7-kroków-do-efektywnego-wdrożenia-systemu-ERP

7 kroków do efektywnego wdrożenia systemu ERP

Obecny krajobraz gospodarczy stawia przed firmami produkcyjnymi szereg wyzwań, które wymagają od nich efektywnego działania i jasnego nakierowania na cel. Często oznacza to, że wybór i wdrożenie nowego systemu ERP może stać się procesem angażującym znaczne zasoby, dodatkowo komplikowanym przez wymagania klientów, złożony łańcuch dostaw i wysoce konkurencyjny rynek. W świetle tych wyzwań kluczowym pytaniem dla każdej firmy produkcyjnej jest to, jak poprawnie przygotować się do skutecznego wdrożenia projektu ERP. Poniżej przedstawiamy 7 kroków, które warto wykonać, aby cieszyć się bezproblemową implementacją oprogramowania ERP oraz płynnym użytkowaniem w przyszłości.

 

Kluczowe aspekty wdrożenia systemu ERP

W sektorze produkcyjnym w ostatnich latach zaszły znaczące przemiany, głównie z powodu dynamicznego postępu w dziedzinie technologii, a digitalizacja stała się kluczowym czynnikiem kształtującym oblicze produkcji.

Krajowi producenci dostrzegają konieczność inwestycji w nowoczesne rozwiązania, zdając sobie sprawę, że bez nich nie ma miejsca na innowacje ani konkurencyjność. Z raportu 2023 State of Manufacturing Technology Survey wynika, że niemal 75% producentów planuje inwestować więcej w systemy, a blisko 65% z nich odczuwa potrzebę aktualizacji rozwiązań do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Z kolei z danych opublikowanych przez Eurostat wynika, że w ciągu ostatnich dwóch lat zanotowano wzrost o 3 punkty procentowe w zakresie stosowania systemów zintegrowanych w polskich firmach. W 2021 roku co trzecie przedsiębiorstwo (32%) w Polsce korzystało z systemu ERP. Mimo że ta liczba jest nadal niższa od unijnej średniej (38%), to jednak udało się zmniejszyć tę różnicę o 1 punkt procentowy w przeciągu ostatnich 24 miesięcy.

Trend ten wskazuje na stopniowy, ale stabilny rozwój polskiego sektora firmowego w dziedzinie integracji systemów ERP, co może mieć pozytywny wpływ na efektywność i konkurencyjność polskich przedsiębiorstw na arenie międzynarodowej. Tym bardziej warto więc poznać ważne do wykonania kroki, które przesądzić mogą o właściwym wyborze systemu ERP i jego bezproblemowym wdrożeniu.

 

1.   Analiza ROI, czyli zwrotu z inwestycji

Wdrożenie nowego systemu ERP to ważny krok dla każdej organizacji. Wiąże się to ze zrozumieniem zwrotu z inwestycji (ROI), czyli czynnika, który jest kluczem do odblokowania prawdziwego potencjału systemu i zapewnienia sukcesu całemu przedsięwzięciu.

Przed przystąpieniem do projektu ERP konieczne jest, aby osoby decyzyjne dokładnie określiły wszystkie potrzeby organizacji. Obejmuje to analizę istniejących procesów, identyfikację nieefektywności i zdefiniowanie wyzwań stojących przed różnymi działami. Ważna jest także świadomość alternatywnych rozwiązań ERP dostępnych na rynku, wraz z ich zaletami i ograniczeniami.

W kontekście ROI, istotny jest również aspekt finansowy. Należy ocenić koszty związane z wdrożeniem systemu ERP, w tym te dotyczące licencji, szkoleń i dostosowania oprogramowania do realnych potrzeb danej firmy.

Jednocześnie warto nakreślić bezpośrednie i pośrednie korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP. Bezpośrednie korzyści obejmują namacalne ulepszenia, takie jak usprawniony proces zamawiania, zmniejszona liczba fizycznych zapasów, lepsza jakość produkcji czy planowanie. Często jednak prawdziwy zwrot z inwestycji leży w pośrednich korzyściach płynących z danych dostępnych w czasie rzeczywistym, możliwości dokładnego planowania zapasów, zintegrowanych baz danych czy usprawnionego raportowania.

Poza spektrum operacyjnym kluczowe znaczenie ma też ocena wpływu ekonomicznego zwiększonej satysfakcji klienta, lepszej komunikacji w łańcuchu dostaw, jakości podejmowanych decyzji i usprawnionych mechanizmów dostaw. Czynniki te nie tylko przyczyniają się do znacznej redukcji kosztów, ale także pozytywnie wpływają na reputację marki i lojalność klientów, pośrednio oddziałując na wynik finansowy.

Co ważne, zrozumienie ROI, nie powinno odnosić się wyłącznie do aspektu finansowego. W analizie tej chodzi również o identyfikację i określenie krytycznych wymagań wobec systemu ERP. Analiza ROI nie powinna więc być tylko etapem w procesie wdrażania ERP, ale ciągłą oceną, która pomaga w podejmowaniu decyzji, napędza wydajność i ostatecznie kształtuje przyszłą trajektorię rozwoju przedsiębiorstwa.

2.   Nadanie rangi projektowi wdrożenia systemu ERP

Kadra zarządzająca musi zrozumieć, że wdrożenie projektu ERP jest poważnym przedsięwzięciem, które ma wpływ na całą organizację. Dobrą zasadą dla dyrektorów generalnych jest: “Jeśli nowy system ERP nie jest jednym z trzech głównych priorytetów, opóźnij jego wdrożenie, aż stanie się jednym z nich”.

Kiedy kierownictwo jasno zrozumie wartość zwrotu z inwestycji, nada zapewne projektowi wdrożenia ERP najwyższy priorytet, ponieważ ROI zawsze znajduje się na szczycie listy. Aby ułatwić proces ustalania rangi projektu, organizacje powinny stworzyć mapę drogową określającą harmonogramy, zależności i niezbędne elementy, które pomagają w podejmowaniu decyzji.

Warto przy tym pamiętać, że bez ustalenia jasnego celu, każdy projekt jest z reguły skazany na niepowodzenie, gdyż użytkownicy i menedżerowie działów postrzegają go jako coś, co jest niejasne pod względem priorytetu organizacyjnego. Wówczas nie mają przekonania ani chęci, aby się w niego angażować, co negatywnie wpływa na pomyślne wdrożenie systemu ERP.

3.   Zaangażowanie kierownictwa i reszty zespołu

Projekt ERP wymaga zaangażowania całej organizacji, w tym przedstawicieli najwyższego szczebla firmy. Bez wsparcia i zaangażowania kierownictwa wdrożenie systemu ERP może stanąć w obliczu różnych wyzwań, takich jak kwestie budżetowe, opór ze strony pracowników czy brak zasobów.

Kadra zarządzająca powinna nadawać ton poprzez informowanie o znaczeniu tego projektu. Nie może on być postrzegany jako wydatek mający na celu przyspieszenie pracy urządzeń komputerowych. W zamian powinien być traktowany jako inwestycja w poprawę produktywności, efektywności i konkurencyjności.

Jak to osiągnąć? Należy opracować szczegółowy plan działań informacyjnych w celu przekazania wiadomości o projekcie do każdego działu – począwszy od zamówień i produkcji, przez magazyn, marketing i finanse, aż po sekretariat i dział obsługi klienta.

4.   Utworzenie zespołu osób odpowiedzialnych za wdrożenie ERP

Krok ten obejmuje wybór osób, które staną się częścią zespołu projektowego oraz przypisanie im ról i obowiązków. Zespół powinien składać się z pracowników, którzy posiadają odpowiednie umiejętności, doświadczenie i wiedzę w obszarach istotnych z punktu widzenia wdrożenia systemu ERP, jego utrzymania oraz rozwoju.

Osoby oddelegowane do tego typu projektu powinny również dobrze rozumieć cele, zakres i spodziewane rezultaty działań. Ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją zakres przypisanych im ról i obowiązków oraz są zaangażowani w osiągnięcie celów projektu.

Projekt wdrożenia ERP z reguły wymaga powołania komisji zarządzającej, kierownika projektu i zespołu złożonego z czołowych pracowników poszczególnych działów. W organizacjach średniej wielkości komisja zarządzająca powinna z kolei składać się z dyrektora generalnego i managerów najwyższego szczebla z każdego pionu firmy (np. sprzedaż i marketing, badania i rozwój, produkcja, łańcuch dostaw, finanse czy IT), na który nowy system ERP będzie miał wpływ. Ostateczna struktura zespołu do spraw wdrożenia ERP powinna być indywidualnie ustalana wewnątrz firmy.

5.   Edukacja zespołu projektowego oraz pozostałych pracowników

Jak wspomnieliśmy wcześniej, projekt wdrożenia systemu ERP ma na celu usprawnienie procesów biznesowych. Obowiązkiem zespołu odpowiedzialnego za jego realizację jest więc określenie, które z „najlepszych praktyk” powinny zostać wdrożone.

Pomóc w tym może edukacja wszystkich członków zespołu projektowego na temat działania systemu ERP, jego funkcjonalności i sposobu, w jaki zostanie on wdrożony w organizacji. Aby móc skutecznie wytyczyć kurs w kierunku wizji stanu przyszłego, czyli ulepszonych procesów, zespół potrzebuje również edukacji w zakresie możliwości współczesnych systemów ERP.  Etap ten wspomóc mogą dostawcy rozwiązań ERP, materiały udostępniane przez ekspertów w postaci podcastów, seminariów, szkoleń i innych zasobów.

6.   Opracowanie planu projektu

Projekt wdrożenia systemu ERP wymaga dobrze zdefiniowanej strategii, która jasno określa jego misję i cele. Plan projektu powinien zostać zatwierdzony przez całą organizację i służyć jako mapa drogowa określająca kolejne konieczne do wykonania kroki.

Opracowanie planu projektu pomaga w precyzyjnym zdefiniowaniu ról i obowiązków, co minimalizuje ryzyko wystąpienia nieporozumień oraz stanowi podstawę do podejmowania racjonalnych decyzji. Kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w dokumencie opisującym etapy wdrożenia ERP to:

  • cele projektu – krótko- jak i długofalowe,
  • dostępne w firmie zasoby – finansowe, kadrowe i inne,
  • obowiązki i podział ról,
  • zakres wdrożenia,
  • wyzwania i problemy,
  • potrzeby i oczekiwania względem systemu ERP,
  • ROI,
  • przewidywane korzyści możliwe do osiągnięcia,
  • kosztorys obejmujący perspektywę najbliższych 5 lat,
  • budżet na realizację całego przedsięwzięcia,
  • szczegółowy harmonogram.
 

7.   Szybkość wdrożenia systemu ERP

W każdym projekcie ERP prędzej czy później pojawia się pytanie: „Jak szybko możemy wybrać i wdrożyć system ERP?”. Choć jest to zrozumiałe, to jednak dzisiejsza transformacja cyfrowa polegająca na zastępowaniu procesów manualnych i starszych systemów najnowszymi rozwiązaniami IT, nie jest wyścigiem.

Jak wspomnieliśmy w poprzednim kroku, ustalenie harmonogramu jest kluczową częścią strategii. Aby jednak móc plany wprowadzić w życie, potrzeba przede wszystkim edukacji. Biorąc więc pod uwagę poprzednie kroki opisane powyżej, pytanie nie powinno brzmieć, jak szybko możemy wybrać i wdrożyć nowy system ERP, ale jak szybko możemy wykształcić zespół i przygotować go do przejścia przez projekt w sposób efektywny i bezproblemowy, aby procesy biznesowe w nowym oprogramowaniu ERP faktycznie usprawniły bieżącą działalność firmy.

 

Dlaczego wykonanie 7 kroków przed wdrożeniem systemu ERP jest takie ważne?

Realizacja projektu wdrożenia systemu ERP jest poważnym przedsięwzięciem dla każdej firmy. Wiąże się ono z kosztami, czasem i zaangażowaniem ludzi. Jeśli projekt zostanie przeprowadzony prawidłowo, zwrot z inwestycji może wynieść nawet od trzech do pięciu razy więcej niż poniesione nakłady. Jeśli jednak całe przedsięwzięcie zostanie nieodpowiednio zaplanowane, firma wyda zasoby na wdrożenie nowego systemu, który nie spełni oczekiwań. Z tego powodu każdy przedsiębiorca, który planuje wdrożenie systemu ERP, powinien zbudować fundamenty sukcesu, wykonując powyżej opisane kroki, aby skutecznie sfinalizować projekt i czerpać z niego zyski.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Automatyzacja procesów produkcji mebli dzięki systemowi ERP

Produkcja mebli należy do szóstej w kolejności gałęzi przemysłu drzewno-papierniczego, a eksport osiąga wartość kilkunastu miliardów złotych. Polskie meblarstwo przeżywa rozkwit i zyskuje uznanie na rynku międzynarodowym. Z drugiej strony producenci muszą liczyć się z brakiem kadry i coraz silniejszą konkurencją. Rozwiązaniem jest automatyzacja procesów, a konkretnie wdrożenie systemu ERP, który umożliwi efektywne planowanie, harmonogramowanie i rozliczanie produkcji. Meble produkowane w Polsce są jednym z najlepszych polskich towarów eksportowych. Polska jest szóstym producentem i czwartym eksporterem mebli na świecie, zajmuje tym samym pozycję jednego z liderów w branży. Branża meblarska zajmuje strategiczną pozycję w rozwoju gospodarczym kraju, co potwierdzają statystyki Głównego Urzędu Statystycznego. Wskazują, że w pierwszych trzech kwartałach 2017 roku eksport wzrósł o kolejne 3,6% w stosunku do analogicznego okresu w roku 2016, a jego wartość wyniosła ponad 17 mld zł; z kolei wartość importu przekroczyła 4 mld zł, co oznacza stały wzrost rok do roku. Jednakże utrzymanie rozwoju przemysłu meblarskiego na wysokim poziomie wymaga zastosowania przez przedsiębiorstwa rozwiązań, które przełożą się na wzrost wydajności i rentowności przedsięwzięcia. System ERP dla producentów mebli to dedykowane narzędzie, dzięki któremu konkurowanie na rynkach zagranicznych będzie w ogóle możliwe, a to za sprawą efektywnej automatyzacji procesów produkcji. Przekonała się o tym firma eibe Produktion+Vertrieb GmbH & Co. KG, której zakład produkcyjny w Röttingen uważany jest za jeden z najnowocześniejszych w Europie – buduje i produkuje urządzenia i meble do zabaw. Aby sprostać wymaganiom w zakresie jakości i zaangażowania pracowników, producent opiera się na kompleksowym rozwiązaniu proALPHA ERP, którym zastąpiła technologicznie starzejące się centrum kontroli produkcji. Dzięki rozwiązaniu zyskała podgląd różnych linii produktów z różnymi procesami i czasami produkcyjnymi, bardziej wydajne przetwarzanie zamówień i minimalizację kosztów magazynowania dzięki planowaniu produkcji na bieżąco, ulepszyła się również obsługa klienta za sprawą mobilnego dostępu do wszystkich danych. Więcej szczegółów na stronie proALPHA System ERP dla producentów mebli Producenci mebli zmagają się z rozproszeniem informacji i systemów odnoszących się do całego procesu produkcji. Z jednej strony osobne programy i dane do projektowania mebli, programy inżynierskie CAD, systemy zarządzania firmą i produkcją ERP/MRP, programy do opracowywania katalogów, narzędzia do przygotowywania cenników, programy do aranżacji wnętrz, a z drugiej strony systemy zarządzające sprzedażą, zamówieniami, produkcją i logistyką. W przypadku takiego rozproszenia zmniejsza się elastyczność produkcyjna i konfiguracyjna mebli, dlatego idealnym rozwiązaniem jest scalenie wszystkich informacji w jednym programie automatyzującym procesy – w systemie ERP przeznaczonym dla producentów mebli. Automatyzacja procesów produkcji mebli to warunek terminowej realizacji zamówień, poprawy elastyczności i dostosowania się do rosnących wymagań rynku. Zwłaszcza że od fabryk wymaga się realizacji koncepcji Przemysłu 4.0, która obejmuje cyfryzację gospodarki poprzez wdrożenia i zwiększenie świadomości w zakresie korzyści płynących z automatyzacji i robotyzacji. Tymczasem okazuje się, że producenci mebli wciąż są bliżej idei 2.5. W 2016 roku przeprowadzono badania stopnia automatyzacji polskich firm, z których wynika, że tylko 15 proc. krajowych zakładów produkcyjnych jest w pełni zautomatyzowanych. W przypadku 76 proc. fabryk występuje częściowa automatyzacja, natomiast u 9 proc. wskazano brak automatyzacji. Do tego niewielka część przedsiębiorstw korzysta z systemów IT do zarządzania i sterowania produkcją, zatem przed polską branżą meblarską stoi wyzwanie w postaci przeprowadzenia reorganizacji produkcji w taki sposób, aby wkroczenie w Przemysł 4.0 było płynne i w ogóle możliwe. Korzyści z automatyzacji procesów produkcji mebli Automatyzacja produkcji przynosi wiele korzyści, najważniejszym rezultatem jest poprawa elastyczności produkcyjnej i dostosowanie się do rosnących wymagań rynku. W tej branży liczy się przede wszystkim wydajność i elastyczność, ponieważ to szybkość działania i jakość oferowanych towarów są decydujące. Warunkiem uzyskania takich wyników jest wdrożenie systemu do planowania produkcji, który ułatwi i pomoże wytworzyć i zrealizować zróżnicowane wyroby przy maksymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów. 5 najważniejszych korzyści z wdrożenia ERP dla producentów mebli: Optymalizuje pracę ludzi i maszyn. Umożliwia sprawniejsze zarządzanie przepływem materiałów. Zwiększa wydajność. Ogranicza koszty mediów (głównie energii elektrycznej i sprężonego powietrza). Minimalizuje błędy i zapobiega awariom. Znakomitym przykładem zastosowania automatyzacji w produkcji mebli jest firma AICHINGER GmbH z siedzibą w Wendelstein w Niemczech oferująca rozwiązania do aranżacji wnętrz dla przemysłu spożywczego. Dostarcza urządzenia, oświetlenia i profesjonalne kuchnie dla piekarni, kawiarni, sklepów mięsnych, delikatesów, supermarketów, restauracji i hoteli na całym świecie. W portfolio znajdują się duże projekty o powierzchni do 1500 mkw, które realizowane są w ekspresowym tempie (np. część usługowo-spożywcza na lotnisku w Wiedniu). Aby efektywnie zarządzać ponad 2000 indywidualnymi projektami rocznie, przy zachowaniu ogromnej ich różnorodności, firma zdecydowała się wdrożyć kompletne rozwiązanie proALPHA ERP. Block Quote Producenci mebli stoją przed nową rewolucją przemysłową i powinni być gotowi inwestować w nowoczesne systemy. Wprowadzenie automatyzacji procesów produkcji mebli jest kluczem utrzymania tytułu lidera na rynku, a także szansą na znalezienie się w ścisłej czołówce najlepszych producentów na świecie. Jak pokazują przykłady wdrożeń systemów ERP, odpowiednie narzędzie jest dostępne i doskonale sprawdza się w praktyce, umożliwiając planowanie i nadzorowanie produkcji krok po kroku.
Automatyzacja-procesów-produkcji-mebli-dzięki-systemowi-ERP
Proalpha_logo
zweryfikowano

0/5

Proalpha

ERP dla produkcji


Proalpha
Lubuskie
1700 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Budownicza, Elektronika, Meblarska, Medyczna, Metalurgiczna, Produkcyjna, Tworzywa sztuczne
Opis
Grupa Proalpha to firma funkcjonująca na rynku od 30 lat, obsługująca ponad 8 tysięcy klientów na całym świecie. System proALPHA ERP jest przeznaczony dla średnich przedsiębiorstw produkcyjnych i dostępny jest w 15 wersjach językowych....
rozwiń