Automatyzacja procesów w firmie Wutkowski

Migracja do ERP w chmurze to nie tylko zmiana oprogramowania, ale i przebudowa sposobu, w jaki firma zarządza danymi, procesami i odpowiedzialnością za ich bezpieczeństwo. W praktyce oznacza to przestawienie organizacji z modelu opartego na lokalnej infrastrukturze na elastyczne, skalowalne środowisko dostępne z dowolnego miejsca. Aby jednak przejście do chmury przyniosło korzyści, potrzebny jest plan. Poniżej omówiliśmy cztery etapy, które warto zrealizować krok po kroku.  Krok 1: analiza obecnego środowiska i procesów Pierwszym krokiem jest dokładne rozpoznanie, jakie dane, procesy i integracje będą objęte migracją. W praktyce oznacza to: inwentaryzację danych – określenie, gdzie obecnie znajdują się dane, w jakim są formacie i które z nich wymagają czyszczenia lub konwersji; analizę procesów biznesowych – zidentyfikowanie procesów, które działają dobrze oraz tych, które wymagają optymalizacji przed przeniesieniem; audyt integracji – sprawdzenie, z jakimi systemami musimy się komunikować (np. CRM, MES, platformy e-commerce, systemy magazynowe). Na tym etapie warto przygotować mapę procesów i danych, która pokaże powiązania między systemami. Takie opracowanie stanie się punktem odniesienia przy planowaniu migracji. Krok 2: planowanie architektury i wyboru modelu chmurowego ERP w chmurze może działać w różnych modelach, a wybór zależy od potrzeb i strategii IT firmy. Do dyspozycji mamy następujące systemy:  SaaS (Software as a Service –  Oprogramowanie jako Usługa) – system ERP jest utrzymywany i aktualizowany przez dostawcę. Firma korzysta z gotowego środowiska i nie zarządza infrastrukturą. PaaS (Platform as a Service –  Model Usług Chmurowych) – większa kontrola nad środowiskiem, możliwość dostosowań i integracji, ale część odpowiedzialności za konfigurację i utrzymanie pozostaje po stronie firmy. IaaS (Infrastructure as a Service – Infrastruktura jako Usługa) – pełna elastyczność w budowie architektury ERP, lecz wymaga kompetencji IT i zarządzania infrastrukturą. Przy planowaniu architektury warto określić: zakres danych przechowywanych w chmurze (czy wszystkie, czy tylko wybrane moduły), wymagania dotyczące backupu i odzyskiwania danych, poziom dostępności i przepustowości sieci, wymagania dotyczące zgodności z regulacjami (np. RODO). Krok 3: przygotowanie danych i testy migracyjne Migracja danych to etap, który najczęściej decyduje o sukcesie całego projektu. Wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi, ale też współpracy między zespołem IT, użytkownikami i dostawcą ERP. Etapy przygotowania danych: czyszczenie danych – usunięcie duplikatów, błędnych wpisów i nieaktualnych rekordów; standaryzacja struktur – dopasowanie formatów danych do wymogów nowego systemu ERP; mapowanie danych – określenie, jak poszczególne pola z systemu źródłowego odpowiadają polom w ERP; testowa migracja – przeniesienie próbnej partii danych i weryfikacja poprawności importu. Po wykonaniu testowej migracji należy: sprawdzić kompletność danych, przeprowadzić testy integracji z innymi systemami, potwierdzić poprawność raportów i zestawień. Dzięki temu można uniknąć błędów, które w produkcyjnym środowisku mogłyby sparaliżować procesy biznesowe. Krok 4: szkolenie użytkowników i zarządzanie zmianą Nawet najlepiej przeprowadzona migracja nie przyniesie efektu, jeśli użytkownicy nie będą potrafili wykorzystać nowych możliwości systemu ERP w chmurze. Dlatego ostatni etap to przygotowanie zespołu do pracy w nowym środowisku. Szkolenia i komunikacja Opracuj plan szkoleń dla różnych grup użytkowników (operacyjnych, analitycznych, menedżerskich). Zapewnij materiały instruktażowe i wsparcie po uruchomieniu systemu. Przekazuj informacje o tym, jakie procesy się zmieniają i jakie korzyści wynikają z pracy w chmurze. Zarządzanie zmianą Migracja ERP to także proces kulturowy – wymaga otwartości na nowe sposoby pracy i myślenia o danych. Warto wyznaczyć osoby odpowiedzialne za komunikację z zespołami, które będą wspierać wdrożenie i reagować na pojawiające się problemy.