Czy outsourcing księgowości jest odpowiedni dla Twojego biznesu?

Świat biznesu rozwija się dziś bardzo dynamicznie, nic więc dziwnego, że outsourcing księgowości staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem. Być może i Ty rozważasz skorzystanie z takiej usługi i zastanawiasz się, czy usługa ta jest odpowiednia dla Twojego biznesu. Na czym polega outsourcing księgowości? Jakie są jego wady i zalety? Czy warto z niego skorzystać? W tym artykule odpowiemy na powyższe pytania i pomożemy Ci podjąć najlepszą decyzję dla Twojego biznesu.

Czym jest outsourcing księgowości?

Outsourcing księgowości to praktyka, która polega na zlecaniu zadań księgowych i finansowych firmie zewnętrznej, specjalizującej się w tym obszarze. Wiele firm decyduje się na outsourcing, aby skoncentrować się na swojej głównej działalności oraz zmniejszyć koszty i ryzyko związane z prowadzeniem własnego działu księgowości.

W ramach outsourcingu firmy zewnętrzne oferują wiele usług, takich jak chociażby prowadzenie ksiąg rachunkowych, spraw kadrowo-płacowych, prowadzenie nadzoru księgowego, sporządzanie sprawozdań finansowych, raportów płacowych, opracowanie procedur księgowych, organizację rachunkowości, audyty, obsługę kontroli czy reprezentowanie Klientów przed organami skarbowymi. Oczywiście zakres usług może być mniejszy bądź większy, w zależności od danej firmy.

Obniżenie kosztów prowadzenia księgowości i obsługi kadrowej

Nie da się ukryć, że outsourcing księgowości, czyli zlecenie obsługi księgowej i rachunkowej zewnętrznej firmie, niesie za sobą wiele korzyści. Jedną z nich jest znaczne obniżenie kosztów prowadzenia księgowości i obsługi kadrowej. Zazwyczaj skorzystanie z takiej usługi jest znacznie tańsze, niż wykonywanie tej pracy we własnym zakresie. Aby w pełni stwierdzić, czy outsourcing księgowości jest najlepszym i najtańszym rozwiązaniem dla firmy, warto wziąć pod uwagę kilka czynników kosztowych generowanych przez własnych pracowników, takich jak:

koszt zakupu i wdrożenia systemów księgowych, operacyjnych itp.,
koszty wynagrodzeń, ZUS, socjalne,
koszty infrastrukturalne,
koszty zakupu komputerów, serwerów, biurek, krzeseł itp.,
koszty nadgodzin,
koszty rotacji pracowników,
stałe koszty związane z miejscem pracy – media, Internet, ksero/drukarka, papier, komputery dla pracowników, powierzchnia biurowa itp.,
inne pozostałe bieżące koszty.

Outsourcing księgowości będzie lepszym rozwiązaniem jeśli wyjdzie ok. 25% taniej niż powyższe koszty firmowe (w skali 1 roku).

Wyspecjalizowana wiedza i doświadczenie

Firmy księgowe specjalizują się w dziedzinie finansów i rachunkowości. Dzięki temu można korzystać z wieloletniego doświadczenia profesjonalistów, którzy są na bieżąco z najnowszymi przepisami podatkowymi i zmianami w przepisach. Obecnie bardzo trudno zbudować efektywny zespół, który ma szerokie kompetencje księgowe, merytoryczne, podatkowe, sprawozdawcze i informatyczne, i zachować przy tym racjonalne koszty. Biura rachunkowe posiadają wielu wykwalifikowanych specjalistów dysponujących wiedzą z różnych obszarów.

Przeczytaj także: Wyzwania związane z przechowywaniem elektronicznych dokumentów księgowych

Dostęp do zaawansowanych narzędzi i technologii

Outsourcing daje firmom dostęp do zaawansowanych narzędzi i oprogramowania księgowego, których samodzielne wdrożenie byłoby bardzo kosztowne. Zastanawiając się, co będzie lepsze – outsourcing księgowy czy wewnętrzna księgowość, należy wziąć pod uwagę to, w jakie systemy trzeba zainwestować i porównać ich koszty do rozwiązań oferowanych przez outsourcing.

Warto jednak pamiętać, że decydując się na księgowość zewnętrzną, nie trzeba martwić się inwestowaniem we własne systemy i kosztami związanymi z ich utrzymywaniem i obsługą. To nie tylko oszczędność, ale i duże ułatwienie i mniejszy zakres obowiązków dla firm.

