DMS

DMS – w mgnieniu oka

Dlaczego warto zaimplementować system zarządzania dokumentami (DMS) w Twoim przedsiębiorstwie?

Umowy, faktury, dokumentacja – rosnąca liczba dokumentów sprawia, że archiwum przedsiębiorstwa stale się powiększa. Najnowsze badania wykazały, że ręczne zarządzanie dokumentami pochłania między 40 a 60 procent czasu pracy. A czas potrzeby na znalezienie pojedynczego dokumentu wynosi przy tym średnio 18 minut. Równie istotne są kwestie finansowe i ekologiczne związane ze zużyciem papieru. Według organizacji WWF, prawie co drugie ścięte przemysłowo drzewo przetworzone jest na papier. A do produkcji kilograma papieru potrzeba nawet 100 litrów wody i ogromna ilość energii.

Jak uniknąć góry papieru i uefektywnić procesy w przedsiębiorstwie? Pierwszym krokiem do cyfrowej przyszłości jest niezawodny system zarządzania dokumentami (DMS).

Skróć czas poświęcany na wyszukiwanie i poznaj możliwości systemu DMS

Zwykle to finanse i księgowość, to miejsce wykorzystujące system DMS. To tu każdego dnia trafiają dokumenty istotne podatkowo, tj.: zamówienia, dowody dostaw czy faktury. Dokumenty, które opracowane i zarchiwizowane są zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorstwa decydują się na tzw. rozwiązania wyspowe, np. foldery sieciowe lub napędy lokalne, które nie są ogólnie dostępne. Już przy kolejnym audycie doprowadzi to do problemów, jeżeli biegły rewident nie dotrze do istotnych informacji.

Centralne rozwiązanie DMS wspiera pracowników nie tylko w procesie archiwizacji, ale również przy udostępnianiu dokumentów do całego przedsiębiorstwa. Dzięki odpowiedniemu słowu kluczowemu, właściwy dokument w ułamku sekundy jest odszukany i zatwierdzony cyfrowo. Po wprowadzeniu systemu zarządzania dokumentami poszczególne zespoły wspólnie pracują na  dokumencie, nawet jeżeli dzieli je ogromy dystans geograficzny. W czasach pracy zdalnej i oddziałów międzynarodowych funkcjonalność ta ma coraz większe znaczenie.

DMS i Compliance – pasuje jak ulał

Przepisy księgowe zabraniają wprowadzania zmian w księgowaniach oraz w chronologii rejestracji, np. w przypadku dokumentów wychodzących, istotnych podatkowo. Dokumenty te przechowujemy w taki sposób, żeby nie wprowadzać zmian, lub też zmiany były jednoznacznie protokołowane.

Za pomocą rozwiązania proALPHA DMS szybko i prosto realizujesz te wymagania, bez konieczności długotrwałego blokowania zasobów. Ponadto dokumentujesz procedury audytu finansowego i w razie potrzeby udostępniasz tę dokumentację odpowiednim organom.

Do zalet oprogramowania należy też indeksowanie. Każdy dokument elektroniczny posiada  jednoznaczny indeks, na podstawie, którego znajdziesz go poprzez wewnętrzną wyszukiwarkę za pomocą jednego kliknięcia. Powiązanie pomiędzy dokumentem a indeksem jest przy tym utrzymane przez cały okres archiwizacji. Dla dokumentów biznesowych – co najmniej 10 lat.

Oszczędne wykorzystanie zasobów i ochrona środowiska

Ekozarządzanie to istotny temat dla wielu przedsiębiorstw. Jedno z założeń to prowadzenie biura bez papieru. Rezygnacja z papieru może nie tylko poprawić bilans środowiskowy przedsiębiorstwa, ale również faktycznie zmniejszyć emisję dwutlenku węgla. Ponadto mniej papieru oznacza niższe koszty. Zakup tonerów do drukarek oraz konserwacje urządzeń stają się zbyteczne, a koszty utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez archiwum zostaje zredukowane. Co więcej, nakłady na cyfryzację w ramach zrównoważonego rozwoju są często dotowane przez państwo. W Niemczech istnieje (przykładowo) inicjatywa Ministerstwa Gospodarki pod hasłem „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU”. („Cyfrowo teraz – wsparcie inwestycji dla małych i średnich przedsiębiorstw”).

Wykorzystaj implementację rozwiązania DMS do rozpoczęcia cyfryzacji Twojego przedsiębiorstwa. Przyznając wysoki priorytet projektowi wdrożenia systemu DMS umożliwisz jego sprawne przeprowadzenie w obrębie całego przedsiębiorstwa. Nasza wskazówka: Również małe i średnie przedsiębiorstwa powinny mierzyć wysoko!

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Automatyzacja i Integracja Obiegu e-Faktur w Systemie ERP Proalpha

Rola KSeF w biznesie W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów. Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów. Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych. Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF. Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów.  Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji, co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji. W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami. Obsługa e-Faktur zakupowych: zgodność i walidacja System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe. System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie. Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru. Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania dla dedykowanego działu. We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie. Nowoczesne zarządzanie E-fakturami Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach.  Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści:  Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika.  Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF.  Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania.  Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych – szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć.  Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów.  Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami.  Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne.  Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia.  Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie z wymogami KSeF.
Automatyzacja-i-Integracja-Obiegu-e-Faktur-w-Systemie-ERP-Proalpha
Proalpha_logo
zweryfikowano

0/5

Proalpha

ERP dla produkcji


Proalpha
Lubuskie
1700 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Budownicza, Elektronika, Meblarska, Medyczna, Metalurgiczna, Produkcyjna, Tworzywa sztuczne
Opis
Grupa Proalpha to firma funkcjonująca na rynku od 30 lat, obsługująca ponad 8 tysięcy klientów na całym świecie. System proALPHA ERP jest przeznaczony dla średnich przedsiębiorstw produkcyjnych i dostępny jest w 15 wersjach językowych....
rozwiń