Zdjęcie

Dlaczego Platforma B2B i system ERP powinny współpracować ze sobą?

Coraz więcej przedsiębiorstw inwestuje w platformy B2B, bo widzą w nich szansę na zwiększenie sprzedaży i dotarcie do kontrahentów spoza własnego regionu. Rozszerzając ofertę o rozwiązanie B2B e-commerce, warto zwrócić uwagę, by współpracowało z systemem ERP. Dlaczego to tak ważne? Przybliżymy to w artykule. 

 Klienci chcą zintegrowanych procesów

Wymagania sektora B2B i jego klientów, oczekujących wygody zakupów firmowych na poziomie prywatnych, rosną. Klienci chcą mieć możliwość zapytań, przeglądania oferty, składania zamówień i zakupów z płatnością o każdej porze, z każdego miejsca i urządzenia. Potrzebują szybkiej realizacji danej potrzeby online, ale także w punkcie stacjonarnym czy podczas spotkania z handlowcem. Nie dziwi zatem fakt, że wiele firm poszukuje dziś rozwiązań pozwalających usprawnić procesy handlowe oraz zapewnić swoim kontrahentom wyższy standard obsługi. Tu z pomocą przychodzą platformy B2B, czyli systemy do zarządzania sprzedażą w kanałach elektronicznych. Dzięki wielu zintegrowanym funkcjom skutecznie wspomagają komunikację, zapewniają całodobowy dostęp do oferty handlowej, a także wspierają klienta na każdym etapie procesu zakupu.  Z raportu przygotowanego przez Izbę Gospodarki Elektronicznej wynika, że tylko w Polsce z tego typu rozwiązań korzysta obecnie 4 na 10 przedsiębiorstw. Inwestycje w systemy do zarządzania sprzedażą online wpisują się zresztą w oczekiwania rynku. Zdaniem analityków Deloitte aż 70% klientów B2B chciałoby, aby procesy obsługowe miały charakter zintegrowany, zaś dla 64% ważna jest, możliwość kontaktu z zespołem handlowców za pomocą środków elektronicznych.

Słowo klucz: integracja systemów

Wybór platformy warto rozpocząć od analizy tego, jakie dokładnie potrzeby ma firma oraz które obszary wymagają wsparcia. Ten pierwszy aspekt pozwoli Ci określić funkcjonalność rozwiązania. Jeśli sprzedajesz produkty występujące w różnych wersjach czy wariantach, będziesz potrzebować bardziej rozbudowanego narzędzia niż firma, w której asortyment handlowy ma charakter wystandaryzowany. Gdy z kolei chcesz mieć pełną kontrolę nad płynnością finansową, przyda Ci się rozwiązanie współpracujące z systemem księgowym.

Pracownicy działu handlowego sporo wysiłku poświęcają na ręczne wprowadzanie zamówień do systemu czy dodawanie nowych produktów do oferty. W takiej sytuacji warto postawić na  platformę B2B zintegrowaną z ERP.  Dzięki niej będziesz mieć pełną kontrolę nad procesem sprzedażowym. Zamówienia złożone przez klientów od razu pojawią się w systemie. Gdy z kolei handlowiec wprowadzi za pomocą ERP zmiany w kartotekach produktów czy cennikach, to nowe informacje bez żadnych opóźnień wyświetlą się na platformie.

Funkcje, jakie oferują poszczególne platformy B2B

Gdy znasz już potrzeby swojej firmy oraz wiesz, które procesy wymagają wsparcia, możesz łatwo określić, jakie funkcje powinna oferować platforma. Dzięki temu łatwiej Ci będzie znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla swojego przedsiębiorstwa. Tworząc listę wymagań, postaraj się uwzględnić te wszystkie funkcje, które są niezbędne z perspektywy zapewnienia spójności procesów handlowych. Zdarza się, że platforma, choć świetnie współpracuje z modułem magazynowym, nie oferuje już tak dobrego wsparcia w zakresie rozliczania transakcji. W efekcie dokumenty księgowe czy wezwania do zapłaty trzeba dodawać ręcznie.  Tymczasem na rynku są już dostępne rozwiązania, które pozwalają obsługiwać również procesy powiązane ze sprzedażą, jak np. fakturowanie czy tworzenie ofert.

Zakres samoobsługi kontrahentów

Istnieją platformy, które pozwalają wyłącznie na przeglądanie katalogu towarów i przesyłanie zapytań ofertowych. By kupić produkt, klient musi się jednak skontaktować z handlowcem. Bardziej zaawansowane rozwiązania umożliwiają natomiast składanie zamówień, sprawdzanie statusu ich realizacji czy pobieranie dokumentów księgowych. Inwestycja w tego typu narzędzia to dobry krok, by odciążyć pracowników działu handlowego i zautomatyzować procesy związane ze sprzedażą. Korzyści odczują także klienci, którzy będą mogli składać zamówienia o dogodnej dla siebie porze – także wieczorami czy dni wolne od pracy.

Możliwość integracji z innymi systemami

Warunkiem automatyzacji procesów handlowych często okazuje się możliwość zintegrowania oprogramowania do zarządzania sprzedażą z innymi systemami czy aplikacjami wykorzystywanymi w firmie. Co z tego, że wdrożysz platformę B2B, jeśli kartoteki produktów, cenniki czy informacje o stanach magazynowych trzeba będzie dodawać ręcznie, a informacje o nowych zamówieniach przepisywać do systemu ERP? Aby uniknąć tego typu problemów, zwróć uwagę czy narzędzie, które chcesz wybrać, zostało wyposażone w otwarte API. Tę funkcję oferuje m.in. Platforma B2B od Symfonii. Moduł WebAPI pozwala zintegrować platformę z innymi programami od Symfonii, np. systemami ERP do zarządzania sprzedażą, magazynem czy rozliczeń finansowo-księgowych.

Elastyczność systemu i łatwość jego obsługi

Specyfika procesów handlowych zależy w dużej mierze od firmy, jej klientów, a także branży, w której ona działa. W jednych przedsiębiorstwach kontrahent może liczyć na stały rabat kwotowy, w innych wielkość upustu powiązana jest z wartością zamówienia czy zakupem konkretnej partii produktów. Właśnie dlatego, szukając platformy B2B do swojej firmy, zwróć uwagę na możliwość konfiguracji narzędzia tak, aby jak najlepiej dostosować je do specyfiki procesów sprzedażowych. Dzięki temu handlowcy z łatwością stworzą spersonalizowane oferty, do których klienci będą mieć całodobowy dostęp.

Dowiedz się więcej: Symfonia Platforma B2B – system sprzedaży internetowej dla firm B2B

 

b2b symfonia

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Ekologia i cyfryzacja – nowe trendy w księgowości

Zarówno cyfryzacja, jak i ekologia w księgowości mają coraz większe znaczenie. Klienci poszukują biur rachunkowych, które gwarantują zrównoważone i nowoczesne podejście oraz wygodną współpracę online. Biura, które chcą utrzymać swoją pozycję na rynku, muszą zatem dostosować się do tych oczekiwań oraz wymogów prawnych. W poniższym artykule skupimy się na powodach, dla których ekologia oraz cyfryzacja w księgowości mają tak duże znaczenie i sprawdzimy, jak zmieniające się wymagania klientów kształtują nowe trendy w tej branży. Dlaczego ekologia i cyfryzacja zyskują na znaczeniu w księgowości? Cyfryzacja oraz zrównoważony rozwój w księgowości to dziś już nie tylko trendy, ale i konieczność – muszą o tym pamiętać wszystkie firmy księgowe, które chcą spełniać wymagania rynku. Coraz więcej biur rachunkowych decyduje się zatem przejść na cyfrową i „zieloną stronę mocy”, oferując swoim klientom ekologiczne rozwiązania. Te z kolei mają bezpośredni związek z rozwojem technologii. Rozwój cyfryzacji sprawia, że księgowi muszą wprowadzać nowe technologie, aby sprostać nowym regulacjom i przyciągać nowych klientów. Biuro rachunkowe, które decyduje się przejść z papierowej dokumentacji na elektroniczny obieg dokumentów, jednocześnie dba o środowisko i idzie z duchem czasu. Wpływ globalnych trendów zrównoważonego rozwoju i cyfrowej transformacji na biura rachunkowe Zmiany w przepisach dot. ochrony środowiska i coraz większe wymagania związane z transformacją cyfrową branży księgowej sprawiają, że biura rachunkowe coraz częściej decydują się na działanie w duchu eko i wdrażanie nowych technologii. To pozwala im nie tylko zwiększyć przewagę konkurencyjną, ale również poprawić efektywność i wydajność swoich działań. Cyfrowe narzędzia umożliwiają bowiem automatyzację wielu procesów i znacznie lepszą obsługę klientów. Ci z kolei znacznie chętniej decydują się na współpracę z firmami księgowymi, które mają na względzie dobro planety i zapewniają wygodną księgowość zdalną. Transformacja cyfrowa w księgowości pozwala ponadto na lepszą kontrolę nad danymi klientów, a zrównoważone podejście – pomaga obniżyć koszty, zaoszczędzić miejsce (brak tradycyjnych archiwów dokumentów) i chronić środowisko naturalne. Ekologiczne podejście w księgowości Ekologiczne podejście w księgowości opiera się w dużej mierze na redukcji papierowych dokumentów, korzystaniu z oprogramowania księgowego w chmurze czy promowania e-faktur. Tego typu działania mają pozytywny wpływ nie tylko na środowisko naturalne, ale również na wydajność biura rachunkowego i zadowolenie klientów. Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne Przejście na elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z szeregiem korzyści dla całej firmy księgowej. Jedną z nich jest obniżenie kosztów – wynika ono z braku konieczności magazynowania dokumentacji (uniknięcie kosztów wynajmu przestrzeni biurowej) czy zakupu arkuszy papieru i tuszu oraz eksploatacji skanerów, kserokopiarek i drukarek. Ograniczenie zużycia papieru zmniejsza za to zużycie energii elektrycznej i wody. Co więcej, zamiana dokumentów papierowych na te w wersji elektronicznej znacząco przyspiesza wiele procesów księgowych, wpływa pozytywnie na wydajność pracowników i pozwala zaoszczędzić cenny czas. Nie ma już bowiem potrzeby ręcznego wprowadzania danych czy czasochłonnego wyszukiwania dokumentów. Wykorzystanie oprogramowania chmurowego do przechowywania danych Biura rachunkowe, które chcą wprowadzić rewolucję cyfrową, a jednocześnie postępować zgodnie ze zrównoważonym podejściem, decydują się często na oprogramowania w chmurze kompatybilne z innymi aplikacjami i systemami. W tym przypadku dostęp do danych jest możliwy w czasie rzeczywistym z niemal każdego miejsca i o każdej porze – wystarczy skorzystać z urządzenia połączonego z siecią. Dużym atutem chmurowych systemów księgowych są również automatyczne aktualizacje. Symfonia w chmurze umożliwia bieżące księgowanie, dodawanie i przeglądanie dokumentów, tworzenie baz klientów i wygodne zarządzanie obiegiem dokumentów z poziomu jednego urządzenia. System gwarantuje też zgodność z obowiązującymi w danym momencie przepisami i zapewnia kontrahentom stały wgląd w płatności oraz rozliczenia. Oprogramowanie chmurowe w księgowości zapewnia oszczędność czasu i miejsca, optymalizuje wiele procesów i eliminuje ryzyko błędów, które mogłyby zostać popełnione w trakcie ręcznego wprowadzania danych. Przechowywane w nim dane są również skutecznie chronione przed uszkodzeniem, zagubieniem czy dostępem nieupoważnionych osób. Jak księgowi mogą przyczynić się do redukcji śladu węglowego w firmach? Korzystanie z chmurowych systemów do przechowywania danych oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to prosty krok w stronę bardziej zrównoważonego biura rachunkowego. Firmy księgowe mogą przyczyniać się do poprawy stanu środowiska i redukcji śladu węglowego także poprzez zachęcanie samych klientów do korzystania z ekologicznych rozwiązań w obiegu dokumentów. Co więcej, przedsiębiorcy współpracujący z biurem rachunkowym w formie zdalnej również dbają o planetę – nie przyczyniają się bowiem do generowania stosów dokumentów, a zamiast jechać na spotkanie samochodem, rozmawiają z księgowym przez telefon lub na komunikatorze. Cyfryzacja księgowości – kluczowe technologie i rozwiązania Cyfrowa transformacja w księgowości to nie tylko przejście na elektroniczny obieg dokumentów czy korzystanie z systemów w chmurze. Jednym z kluczowych elementów cyfryzacji w tym obszarze jest również wdrożenie automatyzacji księgowości. Umożliwia ona szybsze i dokładniejsze wykonywanie powtarzalnych, czasochłonnych czynności – m.in. wystawiania faktur, sporządzania deklaracji podatkowych czy tworzenia raportów. Sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów księgowych Narzędzia do księgowości wykorzystujące sztuczną inteligencję pozwalają na szybsze wykrywanie nieprawidłowości w dokumentacji, pomagają w prognozowaniu trendów i wspierają optymalizację procesów podatkowych. AI znajduje zastosowanie m.in. w skanowaniu faktur, odczytywaniu danych finansowych czy klasyfikowaniu dokumentacji. Wszystko to sprawia, że procesy księgowe ulegają automatyzacji, a specjaliści mogą skupić się na innych kluczowych zadaniach wymagających działania człowieka. Oprogramowanie do księgowości online – porównanie popularnych rozwiązań Wraz z rozwojem cyfryzacji w branży księgowej na rynku zaczęło pojawiać się coraz więcej programów do księgowości online. Do najpopularniejszych rozwiązań, na które decydują się biura rachunkowe, należą: Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia eBiuro – systemy umożliwiają prowadzenie uproszczonej i pełnej księgowości wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów, weryfikacją plików JPK czy zaawansowaną analizą danych. Oprogramowania umożliwiają też obsługę KSeF i pozwalają na integrację z systemami sprzedażowymi. Symfonia Finanse i Księgowość obejmuje m.in. obsługę podatków dochodowych i VAT, rozrachunki i rozliczenia, obsługę płatności, obsługę majątku trwałego czy też sprawozdawczość zewnętrzną standardową, wewnętrzną i niestandardową. Symfonia eBiuro umożliwia z kolei prowadzenie KPiR i ewidencji przychodów, fakturowanie w czterech językach, masowe wysyłki JPK i pobieranie UPO, zarządzanie środkami trwałymi oraz wysyłanie deklaracji do ZUS i US. Co więcej, dane mogą być eksportowane do Symfonii Finanse i Księgowość, a dodatkowo – pracownicy biura zyskują dostęp do modułów Kadry i Płace czy Magazyn dla klientów; Symfonia ERP w chmurze – to kompletne oprogramowanie do prowadzenia rachunkowości i obsługi procesów sprzedażowych. Wśród jego kluczowych funkcjonalności dla biur rachunkowych wymienia się pełną księgowość, obsługę walut, wsparcie przy rozliczaniu podatku dochodowego, obsługę rozliczania podatku metodą estońskiego CIT-u, rachunkowość podatkową i zarządczą oraz ewidencję środków trwałych. Co więcej, system umożliwia obsługę płatności oraz rozliczenia z kontrahentami i pozwala na integrację z urządzeniami fiskalnymi. Na rynku dostępnych jest wiele systemów księgowych, takich jak wFirma, enova, Comarch czy iFirma. Każdy z nich oferuje różnorodne funkcjonalności. Ważne jest, aby przed wyborem odpowiedniego rozwiązania dokładnie przeanalizować dostępne opcje i dopasować je do swoich indywidualnych potrzeb.   Bezpieczeństwo danych w cyfrowej księgowości Kolejnym ważnym aspektem cyfryzacji jest bezpieczeństwo danych w księgowości. Te przechowywane w systemach chmurowych są skutecznie chronione przed zagubieniem czy zniszczeniem, a dodatkowo – dostawcy usługi chmurowej gwarantują odpowiednie zabezpieczenie w postaci szyfrowania. Aby chronić je w jeszcze większym stopniu, biura rachunkowe powinny pamiętać o regularnych aktualizacjach tych systemów i systematycznym tworzeniu kopii zapasowej danych. Pomocne może być również stosowanie zapory sieciowej (tzw. firewalla), który kontroluje ruch sieciowy w czasie rzeczywistym i wychwytuje zagrożenia, a w razie potrzeby – blokuje dostęp do danych. W kontekście ochrony danych finansowych to absolutna podstawa. Korzyści dla firm wynikające z ekologii i cyfryzacji w księgowości Wdrożenie w biurze rachunkowych ekologicznych rozwiązań i nowoczesnych technologii przynosi firmom księgowym wiele korzyści – od oszczędności kosztów, przez więcej cennego czasu, aż po większą efektywność i lepszą współpracę z klientami. Oszczędność kosztów operacyjnych i czasu pracy Cyfrowe narzędzia i ekologiczne podejście są w stanie zagwarantować sporą oszczędność kosztów w księgowości. Nie ma bowiem potrzeby przechowywania dokumentów w fizycznych archiwach, a tym samym – nie trzeba wynajmować dużych powierzchni biurowych. Elektroniczny obieg dokumentów likwiduje też konieczność drukowania, skanowania czy kopiowania dokumentacji przy użyciu drukarek, kserokopiarek czy skanerów – a to z kolei brak kosztów związanych z zakupem tuszu, papieru i samego sprzętu. Wszystko to wiąże się także z oszczędnością czasu. Wymiana dokumentów między biurem a współpracującymi z nim firmami również odbywa się w całości online, dzięki czemu klienci nie muszą pojawiać się na osobistych spotkaniach i tracić godzin na dojazdy. Księgowi nie muszą z kolei wykonywać żmudnych, powtarzalnych czynności ręcznie, a wyszukiwanie odpowiednich dokumentów w elektronicznych systemach zajmuje im znacznie mniej czasu. Zwiększenie efektywności pracy księgowych W nowoczesnych biurach księgowych w parze z oszczędnością czasu idzie także wzrost efektywności pracy księgowych. Nie poświęcają oni bowiem wielu godzin na obsługę dokumentów i realizację rutynowych zadań – zamiast tego mogą natomiast skupić się na innych czynnościach, których nie da się wykonać bez ingerencji człowieka. To wpływa bezpośrednio na ich wydajność oraz efekty ich pracy, a tym samym – na zadowolenie klientów biura. Automatyzacja procesów księgowych przekłada się ponadto na mniejszą liczbę błędów w dokumentacji. Lepsza współpraca z klientami dzięki nowoczesnym technologiom Zarówno zrównoważone podejście, jak i cyfryzacja biura rachunkowego, ma pozytywny wpływ na jakość obsługi klienta i ogólną współpracę z firmami. Nowoczesne cyfrowe narzędzia umożliwiają wygodną wymianę informacji i dokumentów bez potrzeby organizowania osobistego spotkania. Klienci mają ponadto stały wgląd w swoje dane finansowe w czasie rzeczywistym. Systemy do księgowości online pozwalają na sprawne przesyłanie dokumentów, bieżące monitorowanie statusu rozliczeń czy wygodne prowadzenie rozmów na linii księgowy-firma. Wszystko to znacząco skraca czas oczekiwania na odpowiedź biura i pomaga zwiększyć poziom satysfakcji oraz lojalność klientów. Współpraca z klientami online jest znacznie szybsza, skuteczniejsza i wiąże się z korzyściami dla obydwu stron. Wyzwania związane z ekologią i cyfryzacją w księgowości Mimo wielu zalet cyfryzacji i ekologii w księgowości biura rachunkowe, które chcą iść z duchem czasu, stają także przed pewnymi wyzwaniami. Bariery dotyczą szczególnie wysokich kosztów, konieczności szkolenia personelu czy ochrony danych. Wysokie koszty wdrożenia nowych technologii Jednym z kluczowych wyzwań cyfryzacji w księgowości są wysokie koszty