Bezpieczeństwo danych a outsorcing

Rozpoczynając współpracę z zewnętrznym biurem, pracodawca może liczyć na to, że dane jego firmy będą całkowicie bezpieczne. Profesjonalne firmy mają świetnie wyposażone zaplecze IT i nowoczesne narzędzia softwareowe i hardwareowe, które zabezpieczają dane przed kradzieżą i chronią dostęp do danych. Rzetelne, doświadczone firmy outsourcingowe inwestują w infrastrukturę – sprzęt komputerowy, energię elektryczną, zapasowe biuro, nowoczesne narzędzia czy kilku dostawców Internetu, dzięki czemu ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych jest znacznie mniejsze.

Outsourcing księgowości może przynieść wiele korzyści, takich jak oszczędność kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy, elastyczność usług i większe bezpieczeństwo. Jednak przed podjęciem ostatecznej decyzji warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby, aby wybrać najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy.

Przeczytaj również:

ERP KSeF Wywiady

Jak zbudować odporny biznes w świecie cyfrowych zmian?

Druga edycja konferencji Symfonia Digital Day, organizowana przez Grupę Symfonia we współpracy z Fundacją Digital Poland i pod patronatem honorowym Ministerstwa Rozwoju i Technologii, ponownie zgromadzi liderów sektora MŚP, ekspertów i przedstawicieli administracji publicznej. W tym roku wydarzenie koncentruje się wokół jednego pytania: jak budować odporność biznesu w czasach dynamicznych zmian cyfrowych. Jak podkreśla Edyta Malesza-Malatrat, Chief Marketing Officer w Symfonii i współprowadząca wydarzenie, celem konferencji jest nie tylko przekazanie wiedzy, ale przede wszystkim wsparcie przedsiębiorców w praktycznym przygotowaniu się do nadchodzących zmian. Block Quote – Symfonia Digital Day daje liderom biznesu praktyczne wskazówki, jak planować i wdrażać cyfrowe rozwiązania w swoich firmach – od wdrożenia KSeF, przez wykorzystanie sztucznej inteligencji, po wzmocnienie odporności operacyjnej. Uczestnicy zdobędą wiedzę i inspiracje, które pozwolą im podejmować świadome decyzje – dodaje Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji i współprowadzący konferencję. Block Quote KSeF – cyfrowa rewolucja w centrum uwagi Tegoroczna edycja Symfonia Digital Day w dużej mierze poświęcona jest Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF) – rozwiązaniu, które w 2026 roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. To temat budzący wiele emocji i pytań. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Symfonię, większość biur rachunkowych wciąż nie jest gotowa na jego wdrożenie – część firm dopiero analizuje wymagania, a inne rozpoczynają pierwsze testy. Najczęściej wskazywane obawy dotyczą aspektów technicznych, integracji systemów oraz kosztów. Block Quote Cyfryzacja to jednak nie tylko nowe narzędzia, ale również zmiana sposobu myślenia o całej organizacji. Jak podkreśla Tomasz Mamys, wszystkie sesje w agendzie Symfonia Digital Day zostały zaprojektowana tak, by odpowiadać na konkretne wyzwania małych i średnich firm. Block Quote Ekspert zaznacza, że równie ważnym elementem programu będzie panel dotyczący sztucznej inteligencji w biznesie – tematu, który w praktyce coraz silniej wpływa na sposób funkcjonowania przedsiębiorstw. Block Quote W programie konferencji znalazły się panele poświęcone nie tylko KSeF i sztucznej inteligencji, ale również bezpieczeństwu cyfrowemu, deregulacjom prawnym oraz wpływowi nowych regulacji unijnych na funkcjonowanie MŚP. Eksperci będą dyskutować o tym, jak technologia może wzmacniać stabilność biznesu w obliczu niepewności gospodarczej i geopolitycznej. Uczestnicy wydarzenia mogą również liczyć na inspirującą część motywacyjną. Gościem specjalnym będzie Krzysztof Hołowczyc, który opowie o zarządzaniu ryzykiem, planowaniu i odporności w sytuacjach granicznych – tematach bliskich każdemu przedsiębiorcy. Block Quote Symfonia Digital Day 2025 to nie tylko konferencja, ale też platforma dialogu i współpracy pomiędzy biznesem, administracją publiczną i ekspertami technologicznymi. W opinii organizatorów to właśnie otwarta wymiana doświadczeń i budowanie zaufania stanowią fundament skutecznej transformacji cyfrowej. Block Quote Symfonia Digital Day 2025 odbędzie się 6 listopada 2025 roku w Centralnym Domu Technologii, ul. Krucza 50 w Warszawie. Uczestnicy będą mogli dołączyć również online. Rejestracja trwa zarówno na wydarzenie stacjonarne, jak i transmisję online – szczegóły i zapisy są dostępne na stronie: https://symfonia.pl/symfonia-digital-day/.

Symfonia

29 październik 2025

Obrazek wyróżniający dla 'Jak zbudować odporny biznes w świecie cyfrowych zmian?'