Czy-digiatalizacja-akt-osobowych-ułatwia-pracę

Czy digitalizacja akt osobowych ułatwia pracę?

„Jesteśmy przed podjęciem decyzji o przejściu na elektroniczne akta. Wiemy na czym polega cały proces przejścia, ale nie mamy pojęcia, jak to wszystko później działa. Chodzi o to, czy digitalizacja akt osobowych rzeczywiście ułatwia pracę? Mamy wizję, że miałybyśmy w kadrach więcej pracy, żeby na bieżąco skanować dokumenty zamiast po prostu wpinać je do teczki” – takie pytanie przesłała do nas potencjalna klientka. Sprawdź, jak odpowiada na nie Anna Sołtys, zastępczyni kierownika modułu Kadry Płace i HR enova365.


Na czym polega digitalizacja akt pracowniczych?

Zacznijmy od wyjaśnienia terminu „digitalizacja akt osobowych”. Oznacza on przechowywanie akt pracowniczych w wersji cyfrowej – bezpiecznie i w sposób zgodny z RODO.

Innymi słowy, zamiast w segregatorach umieszczonych w zamykanym na klucz archiwum, wszystkie dokumenty z akt pracowniczych: umowy o pracę, wnioski o urlopy czy świadectwa pracy, znajdują się w wersji cyfrowej w systemie komputerowym.

Jak przebiega praca po digitalizacji akt osobowych? 8 przykładowych procesów

Jeżeli chcesz wiedzieć, jak przebiega praca po cyfryzacji dokumentów kadrowych sprawdź, jak wykonywać codzienne czynności. Poniżej znajdziesz 8 przykładowych procesów.

1. Przeglądanie teczki personalnej pracownika

W efekcie digitalizacji dokumentów kadrowych wszystkie informacje dotyczące pracownika znajdują się w jednym miejscu – w e-teczce. Znajdziesz je pogrupowane w określony przepisami sposób.

Zgodnie z przepisami, w jej części A gromadzone są kwestionariusze osobowe, dyplomy ukończenia szkół, świadectwa pracy i ukończenia szkoleń czy poświadczenia znajomości języków obcych lub orzeczenia lekarskie.

Część B zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowy o pracę i związane z nimi aneksy, badania lekarskie i informacje związane z warunkami pracy, jak również wszystkie e-wnioski złożone przez pracownika – zarówno te dotyczące urlopów, jak i danych osobowych czy zmiany rachunków bankowych.

W części C cyfrowych akt pracownika znajdują się dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W części D mamy dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności.

W części E znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Pracodawca prowadzi również oddzielenie dla każdego pracownika tzw. pozostałą dokumentację obejmującą:

kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. ewidencję czasu pracy),
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dodawanie dokumentów do cyfrowych akt osobowych

Dodanie dokumentu do cyfrowych akt pracowniczych to tylko 2 proste kroki. Po pierwsze, zeskanuj dokumenty (np. świadectwa pracy czy dyplomy ukończenia szkół). Po drugie, dodaj je do e-teczki pracownika z poziomu kartoteki pracownika w folderze Elektroniczna dokumentacja pracownicza.

Warto jednak wiedzieć, że jeżeli korzystasz z enova365 nie musisz dodawać do systemu wszystkich dokumentów, bo duża część z nich jest dodawana do e-teczek automatycznie. Tak się dzieje, na przykład, z e-wnioskami o nieobecności, składanymi przez pracowników z poziomu Pulpitu Pracownika. Może to także dotyczyć ewidencji czasu pracy, PIT-ów, pasków wypłat, formularzy ZUS IMIR czy kart wynagrodzeń. Co istotne, te dokumenty można dodać do elektronicznych akt osobowych wielu pracowników równocześnie.

Powyższe wnioski składane z poziomu Pulpitu Pracownika automatycznie trafiają do zakładki Elektroniczna dokumentacja pracownicza/Akta osobowe w kartotece pracownika.

Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość seryjnego dodawania do kartotek pracowników innych dokumentów – np. regulaminu pracy. Żeby jednocześnie dodać regulamin do kartotek wielu pracowników trzeba tylko zaznaczyć grupę pracowników na liście, a następnie wybrać czynność Seryjne dodawanie dokumentów.

Wyszukiwanie teczek pracowniczych

Jeżeli masz uprawnienia do przeszukiwania akt pracowniczych w systemie enova365, znalezienie teczki osobowej pracownika to tylko kilka kliknięć. Możesz wyszukiwać akta pracownicze po nazwisku lub po prostu wybrać daną osobę z listy.

Ewidencja czasu pracy

Po cyfryzacji dokumentów kadrowych nie musisz wykorzystywać papierowych list obecności ani wprowadzać ręcznie danych o czasie pracy do akt osobowych. Comiesięczny raport m.in. z danych o rozpoczęciu i zakończeniu pracy oraz innych nieobecności, które pracownik wprowadza przy pomocy Pulpitu Pracownika, można w szybki sposób zapisać w cyfrowych aktach pracowniczych. Wystarczy tylko wygenerować odpowiedni wydruk i udostępnić go jednym kliknięciem do e-teczki. Operację można wykonać seryjnie dla wszystkich pracowników.

Ewidencja dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego

Jeżeli korzystasz z modułu Kadry Płace i HR enova365 i Pulpitu pracownika nie musisz już ręcznie ewidencjonować wykorzystanych i należnych urlopów. Wszystkie wnioski o nieobecności, złożone za pośrednictwem Pulpitu pracownika i zaakceptowane przez przełożonych przy pomocy Pulpitu kierownika trafiają automatycznie do akt pracowniczych.

Podpisywanie umowy z pracownikiem

Nie musisz podpisywać z pracownikiem umowy o pracę na papierze. Dzięki integracji enova365 z Autenti cały obieg umów pracowniczych może przebiegać elektronicznie. Wystarczy określić, kto ma podpisać dokument i jakim rodzajem podpisu, wysłać pliki do platformy Autenti i podpisać przez wskazane osoby. Pobrane dokumenty zostaną łatwo dodane do e-teczek w enova365. Bez drukowania czy skanowania.

Usuwanie dokumentów pracownika z e-teczki

W czasie prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej może zdarzyć się potrzeba usunięcia dokumentu, dodanego wcześniej do teczki pracownika. Przykładowo po wygaśnięciu nałożonej na pracownika kary, z akt osobowych należy usunąć dokumentację dotyczącą jej nałożenia. Możesz to łatwo zrobić przy pomocy kilku kliknięć.

Wydawanie kopii dokumentacji pracownikowi

Pracownik prosi Cię o wydanie kopii jakiegoś dokumentu? W zależności od preferencji możesz go łatwo wydrukować i wydać pracownikowi w formie papierowej lub wyeksportować dokument do formatu XML i podpisać podpisem elektronicznym. Po zakończeniu zatrudnienia podobnie w łatwy sposób wydasz całą e-teczkę pracownikowi.

Czy digitalizacja dokumentów kadrowych ułatwia pracę?

Wróćmy do pytania zadanego na początku: czy digitalizacja dokumentów pracowniczych sprawia, że pracownicy działów kadr spędzają więcej czasu na skanowaniu dokumentów? Czy mają więcej czy mniej pracy? Sprawdźmy, porównując czynności jakie trzeba wykonać korzystając z elektronicznych i tradycyjnych kartotek pracowniczych.


Z powyższego zestawienia wynika jasno, że digitalizacja akt pracowniczych oszczędza czas pracowników działów kadr. Choć muszą skanować niektóre dokumenty, inne dodawane są automatycznie. Co więcej, taki proces zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż odszukanie teczki tradycyjnej i wpięcie do niej dokumentu.


Dodatkowo większość dokumentów ma postać elektroniczną co pozwala na znaczną redukcję wydruków oraz ograniczenie zużycia materiałów biurowych i sprzętu, co przekłada się na bardziej efektywne zarządzanie zasobami i pozytywnie wpływa na środowisko.
Bonusem jest to, że wszystkie dane i dokumenty są w systemie. Dzięki temu można oszczędzić czas, jaki przy tradycyjnym modelu poświęca się na znalezienie kartoteki pracownika czy wprowadzanie danych – np. o czasie pracy czy nieobecnościach – a także ich odszukanie.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Integracja modułów w biurze rachunkowym

