ERP przyjazne dla środowiska: zarządzanie energią może być bardzo proste

Przedsiębiorstwa przemysłowe powinny w coraz większym stopniu stawiać na zrównoważony rozwój. Wymaga to dokładnej analizy i redukcji emisji, kosztów oraz zużycia zasobów. Jako wiodący dostawca rozwiązań ERP+ dla przedsiębiorstw z sektora produkcyjnego, dzięki przejęciu ENIT opracowaliśmy całościowy i efektywny system ERP sprzyjający środowisku.

Przedsiębiorstwa znajdują się pod rosnącą presją, aby stawiać sobie coraz wyższe cele w odniesieniu do zrównoważonego rozwoju. Presja ta pochodzi z różnych źródeł, takich jak polityka, społeczeństwo, czy gospodarka i staje się coraz bardziej odczuwalna. Przedsiębiorstwa często borykają się z trudnymi wyzwaniami, np. jak w przejrzysty sposób przygotować swój bilans CO₂. Ważne jest przy tym nie tylko monitorowanie bezpośrednich emisji, ale również uwzględnienie pośrednich emisji poza terenem przedsiębiorstwa. Obejmuje to takie zagadnienia, jak emisje CO₂ podczas produkcji stali importowanej z innych krajów np. z Chin, emisje wytwarzane przez pracowników w drodze do miejsca pracy, zarządzanie odpadami produkcyjnymi oraz przyporządkowanie emisji do tych odpadów.

Przykłady te pokazują, że ustalenie śladu węglowego przedsiębiorstwa, znanego również jako Corporate Carbon Footprint, może być skomplikowanym zadaniem. Na szczęście technologie stale się rozwijają i nie brakuje innowacyjnych i efektywnych rozwiązań, dzięki którym przedsiębiorstwa mogą zmierzyć się z tym zadaniem.

Przyjazny dla środowiska system ERP łączący ENIT i proALPHA

Jako producent oprogramowania ERP+ w 2022 roku przejęliśmy innowacyjne przedsiębiorstwo ENIT z Freiburga i zintegrowaliśmy jego system z własnym rozwiązaniem ERP. „Jest to oczywiście sensowne połączenie, ponieważ tylko poprzez dane zawarte w ERP można efektywniej wykorzystywać zasoby” – mówi Lucas Leinweber, kierownik zespołu do zarządzania emisjami CO₂ w przedsiębiorstwie ENIT.

Firma ENIT jest spółką typu spin-off powstałą w ramach Instytutu ds. Systemów Energii Słonecznej im. Fraunhofera. Od 2014 roku ENIT samodzielnie rozwija narzędzia, które pomagają przedsiębiorstwom przemysłowym identyfikować, rozumieć i redukować emisje, zużycie i koszty. Początkowo najwięcej uwagi skupił na sobie system do zarządzania energią. Nadrzędnym celem było bowiem opracowanie systemu do zarządzania energią, który pomimo różnorodności zakładów przemysłowych, byłby łatwy w instalacji i posiadał możliwości indywidualnej konfiguracji ustawień.

Szybka implementacja dzięki metodzie plug-and-play

Cel został osiągnięty wzorowo. Dzięki metodzie plug-and-play przedsiębiorstwa mogą uzyskać dostęp do pierwszych danych z liczników na maszynach i instalacjach już dzień po implementacji oprogramowania. „Szybka i łatwa implementacja jest możliwa dzięki naszemu otwartemu podejściu do interfejsów. Dzięki temu nasze rozwiązanie jest kompatybilne z niemal każdym sprzętem dostępnym na rynku”, mówi Lucas Leinweber. „Gdy tylko agent ENIT zostanie podłączony i będzie w sieci, wysłane zostanie powiadomienie. Po dodatkowych konfiguracjach i ustawieniach zabezpieczeń, można dodać istniejące liczniki. Klient otrzyma wtedy email z dostępem do oprogramowania i może od razu zobaczyć dane w czasie rzeczywistym z pierwszego licznika”.

Oprogramowanie do bilansowania emisji dwutlenku węgla

System do zarządzania energią jest jednak tylko częścią większej całości w zakresie identyfikacji i kwantyfikacji wszystkich istotnych przepływów energii. „W tym zakresie oferujemy nasze oprogramowanie CO₂ udostępniane przedsiębiorstwom wraz z pakietem usług dostosowanych do indywidualnych potrzeb. Dane z systemu do zarządzania energią zostaną oczywiście przejęte do ENIT carbon, naszego narzędzia do bilansowania emisji dwutlenku węgla”, wyjaśnia Lucas Leinweber.

Narzędzie to może jednak być wykorzystywane również bez systemu do zarządzania energią. W takim przypadku zużycia energii należy wprowadzić ręcznie i ocenić za pomocą współczynników emisji. Jest to jednak czasochłonne, zwłaszcza jeśli przedsiębiorstwo dysponuje kilkoma lokalizacjami. Ponadto system do zarządzania energią jest ważny dla konsekwentnego monitorowania ścieżki transformacji.

Bilansowanie emisji dwutlenku węgla

ENIT do bilansowania emisji CO₂ używa uznanego międzynarodowo standardu Greenhouse Gas Protocol Standard (GHG). Istnieją trzy główne kategorie emisji, określane jako zakresy: 1, 2 i 3. Zakres 1 obejmuje wszystkie emisje bezpośrednie, za które przedsiębiorstwo jest bezpośrednio odpowiedzialne. Zakres 2 obejmuje emisje pośrednie, które powstają np. wskutek zakupu prądu. Przedsiębiorstwo zazwyczaj nie wytwarza prądu samodzielnie, ale jest odpowiedzialne za jego zużycie.

Większość emisji, zwłaszcza w przemyśle, jest jednak objęta zakresem 3, czyli pośrednimi emisjami powstającymi w całym łańcuchu dostaw, np. poprzez zakup towarów, usług i maszyn.

Największe wyzwanie dla większości firm znajduje się w zakresie 3. „W tym zakresie wspieramy przedsiębiorstwa, pomagając im najpierw zrozumieć, jakie dane są im potrzebne. Mówimy tutaj o danych aktywności potrzebnych do bilansowania oraz o kwestii, które dane zakupionych towarów i usług muszą zostać wykazane w bilansie?”, tłumaczy Lucas Leinweber. Wspólnie analizowane są hotspoty oraz przeprowadzana jest analiza istotności. Należy przy tym określić obszary, na które powinna zostać skierowana uwaga oraz obszary, które mogą zostać ewentualnie wykluczone, ponieważ mają niewielki wpływ na emisję CO₂ i dla których stosunek nakładów do korzyści nie jest proporcjonalny.

W przypadku łączenia systemu ERP z MES oraz rejestracją danych zakładowych i danych maszynowych przedsiębiorstwa już dziś mają dostęp do około 70 procent danych wymaganych dla protokołu GHG.

Lucas Leinweber

Kierownik zespołu ds. zarządzania emisjami CO₂, ENIT

Rola systemu ERP

To oczywiste, że system ERP w tym kontekście odgrywa ważną rolę. Nowe badanie przeprowadzone na zlecenie proALPHA przez Centers Integrated Business Applications (CIBA) we współpracy z Instytutem Badawczym ds. Racjonalizacji (FIR) na wyższej szkole RWTH Aachen wykazało, że spośród wszystkich rodzajów oprogramowań biznesowych systemy ERP są bezkonkurencyjne w zakresie udostępniania danych, ponieważ odzwierciedlają kompletne procesy realizacji zamówień i zaopatrzenia oraz całą produkcję. Wniosek płynący z nowego badania pod tytułem „Zarządzanie emisjami CO₂ za pomocą oprogramowań biznesowych” to: „Przedsiębiorstwa, które łączą system ERP z MES oraz z rejestracją danych zakładowych i maszynowych, już dziś mają dostęp do około 70 procent danych wymaganych przez protokół GHG. Dane z zakresu 1 mogą zostać uwzględnione prawie całkowicie. Większość istotnych danych jest zapisana w systemie ERP i MES.»

Dzięki wykorzystaniu danych już istniejących w systemie ERP przedsiębiorstwa mogą znacznie zredukować wkład pracy związany z przeprowadzaniem bilansów CO₂. Do bilansowania emisji przedsiębiorstwa potrzebują jednak dodatkowych systemów informatycznych lub szacunków, które oferuje ENIT.

Firma proALPHA jako producent systemu ERP, dzięki integracji ENIT, zrobiła ważny krok w procesie tworzenia systemu ERP przyjaznego dla środowiska. „Dzięki fuzji zbliżyliśmy się jeszcze bardziej ku naszemu celowi, którym jest umożliwienie naszym klientom zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa z uwzględnieniem przejrzystego i efektywnego odwzorowania emisji CO₂ w systemie ERP. Efektem jest nie tylko redukcja emisji, ale również osiągnięcie celów klimatycznych i zachowanie konkurencyjności” – mówi Lucas Leinweber.

Przeczytaj również:

ERP KSeF

Automatyzacja i Integracja Obiegu e-Faktur w Systemie ERP Proalpha

Rola KSeF w biznesie W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów. Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów. Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych. Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF. Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów. Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji, co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji. W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami. Obsługa e-Faktur zakupowych: zgodność i walidacja System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe. System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie. Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru. Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania dla dedykowanego działu. We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie. Nowoczesne zarządzanie E-fakturami Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach. Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści: Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika. Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF. Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania. Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych – szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć. Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów. Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami. Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne. Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia. Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie z wymogami KSeF.

Proalpha

12 wrzesień 2025