Czy-digiatalizacja-akt-osobowych-ułatwia-pracę

Czy digitalizacja akt osobowych ułatwia pracę?

„Jesteśmy przed podjęciem decyzji o przejściu na elektroniczne akta. Wiemy na czym polega cały proces przejścia, ale nie mamy pojęcia, jak to wszystko później działa. Chodzi o to, czy digitalizacja akt osobowych rzeczywiście ułatwia pracę? Mamy wizję, że miałybyśmy w kadrach więcej pracy, żeby na bieżąco skanować dokumenty zamiast po prostu wpinać je do teczki” – takie pytanie przesłała do nas potencjalna klientka. Sprawdź, jak odpowiada na nie Anna Sołtys, zastępczyni kierownika modułu Kadry Płace i HR enova365.


Na czym polega digitalizacja akt pracowniczych?

Zacznijmy od wyjaśnienia terminu „digitalizacja akt osobowych”. Oznacza on przechowywanie akt pracowniczych w wersji cyfrowej – bezpiecznie i w sposób zgodny z RODO.

Innymi słowy, zamiast w segregatorach umieszczonych w zamykanym na klucz archiwum, wszystkie dokumenty z akt pracowniczych: umowy o pracę, wnioski o urlopy czy świadectwa pracy, znajdują się w wersji cyfrowej w systemie komputerowym.

Jak przebiega praca po digitalizacji akt osobowych? 8 przykładowych procesów

Jeżeli chcesz wiedzieć, jak przebiega praca po cyfryzacji dokumentów kadrowych sprawdź, jak wykonywać codzienne czynności. Poniżej znajdziesz 8 przykładowych procesów.

1. Przeglądanie teczki personalnej pracownika

W efekcie digitalizacji dokumentów kadrowych wszystkie informacje dotyczące pracownika znajdują się w jednym miejscu – w e-teczce. Znajdziesz je pogrupowane w określony przepisami sposób.

Zgodnie z przepisami, w jej części A gromadzone są kwestionariusze osobowe, dyplomy ukończenia szkół, świadectwa pracy i ukończenia szkoleń czy poświadczenia znajomości języków obcych lub orzeczenia lekarskie.

Część B zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowy o pracę i związane z nimi aneksy, badania lekarskie i informacje związane z warunkami pracy, jak również wszystkie e-wnioski złożone przez pracownika – zarówno te dotyczące urlopów, jak i danych osobowych czy zmiany rachunków bankowych.

W części C cyfrowych akt pracownika znajdują się dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W części D mamy dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności.

W części E znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Pracodawca prowadzi również oddzielenie dla każdego pracownika tzw. pozostałą dokumentację obejmującą:

kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. ewidencję czasu pracy),
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dodawanie dokumentów do cyfrowych akt osobowych

Dodanie dokumentu do cyfrowych akt pracowniczych to tylko 2 proste kroki. Po pierwsze, zeskanuj dokumenty (np. świadectwa pracy czy dyplomy ukończenia szkół). Po drugie, dodaj je do e-teczki pracownika z poziomu kartoteki pracownika w folderze Elektroniczna dokumentacja pracownicza.

Warto jednak wiedzieć, że jeżeli korzystasz z enova365 nie musisz dodawać do systemu wszystkich dokumentów, bo duża część z nich jest dodawana do e-teczek automatycznie. Tak się dzieje, na przykład, z e-wnioskami o nieobecności, składanymi przez pracowników z poziomu Pulpitu Pracownika. Może to także dotyczyć ewidencji czasu pracy, PIT-ów, pasków wypłat, formularzy ZUS IMIR czy kart wynagrodzeń. Co istotne, te dokumenty można dodać do elektronicznych akt osobowych wielu pracowników równocześnie.

Powyższe wnioski składane z poziomu Pulpitu Pracownika automatycznie trafiają do zakładki Elektroniczna dokumentacja pracownicza/Akta osobowe w kartotece pracownika.

Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość seryjnego dodawania do kartotek pracowników innych dokumentów – np. regulaminu pracy. Żeby jednocześnie dodać regulamin do kartotek wielu pracowników trzeba tylko zaznaczyć grupę pracowników na liście, a następnie wybrać czynność Seryjne dodawanie dokumentów.

