enova365 wspiera system kadrowo-płacowy w firmie dr Irena Eris

Laboratorium Kosmetyczne dr Irena Eris wybrało system kadrowo-płacowy enova365. W rezultacie jego wdrożenia naliczanie płac jest do tego stopnia zautomatyzowane, że może je wykonać jeden pracownik. Sprawdź, jakie inne procesy usprawniono i jak przebiega system ocen pracowniczych po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów.

Wyzwania, które firma dr Ireny Eris postawiła przed enova365

Laboratorium Kosmetyczne Dr Irena Eris Sp. z o.o. to polskie przedsiębiorstwo, które zajmuje się produkcją kosmetyków oraz pracami rozwojowymi i badawczymi w branży kosmetycznej. To nowoczesne laboratoria, znakomici naukowcy oraz niezwykle wysoki poziom prowadzonych badań. W ciągu 30 lat firma przekształciła się w koncern kosmetyczny znany w Polsce i za granicą, zatrudniający około 800 pracowników. Z asortymentem blisko 500 produktów Dr Irena Eris sprzedaje 25 mln sztuk kosmetyków rocznie.

Od początku istnienia Laboratorium Kosmetyczne Dr Irena Eris nie tylko szybko się rozwijało, ale także korzystało z rozwiązań technologicznych, wspierających efektywne zarządzanie. Na pewnym etapie kierownictwo zdecydowało, że nadszedł czas, aby zainwestować w oprogramowanie, które zintegruje dane z wielu obszarów działalności firmy. Impulsem do zmian było także to, że wykorzystywany w firmie program kadrowo płacowy nie spełniał oczekiwań pracowników.

System kadrowo-płacowy, który nie był aktualizowany na czas

Program kadrowo-płacowy stosowany przed wdrożeniem enova365 nie był aktualizowany na czas, kiedy zmieniały się realia biznesowe i przepisy prawne. Nie spełniał też oczekiwań pracowników, bo zamiast ułatwiać obsługę kadrowo-płacową, przysparzał kadrowym i księgowym dodatkowej pracy.

Ręczna realizacja wielu procesów w obszarze kadr i płac

Największym problemem, jakiemu musiał stawić czoła zespół dr Ireny Eris były ręczne, pracochłonne procesy. Jednym z nich była konieczność manualnego kontrolowania i uzupełniania kluczy podziałowych. W efekcie, nie było możliwości, żeby w łatwy i szybki sposób podzielić składniki wynagrodzenia na więcej niż jedno miejsce powstawania kosztów (MPK). Co więcej, proces przebiegający ręcznie wiązał się z wysokim ryzykiem popełniania błędów przy naliczaniu płac.

Manualnie przebiegały też inne procesy realizowane przez dział kadr, co wiązało się z dużą czasochłonnością. Jednym z nich była ewidencja czasu pracy, która przed wdrożeniem funkcjonowała w rozproszonych plikach Excela, więc rozliczanie czasu pracy i przeprowadzanie jakichkolwiek analiz zabierało wiele czasu.

Czasochłonne raportowanie

Zarząd spółki podjął decyzję o wymianie systemu także ze względu na brak możliwości zbiorczego raportowania danych ze wszystkich spółek, brak portalu do komunikacji z pracownikami oraz narzędzia do zarządzania strukturą organizacyjną.

Jak wyglądało wdrożenie systemu informatycznego w firmie dr Ireny Eris?

Wdrożenie enova365 w firmie Dr Irena Eris zostało przeprowadzone przez firmę Alt One – firmę wdrożeniową z ponad 18-letnim doświadczeniem i ponad 70 specjalistami, która jest Autoryzowanym Partnerem enova365.
Pracę nad wdrożeniem zespół Alt One zaczął od precyzyjnego określenia potrzeb klienta.

„Zawsze skupiamy się na rozpoznaniu potrzeb i wymagań naszych Klientów, tak aby opracować optymalne i kompleksowe rozwiązanie, uwzględniające istniejącą specyfikę i procesy biznesowe. Jest to podstawa do właściwego zaplanowania niezbędnych działań i dokładnej wyceny kosztów inwestycji” – mówi konsultant ERP z firmy Alt One.

Kiedy zespół dr Ireny Eris sprecyzował swoje potrzeby, stało się jasne, że firmie potrzebny jest program kadrowo płacowy, który umożliwi:

• samoobsługę pracowniczą – czyli elektroniczny obieg wniosków i informacji związanych z nieobecnościami i delegacjami na linii pracownik-menedżer-kadry,
• spójne i szybkie raportowanie z wielu spółek,
• swobodę w definiowaniu składników wynagrodzenia,
• podział składników wynagrodzenia na więcej niż jedno miejsce powstawania kosztów,
• standaryzację i zgodność z wewnętrznymi regulacjami procesu rozmów okresowych.

Wybór i wdrożenie systemu kadrowo-płacowego enova365

Wszystkie te potrzeby spełniał system ERP dla biznesu enova365 i to zdecydowało o jego wyborze. W efekcie firma Alt One wdrożyła następujące moduły systemu ERP enova365: Kadry i płace, moduł Workflow oraz Pulpity Pracownika i Kierownika.
W ramach prac wdrożeniowych nie tylko przeprowadzono migrację danych z kliku baz danych do jednej, ale także uporządkowano przy tym dane – m.in. ułożono stanowiska w jeden zamknięty słownik.

O jakie funkcje dodatkowe wzbogacono rozwiązanie enova365?

Poza wdrożeniem standardowych funkcjonalności programu kadrowo płacowego zespół Alt One stworzył też dodatkowe rozwiązania, dopasowane do potrzeb klienta. W ramach tych prac:

• rozszerzono mechanizm podzielnika płac, a w tym celu wdrożono mechanizm do księgowania płac w systemie finansowo-księgowym,
• stworzono dedykowane wydruki i raporty,
• wyeksportowano dane o pracownikach nieobecnych oraz ich zastępcach do systemu akceptacji kosztów oraz systemu zarządzania dostępami (Active Directory) Alt One Wielowymiarowy Podział Płac.

Jak wspomnieliśmy wyżej, szczególnie ważna dla klienta była możliwość podziału składników wynagrodzenia i pochodnych według różnych kryteriów podziału. Rozwiązanie stworzone przez Alt One na bazie enova365 pozwala nie tylko przydzielać do różnych MPK każdy ze składników wypłaty, ale też każdy z elementów wypłaty może być dzielony według osobnego klucza. Co więcej, koszty wynagrodzeń można analizować w podziale na osobne dni w ramach realizowanych projektów.

Ponieważ standardowe rozwiązanie Kadry i Płace enova365 uwzględnia podział wynagrodzeń według projektów na ostatni dzień okresu, wzbogacono je o możliwość uwzględnienia aktualizacji podzielnika w środku okresów. Stworzono także jeden spójny algorytm, który można wykorzystać w wielu miejscach, a który składa się z listy projektowej, opisu analitycznego, wydruków i zestawień. Możliwy jest także automatyczny podział za dany okres dodatkowych elementów wynagrodzeń, takich jak premia kwartalna czy trzynastka.

Obsługa procesu rozmów okresowych w oparciu o enova365 Workflow

W ramach projektu wdrożeniowego, w oparciu o moduł enova365 Workflow zespół Alt One skonfigurował także obsługę procesu rozmów okresowych. Rozwiązanie wspiera pracowników dr Ireny Eris na każdym jego etapie – od zdefiniowania celów okresowych przez menedżerów, przez ścieżkę oceny pracownika, aż do przełożenia wyniku oceny na wynagrodzenie pracownika.

Jakie rezultaty w dr Irena Eris przyniósł system informatyczny enova365?

Znaczące zmniejszenie nakładu pracy w dziale kadr

Dzięki intuicyjnemu narzędziu dział kadr raportuje z jednego, nowoczesnego systemu, a przebieg procesów – między innymi w zakresie zasad zatrudniania i wynagradzania – został ujednolicony. Wdrożenie systemu ERP enova365 zwiększyło efektywność pracy oraz znacznie usprawniło i przyśpieszyło naliczanie płac, które obecnie może wykonać jeden pracownik.
Dzięki wdrożeniu Pulpitu Pracownika i Kierownika informacje o wnioskach o delegację czy nieobecnościach składanych przez pracowników natychmiast otrzymuje nie tylko ich przełożony, ale także dział kadr. Z drugiej strony, pracownicy działów kadr za pośrednictwem Pulpitów mogą hurtowo wysyłać pracownikom deklaracje PIT-11, paski wypłat czy inne dokumenty.

Przejrzysty system ocen pracowniczych

Wspomniane wyżej usprawnienia obiegu dokumentów w procesie ocen pracowniczych pozwoliły, między innymi, na standaryzację procesów zmiany warunków zatrudnienia oraz zapewnienie ich zgodności z wewnętrznymi regulacjami. W systemie kadrowo-płacowym automatycznie zapisywane są też dane związane z oceną okresową. W efekcie, wyeliminowano ryzyko nadużyć w zakresie zmian warunków zatrudnienia pracowników w organizacji.

Ponieważ odpowiednie działy są automatycznie powiadamiane o zmianach warunków zatrudnienia przez pracowników, wyeliminowano ryzyko dezinformacji lub braku informacji i związanych z tym błędów.

„Wdrożenie enova365 pozwoliło na ujednolicenie procesów, w szczególności w zakresie zasad zatrudnienia i wynagradzania, co znacznie zwiększyło efektywność pracy. Warto podkreślić, że obecnie proces naliczania płac może wykonać jeden pracownik, co przyczynia się do jeszcze większej oszczędności czasu i środków. Jesteśmy dumni z naszego wkładu w sukces klienta i cieszymy się, że enova365 przynosi tak znaczące korzyści” – mówi specjalista ds. wdrożeń systemów kadrowo–płacowych z zespołu Alt One.

Nieodpowiedni system kadrowo płacowy generuje w Twojej firmie dodatkowe koszty?

Skontaktuj się z nami i umów na prezentację. W czasie jej trwania nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci możliwości, jakie da Twojej firmie enova365. Możesz także samodzielnie sprawdzić, jak działa enova365, testując demo systemu.

Przeczytaj również:

Wartościowanie stanowisk pracy – odpowiedzi na najczęstsze pytania

Jako specjalista HR jesteś często pytany o zasady wynagradzania w firmie? Twoja organizacja chce być gotowa na Dyrektywę (UE) 2023/970? Najwyraźniej, nadszedł czas na wdrożenie wartościowania stanowisk pracy, co pomoże zarówno zbudować sprawiedliwą i przejrzystą politykę płacową, jak i przygotować się na nowe regulacje prawne. W tym artykule znajdziesz wyjaśnienie najważniejszych zasad, metod i korzyści związanych z wartościowaniem stanowisk oraz dowiesz się, jak skutecznie wdrożyć ten proces w swojej organizacji. Czym jest wartościowanie stanowisk pracy? Definicja Zacznijmy od wyjaśnienia, co to jest wartościowanie stanowisk pracy. Według Michaela Armstronga – eksperta w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi – jest to systematyczny proces ustalania relatywnej wartości poszczególnych stanowisk pracy w obrębie organizacji. Jego wynikiem jest określenie hierarchii stanowisk, przypisanie stanowiskom punktów i uszeregowanie ich według uzyskanej punktacji oraz stworzenie na tej podstawie kategorii pracowników (organizacje mogą posługiwać się także określeniami tj.: kategorie zaszeregowania, poziomy zaszeregowania, kategorie stanowisk czy grade’y). Staje się to bazą dla siatki płac w firmie. Analiza wartości stanowisk pracy nie polega więc na ocenianiu pracowników – wartościowanie dotyczy stanowiska pracy, a nie osoby, która je zajmuje. Po co ustala się wartość stanowisk pracy? Jakie są cele wartościowania stanowisk pracy? Po co ustala się ich wartość? Ocena wartości stanowisk pracy służy przede wszystkim do stworzenia sprawiedliwego i przejrzystego systemu wynagrodzeń, który opiera się na obiektywnych kryteriach, a nie na przypadkowych lub subiektywnych czynnikach. Najważniejsze powody, dla których organizacje decydują się na ten proces, to: Uzasadnienie ewentualnych różnic w wynagrodzeniach pracowników Zasada równej płacy za tą samą pracę jest obowiązkiem pracodawcy, a kategoryzacja stanowisk pracy według wartości pozwala na ich obiektywne porównywanie w firmie i eliminację dysproporcji płacowych. Dzięki ocenie wartości stanowisk pracy pracodawca zyskuje dane, które pozwalają wyjaśnić, dlaczego poszczególne stanowiska różnią się poziomem płac, co pozwala na ograniczenie ryzyka roszczeń pracowników. Spełnienie wymogów prawnych Porównanie wartości stanowisk umożliwia realizację obowiązków wynikających z Dyrektywy (UE) 2023/970. Projekt polskiej ustawy zakłada, że obowiązek udowodnienia, że zróżnicowanie płac ma obiektywne podstawy oraz raportowanie spoczywa na pracodawcy. Niewywiązanie się z tych obowiązków oraz nie podjęcie działań naprawczych może w przyszłości narazić firmę na sankcje finansowe i grzywny. Jasne zasady wynagradzania i ścieżek kariery, sprzyjające budowaniu zaufania i motywacji pracowników Wycena stanowisk pracypomaga w stworzeniu jasnej hierarchii stanowisk pracy i stanowi podstawę do planowania ścieżek kariery, ustalenia jasnych kryteriów awansu i poziomów wynagrodzeń dla poszczególnych szczebli. Zwiększa to poczucie sprawiedliwości wśród zatrudnionych. Wiedzą oni, że wynagrodzenia pracowników wynikają z zakresu odpowiedzialności i kompetencji wymaganych na poszczególnych stanowiskach. Jakie są kryteria wartościowania stanowisk pracy? Zgodnie z projektem ustawy o przejrzystości wynagrodzeń, ocena wartości stanowisk pracy musi bazować na czynnikach neutralnych płciowo. Wyróżnia się cztery podstawowe kryteria wartościowania stanowisk pracy: Umiejętności: niezbędne wykształcenie, doświadczenie, kompetencje miękkie. Wysiłek: obciążenie psychiczne i fizyczne związane z pracą. Odpowiedzialność: m.in. za budżet, zespół czy podejmowane decyzje. Warunki pracy: czynniki szkodliwe, uciążliwość czy mobilność. Organizacje mają możliwość dodania do tego zestawu własnych kryteriów specyficznych dla ich branży. Ocena wartości pracy zgodnie z powyższymi czterema kryteriami to nie nowość. Taki schemat rekomendowany jest od 1950 r. przez Międzynarodową Organizację Pracy (tzw. schemat genewski). Kiedy wdrożenie wartościowania stanowisk pracy będzie obowiązkiem pracodawców ? Choć pewne obowiązki związane z jawnością wynagrodzeń weszły w życie już w grudniu 2025 roku (widełki płacowe na etapie rekrutacji czy zakaz pytania kandydatów o historię zarobków), główna ustawa wdrażająca Dyrektywę (UE) 2023/970 jest na etapie projektu. Projekt ustawy, która wprowadzi obowiązek analizy luki płacowej, a więc także konieczność porównywania poziomu wartości stanowisk, przewiduje 6-miesięczne vacatio legis. Oznacza to, że wejdzie w życie nie wcześniej niż w 2027 roku. Jakie są metody wartościowania stanowisk pracy? Jeżeli zastanawiasz się, jak wycenić stanowisko pracy, warto wiedzieć, że choć pracodawcy mają wybór między różnymi podejściami, projekt ustawy wdrażającej Dyrektywę UE 2023/970 promuje metody analityczno-punktowe, jako najbardziej sprawiedliwe i obiektywne. Metody analityczne rozkładają każdą rolę na czynniki pierwsze i przypisują im