Best practices for Dynamics 365 Polish Rollout – pt. 3

Kontynuując temat najlepszych praktyk w zakresie wdrażania polskiej lokalizacji w Microsoft Dynamics 365 i dostosowania jej do wymagań grupy kapitałowej, tym razem skupiamy się na bilansie otwarcia. To nie tylko kwestia techniczna, ale też kluczowy element zapewniający ciągłość procesów biznesowych i zgodność z lokalnymi przepisami rachunkowymi oraz podatkowymi. Znaczenie analizy danych dla bilansu otwarcia Bilans otwarcia to coś więcej niż tylko zestawienie sald. To fundament, który umożliwia prawidłowe działanie procesów operacyjnych i finansowych w nowym systemie. Dlatego, analiza danych dla bilansu otwarcia powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem wymogów polskiego prawa rachunkowego i podatkowego. Warto stworzyć listę wymagań lokalnych, która pozwoli: zweryfikować kompletność danych, określić, które z nich są dostępne w standardzie systemu, wskazać, gdzie konieczne będą modyfikacje lub rozwiązania niestandardowe. Przykładowe wymaganie – faktura korygująca do faktury sprzedaży z poprzedniego systemu W D365 możliwe jest wystawienie korekty do faktury sprzedaży zaksięgowanej w systemie, ponieważ system zachowuje relację między dokumentami, co pozwala na poprawną prezentację na wydruku między innymi numeru i daty sprzedaży faktury korygowanej. Problem pojawia się, gdy trzeba wystawić fakturę korygującą do faktury wystawionej w poprzednim systemie księgowym. Nasze rekomendacje to: Bilans otwarcia powinien zawierać otwarte pozycje należności, niemniej pomijamy szczegółową prezentację wszystkich danych dla faktur sprzedaży. To jest bardzo czasochłonny proces. Aby umożliwić korekty do takich pozycji, warto wdrożyć modyfikację systemu, która: pozwala użytkownikowi wprowadzić dane faktury historycznej ręcznie, może być rozbudowana o import danych z poprzedniego systemu, jeśli liczba takich przypadków jest znaczna. Decyzja o poziomie zaawansowania rozwiązania Na etapie analizy warto zebrać dane o: liczbie wystawianych faktur korygujących, częstotliwości ich występowania, rodzajach faktur korygujących. To pomoże podjąć decyzję, czy wystarczy prosta modyfikacja, czy potrzebne jest bardziej zaawansowane rozwiązanie. Pamiętajcie również o zasadzie dla transakcji rzadkich i niskowartościowych, które również podlegają obowiązkom ewidencyjnym i podatkowym. Zbyt często bilans otwarcia traktowany jest jako „koniec” migracji danych. Tymczasem to także początek kontynuacji procesów w systemie. Pominięcie niektórych danych skutkuje błędami po uruchomieniu systemu (go-live). Przykłady obszarów wymagających uwzględnienia w analizie bilansu otwarcia Korekty JPK_V7 dotyczące okresów z poprzedniego systemu. Wycena walutowa dla otwartych transakcji odbiorców i dostawców. Wycena walutowa transakcji bankowych i kasowych. Dane wymagane do rozliczenia Ulgi na złe długi. Informacje wymagane do stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment). Podatek VAT do rozliczenia w przyszłych okresach rozliczeniowych. Podsumowanie dobrych praktyk dla bilansu otwarcia Analiza bilansu otwarcia jako kontynuacji procesów biznesowych, a nie tylko jako prezentacja salda na kontach, jest kluczowa. Analiza to nie strata czasu, ale inwestycja, która zwraca się na dalszych etapach projektu. Kluczowa jest wiedza i doświadczenie zespołu w zakresie działania systemu D365 dla polskiej lokalizacji, aby właściwie zaprojektować dalsze prace wdrożeniowe – w tym listę planowanych modyfikacji. Proces wdrożenia modyfikacji wymaga spójności rozwiązań w systemie, dlatego zadbajcie o udział Architekta systemu. Angażujcie użytkowników, bo ich wiedza i doświadczenie jest kluczowe dla analizy procesów w waszej firmie. Życzymy sukcesu w realizacji projektu.