Wyszukiwanie teczek pracowniczych

Jeżeli masz uprawnienia do przeszukiwania akt pracowniczych w systemie enova365, znalezienie teczki osobowej pracownika to tylko kilka kliknięć. Możesz wyszukiwać akta pracownicze po nazwisku lub po prostu wybrać daną osobę z listy.

Ewidencja czasu pracy

Po cyfryzacji dokumentów kadrowych nie musisz wykorzystywać papierowych list obecności ani wprowadzać ręcznie danych o czasie pracy do akt osobowych. Comiesięczny raport m.in. z danych o rozpoczęciu i zakończeniu pracy oraz innych nieobecności, które pracownik wprowadza przy pomocy Pulpitu Pracownika, można w szybki sposób zapisać w cyfrowych aktach pracowniczych. Wystarczy tylko wygenerować odpowiedni wydruk i udostępnić go jednym kliknięciem do e-teczki. Operację można wykonać seryjnie dla wszystkich pracowników.

Ewidencja dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego

Jeżeli korzystasz z modułu Kadry Płace i HR enova365 i Pulpitu pracownika nie musisz już ręcznie ewidencjonować wykorzystanych i należnych urlopów. Wszystkie wnioski o nieobecności, złożone za pośrednictwem Pulpitu pracownika i zaakceptowane przez przełożonych przy pomocy Pulpitu kierownika trafiają automatycznie do akt pracowniczych.

Podpisywanie umowy z pracownikiem

Nie musisz podpisywać z pracownikiem umowy o pracę na papierze. Dzięki integracji enova365 z Autenti cały obieg umów pracowniczych może przebiegać elektronicznie. Wystarczy określić, kto ma podpisać dokument i jakim rodzajem podpisu, wysłać pliki do platformy Autenti i podpisać przez wskazane osoby. Pobrane dokumenty zostaną łatwo dodane do e-teczek w enova365. Bez drukowania czy skanowania.

Usuwanie dokumentów pracownika z e-teczki

W czasie prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej może zdarzyć się potrzeba usunięcia dokumentu, dodanego wcześniej do teczki pracownika. Przykładowo po wygaśnięciu nałożonej na pracownika kary, z akt osobowych należy usunąć dokumentację dotyczącą jej nałożenia. Możesz to łatwo zrobić przy pomocy kilku kliknięć.

Wydawanie kopii dokumentacji pracownikowi

Pracownik prosi Cię o wydanie kopii jakiegoś dokumentu? W zależności od preferencji możesz go łatwo wydrukować i wydać pracownikowi w formie papierowej lub wyeksportować dokument do formatu XML i podpisać podpisem elektronicznym. Po zakończeniu zatrudnienia podobnie w łatwy sposób wydasz całą e-teczkę pracownikowi.

Czy digitalizacja dokumentów kadrowych ułatwia pracę?

Wróćmy do pytania zadanego na początku: czy digitalizacja dokumentów pracowniczych sprawia, że pracownicy działów kadr spędzają więcej czasu na skanowaniu dokumentów? Czy mają więcej czy mniej pracy? Sprawdźmy, porównując czynności jakie trzeba wykonać korzystając z elektronicznych i tradycyjnych kartotek pracowniczych.


Z powyższego zestawienia wynika jasno, że digitalizacja akt pracowniczych oszczędza czas pracowników działów kadr. Choć muszą skanować niektóre dokumenty, inne dodawane są automatycznie. Co więcej, taki proces zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż odszukanie teczki tradycyjnej i wpięcie do niej dokumentu.


Dodatkowo większość dokumentów ma postać elektroniczną co pozwala na znaczną redukcję wydruków oraz ograniczenie zużycia materiałów biurowych i sprzętu, co przekłada się na bardziej efektywne zarządzanie zasobami i pozytywnie wpływa na środowisko.
Bonusem jest to, że wszystkie dane i dokumenty są w systemie. Dzięki temu można oszczędzić czas, jaki przy tradycyjnym modelu poświęca się na znalezienie kartoteki pracownika czy wprowadzanie danych – np. o czasie pracy czy nieobecnościach – a także ich odszukanie.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Alokacja kosztów – na czym polega automatyczny podział kosztów w firmie?

