Czy outsourcing księgowości jest odpowiedni dla Twojego biznesu?

Obniżenie kosztów prowadzenia księgowości i obsługi kadrowej

Nie da się ukryć, że outsourcing księgowości, czyli zlecenie obsługi księgowej i rachunkowej zewnętrznej firmie, niesie za sobą wiele korzyści. Jedną z nich jest znaczne obniżenie kosztów prowadzenia księgowości i obsługi kadrowej. Zazwyczaj skorzystanie z takiej usługi jest znacznie tańsze, niż wykonywanie tej pracy we własnym zakresie. Aby w pełni stwierdzić, czy outsourcing księgowości jest najlepszym i najtańszym rozwiązaniem dla firmy, warto wziąć pod uwagę kilka czynników kosztowych generowanych przez własnych pracowników, takich jak:

• koszt zakupu i wdrożenia systemów księgowych, operacyjnych itp.,
• koszty wynagrodzeń, ZUS, socjalne,
• koszty infrastrukturalne,
• koszty zakupu komputerów, serwerów, biurek, krzeseł itp.,
• koszty nadgodzin,
• koszty rotacji pracowników,
• stałe koszty związane z miejscem pracy – media, Internet, ksero/drukarka, papier, komputery dla pracowników, powierzchnia biurowa itp.,
• inne pozostałe bieżące koszty.

Outsourcing księgowości będzie lepszym rozwiązaniem jeśli wyjdzie ok. 25% taniej niż powyższe koszty firmowe (w skali 1 roku).

Wyspecjalizowana wiedza i doświadczenie

Firmy księgowe specjalizują się w dziedzinie finansów i rachunkowości. Dzięki temu można korzystać z wieloletniego doświadczenia profesjonalistów, którzy są na bieżąco z najnowszymi przepisami podatkowymi i zmianami w przepisach. Obecnie bardzo trudno zbudować efektywny zespół, który ma szerokie kompetencje księgowe, merytoryczne, podatkowe, sprawozdawcze i informatyczne, i zachować przy tym racjonalne koszty. Biura rachunkowe posiadają wielu wykwalifikowanych specjalistów dysponujących wiedzą z różnych obszarów.

Przeczytaj także: Wyzwania związane z przechowywaniem elektronicznych dokumentów księgowych

Dostęp do zaawansowanych narzędzi i technologii

Outsourcing daje firmom dostęp do zaawansowanych narzędzi i oprogramowania księgowego, których samodzielne wdrożenie byłoby bardzo kosztowne. Zastanawiając się, co będzie lepsze – outsourcing księgowy czy wewnętrzna księgowość, należy wziąć pod uwagę to, w jakie systemy trzeba zainwestować i porównać ich koszty do rozwiązań oferowanych przez outsourcing.

Warto jednak pamiętać, że decydując się na księgowość zewnętrzną, nie trzeba martwić się inwestowaniem we własne systemy i kosztami związanymi z ich utrzymywaniem i obsługą. To nie tylko oszczędność, ale i duże ułatwienie i mniejszy zakres obowiązków dla firm.

Bezpieczeństwo danych a outsorcing

Rozpoczynając współpracę z zewnętrznym biurem, pracodawca może liczyć na to, że dane jego firmy będą całkowicie bezpieczne. Profesjonalne firmy mają świetnie wyposażone zaplecze IT i nowoczesne narzędzia softwareowe i hardwareowe, które zabezpieczają dane przed kradzieżą i chronią dostęp do danych. Rzetelne, doświadczone firmy outsourcingowe inwestują w infrastrukturę – sprzęt komputerowy, energię elektryczną, zapasowe biuro, nowoczesne narzędzia czy kilku dostawców Internetu, dzięki czemu ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych jest znacznie mniejsze.

Outsourcing księgowości może przynieść wiele korzyści, takich jak oszczędność kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy, elastyczność usług i większe bezpieczeństwo. Jednak przed podjęciem ostatecznej decyzji warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby, aby wybrać najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy.