7 kroków do efektywnego wdrożenia systemu ERP

Jednocześnie warto nakreślić bezpośrednie i pośrednie korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP. Bezpośrednie korzyści obejmują namacalne ulepszenia, takie jak usprawniony proces zamawiania, zmniejszona liczba fizycznych zapasów, lepsza jakość produkcji czy planowanie. Często jednak prawdziwy zwrot z inwestycji leży w pośrednich korzyściach płynących z danych dostępnych w czasie rzeczywistym, możliwości dokładnego planowania zapasów, zintegrowanych baz danych czy usprawnionego raportowania.

Poza spektrum operacyjnym kluczowe znaczenie ma też ocena wpływu ekonomicznego zwiększonej satysfakcji klienta, lepszej komunikacji w łańcuchu dostaw, jakości podejmowanych decyzji i usprawnionych mechanizmów dostaw. Czynniki te nie tylko przyczyniają się do znacznej redukcji kosztów, ale także pozytywnie wpływają na reputację marki i lojalność klientów, pośrednio oddziałując na wynik finansowy.

Co ważne, zrozumienie ROI, nie powinno odnosić się wyłącznie do aspektu finansowego. W analizie tej chodzi również o identyfikację i określenie krytycznych wymagań wobec systemu ERP. Analiza ROI nie powinna więc być tylko etapem w procesie wdrażania ERP, ale ciągłą oceną, która pomaga w podejmowaniu decyzji, napędza wydajność i ostatecznie kształtuje przyszłą trajektorię rozwoju przedsiębiorstwa.

2.   Nadanie rangi projektowi wdrożenia systemu ERP

Kadra zarządzająca musi zrozumieć, że wdrożenie projektu ERP jest poważnym przedsięwzięciem, które ma wpływ na całą organizację. Dobrą zasadą dla dyrektorów generalnych jest: “Jeśli nowy system ERP nie jest jednym z trzech głównych priorytetów, opóźnij jego wdrożenie, aż stanie się jednym z nich”.

Kiedy kierownictwo jasno zrozumie wartość zwrotu z inwestycji, nada zapewne projektowi wdrożenia ERP najwyższy priorytet, ponieważ ROI zawsze znajduje się na szczycie listy. Aby ułatwić proces ustalania rangi projektu, organizacje powinny stworzyć mapę drogową określającą harmonogramy, zależności i niezbędne elementy, które pomagają w podejmowaniu decyzji.

Warto przy tym pamiętać, że bez ustalenia jasnego celu, każdy projekt jest z reguły skazany na niepowodzenie, gdyż użytkownicy i menedżerowie działów postrzegają go jako coś, co jest niejasne pod względem priorytetu organizacyjnego. Wówczas nie mają przekonania ani chęci, aby się w niego angażować, co negatywnie wpływa na pomyślne wdrożenie systemu ERP.

3.   Zaangażowanie kierownictwa i reszty zespołu

Projekt ERP wymaga zaangażowania całej organizacji, w tym przedstawicieli najwyższego szczebla firmy. Bez wsparcia i zaangażowania kierownictwa wdrożenie systemu ERP może stanąć w obliczu różnych wyzwań, takich jak kwestie budżetowe, opór ze strony pracowników czy brak zasobów.

Kadra zarządzająca powinna nadawać ton poprzez informowanie o znaczeniu tego projektu. Nie może on być postrzegany jako wydatek mający na celu przyspieszenie pracy urządzeń komputerowych. W zamian powinien być traktowany jako inwestycja w poprawę produktywności, efektywności i konkurencyjności.

Jak to osiągnąć? Należy opracować szczegółowy plan działań informacyjnych w celu przekazania wiadomości o projekcie do każdego działu – począwszy od zamówień i produkcji, przez magazyn, marketing i finanse, aż po sekretariat i dział obsługi klienta.

4.   Utworzenie zespołu osób odpowiedzialnych za wdrożenie ERP

Krok ten obejmuje wybór osób, które staną się częścią zespołu projektowego oraz przypisanie im ról i obowiązków. Zespół powinien składać się z pracowników, którzy posiadają odpowiednie umiejętności, doświadczenie i wiedzę w obszarach istotnych z punktu widzenia wdrożenia systemu ERP, jego utrzymania oraz rozwoju.

Osoby oddelegowane do tego typu projektu powinny również dobrze rozumieć cele, zakres i spodziewane rezultaty działań. Ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją zakres przypisanych im ról i obowiązków oraz są zaangażowani w osiągnięcie celów projektu.

Projekt wdrożenia ERP z reguły wymaga powołania komisji zarządzającej, kierownika projektu i zespołu złożonego z czołowych pracowników poszczególnych działów. W organizacjach średniej wielkości komisja zarządzająca powinna z kolei składać się z dyrektora generalnego i managerów najwyższego szczebla z każdego pionu firmy (np. sprzedaż i marketing, badania i rozwój, produkcja, łańcuch dostaw, finanse czy IT), na który nowy system ERP będzie miał wpływ. Ostateczna struktura zespołu do spraw wdrożenia ERP powinna być indywidualnie ustalana wewnątrz firmy.

5.   Edukacja zespołu projektowego oraz pozostałych pracowników

Jak wspomnieliśmy wcześniej, projekt wdrożenia systemu ERP ma na celu usprawnienie procesów biznesowych. Obowiązkiem zespołu odpowiedzialnego za jego realizację jest więc określenie, które z „najlepszych praktyk” powinny zostać wdrożone.

Pomóc w tym może edukacja wszystkich członków zespołu projektowego na temat działania systemu ERP, jego funkcjonalności i sposobu, w jaki zostanie on wdrożony w organizacji. Aby móc skutecznie wytyczyć kurs w kierunku wizji stanu przyszłego, czyli ulepszonych procesów, zespół potrzebuje również edukacji w zakresie możliwości współczesnych systemów ERP.  Etap ten wspomóc mogą dostawcy rozwiązań ERP, materiały udostępniane przez ekspertów w postaci podcastów, seminariów, szkoleń i innych zasobów.

6.   Opracowanie planu projektu

Projekt wdrożenia systemu ERP wymaga dobrze zdefiniowanej strategii, która jasno określa jego misję i cele. Plan projektu powinien zostać zatwierdzony przez całą organizację i służyć jako mapa drogowa określająca kolejne konieczne do wykonania kroki.

Opracowanie planu projektu pomaga w precyzyjnym zdefiniowaniu ról i obowiązków, co minimalizuje ryzyko wystąpienia nieporozumień oraz stanowi podstawę do podejmowania racjonalnych decyzji. Kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w dokumencie opisującym etapy wdrożenia ERP to: