Czy system ERP jest przydatny również dla małych firm?

Systemy ERP są coraz powszechniejsze. Promuje się je przede wszystkim jako narzędzia do optymalizacji i automatyzacji, co wpływa na łatwość zarządzania przedsiębiorstwem. Ich wdrożenie wiąże się jednak również z dość wysokimi kosztami i długimi procedurami. Czy zatem ERP dla małych firm ma sens?

Czym są systemy ERP?

Systemy ERP służą do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning). Składają się z różnych modułów, które pomagają usprawniać niemal wszystkie procesy biznesowe w organizacji. Systemy ERP można też wykorzystać do automatyzacji wielu rutynowych zadań. Za sprawą swoich rozbudowanych konstrukcji mogą się natomiast przystosować do potrzeb każdego przedsiębiorstwa oraz rozwijać się wraz z nim. Nie ma wątpliwości, że systemy ERP są niezwykle użyteczne i zapewniają przedsiębiorstwom wiele korzyści. Jednak głównie korzystają z nich średnie i duże firmy. A co z małymi? Niewielkie przedsiębiorstwa często stosują prostsze metody wykonywania zadań oraz gromadzenia i wymiany danych. Niekiedy nie odczuwają potrzeby usprawnienia rozmaitych procesów, ponieważ są one wykonywane na niewielką skalę. Ponadto w tym przypadku najczęściej na przeszkodzie stają koszty oraz czas potrzebne na wdrożenie systemu ERP. Czy jednak te obawy są uzasadnione?

System ERP dla małych firm – czy warto?

Małe firmy działają na tym samym konkurencyjnym rynku z firmami średnimi i dużymi. Dlaczego więc nie miałyby korzystać z nowoczesnych usprawnień? Przed laty tylko największe korporacje inwestowały w komputery i systemy informatyczne. Dziś z rozwiązań informatycznych korzysta się w zasadzie w każdym biznesie. To samo dzieje się z zaawansowanymi systemami, do których należą ERP.

Skuteczne gromadzenie i zarządzanie danymi oraz procesami to podstawa funkcjonowania każdej firmy – niezależnie od jej wielkości i skali działania. Dlatego system ERP sprawdzi się w zasadzie wszędzie. Sprawne zarządzanie procesowe może zdecydowanie wspomóc małą firmę w rozwoju i zwiększyć jej konkurencyjność. Często system ERP staje się kluczem do „odblokowania” maksymalnej efektywności i skuteczności w wykonywaniu codziennych zadań. Z kolei bez tego rodzaju usprawnień mała firma może czuć, że cały czas pozostaje w tyle za większymi konkurentami. Można to porównać do wybierania się na front bez odpowiedniej broni. Trzymanie się „planu minimum” w kontekście narzędzi do zarządzania przedsiębiorstwem może prowadzić do błędów, spadku jakości usług czy produktów oraz generowania niepotrzebnych kosztów.

Pozostają jeszcze kwestie kosztów i czasu, jakie pochłania wdrożenie ERP. To jednak również nie musi być problemem. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak pokonać tę przeszkodę!

ERP dla małych firm – korzyści

System ERP w małej firmie może przynieść szereg korzyści. Do najważniejszych należą:

• optymalizacja procesów i poprawa wydajności procesów biznesowych,
• zwiększenie produktywności oraz wartości dodanej w przedsiębiorstwie,
• zwiększenie komfortu wykonywania wielu codziennych zadań,
• oszczędność czasu i kosztów operacyjnych,
• wyeliminowanie wielu błędów,
• skrócenie czasu realizacji zamówień, zadań itp.,
• usprawnienie komunikacji i przepływu informacji w zespole.

W efekcie ERP w małej firmie może znacząco przyczynić się do zdobycia przewagi konkurencyjnej i rozwoju przedsiębiorstwa.

Jakie funkcje powinien mieć ERP dla małych firm?

Niewielkie przedsiębiorstwo ma inne potrzeby niż duża korporacja. Ze względu na mniejszą skalę działania w tym przypadku niektóre moduły i funkcje okazują się zbędne. Każda firma, niezależnie od wielkości, musi jednak zarządzać procesami takimi jak:

• księgowość i finanse – system ERP umożliwia w tym zakresie m.in. automatyczne zarządzanie fakturami, księgowanie transakcji czy przygotowanie sprawozdań finansowych;
• sprzedaż i marketing – z systemem ERP zarządzanie cyklem sprzedaży, analiza wyników sprzedażowych, planowanie kampanii marketingowych oraz obsługa relacji z klientami stają się znacznie łatwiejsze;
• zarządzanie zasobami ludzkimi (HR) – ERP ułatwia też ewidencję czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń czy zarządzanie urlopami; ponadto może służyć do zarządzania szkoleniami i rekrutacją;
• zarządzanie projektami – w tym zakresie ERP umożliwia efektywne planowanie, monitorowanie i raportowanie projektów, a także zarządzanie zasobami projektowymi czy kontrolę harmonogramów.

Ponadto system ERP świetnie sprawdza się do zarządzania magazynem i zapasami, w tym do optymalizacji łańcuchów zaopatrzenia. Większość programów tego typu zawiera również funkcje planowania produkcji i kontroli jakości. Z tego powodu mogą one skutecznie usprawniać funkcjonowanie w firmach produkcyjnych, niezależnie od skali ich działania.

Wdrożenie ERP wcale nie musi się wiązać z wysokimi kosztami i długotrwałymi procedurami. Potwierdza to usługa Szybki Start oferowana przez Gecos. Pomożemy Ci odczuć pierwsze korzyści z systemu ERP już po 30 dniach! Gotowe formuły wdrożeniowe pozwalają ominąć żmudny proces wcześniejszych analiz i zapewniają szybkie efekty bez nadmiernego obciążania organizacji – co ma znaczenie przede wszystkim w przypadku mniejszych zespołów. Szybki Start od Gecos nie wymaga również inwestowania znacznych środków oraz zapewnia elastyczność w dopasowaniu systemu ERP do potrzeb Twojej firmy.