Alokacja kosztów na działy, produkty czy projekty to konieczność, jeżeli chcesz podejmować świadome decyzje i wydajnie zarządzać zasobami. Na szczęście, proces alokacji kosztów może przebiegać automatycznie, jeżeli wybierzesz odpowiednie oprogramowanie. Wyjaśniamy na przykładach, na czym polega efektywna alokacja kosztów w firmie. Alokacja kosztów – co to jest i dlaczego jest ważna? Alokacja kosztów to proces księgowy, który pozwala firmom przypisywać koszty do konkretnych miejsc ich powstawania (MPK). Takie rozliczenie kosztów jest kluczowe dla określenia zyskowności poszczególnych produktów, usług, działów czy projektów, ale nie tylko. Dzięki alokacji kosztów precyzyjnie wycenisz usługi, usprawnisz budżetowanie czy raportowanie. Gdy masz pewność, że koszty podlegające alokacji są właściwie przypisane do miejsc ich powstawania, możesz świadomie podejmować decyzje i efektywnie zarządzać zasobami. Z drugiej strony, błędna alokacja kosztów firmy może zniekształcać sprawozdania finansowe czy nawet podkopać relacje z klientami. Efektywna alokacja kosztów stanowi szczególne wyzwanie w branżach, w których pracownicy pracują jednocześnie nad wieloma projektami, dla wielu klientów. Należą do nich, na przykład, usługi profesjonalne czy budownictwo, w których szczególnie trudna jest alokacja kosztów osobowych, czyli alokowanie określonego odsetka wynagrodzeń do poszczególnych klientów czy projektów. Na szczęście, monitorowanie i efektywną alokację kosztów ułatwiają nowoczesne systemy finansowo-księgowe, takie jak enova365. Czytaj także: Moduł finansowo-księgowy enova365 – top6 najbardziej użytecznych funkcji Podzielniki kosztów – funkcja enova365, która umożliwia skuteczną alokację kosztów Automatyczna alokacja kosztów to funkcja dostępna w enova365 w standardzie. Do alokowania kosztów służą tzw. podzielniki kosztów, w myśl których następuje podział określonych wartości. Klucze alokacji można definiować między innymi dla: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pracowników (i ich wynagrodzeń), umów. Klucz alokacji czyli mechanizm podzielnika kosztów może dotyczyć pojedynczej faktury czy pracownika. Co istotne, każdy dokument czy pracownik może mieć inne dane w podzielniku, z pracownikiem czy fakturą może być też związana dowolna ilość podzielników. Wyjaśnijmy to na przykładzie alokacji kosztów osobowych. Funkcjonalności alokacji kosztów – tzw. podzielniki kosztów – służą do podzielenia wybranych elementów wynagrodzenia według zapisanych w podzielniku proporcji. Dla każdego podzielnika można zdefiniować nazwę i listę centrów kosztów oraz odpowiadających im współczynników. Najczęściej takim współczynnikiem będzie czas pracy w wybranym centrum kosztów. evova365 umożliwia łatwe rozliczenie kosztów umów B2B i innych umów zewnętrznych. W wypadku każdej umowy łatwo uzupełnisz informacje dotyczące klucza podziałowego. Proces alokacji kosztów – jak to zrobić w 3 krokach? W module Finanse i księgowość enova365 proces alokacji kosztów składa się z 3 prostych kroków. Krok 1 – wybierz koszty, jakie należy przydzielić do miejsc ich powstawania – możesz określić pulę kosztów lub ich kategorię. Krok 2 – ustal klucz alokacji, czyli wartości procentowe alokacji, według których koszt ma być dzielony. Krok 3 – po dodaniu kosztu program enova365 zastosuje klucz podziałowy i rozliczy koszty podlegające alokacji na wybrane działy, projekty lub produkty. Taki prosty proces zapewni, że koszty podlegające alokacji będą automatycznie przypisywane do różnych obszarów działalności. Oprócz wydajności procesu, wzrośnie też rzetelność alokacji kosztów. Jak automatyczna alokacja kosztów usprawnia pracę firm – przykłady Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa – przypisanie kosztów rodzajowych do miejsc ich powstawania Mechanizm podzielnika kosztów wykorzystuje, na przykład, Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa, w którym system enova365 został wdrożony przez firmę wdrożeniową BPX