15 lat z Symfonią – jak systemy ERP i WMS usprawniły pracę magazynu w Highway Automotive?

W branży motoryzacyjnej liczą się czas i dokładność. Opóźnienia w dostawach mogą skutkować utratą klienta, a błędy w realizacji zamówień nadszarpnąć wizerunek firmy. W takich warunkach nowoczesne systemy informatyczne, takie jak ERP czy WMS, stają się nieodzownym narzędziem pracy. Spółka Highway Automotive, zaliczana do grona największych w Polsce dystrybutorów części zamiennych, doskonale zdaje sobie z tego sprawę. Właśnie dlatego już od 15 lat korzysta z rozwiązań oferowanych przez Symfonię.  Dzięki wdrożeniu systemów ERP i WMS udało jej się zyskać lepszą kontrolę nad procesami logistycznymi – od zarządzania magazynem aż po obsługę klienta. 

Najważniejsze informacje w skrócie: 

• W tym case study przedstawiamy przebieg wdrożenia systemu WMS Symfonia Mobilny Magazyn w spółce Highway Automotive, specjalizującej się w produkcji i dystrybucji części do chłodzenia silników i klimatyzacji, działającej na rynku od 2010 roku. 

• Dotychczasowy sposób zarządzania logistyką magazynową generował wiele problemów, takich jak np. opóźnienia w realizacji dostaw, błędy podczas kompletacji towarów czy trudności w śledzeniu lokalizacji produktów w magazynie. 

• Odpowiedzią na te wyzwania było wdrożenie systemu WMS Symfonia Mobilny Magazyn, zintegrowanego z wykorzystywanym już w spółce systemem ERP Symfonia Handel. 

• Najważniejsze efekty, jakie udało się uzyskać dzięki temu wdrożeniu, to m.in.: skrócenie czasu związanego z przyjęciem dostaw i realizacją zamówień, dokładniejsze śledzenie lokalizacji towarów, minimalizacja różnic inwentaryzacyjnych oraz automatyczne generowanie raportów i zestawień dla klientów.  

Początek 15-letniej współpracy 

Highway Automotive jest dystrybutorem części do chłodzenia silników i klimatyzacji, działającym w kilku europejskich krajach. Historia firmy sięga 2010 roku. Od początku działalności firma korzystała z rozwiązań Symfonii.  

Symfonia to nasz pierwszy i jedyny system ERP. Przez te 15 lat rozwijała się razem z nami, wspierając nas w kolejnych etapach działalności: od dystrybucji, przez regenerację, aż po produkcję części. – precyzuje Bogdan Szymanowski, CEO Highway Automotive.  

System ERP, wdrożony początkowo z myślą o zarządzaniu podstawowymi procesami biznesowymi, z czasem okazał się być nieocenionym wsparciem w usprawnianiu także bardziej złożonych procesów magazynowych i logistycznych. Dzięki niemu spółce udało się zoptymalizować operacje w obszarze logistyki magazynowej i dystrybucji oraz wprowadzić nowoczesne rozwiązania sprzedażowe, takie jak sklep internetowy i katalog online. Ponadto, znacznie ułatwił komunikację między różnymi działami firmy. 

Wyzwanie: usprawnić pracę magazynu za pomocą systemu WMS 

W 2017 roku, w wyniku dynamicznego rozwoju spółki Highway Automotive, zaczęły ujawniać się poważne ograniczenia w dotychczasowej organizacji pracy. Ręczne zarządzanie procesami magazynowymi, szczególnie tymi związanymi z przyjęciem dostaw czy przygotowaniem wysyłek, okazało się zbyt czasochłonne, hamując dalszą ekspansję przedsiębiorstwa. System ERP, z którego korzystała firma, w swojej podstawowej funkcjonalności nie oferował bowiem modułu magazynowego. W efekcie kody towarów i lokalizacji musiały być wprowadzane ręcznie. Taka sytuacja skutkowała powstawaniem opóźnień w przyjmowaniu dostaw i realizacji zamówień. 

Przeczytaj również: Cyfryzacja magazynu w małych i średnich firmach [WEBINARIUM]

Brak automatyzacji w obszarze logistyki magazynowej stwarzał również ryzyko błędów w procesie kompletacji i pakowania wysyłek do klientów. Manualne zarządzanie magazynem mogło bowiem prowadzić do wydawania towarów w niewłaściwej ilości lub takich, które nie zostały zamówione przez klienta. Problem stanowiło także przestrzeganie zasady FIFO, zgodnie z którą zapasy najdłużej składowane w magazynie powinny być wydawane w pierwszej kolejności. Ryzyko pomyłek było szczególnie duże w obliczu stale rosnącej liczby zamówień i ograniczonej możliwości śledzenia lokalizacji produktów. Kierownictwo spółki obawiało się, że z biegiem czasu tego typu problemy mogą stać się przyczyną strat finansowych i utraty zaufania klientów.  

