Co to jest OCR i jak wykorzystać go w firmie?

OCR to system usprawniający pracę niejednego działu przedsiębiorstwa. Znajduje zastosowanie w wielu miejscach, o czym przekonuje się coraz więcej polskich firm. Jeśli zastanawiasz się, czym dokładnie jest technologia Optical Character Recognition przeczytaj nasz poradnik. Wyjaśniamy w nim, co to jest OCR i jakie korzyści przynosi dla biznesu!

Co to jest OCR?

OCR to technologia wykorzystująca zaawansowane algorytmy do rozpoznawania znaków znajdujących się na zdigitalizowanym pliku. Skrót OCR pochodzi od angielskiego wyrażenia optical character recognition, oznaczającego optyczne rozpoznawanie znaków. Program odczytuje tekst z elektronicznych dokumentów, zmienia dane w postać cyfrową, a następnie importuje je do dostępnego na urządzeniu systemu. Dzięki temu skany i fotografie mogą zostać przekształcone w możliwy do edytowania dokument tekstowy.

Oprogramowanie OCR – co to jest i do czego służy?

Możliwości, jakie daje ta technologia, sprawiają, że jest ona chętnie implementowana do wielu programów biurowych. System, który z niej korzysta, umożliwia inteligentne elektroniczne rozpoznawanie, opis, kategoryzację i digitalizację dokumentów. Z tych względów przydaje się np. podczas skanowania oraz odczytywania faktur księgowych. Co więcej, rozpoznaje nie tylko pismo drukowane, lecz również odręczne, a także dane tabelaryczne czy te umieszczone w stopce. Dzięki takim funkcjonalnościom programowanie OCR może rozpoznawać:

• pełen tekst z całego dokumentu;
• dane z dokumentów strukturalnych;
• poszczególne rodzaje dokumentów – systemy pobierają dane, wykorzystując sztuczną inteligencję.

W jaki sposób wykorzystać OCR w przedsiębiorstwie?

Teraz gdy już wiesz, co to jest OCR, warto omówić zalety tego rozwiązania. A tych jest naprawdę sporo! Działający w przedsiębiorstwie system OCR, który pozwala na optyczne rozpoznawanie dokumentów, umożliwia automatyzację wielu firmowych procesów. Oprócz skanowania i odczytywania faktur ułatwia m.in. tworzenie elektronicznych archiwów różnorodnych dokumentów – a w takiej wersji są one znacznie łatwiejsze do wyszukania oraz udostępniania. Technologia OCR usprawnia również zarządzanie całą kadrą, m.in. poprzez elektroniczne rozpatrywanie wniosków czy prowadzenie akt osobowych – zwłaszcza po zintegrowaniu oprogramowania z programem kadrowym. Co więcej, pozwala ona na wygodną pracę w formie elektronicznej na przetwarzanych dokumentach. Wykorzystując OCR, możemy też skanować i odczytywać dane z transakcji z potwierdzeń przelewu czy wyciągów z banku.

Przeczytaj także: 3 powody, dla których warto wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie

Kluczowe zalety OCR w firmie

Oprogramowanie OCR wiąże się z wieloma zaletami. Przede wszystkim, pozwala ono znacząco usprawnić pracę wielu różnych działów organizacji – m.in. księgowości, HR, administracji czy finansów. Dzięki temu pracownicy oszczędzają cenny czas, który mogą poświęcić na realizację kluczowych zadań. System umożliwia znacznie szybsze wprowadzanie faktur do systemu. Dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych prowadzi on do automatyzacji obiegu dokumentów oraz jego przyspieszenia. System pozwala również na łatwe i wygodne wprowadzanie danych oraz zmniejszenie kosztów związanych z wykorzystaniem sprzętu. Dzięki opcji konwersji tekstu w wielu różnych językach, oprogramowanie OCR może być stosowane w różnorodnych środowiskach. Technologia ta wpływa na poprawę jakości danych i pozwala zredukować ilość błędów w dokumentach. Dużą zaletą OCR jest także bezpieczeństwo dokumentów. Z racji, że są one przechowywane w chmurach lub na dyskach zewnętrznych – nie mogą więc ulec zagubieniu lub uszkodzeniu.

Skanowanie OCR w systemie Symfonia eBiuro

Symfonia eBiuro to rozwiązanie, które pozwala na szybkie skanowanie OCR. Cały proces składa się tylko z kilku etapów. Jeśli chcesz dodać do systemu faktury elektroniczne lub skany dokumentów, po prostu wczytaj je do programu. System automatycznie podzieli zaimportowany plik na pojedyncze faktury, a następnie odczyta znajdujące się na nich dane, jak np.:

• nazwa kontrahenta,
• numer dokumentu,
• daty,
• pozycje.

Aby uniknąć błędów podczas skanowania OCR, pamiętaj o sprawdzeniu poprawności danych oraz ewentualnym ich skorygowaniu. Na tak przygotowanym dokumencie możesz wykonywać różne operacje, a w tym np. zlecić do zaksięgowania lub archiwizacji.