S.A. – Autoryzowanego Partnera enova365. „Księgowi opisują procentowo udział poszczególnych wymiarów w koszcie rodzajowym. W wyniku tego można uzyskać automatyczne rozbicie kosztów na poszczególne wymiary. Czasem, w efekcie takiego podziału powstaje nawet 300 pozycji. Możemy sobie łatwo wyobrazić, jak dużo czasu zajęłyby takie operacje, gdyby były wykonywane ręcznie” – tłumaczy Krzysztof Strawski z BPX S.A. Trakcja S.A. – alokacja kosztów osobowych na projekty Jednym z efektów wdrożenia enova365 przez AltOne w firmie Trakcja S.A. jest łatwe przypisanie kosztów wynagrodzeń pracowników do realizowanych projektów. Przyjmijmy, że kierownik nadzoru budowy angażuje się równocześnie w trzy różne projekty inwestycyjne. Połowę swojego czasu pracy poświęca jednej z budów, natomiast pozostałe dwie zajmują po 25% jego zaangażowania. Dzięki wdrożeniu enova365 przez AltOne system ERP automatycznie rozdziela jego pensję proporcjonalnie do czasu pracy na poszczególnych projektach. Przykładowo, jeśli miesięczne wynagrodzenie kierownika wynosi 10 000 zł, to zarówno on, jak i dział kadr oraz księgowości widzą, że 5 000 zł przypisano do jednej inwestycji, a po 2500 zł do dwóch pozostałych. Dzięki takiemu rozwiązaniu osoby zarządzające mogą lepiej analizować efektywność polityki kadrowej – na przykład ocenić, czy specjalista o wysokich kwalifikacjach powinien być angażowany również w mniej wymagające zadania. System ten pozwala również na dokładniejsze monitorowanie kosztów realizowanych projektów. Gdy Trakcja prowadzi kilka inwestycji jednocześnie, można precyzyjnie określić, jakie koszty generuje każda z nich, jaka jest ich opłacalność. Pozwala to na efektywniejsze zarządzanie kosztami. Czytaj także: Jak odpowiedni system ERP ułatwia pracę firm budowlanych? 3 case study Grupa ERBUD – alokacja kosztów faktur według przyjętej logiki Możliwości systemu enova365 w zakresie alokacji kosztów faktur według określonego klucza wykorzystuje także Grupa ERBUD. Zespół KOMAKO opracował w niej system rejestracji umów B2B i innych typów umów. Każda umowa jest powiązana z dedykowanym elementem rozliczeniowym, umożliwiającym bieżącą kontrolę jej obowiązywania oraz analizę częstotliwości występowania określonych parametrów w wyznaczonym okresie. Te elementy stanowią podstawę precyzyjnego rozliczenia kosztów zgodnie z przyjętą metodologią. Oprogramowanie do alokacji kosztów oferuje wsparcie na różnych etapach procesu, takich jak: weryfikacja istnienia umowy, sprawdzanie zgodności wartości z jej zapisami, przypisanie odpowiednich parametrów zgodnie z warunkami umowy, określenie liczby godzin do rozliczenia, rozliczenie kosztów między wyznaczone centra kosztów. Czytaj także: Kadry Płace enova365 zintegrowane z Microsoft Dynamics 365 wspierają Grupę ERBUD Jaki system do alokacji kosztów w firmie wybrać? Ręczny podział kosztów w firmie może być bardzo czasochłonny i podatny na błędy, szczególnie w dużej organizacji z wieloma centrami kosztów. Alokacja kosztów z wykorzystaniem automatycznych podzielników kosztów może znacznie zwiększyć wydajność, przejrzystość i rzetelność tego procesu. Narzędzia, takie jak enova365 są przeznaczone do obsługi zaawansowanej alokacji kosztów oraz automatyzacji powtarzających się zadań. Zapewniają szybki wgląd w strukturę kosztów i rentowność. Innymi słowy, odpowiedni system ERP może sprawić, że proces alokacji kosztów będzie angażował niewiele pracy i menedżerowie będą mogli się skupić na ich analizie. Można więc powiedzieć, że automatyczna alokacja redukuje koszty pracy. Jeżeli szukasz narzędzia do rozliczania kosztów, które pozwoli automatycznie alokować koszty do miejsc ich powstawania, jeszcze dziś umów się na prezentację systemu ERP enova365. Nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci wszystkie możliwości systemu enova365 w zakresie zarządzania kosztami.
Alokacja-kosztów-–-na-czym-polega-automatyczny-podział-kosztów-w-firmie
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń