokopiarek czy skanerów – a to z kolei brak kosztów związanych z zakupem tuszu, papieru i samego sprzętu. Wszystko to wiąże się także z oszczędnością czasu. Wymiana dokumentów między biurem a współpracującymi z nim firmami również odbywa się w całości online, dzięki czemu klienci nie muszą pojawiać się na osobistych spotkaniach i tracić godzin na dojazdy. Księgowi nie muszą z kolei wykonywać żmudnych, powtarzalnych czynności ręcznie, a wyszukiwanie odpowiednich dokumentów w elektronicznych systemach zajmuje im znacznie mniej czasu. Zwiększenie efektywności pracy księgowych W nowoczesnych biurach księgowych w parze z oszczędnością czasu idzie także wzrost efektywności pracy księgowych. Nie poświęcają oni bowiem wielu godzin na obsługę dokumentów i realizację rutynowych zadań – zamiast tego mogą natomiast skupić się na innych czynnościach, których nie da się wykonać bez ingerencji człowieka. To wpływa bezpośrednio na ich wydajność oraz efekty ich pracy, a tym samym – na zadowolenie klientów biura. Automatyzacja procesów księgowych przekłada się ponadto na mniejszą liczbę błędów w dokumentacji. Lepsza współpraca z klientami dzięki nowoczesnym technologiom Zarówno zrównoważone podejście, jak i cyfryzacja biura rachunkowego, ma pozytywny wpływ na jakość obsługi klienta i ogólną współpracę z firmami. Nowoczesne cyfrowe narzędzia umożliwiają wygodną wymianę informacji i dokumentów bez potrzeby organizowania osobistego spotkania. Klienci mają ponadto stały wgląd w swoje dane finansowe w czasie rzeczywistym. Systemy do księgowości online pozwalają na sprawne przesyłanie dokumentów, bieżące monitorowanie statusu rozliczeń czy wygodne prowadzenie rozmów na linii księgowy-firma. Wszystko to znacząco skraca czas oczekiwania na odpowiedź biura i pomaga zwiększyć poziom satysfakcji oraz lojalność klientów. Współpraca z klientami online jest znacznie szybsza, skuteczniejsza i wiąże się z korzyściami dla obydwu stron. Wyzwania związane z ekologią i cyfryzacją w księgowości Mimo wielu zalet cyfryzacji i ekologii w księgowości biura rachunkowe, które chcą iść z duchem czasu, stają także przed pewnymi wyzwaniami. Bariery dotyczą szczególnie wysokich kosztów, konieczności szkolenia personelu czy ochrony danych. Wysokie koszty wdrożenia nowych technologii Jednym z kluczowych wyzwań cyfryzacji w księgowości są wysokie koszty wdrożenia nowych technologii. Obejmują one m.in. wydatki na zakup sprzętu i nowoczesnego oprogramowania do księgowości, koszty implementacji oraz testów systemu czy wydatki na aktualizację infrastruktury informatycznej. Szkolenia dla pracowników również generują dodatkowe opłaty, które często są pomijane w planie wdrożenia. Konieczność szkolenia pracowników w obsłudze nowoczesnych narzędzi Decydując się na wdrożenie ekologicznych i cyfrowych rozwiązań, właściciel biura rachunkowego musi dodatkowo zadbać o dostosowanie firmy do nowych procesów oraz odpowiednie przeszkolenie pracowników. Mowa o szkoleniu z zakresu zarówno samej obsługi nowych narzędzi, jak również ich funkcjonalności i głównych korzyści. Niewłaściwe przygotowanie personelu może bowiem prowadzić zarówno do pogorszenia jakości obsługi klienta i opóźnień w procesach księgowych, jak również do poważniejszych błędów w codziennej pracy. To z kolei przekłada się bezpośrednio na zadowolenie klientów ze współpracy. Ryzyko związane z cyberbezpieczeństwem i ochroną danych Wraz z cyfryzacją rośnie także liczba zagrożeń w sieci, na jakie musi uważać firma księgowa. Biura rachunkowe muszą zatem pamiętać o inwestycji w stosowne zabezpieczenia, aby chronić dane finansowe swoich klientów przed wszelkimi cyberzagrożeniami. Inwestycja w automatycznie aktualizowane programy, zakup oprogramowania antywirusowego czy wykonywanie audytów bezpieczeństwa wiąże się także z dodatkowymi kosztami. Przyszłość ekologii i cyfryzacji w branży księgowej Przyszłość księgowości stoi pod znakiem nowych technologii, sztucznej inteligencji, rozwiązań chmurowych i ekologicznych zmian. Zrównoważone podejście i innowacje technologiczne w księgowości są w stanie zagwarantować firmie z tej branży szereg korzyści i wysoką pozycję na tle konkurencji. Prognozy dotyczące dalszego rozwoju technologii w księgowości Prognozy wskazują na coraz większy udział sztucznej inteligencji w branży księgowości – już teraz AI i uczenie maszynowe pozwalają na automatyzację wielu procesów, m.in. analizy danych, skanowania dokumentów, odczytywaniu danych finansowych czy klasyfikacji dokumentów księgowych. Z roku na rok rozwijać będą się również oprogramowania w chmurze, które gwarantują dużą oszczędność czasu oraz miejsca i pomagają redukować błędy w dokumentacji. W najbliższych latach możemy spodziewać się również wzrostu popularności technologii blockchain. Możliwości wdrażania jeszcze bardziej ekologicznych rozwiązań Dzięki coraz większej świadomości ekologicznej w branży księgowej możliwe będzie wdrażanie kolejnych rozwiązań, które sprzyjają trosce o środowisko i pomagają ograniczyć ślad węglowy. Wśród głównych trendów ekologicznych w księgowości w najbliższych latach królować może m.in. jeszcze większa automatyzacja pracy (koniec papierowych dokumentów), energooszczędne centra danych czy polityka redukcji odpadów generowanych w miejscu pracy. Jak firmy mogą przygotować się na przyszłość? Chcąc jak najlepiej przygotować się na przyszłość, biura ekologiczne powinny zacząć inwestować w nowoczesne technologie, które na przestrzeni lat mogą przynieść ogromne korzyści zarówno im samym, jak i planecie. Już dziś warto postawić na zwiększanie świadomości pracowników, zamianę tradycyjnych, przestarzałych rozwiązań na te cyfrowe oraz na tworzenie strategii, które uwzględniają aspekty cyfryzacji i ekologii. Dzięki adaptacji do stale zmieniającego się środowiska technologicznego biura będą miały szansę uzyskać i utrzymać konkurencyjność na rynku.
Ekologia-i-cyfryzacja-–-nowe-trendy-w-księgowości
Logo firmy Symfonia
zweryfikowano

5/5(1 głosy)

Symfonia

Kompleksowy System Zarządzania


Symfonia
Mazowieckie
400 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Budownicza, eCommerce, Produkcyjna, Sektor publiczny, Transportowa, Usługi
Opis
Symfonia to polski producent oprogramowania, jeden z największych dostawców systemów ERP dla firm z sektora MŚP. Symfonia specjalizuje się w tworzeniu programów i aplikacji, w tym chmurowych, przeznaczonych do obsługi i automatyzacji finansów....
rozwiń