Best practices for Dynamics 365 Polish Rollout – pt. 1

Wdrożenie nowego systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, to z jednej strony duży projekt i dodatkowy nakład pracy, szczególnie dla działu księgowego i finansowego. Z drugiej jednak – to również szansa na automatyzację powtarzalnych procesów, poprawę spójności danych i oszczędność czasu w dłuższej perspektywie. Dlatego już od pierwszych etapów projektu warto akcentować realne korzyści, jakie nowe narzędzia przyniosą zespołowi. Poniżej przedstawiam dwa praktyczne przykłady funkcjonalności, które – z mojego doświadczenia – znacząco wspierają codzienną pracę księgowości: Automatyczne przeksięgowanie podatku VAT W wielu organizacjach księgowi po wygenerowaniu pliku JPK_V7M dokonują ręcznego przeksięgowania podatku należnego i naliczonego na konto podatku do rozliczenia. W skrócie uzgadniają saldo konta VAT z deklaracją VAT. W D365, przy zastosowaniu odpowiedniej parametryzacji, możliwe jest: automatyczne przeksięgowanie transakcji z kont VAT sprzedaży i zakupów na konto rozliczeniowe VAT, wskazanie konta urzędu skarbowego jako kontrahenta dla zaksięgowania zobowiązania/należności z tytułu podatku VAT, inicjowanie księgowania przez użytkownika – proces kontrolowany i automatyczny, zgodność salda konta rozliczeniowego z kwotą wykazaną w deklaracji, księgowanie zaokrągleń zgodnie z przepisami, możliwość księgowania korekt dla wskazanego okresu w VAT. Korzyści dla zespołu to oszczędność czasu (brak potrzeby ręcznego księgowania),zmniejszenie ryzyka błędów w ewidencji oraz spójność danych i zgodność z wymaganiami raportowymi. Wycena bilansowa należności i zobowiązań na koniec okresu D365 oferuje rozbudowaną funkcję bilansowej wyceny walutowej, która umożliwia: automatyczną wycenę otwartych pozycji (należności i zobowiązań) wg kursu NBP, przygotowanie raportu wstępnego przed zaksięgowaniem – możliwość weryfikacji danych i kursów walut, elastyczne parametryzowanie zakresu wyceny jak wybór konkretnej waluty lub wszystkich walut, wybór dat księgowania i daty kursu czy wybór kontrahentów, automatyczne odwrócenie wyceny w kolejnym miesiącu lub kontynuacja wyceny w kolejnym okresie, księgowanie zrealizowanych różnic kursowych przy rozliczeniu pozycji z płatnością z jednoczesnym wyksięgowaniem wyceny bilansowej, prezentacja wyników księgowania per transakcja dostawcy / odbiorcy. Korzyści dla zespołu to zgodność z przepisami ustawy, elastyczność i kontrola nad parametrami wyceny, a także automatyzacja z możliwością ręcznego nadzoru – idealny balans. Podsumowanie Z perspektywy działu księgowego system D365, wzbogacony o funkcje lokalizacji polskiej, to nie tylko nowe narzędzie – to szansa na automatyzację, poprawę jakości danych i ograniczenie ryzyka błędów. Warto od początku projektu wdrożeniowego pokazywać księgowym konkretne funkcjonalności, które odpowiadają na ich codzienne potrzeby.