Gdy w biurze rachunkowym każdego dnia obsługuje się dziesiątki klientów i tysiące dokumentów, kluczowe staje się jedno: nie robić nic dwa razy. enova365 pomaga osiągnąć ten cel, łącząc moduły kadrowo-płacowe, księgowe i handlowy w jeden spójny ekosystem. Dzięki temu wprowadzone dane są natychmiast dostępne tam, gdzie są potrzebne. Poniżej pokazujemy, jak to działa w praktyce. Pulpit Klienta BR ↔ Ewidencja dokumentów – klient wystawia, księgowa wie Pierwsze wyzwanie: odbiór dokumentów od klientów oraz wystawianie przez klientów faktur sprzedażowych. Dokumenty dostarczane są różnymi kanałami, w różnych formatach, czasem niekompletnie. Powoduje to opóźnienia, niezgodności i konieczność ręcznego wprowadzania danych. Dzięki integracji Ewidencji dokumentów oraz wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego: klient może samodzielnie wystawiać faktury w systemie, faktury te są natychmiast widoczne dla księgowej – bez potrzeby importu lub przesyłania plików, dane o rozrachunkach tworzą się automatycznie, a dokumenty są gotowe do dalszego księgowania i rozliczeń. To rozwiązanie szczególnie sprawdza się przy stałej współpracy z klientami – umożliwia pełną transparentność. Dla księgowej faktury są gotowe do zaksięgowania od razu po ich wystawieniu i dodatkowo zmniejszone zostaje ryzyko zdublowania dokumentów. Efekt? Biuro zyskuje kontrolę nad obiegiem dokumentów, a klienci wygodny kanał do wystawiania faktur. To oszczędność czasu i znaczące ograniczenie błędów. Faktury ↔ rozrachunki – przejrzystość i płynność finansowa Monitorowanie rozrachunków jest kluczowym elementem zarządzania finansami. Regularna kontrola należności i zobowiązań pozwala uniknąć opóźnień w płatnościach i utrzymać dobrą płynność finansową. W enova365, faktury wystawione przez klienta automatycznie tworzą rozrachunek, który natychmiast trafia do ewidencji księgowej. To oznacza, że księgowa: widzi aktualny stan należności klienta, może monitorować terminy płatności. Dodatkowo w systemie możliwe jest skonfigurowanie automatycznego procesu windykacji: od przypomnienia e-mailowego, przez wezwanie do zapłaty, aż po prowadzenie spraw windykacyjnych. Efekt? Biuro rachunkowe ma kontrolę nad należnościami klientów i może aktywnie wspierać ich w utrzymaniu płynności finansowej – bez dodatkowej pracy. Rozrachunki ↔ Wyciągi bankowe – płatności pod kontrolą Każde biuro zna wyzwanie związane z ręcznym wprowadzaniem wyciągów bankowych i żmudnym dopasowywaniem ich do wystawionych faktur. Im więcej operacji, tym większe ryzyko pomyłki, a każda nieścisłość to potencjalny problem dla klienta. Dzięki integracji enova365 z bankami możliwe jest: pobieranie wyciągów bezpośrednio do systemu, rozliczanie operacji z fakturami (jeśli są już w systemie), ustawienie działań windykacyjnych i wysyłka przypomnień o płatności. Połączenie danych w jednym środowisku znacząco skraca czas obsługi rozrachunków klienta. Efekt? Księgowa nie musi ręcznie weryfikować każdej wpłaty, a biuro ma pełną kontrolę nad rozrachunkami. Ręczne przyporządkowywanie transakcji staje się zbędne, rozliczenia są aktualne, a biuro rachunkowe zyskuje więcej czasu na realne wsparcie klienta. Kadry i płace ↔ Księgowość – jedno naliczenie, wiele efektów W tradycyjnym podejściu do obsługi płac księgowa otrzymuje dane z listy płac w formie pliku, który musi zaimportować i zaksięgować. Każda poprawka lub zmiana wymaga powtórzenia procesu. Jest to czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów. W systemie enova365 raz naliczone wynagrodzenia w module Kadry i Płace są automatycznie widoczne w module Księga Handlowa czy Księga Podatkowa. Dzięki temu: nie trzeba eksportować danych między modułami, księgowa od razu widzi komplet danych do zaksięgowania, ewentualne korekty płac są od razu widoczne również w księgowości. Efekt? Mniej kliknięć, mniej błędów. Dzięki pracy w jednej bazie i pełnej integracji modułów, działy mogą działać niezależnie, ale korzystają z tych samych, zawsze aktualnych danych. Księgowość ↔ Business Intelligence – dane, które wspierają decyzje Dane księgowe to nie tylko obowiązek sprawozdawczy, to także ogromny potencjał informacyjny. Moduł Business Intelligence pozwala ten potencjał w pełni wykorzystać. Dzięki połączeniu księgowości z BI: dane z Księgi Handlowej czy Ewidencji Środków Pieniężnych trafiają automatycznie do Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego, możliwe jest tworzenie dynamicznych raportów – np. struktury wiekowania zobowiązań czy należności, prognozowanego salda gotówki, właściciel firmy lub biura rachunkowego może w czasie rzeczywistym śledzić kluczowe wskaźniki bez angażowania księgowej. Efekt? Klient biura nie musi prosić o dane, ponieważ ma je zawsze pod ręką, a księgowość przestaje być tylko sprawozdawcza, staje się doradcza. Jedna baza = mniej pomyłek, więcej czasu Zaletą systemu enova365 jest praca na jednej bazie danych. Co to oznacza w praktyce? Dane wprowadzone w kadrach i płacach są od razu widoczne w księgowości, wystawione przez klienta faktury automatycznie trafiają do ewidencji dokumentów, a te do rozrachunków, dzięki czemu wyciągi bankowe bez dodatkowej pracy łączą się z odpowiednimi płatnościami. Nie rób dwa razy tego, co system może zrobić za Ciebie Integracja modułów w biurze rachunkowym to realna szansa na poprawę efektywności pracy. To sposób na: uporządkowanie pracy, eliminację powtarzalnych czynności, ograniczenie błędów, więcej czasu na rozwój firmy i wartościową obsługę klientów. Zamiast ręcznie przenosić dane, szukać dokumentów w kilku systemach i sprawdzać poprawność wprowadzonych informacji, pozwól systemowi ERP działać za Ciebie. Bo dobrze zintegrowany system ERP to taki, w którym nie musisz robić nic dwa razy.
Obrazek wyróżniający dla 'Integracja modułów w biurze rachunkowym'
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń