Zwolnienie z VAT: procedura SME

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje procedura SME. Umożliwia ona przedsiębiorcom mającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium UE korzystanie ze zwolnienia z VAT w państwie członkowskim, w którym nie posiadają siedziby działalności gospodarczej. Sprawdź, kto jest objęty procedurą SME i jak można dzięki niej skorzystać.

Od 1 stycznia 2025 r. mali przedsiębiorcy z Unii Europejskiej mogą korzystać ze specjalnej procedury SME, która pozwala im być zwolnionym z VAT w innych krajach UE, nawet jeśli nie mają tam swojej siedziby. Wystarczy, że zgłoszą chęć korzystania ze zwolnienia w swoim kraju (tzw. uprzednie powiadomienie).

W zależności od kraju członkowskiego pod uwagę brane są obroty z maksymalnie dwóch lat wstecz przed złożeniem uprzedniego powiadomienia. Konieczne jest także kwartalne raportowanie obrotów osiąganych we wszystkich państwach członkowskich, w których podatnik SME korzysta z tej specjalnej procedury. Pozwala to na sprawdzenie, czy dany podmiot nadal kwalifikuje się do zwolnienia VAT SME.

Wyłącznie mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą działać jako podatnik SME. Średnie przedsiębiorstwo zostało zdefiniowane jako taki podmiot, który zatrudnia mniej niż 250 pracowników oraz jednocześnie jego roczny obrót nie przekracza równowartości 50 mln euro a całkowity bilans roczny nie przekracza równowartości 43 mln euro.

Taką procedurę skierowaną do sektora MŚP – firm prowadzących działalność na rynkach unijnych przewiduje dyrektywa SME. Z tych uproszczeń skorzystają głównie drobni producenci, firmy z branży e-commerce oraz usługodawcy świadczący na odległość usługi skierowane do konsumentów.

Procedura VAT SME nie jest obowiązkowa. Przedsiębiorca może zdecydować, że w wybranych państwach członkowskich UE będzie korzystać ze zwolnienia z VAT wynikającej z procedury SME, a w innych krajach UE będzie działać jako podatnik VAT rozliczający się na zasadach ogólnych.

Co ważne, z procedury SME można korzystać równolegle z innymi szczególnymi mechanizmami rozliczania VAT. Przykładem jest procedura VAT OSS czyli One Stop Shop, która pozwala na rozliczenie w jednym państwie podatku VAT dotyczącego transakcji realizowanych w innych krajach Unii Europejskiej. Takie działanie wymaga jednak pełnej rejestracji VAT. Wskutek tego wyraźnie widać, że w porównaniu do VAT OSS procedura SME jest znacznie prostsza.

Dodatkowo podmioty, które zarejestrowały się do szczególnej procedury transgranicznego zwolnienia VAT SME nadal mają możliwość funkcjonowania jako czynny podatnik VAT w państwie członkowskim, w którym mają siedzibę działalności gospodarczej.

Chociaż procedura SME jest sporym ułatwieniem dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw, to jednak nie można zapominać, że istnieją pewne ograniczenia w jej stosowaniu.

Najważniejszym wyłączeniem jest to, że ta procedura nie obejmuje transakcji B2B. Nie ma przy tym znaczenia wartość takich transakcji. Nawet w przypadku gdy mieszczą się one w limicie przewidzianym w przepisach, to jednak ze względu na rodzaj odbiorcy, którym jest inny przedsiębiorca, a nie konsument – osoba fizyczna, taka transakcja nie może być objęta procedurą SME.

Podobnie jest w wypadku dostaw towarów objętych z mocy prawa procedurą odwrotnego obciążenia oraz usług elektronicznych. Przy tego typu sprzedaży nie można skorzystać z procedury SME.

Kolejnym ograniczeniem jest limit 100.000 euro, którego przekroczenie powoduje utratę prawa do zwolnienia i co za tym idzie, obowiązek rejestracji do VAT w danym kraju UE. Co ważne, limit ten dotyczy zarówno sprzedaży we wszystkich krajach UE, jak i sprzedaży krajowej.

Dodatkowo każdy z krajów unijnych ma własny limit zwolnienia z VAT, którego nie można przekroczyć. Przykładowo:

• dla Polski taki limit wynosi 200.000 zł,
• dla Niemiec 22.000 euro,
• a dla Czech 2 mln koron czeskich.

Oznacza to, że trzeba na bieżąco monitorować wartość sprzedaży w poszczególnych krajach UE, żeby móc korzystać z rozwiązań przewidzianych w procedurze SME. W przypadku przekroczenia limitu w jednym kraju, przy jednoczesnym zachowaniu limitu 100.000 euro dla wszystkich krajów unijnych, dany podatnik może działać jako czynny podatnik VAT w kraju, w którym przekroczył miejscowy limit, a jednocześnie nadal korzystać z procedury SME w pozostałych krajach.

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązują przepisy, które znacznie upraszczają obowiązki związane z transakcjami dokonywanymi w państwach członkowskich UE przez podatników, którzy nie mają tam siedziby do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Ułatwi to przedsiębiorcom ekspansję na rynki unijne poprzez uproszczenie obowiązków związanych z rozliczaniem VAT oraz zmniejszeniem obciążeń administracyjnych.

Przed 2025 rokiem podatnik, który dokonywał transakcji w krajach członkowskich UE, w których to krajach nie posiadał siedziby dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, co do zasady musiał zarejestrować się do celów VAT w każdym z tych państw członkowskich. Wskutek tego musiał też w każdym z tych krajów wypełniać obowiązki związane z VAT, takie jak składanie deklaracji czy rozliczanie podatku VAT.

Nowe przepisy spowodowały, że przedsiębiorstwa, których sprzedaż mieści się w limicie SME, mogą korzystać z procedury transgranicznych zwolnień z VAT. Dodatkowo obsługa spraw związanych z tą procedurą będzie odbywać się w urzędzie skarbowym kraju, w którym podatnik posiada siedzibę dla celów działalności gospodarczej. W przypadku polskich podatników właściwym organem skarbowym będzie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Dyrektywa SME, czyli Dyrektywa Rady (UE) 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 r., daje możliwość zwolnienia VAT SME. W tym celu przedsiębiorca musi złożyć powiadomienie o chęci skorzystania z procedury SME. Może to zrobić elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Takie zgłoszenie składa się do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

W zgłoszeniu należy podać:

• dane firmy,
• wysokość obrotu w UE w bieżącym i poprzednim roku,
• państwa członkowskie, w których planuje się korzystać ze zwolnienia.

Następnie polski urząd ocenia czy dany przedsiębiorca spełnia warunki, po czym przekazuje informacje do krajów wskazanych przez przedsiębiorcę. Po pozytywnej weryfikacji taki podmiot otrzymuje numer EX, który służy do identyfikacji w procedurze SME w całej UE.

Zwolnienie VAT obowiązuje od momentu potwierdzenia przez dane państwo UE możliwości stosowania numeru EX. Jeśli przedsiębiorca chce rozszerzyć zwolnienie na kolejne kraje, powinien złożyć aktualizację powiadomienia.

Procedura SME przewiduje także obowiązki sprawozdawcze. Przedsiębiorca musi składać kwartalne informacje o obrotach (formularz SME-IK) w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Takie informacje zawierają dane o obrotach osiąganych w każdym państwie UE, w tym również w Polsce. Jeśli dany podmiot w trakcie kwartału przekroczy próg 100.000 euro, to musi złożyć informację o tym w ciągu 15 dni roboczych od przekroczenia tego progu.

System ERP enova365 wspiera przedsiębiorców korzystających z procedury SME, oferując funkcjonalności, które usprawniają jej wdrożenie i obsługę w trakcie codziennej pracy.

W module konfiguracyjnym enova365 (Opcje → Firma → Dane o działalności) znajduje się sekcja „SME”, gdzie można:

• wprowadzić Numer EX przypisany podmiotowi uczestniczącemu w procedurze SME,
• aktywować procedurę poprzez zaznaczenie odpowiedniego parametru,
• śledzić historię zmian i aktualizacji poprzez kliknięcie w datę w sekcji SME.

Procedura SME jest stosowana jedynie w przypadku dokumentów, których definicja zawiera stawkę VAT ustawioną na „Sprzedaż / 0% / NP / -”, co zapewnia zgodność z wymaganiami podatkowymi dla sprzedaży transgranicznej. W konfiguracji Narzędzia/Opcje/Ewidencja VAT/Procedura SME należy wprowadzić kraje UE, w których prowadzona będzie sprzedaż zwolniona z VAT w ramach procedury SME.

W kartotece towaru, w zakładce „Dodatkowe”, znajduje się parametr „Procedura SME”. Umożliwia on oznaczenie konkretnego towaru jako kwalifikującego się do tej procedury.

Użytkownik może ręcznie zaznaczyć lub odznaczyć parametr „Procedura SME” dla wybranej pozycji towaru w dokumencie sprzedaży. Warunkiem jest aktywny numer EX oraz wybór kontrahenta, który podlega tej procedurze w dniu wystawienia dokumentu.

enova365 umożliwia również automatyczne dodanie numeru EX na wydruku dokumentu. Wystarczy zaznaczyć opcję „Drukuj nr EX” w definicji dokumentu w zakładce „Wydruki” (Opcje → Handel → Definicje dokumentów → Wszystkie). Numer EX zostanie wydrukowany, jeśli dokument zawiera odpowiedni towar i kontrahenta.

Dzięki tym funkcjom enova365 skutecznie wspiera przedsiębiorstwa w korzystaniu z procedury SME w ramach eksportu towarów. Pomimo tego, że dyrektywa SME jest nowym aktem prawnym, enova365 wspiera firmy, które chcą korzystać z procedury SME, bo jest zawsze zgodna z przepisami. Jeśli jako podatnik SME chcesz przetestować w praktyce działanie funkcji wspierających transgraniczne rozliczenia VAT to już dziś pobierz bezpłatne demo.