wartości liczbowe. Właśnie to podejście jest rekomendowane przez ministerstwo, bo umożliwia obiektywne porównanie wartości pracy czyli wartościowanie stanowisk pracy. Metoda Haya, Bedauxa czy Mercer IPE to niektóre z popularnych metod analityczno-punktowych. Ich przeciwieństwem są metody sumaryczne. Polegają na porównywaniu stanowisk jako całości, bez szczegółowej analizy czynników wpływających na ich wartość. Umożliwiają uszeregowanie stanowisk według ich subiektywnego znaczenia w organizacji, np. poprzez ranking stanowisk lub grupowanie ich w taryfikatory. Ich zaletą są prostota i niski koszt wdrożenia, jednak nie wskazują one precyzyjnie przyczyn różnic pomiędzy stanowiskami. Są szybkie, ale obarczone ryzykiem subiektywizmu. Jak przyporządkować stanowiska do kategorii pracowników? Proces ten wymaga wykonania następujących kroków: zebranie informacji o stanowiskach w organizacji i ich opis, ustalenie kryteriów i zasad wartościowania stanowisk, wartościowanie stanowisk pracy według obiektywnych kryteriów, przypisanie stanowisk do kategorii pracowników na podstawie wartości punktowej, uzyskanej w procesie wartościowania, którym odpowiadają określone widełki wynagrodzeń. Tak przeprowadzona klasyfikacja stanowisk pod kątem ich wartości umożliwia analizę luki płacowej oraz budowę przejrzystego systemu wynagrodzeń. → Jak w praktyce przebiega proces wartościowania stanowisk pokazujemy na przykładzie oceny i porównania wartości stanowisk specjalisty ds. rekrutacji i dyrektora ds. personalnych. Zobacz: wartościowanie stanowisk pracy – przykład. Korzyści z wartościowania stanowisk pracy Wartościowanie stanowisk pracy przynosi korzyści całej organizacji – od zarządu, przez menedżerów, aż po pracowników i związki zawodowe. Zarząd i HR mogą dzięki wartościowaniu zbudować spójne systemy wynagrodzeń, planować budżety płacowe oraz podejmować obiektywne decyzje dotyczące awansów, rekrutacji i podwyżek wynagrodzeń, a także uzasadniać różnice płacowe i przygotować organizację na kontrole czy audyty. Menedżerowie otrzymują jasne kryteria oceny wartości stanowisk, co ułatwia podejmowanie decyzji dotyczących struktury zespołu, awansów i podwyżek. Pracownicy zyskują większą przejrzystość zasad wynagradzania i lepiej rozumieją, jak ich kompetencje i zakres odpowiedzialności wpływają na poziom wynagrodzenia. Związki zawodowe i instytucje monitorujące mają dostęp do obiektywnych danych wspierających dialog o wynagrodzeniach, różnicach płacowych i zasadach ich kształtowania. Podsumowując, zalety analitycznego wartościowania stanowisk to przede wszystkim: jasna hierarchia stanowisk, która pozwala na stworzenie obiektywnej struktury wynagrodzeń i wyeliminowanie przypadkowości w ustalaniu płacy, możliwość łatwego realizowania zasady równego wynagrodzenia za pracę o jednakowej wartości, ochrona prawna – pracodawca łatwo uzasadni różnice w wynagrodzeniach, co chroni organizacje przed pozwami o dyskryminację i karami finansowymi wynikającymi z regulacji prawnych. Ocena wartości stanowisk pracy – na jakie wyzwania się przygotować? Proces wartościowania stanowisk, zwłaszcza metodami analitycznymi, wymaga czasu i odpowiedniego przygotowania, w tym dbałości o aktualność opisów stanowisk pracy w organizacji. Co więcej, klasyfikowanie stanowisk pod względem ich wartości metodami analitycznymi nie jest działaniem jednorazowym – zmiany w strukturze organizacyjnej firmy wymagają regularnych korekt i spójności w definiowaniu wymagań i ocenie wartości nowych stanowisk. Żeby usprawnić ten proces, wiele firm decyduje się na zaawansowane systemy, które ułatwiają realizację każdego z kroków, koniecznych do przeprowadzania wartościowania stanowisk. Poniżej wyjaśniamy, jak pomaga w tym system enova365. Jak system ERP enova365 ułatwia wdrożenie wartościowania stanowisk pracy? Wdrożenie wartościowania stanowisk pracy jest łatwiejsze, gdy wykorzystujesz system ERP z modułem Zarządzanie kapitałem ludzkim i funkcją wartościowania stanowisk. Ułatwia on przeprowadzanie wartościowania i pomaga uniknąć błędów, dzięki temu, że automatyzuje i porządkuje cały proces. Możesz: korzystać ze zdefiniowanych słowników kryteriów zgodnych z ministerialnymi wytycznymi – enova365 podpowiada je jako domyślny punkt wyjścia; można je swobodnie przemianować, rozbudować o dodatkowe kryteria albo odwzorować przy ich pomocy inną metodykę referencyjną, łatwo budować profile stanowisk, oceniać ich wartość i porównywać je między sobą, jednym kliknięciem wyliczyć punkty dla wszystkich stanowisk w organizacji, przy pomocy macierzy wartościowania, zapewnić historię wartościowania i transparentność – wyniki wartościowania są zapisywane w systemie, co gwarantuje pełną transparentność podczas ewentualnych audytów czy kontroli, automatycznie obliczać wskaźnik RJR, aby sprawdzić, czy firma musi raportować lukę płacową. → Sprawdź też, jak system ERP enova365 wspiera wartościowanie stanowisk i obliczanie luki płacowej.

enova365

14 wrzesień 2026

Woman filling job application form in office with boss