Na tym jednak wyzwania w obszarze logistyki magazynowej się nie kończyły. Wiele wyzwań stwarzał również proces związany z przygotowaniem dokumentacji wysyłkowej (tzw. packing list), której wymagali klienci spółki Highway Automotive. Tego typu zestawienia były tworzone do tej pory poprzez ręczne spisywanie zawartości każdej palety i przenoszenie danych do Excela.
Taka sytuacja, nie dość, że generowała ryzyko pomyłek, to jeszcze była szczególnie uciążliwa w przypadku obsługi dużych i złożonych zamówień.

Wdrożenie systemu WMS w spółce Highway Automotive

Aby rozwiązać opisane wyżej problemy w obszarze logistyki magazynowej, spółka Highway Automotive zdecydowała się na wdrożenie systemu do zarządzania magazynem (WMS). Firmie zależało jednak, by nowe rozwiązanie było zintegrowane z wykorzystywanym już systemem ERP. Kilka lat temu Symfonia nie miała jednak takiego produktu w swojej ofercie. W związku z tym, razem z partnerem technologicznym – firmą Eastsoft – Symfonia zdecydowała się na stworzenie systemu WMS praktycznie od podstaw.

Wdrożenie systemu WMS usprawniło również proces inwentaryzacji. Dziś opiera się ona wyłącznie na elektronicznych dokumentach. System Symfonia Mobilny Magazyn automatycznie tworzy raporty, koryguje stany magazynowe i błędne lokalizacje. Dzięki temu proces jest bardziej efektywny, a wyniki niezwykle dokładne. Minimalne, często zerowe rozbieżności ilościowe, najlepiej potwierdzają skuteczność tego rozwiązania.

System Mobilny Magazyn jest dostępny dla każdego pracownika – dokładnie w takim zakresie, jaki jest mu potrzebny. Ponieważ jest on elementem Symfonii ERP Handel, ma identyczny układ graficzny. Dzięki temu każdy użytkownik systemu ERP może z łatwością z niego korzystać.  

Elastyczne oprogramowanie kluczem do sukcesu  

Inwestycja w nowe technologie przyniosła spółce Highway Automotive i jej klientom wiele korzyści. Dzięki optymalizacji procesów udało się skrócić czas realizacji zamówień i zwiększyć ich dokładność. Klienci doceniają również możliwość śledzenia statusu swoich zamówień oraz pewność, że otrzymają towar na czas i w odpowiedniej ilości. Z kolei pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co przełożyło się na wzrost ich satysfakcji z pracy. 

Jak zaznacza Paweł Łysień, dyrektor operacyjny Highway Automotive: Nasza organizacja jest stosunkowo mała, ale bardzo dynamicznie się rozwijamy. Staramy się zawsze być jak najbardziej elastyczni wobec naszych klientów i na bieżąco reagować na zmiany i wyzwania. Aby tego dokonać, od systemu ERP oczekujemy, że to on dostosuje się do nas, a nie my do niego. Symfonia daje nam taką szansę – zarówno ERP, jak i system WMS Symfonia Mobilny Magazyn mogą być dostosowywane do danej organizacji, a przy okazji zagwarantować nam pełną zgodność z wymaganiami prawnymi czy podatkowymi. Właśnie dlatego nasza wspólna droga trwa już wiele lat i nie skorzystaliśmy z możliwości wdrożenia innych systemów funkcjonujących w naszej Grupie. Z drugiej strony – możliwości generowania automatycznych raportów i wymiany danych daje naszym Właścicielom ciągły podgląd i pełną transparentność w zakresie działalności naszej spółki. 

System WMS skrojony na miarę Twoich potrzeb

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego wdrożenia? Obejrzyj nasze wideo case study na YouTube! Jeśli natomiast Twoja firma mierzy się z podobnymi problemami, skontaktuj się z konsultantami Symfonii i umów się na bezpłatną i niezobowiązującą prezentację systemów Symfonia ERP Handel i Symfonia WMS Mobilny Magazyn. Dzięki temu zyskasz wiedzę na temat ich funkcjonalności oraz możliwości dostosowania do specyfiki procesów w Twojej firmie.