wdrożenia nowych technologii. Obejmują one m.in. wydatki na zakup sprzętu i nowoczesnego oprogramowania do księgowości, koszty implementacji oraz testów systemu czy wydatki na aktualizację infrastruktury informatycznej. Szkolenia dla pracowników również generują dodatkowe opłaty, które często są pomijane w planie wdrożenia. Konieczność szkolenia pracowników w obsłudze nowoczesnych narzędzi Decydując się na wdrożenie ekologicznych i cyfrowych rozwiązań, właściciel biura rachunkowego musi dodatkowo zadbać o dostosowanie firmy do nowych procesów oraz odpowiednie przeszkolenie pracowników. Mowa o szkoleniu z zakresu zarówno samej obsługi nowych narzędzi, jak również ich funkcjonalności i głównych korzyści. Niewłaściwe przygotowanie personelu może bowiem prowadzić zarówno do pogorszenia jakości obsługi klienta i opóźnień w procesach księgowych, jak również do poważniejszych błędów w codziennej pracy. To z kolei przekłada się bezpośrednio na zadowolenie klientów ze współpracy. Ryzyko związane z cyberbezpieczeństwem i ochroną danych Wraz z cyfryzacją rośnie także liczba zagrożeń w sieci, na jakie musi uważać firma księgowa. Biura rachunkowe muszą zatem pamiętać o inwestycji w stosowne zabezpieczenia, aby chronić dane finansowe swoich klientów przed wszelkimi cyberzagrożeniami. Inwestycja w automatycznie aktualizowane programy, zakup oprogramowania antywirusowego czy wykonywanie audytów bezpieczeństwa wiąże się także z dodatkowymi kosztami. Przyszłość ekologii i cyfryzacji w branży księgowej Przyszłość księgowości stoi pod znakiem nowych technologii, sztucznej inteligencji, rozwiązań chmurowych i ekologicznych zmian. Zrównoważone podejście i innowacje technologiczne w księgowości są w stanie zagwarantować firmie z tej branży szereg korzyści i wysoką pozycję na tle konkurencji. Prognozy dotyczące dalszego rozwoju technologii w księgowości Prognozy wskazują na coraz większy udział sztucznej inteligencji w branży księgowości – już teraz AI i uczenie maszynowe pozwalają na automatyzację wielu procesów, m.in. analizy danych, skanowania dokumentów, odczytywaniu danych finansowych czy klasyfikacji dokumentów księgowych. Z roku na rok rozwijać będą się również oprogramowania w chmurze, które gwarantują dużą oszczędność czasu oraz miejsca i pomagają redukować błędy w dokumentacji. W najbliższych latach możemy spodziewać się również wzrostu popularności technologii blockchain. Możliwości wdrażania jeszcze bardziej ekologicznych rozwiązań Dzięki coraz większej świadomości ekologicznej w branży księgowej możliwe będzie wdrażanie kolejnych rozwiązań, które sprzyjają trosce o środowisko i pomagają ograniczyć ślad węglowy. Wśród głównych trendów ekologicznych w księgowości w najbliższych latach królować może m.in. jeszcze większa automatyzacja pracy (koniec papierowych dokumentów), energooszczędne centra danych czy polityka redukcji odpadów generowanych w miejscu pracy. Jak firmy mogą przygotować się na przyszłość? Chcąc jak najlepiej przygotować się na przyszłość, biura ekologiczne powinny zacząć inwestować w nowoczesne technologie, które na przestrzeni lat mogą przynieść ogromne korzyści zarówno im samym, jak i planecie. Już dziś warto postawić na zwiększanie świadomości pracowników, zamianę tradycyjnych, przestarzałych rozwiązań na te cyfrowe oraz na tworzenie strategii, które uwzględniają aspekty cyfryzacji i ekologii. Dzięki adaptacji do stale zmieniającego się środowiska technologicznego biura będą miały szansę uzyskać i utrzymać konkurencyjność na rynku.
Ekologia-i-cyfryzacja-–-nowe-trendy-w-księgowości
Logo firmy Symfonia
zweryfikowano

5/5(1 głosy)

Symfonia

Kompleksowy System Zarządzania


Symfonia
Mazowieckie
400 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Budownicza, eCommerce, Produkcyjna, Sektor publiczny, Transportowa, Usługi
Opis
Symfonia to polski producent oprogramowania, jeden z największych dostawców systemów ERP dla firm z sektora MŚP. Symfonia specjalizuje się w tworzeniu programów i aplikacji, w tym chmurowych, przeznaczonych do obsługi i automatyzacji finansów....
rozwiń