Best practices for Dynamics 365 Polish Rollout

Best practices for Dynamics 365 Polish Rollout – pt. 3

Spis treści

Part 3. Running the polish localization in the production environment

Data migration and verification

Organising work in the support phase

Proactive checks of data and reports

Test environment and system updates

Monitoring legal changes

Summary

Part 3. Running the polish localization in the production environment

After the implementation phase comes the critical moment—go-live. This is when all the work done during analysis and configuration is tested in real-world operations. The practices below help keep the system stable, compliant with Polish law, and aligned with group processes.

Data migration and verification

A smooth data migration—and a double-check afterwards—is the foundation of a successful start-up, especially for tax and reporting data.

Examples of critical data:

company details used in tax returns (NIP, address)
customer and vendor records: addresses, VAT numbers, tax groups
links to the correct tax offices
key localization parameters such as NBP exchange-rate import or sales-credit-note functions

Organising work in the support phase

Good habits from implementation keep quality high after go-live. Efficient handling of service tickets and user requests is essential.

Choose a ticketing system that sets priorities automatically—e.g., a VAT-return issue should outrank a posting-template change.
Decide who may raise tickets—every user or only key contacts?
Define ticket format, required attachments, response times, and support responsibilities.
Automate workflows—task assignment, notifications, escalations.
Separate tickets into
- errors (need immediate action)
- questions/training needs (handled through user support)

Proactive checks of data and reports

Do not wait until the deadline to prepare tax reports. Errors mean penalties and process delays.

Check ahead of time:

completeness and accuracy of the JPK_V7 file—leave time for fixes
other JPK files
the first sales invoice printout—verify data before posting

Test environment and system updates

Keep a dedicated test environment to analyse tickets and trial changes before they reach production. For every update:

Review Microsoft’s release notes.
Assess the impact on Polish-localization settings.
Test key processes before the new version goes live.

Monitoring legal changes

ERP systems must adapt quickly to new regulations.

Track legal updates proactively (e.g., KSeF, JPK_CIT, JPK_KR).
Involve the team in spotting potential system impacts.
Use the analysis-phase documents and lessons learned—they are your roadmap.

Summary

Clear communication and fast ticket resolution are the keys to smooth operations after go-live. They prevent misunderstandings, shorten response times, and build user trust. Consider user-satisfaction surveys to gather feedback and continually improve support.

Effective change management reduces user anxiety about the new system and ensures a seamless shift to the new way of working.

>> You can read Part 2 [HERE] <<

Przeczytaj również:

ERP

Jak działa planowanie główne (MRP) w Dynamics 365 F&SCM?

W firmach produkcyjnych i dystrybucyjnych jedno pytanie powraca niezmiennie: jak zapewnić dostępność surowców i produktów dokładnie wtedy, kiedy są potrzebne – bez generowania nadmiernych zapasów? Zbyt małe stany magazynowe grożą przestojami i utratą klientów, a zbyt duże zamrażają kapitał i generują koszty. Wielu menedżerów wciąż polega na arkuszach Excela, intuicji i analizie historycznych zamówień. Efekt? Niespodziewane braki w magazynie, opóźnione lub niepotrzebnie przyspieszone dostawy, a także niekończące się gaszenie pożarów operacyjnych. Nowe podejście: inteligentne planowanie Rozwiązaniem jest planowanie główne (MRP i CRP) w Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. To nie tylko automatyzacja, ale inteligentne narzędzie, które w czasie rzeczywistym synchronizuje zapotrzebowanie, produkcję i dostawy, biorąc pod uwagę wiele zmiennych jednocześnie. Jak to działa w praktyce? Analiza zapotrzebowania bez pominięć System ocenia wszystkie kluczowe dane: zamówienia sprzedaży, aktualne stany magazynowe, prognozy popytu, zamówienia zakupu w drodze, dostępność zasobów produkcyjnych oraz bieżące zlecenia. Dzięki temu tworzy pełny obraz tego, co i kiedy będzie potrzebne – od surowców po produkty gotowe. Automatyczne propozycje zamówień Na bazie analizy Dynamics 365 F&SCM generuje propozycje zleceń produkcyjnych i zamówień zakupu. Menedżerowie mogą je zaakceptować lub dostosować. Jeśli na przykład firma ma zamówienie na 5000 sztuk produktu, a w magazynie jest jedynie 2000, system automatycznie zaproponuje wyprodukowanie lub zakup brakujących 3000 sztuk, uwzględniając koszty i czas dostawy. Inteligentne kolejki produkcyjne System rozkłada pracę w oparciu o moce produkcyjne i dostępność komponentów. Jeżeli linia produkcyjna jest w stanie wytworzyć 1000 sztuk dziennie, plan zostanie podzielony na pięć dni, zamiast próbować upchnąć całość w jeden nierealny termin. Zmiany? System reaguje natychmiast Planowanie główne w Dynamics 365 F&SCM działa dynamicznie. Każde nowe zamówienie, opóźnienie w dostawie lub zmiana priorytetów powoduje automatyczne przeliczenie harmonogramu i zaproponowanie nowego planu. Dzięki temu decyzje opierają się na bieżących danych, a nie przeczuciach. Korzyści, które widać w wynikach Takie podejście poprawia płynność finansową, bo firma nie zamraża kapitału w zbędnych zapasach. Ryzyko braków magazynowych spada niemal do zera, a surowce i produkty są dostępne dokładnie wtedy, kiedy są potrzebne. Zespół poświęca mniej czasu na ręczne planowanie, a więcej na realizację celów biznesowych. Co ważne, sprzedaż, logistyka i produkcja pracują w oparciu o te same dane, co wzmacnia współpracę i skraca czas reakcji. Podsumowanie Planowanie główne w Dynamics 365 F&SCM to nie tylko technologia – to sposób na świadome, przewidywalne i rentowne zarządzanie zapasami oraz produkcją. W świecie, w którym elastyczność i szybkość decyzji stanowią przewagę konkurencyjną, MRP i CRP stają się kluczowym elementem strategii operacyjnej. Jeśli Twoja firma nadal planuje w arkuszach kalkulacyjnych, być może najwyższy czas zrobić krok w stronę automatyzacji i inteligentnego planowania.

MichałJeziorski

22 sierpień 2025

Obrazek wyróżniający dla 'Jak działa planowanie główne (MRP) w Dynamics 365 F&SCM?'

Best practices for Dynamics 365 Polish Rollout – pt. 3

Spis treści