DMS

DMS – w mgnieniu oka

Dlaczego warto zaimplementować system zarządzania dokumentami (DMS) w Twoim przedsiębiorstwie?

Umowy, faktury, dokumentacja – rosnąca liczba dokumentów sprawia, że archiwum przedsiębiorstwa stale się powiększa. Najnowsze badania wykazały, że ręczne zarządzanie dokumentami pochłania między 40 a 60 procent czasu pracy. A czas potrzeby na znalezienie pojedynczego dokumentu wynosi przy tym średnio 18 minut. Równie istotne są kwestie finansowe i ekologiczne związane ze zużyciem papieru. Według organizacji WWF, prawie co drugie ścięte przemysłowo drzewo przetworzone jest na papier. A do produkcji kilograma papieru potrzeba nawet 100 litrów wody i ogromna ilość energii.

Jak uniknąć góry papieru i uefektywnić procesy w przedsiębiorstwie? Pierwszym krokiem do cyfrowej przyszłości jest niezawodny system zarządzania dokumentami (DMS).

Skróć czas poświęcany na wyszukiwanie i poznaj możliwości systemu DMS

Zwykle to finanse i księgowość, to miejsce wykorzystujące system DMS. To tu każdego dnia trafiają dokumenty istotne podatkowo, tj.: zamówienia, dowody dostaw czy faktury. Dokumenty, które opracowane i zarchiwizowane są zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorstwa decydują się na tzw. rozwiązania wyspowe, np. foldery sieciowe lub napędy lokalne, które nie są ogólnie dostępne. Już przy kolejnym audycie doprowadzi to do problemów, jeżeli biegły rewident nie dotrze do istotnych informacji.

Centralne rozwiązanie DMS wspiera pracowników nie tylko w procesie archiwizacji, ale również przy udostępnianiu dokumentów do całego przedsiębiorstwa. Dzięki odpowiedniemu słowu kluczowemu, właściwy dokument w ułamku sekundy jest odszukany i zatwierdzony cyfrowo. Po wprowadzeniu systemu zarządzania dokumentami poszczególne zespoły wspólnie pracują na  dokumencie, nawet jeżeli dzieli je ogromy dystans geograficzny. W czasach pracy zdalnej i oddziałów międzynarodowych funkcjonalność ta ma coraz większe znaczenie.

DMS i Compliance – pasuje jak ulał

Przepisy księgowe zabraniają wprowadzania zmian w księgowaniach oraz w chronologii rejestracji, np. w przypadku dokumentów wychodzących, istotnych podatkowo. Dokumenty te przechowujemy w taki sposób, żeby nie wprowadzać zmian, lub też zmiany były jednoznacznie protokołowane.

Za pomocą rozwiązania proALPHA DMS szybko i prosto realizujesz te wymagania, bez konieczności długotrwałego blokowania zasobów. Ponadto dokumentujesz procedury audytu finansowego i w razie potrzeby udostępniasz tę dokumentację odpowiednim organom.

Do zalet oprogramowania należy też indeksowanie. Każdy dokument elektroniczny posiada  jednoznaczny indeks, na podstawie, którego znajdziesz go poprzez wewnętrzną wyszukiwarkę za pomocą jednego kliknięcia. Powiązanie pomiędzy dokumentem a indeksem jest przy tym utrzymane przez cały okres archiwizacji. Dla dokumentów biznesowych – co najmniej 10 lat.

Oszczędne wykorzystanie zasobów i ochrona środowiska

Ekozarządzanie to istotny temat dla wielu przedsiębiorstw. Jedno z założeń to prowadzenie biura bez papieru. Rezygnacja z papieru może nie tylko poprawić bilans środowiskowy przedsiębiorstwa, ale również faktycznie zmniejszyć emisję dwutlenku węgla. Ponadto mniej papieru oznacza niższe koszty. Zakup tonerów do drukarek oraz konserwacje urządzeń stają się zbyteczne, a koszty utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez archiwum zostaje zredukowane. Co więcej, nakłady na cyfryzację w ramach zrównoważonego rozwoju są często dotowane przez państwo. W Niemczech istnieje (przykładowo) inicjatywa Ministerstwa Gospodarki pod hasłem „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU”. („Cyfrowo teraz – wsparcie inwestycji dla małych i średnich przedsiębiorstw”).

Wykorzystaj implementację rozwiązania DMS do rozpoczęcia cyfryzacji Twojego przedsiębiorstwa. Przyznając wysoki priorytet projektowi wdrożenia systemu DMS umożliwisz jego sprawne przeprowadzenie w obrębie całego przedsiębiorstwa. Nasza wskazówka: Również małe i średnie przedsiębiorstwa powinny mierzyć wysoko!

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Automatyzacja procesów produkcji mebli dzięki systemowi ERP

Produkcja mebli należy do szóstej w kolejności gałęzi przemysłu drzewno-papierniczego, a eksport osiąga wartość kilkunastu miliardów złotych. Polskie meblarstwo przeżywa rozkwit i zyskuje uznanie na rynku międzynarodowym. Z drugiej strony producenci muszą liczyć się z brakiem kadry i coraz silniejszą konkurencją. Rozwiązaniem jest automatyzacja procesów, a konkretnie wdrożenie systemu ERP, który umożliwi efektywne planowanie, harmonogramowanie i rozliczanie produkcji. Meble produkowane w Polsce są jednym z najlepszych polskich towarów eksportowych. Polska jest szóstym producentem i czwartym eksporterem mebli na świecie, zajmuje tym samym pozycję jednego z liderów w branży. Branża meblarska zajmuje strategiczną pozycję w rozwoju gospodarczym kraju, co potwierdzają statystyki Głównego Urzędu Statystycznego. Wskazują, że w pierwszych trzech kwartałach 2017 roku eksport wzrósł o kolejne 3,6% w stosunku do analogicznego okresu w roku 2016, a jego wartość wyniosła ponad 17 mld zł; z kolei wartość importu przekroczyła 4 mld zł, co oznacza stały wzrost rok do roku. Jednakże utrzymanie rozwoju przemysłu meblarskiego na wysokim poziomie wymaga zastosowania przez przedsiębiorstwa rozwiązań, które przełożą się na wzrost wydajności i rentowności przedsięwzięcia. System ERP dla producentów mebli to dedykowane narzędzie, dzięki któremu konkurowanie na rynkach zagranicznych będzie w ogóle możliwe, a to za sprawą efektywnej automatyzacji procesów produkcji. Przekonała się o tym firma eibe Produktion+Vertrieb GmbH & Co. KG, której zakład produkcyjny w Röttingen uważany jest za jeden z najnowocześniejszych w Europie – buduje i produkuje urządzenia i meble do zabaw. Aby sprostać wymaganiom w zakresie jakości i zaangażowania pracowników, producent opiera się na kompleksowym rozwiązaniu proALPHA ERP, którym zastąpiła technologicznie starzejące się centrum kontroli produkcji. Dzięki rozwiązaniu zyskała podgląd różnych linii produktów z różnymi procesami i czasami produkcyjnymi, bardziej wydajne przetwarzanie zamówień i minimalizację kosztów magazynowania dzięki planowaniu produkcji na bieżąco, ulepszyła się również obsługa klienta za sprawą mobilnego dostępu do wszystkich danych. Więcej szczegółów na stronie proALPHA System ERP dla producentów mebli Producenci mebli zmagają się z rozproszeniem informacji i systemów odnoszących się do całego procesu produkcji. Z jednej strony osobne programy i dane do projektowania mebli, programy inżynierskie CAD, systemy zarządzania firmą i produkcją ERP/MRP, programy do opracowywania katalogów, narzędzia do przygotowywania cenników, programy do aranżacji wnętrz, a z drugiej strony systemy zarządzające sprzedażą, zamówieniami, produkcją i logistyką. W przypadku takiego rozproszenia zmniejsza się elastyczność produkcyjna i konfiguracyjna mebli, dlatego idealnym rozwiązaniem jest scalenie wszystkich informacji w jednym programie automatyzującym procesy – w systemie ERP przeznaczonym dla producentów mebli. Automatyzacja procesów produkcji mebli to warunek terminowej realizacji zamówień, poprawy elastyczności i dostosowania się do rosnących wymagań rynku. Zwłaszcza że od fabryk wymaga się realizacji koncepcji Przemysłu 4.0, która obejmuje cyfryzację gospodarki poprzez wdrożenia i zwiększenie świadomości w zakresie korzyści płynących z automatyzacji i robotyzacji. Tymczasem okazuje się, że producenci mebli wciąż są bliżej idei 2.5. W 2016 roku przeprowadzono badania stopnia automatyzacji polskich firm, z których wynika, że tylko 15 proc. krajowych zakładów produkcyjnych jest w pełni zautomatyzowanych. W przypadku 76 proc. fabryk występuje częściowa automatyzacja, natomiast u 9 proc. wskazano brak automatyzacji. Do tego niewielka część przedsiębiorstw korzysta z systemów IT do zarządzania i sterowania produkcją, zatem przed polską branżą meblarską stoi wyzwanie w postaci przeprowadzenia reorganizacji produkcji w taki sposób, aby wkroczenie w Przemysł 4.0 było płynne i w ogóle możliwe. Korzyści z automatyzacji procesów produkcji mebli Automatyzacja produkcji przynosi wiele korzyści, najważniejszym rezultatem jest poprawa elastyczności produkcyjnej i dostosowanie się do rosnących wymagań rynku. W tej branży liczy się przede wszystkim wydajność i elastyczność, ponieważ to szybkość działania i jakość oferowanych towarów są decydujące. Warunkiem uzyskania takich wyników jest wdrożenie systemu do planowania produkcji, który ułatwi i pomoże wytworzyć i zrealizować zróżnicowane wyroby przy maksymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów. 5 najważniejszych korzyści z wdrożenia ERP dla producentów mebli: Optymalizuje pracę ludzi i maszyn. Umożliwia sprawniejsze zarządzanie przepływem materiałów. Zwiększa wydajność. Ogranicza koszty mediów (głównie energii elektrycznej i sprężonego powietrza). Minimalizuje błędy i zapobiega awariom. Znakomitym przykładem zastosowania automatyzacji w produkcji mebli jest firma AICHINGER GmbH z siedzibą w Wendelstein w Niemczech oferująca rozwiązania do aranżacji wnętrz dla przemysłu spożywczego. Dostarcza urządzenia, oświetlenia i profesjonalne kuchnie dla piekarni, kawiarni, sklepów mięsnych, delikatesów, supermarketów, restauracji i hoteli na całym świecie. W portfolio znajdują się duże projekty o powierzchni do 1500 mkw, które realizowane są w ekspresowym tempie (np. część usługowo-spożywcza na lotnisku w Wiedniu). Aby efektywnie zarządzać ponad 2000 indywidualnymi projektami rocznie, przy zachowaniu ogromnej ich różnorodności, firma zdecydowała się wdrożyć kompletne rozwiązanie proALPHA ERP. Block Quote Producenci mebli stoją przed nową rewolucją przemysłową i powinni być gotowi inwestować w nowoczesne systemy. Wprowadzenie automatyzacji procesów produkcji mebli jest kluczem utrzymania tytułu lidera na rynku, a także szansą na znalezienie się w ścisłej czołówce najlepszych producentów na świecie. Jak pokazują przykłady wdrożeń systemów ERP, odpowiednie narzędzie jest dostępne i doskonale sprawdza się w praktyce, umożliwiając planowanie i nadzorowanie produkcji krok po kroku.
Automatyzacja-procesów-produkcji-mebli-dzięki-systemowi-ERP
Proalpha_logo
zweryfikowano

0/5

Proalpha

ERP dla produkcji


Proalpha
Lubuskie
1700 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Budownicza, Elektronika, Meblarska, Medyczna, Metalurgiczna, Produkcyjna, Tworzywa sztuczne
Opis
Grupa Proalpha to firma funkcjonująca na rynku od 30 lat, obsługująca ponad 8 tysięcy klientów na całym świecie. System proALPHA ERP jest przeznaczony dla średnich przedsiębiorstw produkcyjnych i dostępny jest w 15 wersjach językowych....
rozwiń