Best practices for Dynamics 365 Polish Rollout – pt. 1
7F
Spis treści
Part 1. Good Analysis Is the Key to Success
Rolling out an ERP system such as Microsoft Dynamics 365 inside an international group is demanding. In Poland, success depends on capturing local requirements early in the analysis stage. Remember: analysis is not wasted time—it is an investment that pays back many times later in the project.
Give the Central Team Complete Information
Make sure the central rollout team gets a full list of Polish localization needs. Don’t assume anything is “obvious.” What is routine for a Polish team may be unknown to colleagues abroad.
Example — sales invoices and their corrections
Prepare a list of all invoice types now used, with sample source documents:
- sales invoices
- corrective sales invoices and corrections of corrections
- advance and final invoices and their corrections
- sale of fixed assets
- accounting notes
- any other types not listed above
Include Rare and Low-Value Transactions
The ERP system must cover every business scenario, even ones that happen only occasionally. Rare cases still carry accounting and tax obligations.
Example: A transaction that changes VAT because of an adjustment to input tax on goods and services recorded as fixed assets.
Check Formal Requirements Early
Confirm, during analysis, the needs for:
- printouts (e.g., VAT invoices, transaction confirmations)
- future integrations (e.g., with KSeF — the National e-Invoice System)
- tax returns and reports (JPK, VAT-EU, CIT-8, etc.)
What We Often Forget
Elements most often skipped or underestimated:
- unusual corrections (e.g., correcting a correction or an advance invoice)
- purchases from one-time suppliers
- opening balances for specific functions, such as bad-debt relief, year-end valuation of foreign-currency transactions, or split payments
- settlements with employees for travel expenses, advances, and credit cards
- formats for tax transfers
Summary
The sooner you spot gaps between group rules and Polish law, the easier it is to plan the needed adjustments. The implementation team must understand the specifics of the Polish localization and be ready to compromise or revise group rules when necessary.
Komentarze (0)
Napisz komentarz
Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!
Napisz komentarz
Dodaj komentarz
Przeczytaj również:
Bilans otwarcia w polskiej lokalizacji D365 – dobre praktyki
Kontynuując temat najlepszych praktyk w zakresie wdrażania polskiej lokalizacji w Microsoft Dynamics 365 i dostosowania jej do wymagań grupy kapitałowej, tym razem skupiamy się na bilansie otwarcia. To nie tylko kwestia techniczna, ale też kluczowy element zapewniający ciągłość procesów biznesowych i zgodność z lokalnymi przepisami rachunkowymi oraz podatkowymi.
Znaczenie analizy danych dla bilansu otwarcia
Bilans otwarcia to coś więcej niż tylko zestawienie sald. To fundament, który umożliwia prawidłowe działanie procesów operacyjnych i finansowych w nowym systemie. Dlatego, analiza danych dla bilansu otwarcia powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem wymogów polskiego prawa rachunkowego i podatkowego.
Warto stworzyć listę wymagań lokalnych, która pozwoli:
zweryfikować kompletność danych,
określić, które z nich są dostępne w standardzie systemu,
wskazać, gdzie konieczne będą modyfikacje lub rozwiązania niestandardowe.
Przykładowe wymaganie – faktura korygująca do faktury sprzedaży z poprzedniego systemu
W D365 możliwe jest wystawienie korekty do faktury sprzedaży zaksięgowanej w systemie, ponieważ system zachowuje relację między dokumentami, co pozwala na poprawną prezentację na wydruku między innymi numeru i daty sprzedaży faktury korygowanej.
Problem pojawia się, gdy trzeba wystawić fakturę korygującą do faktury wystawionej w poprzednim systemie księgowym. Nasze rekomendacje to:
Bilans otwarcia powinien zawierać otwarte pozycje należności, niemniej pomijamy szczegółową prezentację wszystkich danych dla faktur sprzedaży. To jest bardzo czasochłonny proces.
Aby umożliwić korekty do takich pozycji, warto wdrożyć modyfikację systemu, która:
pozwala użytkownikowi wprowadzić dane faktury historycznej ręcznie,
może być rozbudowana o import danych z poprzedniego systemu, jeśli liczba takich przypadków jest znaczna.
Decyzja o poziomie zaawansowania rozwiązania
Na etapie analizy warto zebrać dane o:
liczbie wystawianych faktur korygujących,
częstotliwości ich występowania,
rodzajach faktur korygujących.
To pomoże podjąć decyzję, czy wystarczy prosta modyfikacja, czy potrzebne jest bardziej zaawansowane rozwiązanie.
Pamiętajcie również o zasadzie dla transakcji rzadkich i niskowartościowych, które również podlegają obowiązkom ewidencyjnym i podatkowym.
Zbyt często bilans otwarcia traktowany jest jako „koniec” migracji danych. Tymczasem to także początek kontynuacji procesów w systemie. Pominięcie niektórych danych skutkuje błędami po uruchomieniu systemu (go-live).
Przykłady obszarów wymagających uwzględnienia w analizie bilansu otwarcia
Korekty JPK_V7 dotyczące okresów z poprzedniego systemu.
Wycena walutowa dla otwartych transakcji odbiorców i dostawców.
Wycena walutowa transakcji bankowych i kasowych.
Dane wymagane do rozliczenia Ulgi na złe długi.
Informacje wymagane do stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment).
Podatek VAT do rozliczenia w przyszłych okresach rozliczeniowych.
Podsumowanie dobrych praktyk dla bilansu otwarcia
Analiza bilansu otwarcia jako kontynuacji procesów biznesowych, a nie tylko jako prezentacja salda na kontach, jest kluczowa.
Analiza to nie strata czasu, ale inwestycja, która zwraca się na dalszych etapach projektu.
Kluczowa jest wiedza i doświadczenie zespołu w zakresie działania systemu D365 dla polskiej lokalizacji, aby właściwie zaprojektować dalsze prace wdrożeniowe – w tym listę planowanych modyfikacji.
Proces wdrożenia modyfikacji wymaga spójności rozwiązań w systemie, dlatego zadbajcie o udział Architekta systemu.
Angażujcie użytkowników, bo ich wiedza i doświadczenie jest kluczowe dla analizy procesów w waszej firmie.
Życzymy sukcesu w realizacji projektu.
7F
Branża
Budownicza, eCommerce, Hotelarstwo, Produkcyjna, Sektor publiczny, Spożywcza FMCG, Transportowa, Usługi, Cyfrowa transformacja przedsiębiorstwOpis
7F Technology Partners is a trusted Microsoft partner specializing in Dynamics 365 F&O and Business Central implementations. We combine experience, technology, and passion to deliver modern ERP solutions that support our Clients' growth and success....
rozwiń