Zdjęcie

enova365 wspiera system kadrowo-płacowy w firmie dr Irena Eris

Laboratorium Kosmetyczne dr Irena Eris wybrało system kadrowo-płacowy enova365. W rezultacie jego wdrożenia naliczanie płac jest do tego stopnia zautomatyzowane, że może je wykonać jeden pracownik. Sprawdź, jakie inne procesy usprawniono i jak przebiega system ocen pracowniczych po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów.

Wyzwania, które firma dr Ireny Eris postawiła przed enova365

Laboratorium Kosmetyczne Dr Irena Eris Sp. z o.o. to polskie przedsiębiorstwo, które zajmuje się produkcją kosmetyków oraz pracami rozwojowymi i badawczymi w branży kosmetycznej. To nowoczesne laboratoria, znakomici naukowcy oraz niezwykle wysoki poziom prowadzonych badań. W ciągu 30 lat firma przekształciła się w koncern kosmetyczny znany w Polsce i za granicą, zatrudniający około 800 pracowników. Z asortymentem blisko 500 produktów Dr Irena Eris sprzedaje 25 mln sztuk kosmetyków rocznie.

Od początku istnienia Laboratorium Kosmetyczne Dr Irena Eris nie tylko szybko się rozwijało, ale także korzystało z rozwiązań technologicznych, wspierających efektywne zarządzanie. Na pewnym etapie kierownictwo zdecydowało, że nadszedł czas, aby zainwestować w oprogramowanie, które zintegruje dane z wielu obszarów działalności firmy. Impulsem do zmian było także to, że wykorzystywany w firmie program kadrowo płacowy nie spełniał oczekiwań pracowników.

System kadrowo-płacowy, który nie był aktualizowany na czas

Program kadrowo-płacowy stosowany przed wdrożeniem enova365 nie był aktualizowany na czas, kiedy zmieniały się realia biznesowe i przepisy prawne. Nie spełniał też oczekiwań pracowników, bo zamiast ułatwiać obsługę kadrowo-płacową, przysparzał kadrowym i księgowym dodatkowej pracy.

Ręczna realizacja wielu procesów w obszarze kadr i płac

Największym problemem, jakiemu musiał stawić czoła zespół dr Ireny Eris były ręczne, pracochłonne procesy. Jednym z nich była konieczność manualnego kontrolowania i uzupełniania kluczy podziałowych. W efekcie, nie było możliwości, żeby w łatwy i szybki sposób podzielić składniki wynagrodzenia na więcej niż jedno miejsce powstawania kosztów (MPK). Co więcej, proces przebiegający ręcznie wiązał się z wysokim ryzykiem popełniania błędów przy naliczaniu płac.

Manualnie przebiegały też inne procesy realizowane przez dział kadr, co wiązało się z dużą czasochłonnością. Jednym z nich była ewidencja czasu pracy, która przed wdrożeniem funkcjonowała w rozproszonych plikach Excela, więc rozliczanie czasu pracy i przeprowadzanie jakichkolwiek analiz zabierało wiele czasu.

Czasochłonne raportowanie

Zarząd spółki podjął decyzję o wymianie systemu także ze względu na brak możliwości zbiorczego raportowania danych ze wszystkich spółek, brak portalu do komunikacji z pracownikami oraz narzędzia do zarządzania strukturą organizacyjną.

Jak wyglądało wdrożenie systemu informatycznego w firmie dr Ireny Eris?

Wdrożenie enova365 w firmie Dr Irena Eris zostało przeprowadzone przez firmę Alt One – firmę wdrożeniową z ponad 18-letnim doświadczeniem i ponad 70 specjalistami, która jest Autoryzowanym Partnerem enova365.
Pracę nad wdrożeniem zespół Alt One zaczął od precyzyjnego określenia potrzeb klienta.

Zawsze skupiamy się na rozpoznaniu potrzeb i wymagań naszych Klientów, tak aby opracować optymalne i kompleksowe rozwiązanie, uwzględniające istniejącą specyfikę i procesy biznesowe. Jest to podstawa do właściwego zaplanowania niezbędnych działań i dokładnej wyceny kosztów inwestycji” – mówi konsultant ERP z firmy Alt One.

Kiedy zespół dr Ireny Eris sprecyzował swoje potrzeby, stało się jasne, że firmie potrzebny jest program kadrowo płacowy, który umożliwi:

• samoobsługę pracowniczą – czyli elektroniczny obieg wniosków i informacji związanych z nieobecnościami i delegacjami na linii pracownik-menedżer-kadry,
• spójne i szybkie raportowanie z wielu spółek,
• swobodę w definiowaniu składników wynagrodzenia,
• podział składników wynagrodzenia na więcej niż jedno miejsce powstawania kosztów,
• standaryzację i zgodność z wewnętrznymi regulacjami procesu rozmów okresowych.

Wybór i wdrożenie systemu kadrowo-płacowego enova365

Wszystkie te potrzeby spełniał system ERP dla biznesu enova365 i to zdecydowało o jego wyborze. W efekcie firma Alt One wdrożyła następujące moduły systemu ERP enova365: Kadry i płace, moduł Workflow oraz Pulpity Pracownika i Kierownika.
W ramach prac wdrożeniowych nie tylko przeprowadzono migrację danych z kliku baz danych do jednej, ale także uporządkowano przy tym dane – m.in. ułożono stanowiska w jeden zamknięty słownik.

O jakie funkcje dodatkowe wzbogacono rozwiązanie enova365?

Poza wdrożeniem standardowych funkcjonalności programu kadrowo płacowego zespół Alt One stworzył też dodatkowe rozwiązania, dopasowane do potrzeb klienta. W ramach tych prac:

• rozszerzono mechanizm podzielnika płac, a w tym celu wdrożono mechanizm do księgowania płac w systemie finansowo-księgowym,
• stworzono dedykowane wydruki i raporty,
• wyeksportowano dane o pracownikach nieobecnych oraz ich zastępcach do systemu akceptacji kosztów oraz systemu zarządzania dostępami (Active Directory) Alt One Wielowymiarowy Podział Płac.

Jak wspomnieliśmy wyżej, szczególnie ważna dla klienta była możliwość podziału składników wynagrodzenia i pochodnych według różnych kryteriów podziału. Rozwiązanie stworzone przez Alt One na bazie enova365 pozwala nie tylko przydzielać do różnych MPK każdy ze składników wypłaty, ale też każdy z elementów wypłaty może być dzielony według osobnego klucza. Co więcej, koszty wynagrodzeń można analizować w podziale na osobne dni w ramach realizowanych projektów.

Ponieważ standardowe rozwiązanie Kadry i Płace enova365 uwzględnia podział wynagrodzeń według projektów na ostatni dzień okresu, wzbogacono je o możliwość uwzględnienia aktualizacji podzielnika w środku okresów. Stworzono także jeden spójny algorytm, który można wykorzystać w wielu miejscach, a który składa się z listy projektowej, opisu analitycznego, wydruków i zestawień. Możliwy jest także automatyczny podział za dany okres dodatkowych elementów wynagrodzeń, takich jak premia kwartalna czy trzynastka.

Obsługa procesu rozmów okresowych w oparciu o enova365 Workflow

W ramach projektu wdrożeniowego, w oparciu o moduł enova365 Workflow zespół Alt One skonfigurował także obsługę procesu rozmów okresowych. Rozwiązanie wspiera pracowników dr Ireny Eris na każdym jego etapie – od zdefiniowania celów okresowych przez menedżerów, przez ścieżkę oceny pracownika, aż do przełożenia wyniku oceny na wynagrodzenie pracownika.

Jakie rezultaty w dr Irena Eris przyniósł system informatyczny enova365?

Znaczące zmniejszenie nakładu pracy w dziale kadr

Dzięki intuicyjnemu narzędziu dział kadr raportuje z jednego, nowoczesnego systemu, a przebieg procesów – między innymi w zakresie zasad zatrudniania i wynagradzania – został ujednolicony. Wdrożenie systemu ERP enova365 zwiększyło efektywność pracy oraz znacznie usprawniło i przyśpieszyło naliczanie płac, które obecnie może wykonać jeden pracownik.
Dzięki wdrożeniu Pulpitu Pracownika i Kierownika informacje o wnioskach o delegację czy nieobecnościach składanych przez pracowników natychmiast otrzymuje nie tylko ich przełożony, ale także dział kadr. Z drugiej strony, pracownicy działów kadr za pośrednictwem Pulpitów mogą hurtowo wysyłać pracownikom deklaracje PIT-11, paski wypłat czy inne dokumenty.

Przejrzysty system ocen pracowniczych

Wspomniane wyżej usprawnienia obiegu dokumentów w procesie ocen pracowniczych pozwoliły, między innymi, na standaryzację procesów zmiany warunków zatrudnienia oraz zapewnienie ich zgodności z wewnętrznymi regulacjami. W systemie kadrowo-płacowym automatycznie zapisywane są też dane związane z oceną okresową. W efekcie, wyeliminowano ryzyko nadużyć w zakresie zmian warunków zatrudnienia pracowników w organizacji.

Ponieważ odpowiednie działy są automatycznie powiadamiane o zmianach warunków zatrudnienia przez pracowników, wyeliminowano ryzyko dezinformacji lub braku informacji i związanych z tym błędów.

Wdrożenie enova365 pozwoliło na ujednolicenie procesów, w szczególności w zakresie zasad zatrudnienia i wynagradzania, co znacznie zwiększyło efektywność pracy. Warto podkreślić, że obecnie proces naliczania płac może wykonać jeden pracownik, co przyczynia się do jeszcze większej oszczędności czasu i środków. Jesteśmy dumni z naszego wkładu w sukces klienta i cieszymy się, że enova365 przynosi tak znaczące korzyści” – mówi specjalista ds. wdrożeń systemów kadrowo–płacowych z zespołu Alt One.

Nieodpowiedni system kadrowo płacowy generuje w Twojej firmie dodatkowe koszty?

Skontaktuj się z nami i umów na prezentację. W czasie jej trwania nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci możliwości, jakie da Twojej firmie enova365. Możesz także samodzielnie sprawdzić, jak działa enova365, testując demo systemu.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Integracja modułów w biurze rachunkowym

Gdy w biurze rachunkowym każdego dnia obsługuje się dziesiątki klientów i tysiące dokumentów, kluczowe staje się jedno: nie robić nic dwa razy. enova365 pomaga osiągnąć ten cel, łącząc moduły kadrowo-płacowe, księgowe i handlowy w jeden spójny ekosystem. Dzięki temu wprowadzone dane są natychmiast dostępne tam, gdzie są potrzebne. Poniżej pokazujemy, jak to działa w praktyce. Pulpit Klienta BR ↔ Ewidencja dokumentów – klient wystawia, księgowa wie Pierwsze wyzwanie: odbiór dokumentów od klientów oraz wystawianie przez klientów faktur sprzedażowych. Dokumenty dostarczane są różnymi kanałami, w różnych formatach, czasem niekompletnie. Powoduje to opóźnienia, niezgodności i konieczność ręcznego wprowadzania danych. Dzięki integracji Ewidencji dokumentów oraz wykorzystaniu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego: klient może samodzielnie wystawiać faktury w systemie, faktury te są natychmiast widoczne dla księgowej – bez potrzeby importu lub przesyłania plików, dane o rozrachunkach tworzą się automatycznie, a dokumenty są gotowe do dalszego księgowania i rozliczeń. To rozwiązanie szczególnie sprawdza się przy stałej współpracy z klientami – umożliwia pełną transparentność. Dla księgowej faktury są gotowe do zaksięgowania od razu po ich wystawieniu i dodatkowo zmniejszone zostaje ryzyko zdublowania dokumentów. Efekt? Biuro zyskuje kontrolę nad obiegiem dokumentów, a klienci wygodny kanał do wystawiania faktur. To oszczędność czasu i znaczące ograniczenie błędów. Faktury ↔ rozrachunki – przejrzystość i płynność finansowa Monitorowanie rozrachunków jest kluczowym elementem zarządzania finansami. Regularna kontrola należności i zobowiązań pozwala uniknąć opóźnień w płatnościach i utrzymać dobrą płynność finansową. W enova365, faktury wystawione przez klienta automatycznie tworzą rozrachunek, który natychmiast trafia do ewidencji księgowej. To oznacza, że księgowa: widzi aktualny stan należności klienta, może monitorować terminy płatności. Dodatkowo w systemie możliwe jest skonfigurowanie automatycznego procesu windykacji: od przypomnienia e-mailowego, przez wezwanie do zapłaty, aż po prowadzenie spraw windykacyjnych. Efekt? Biuro rachunkowe ma kontrolę nad należnościami klientów i może aktywnie wspierać ich w utrzymaniu płynności finansowej – bez dodatkowej pracy. Rozrachunki ↔ Wyciągi bankowe – płatności pod kontrolą Każde biuro zna wyzwanie związane z ręcznym wprowadzaniem wyciągów bankowych i żmudnym dopasowywaniem ich do wystawionych faktur. Im więcej operacji, tym większe ryzyko pomyłki, a każda nieścisłość to potencjalny problem dla klienta. Dzięki integracji enova365 z bankami możliwe jest: pobieranie wyciągów bezpośrednio do systemu, rozliczanie operacji z fakturami (jeśli są już w systemie), ustawienie działań windykacyjnych i wysyłka przypomnień o płatności. Połączenie danych w jednym środowisku znacząco skraca czas obsługi rozrachunków klienta. Efekt? Księgowa nie musi ręcznie weryfikować każdej wpłaty, a biuro ma pełną kontrolę nad rozrachunkami. Ręczne przyporządkowywanie transakcji staje się zbędne, rozliczenia są aktualne, a biuro rachunkowe zyskuje więcej czasu na realne wsparcie klienta. Kadry i płace ↔ Księgowość – jedno naliczenie, wiele efektów W tradycyjnym podejściu do obsługi płac księgowa otrzymuje dane z listy płac w formie pliku, który musi zaimportować i zaksięgować. Każda poprawka lub zmiana wymaga powtórzenia procesu. Jest to czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów. W systemie enova365 raz naliczone wynagrodzenia w module Kadry i Płace są automatycznie widoczne w module Księga Handlowa czy Księga Podatkowa. Dzięki temu: nie trzeba eksportować danych między modułami, księgowa od razu widzi komplet danych do zaksięgowania, ewentualne korekty płac są od razu widoczne również w księgowości. Efekt? Mniej kliknięć, mniej błędów. Dzięki pracy w jednej bazie i pełnej integracji modułów, działy mogą działać niezależnie, ale korzystają z tych samych, zawsze aktualnych danych. Księgowość ↔ Business Intelligence – dane, które wspierają decyzje Dane księgowe to nie tylko obowiązek sprawozdawczy, to także ogromny potencjał informacyjny. Moduł Business Intelligence pozwala ten potencjał w pełni wykorzystać. Dzięki połączeniu księgowości z BI: dane z Księgi Handlowej czy Ewidencji Środków Pieniężnych trafiają automatycznie do Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego, możliwe jest tworzenie dynamicznych raportów – np. struktury wiekowania zobowiązań czy należności, prognozowanego salda gotówki, właściciel firmy lub biura rachunkowego może w czasie rzeczywistym śledzić kluczowe wskaźniki bez angażowania księgowej. Efekt? Klient biura nie musi prosić o dane, ponieważ ma je zawsze pod ręką, a księgowość przestaje być tylko sprawozdawcza, staje się doradcza. Jedna baza = mniej pomyłek, więcej czasu Zaletą systemu enova365 jest praca na jednej bazie danych. Co to oznacza w praktyce? Dane wprowadzone w kadrach i płacach są od razu widoczne w księgowości, wystawione przez klienta faktury automatycznie trafiają do ewidencji dokumentów, a te do rozrachunków, dzięki czemu wyciągi bankowe bez dodatkowej pracy łączą się z odpowiednimi płatnościami. Nie rób dwa razy tego, co system może zrobić za Ciebie Integracja modułów w biurze rachunkowym to realna szansa na poprawę efektywności pracy. To sposób na: uporządkowanie pracy, eliminację powtarzalnych czynności, ograniczenie błędów, więcej czasu na rozwój firmy i wartościową obsługę klientów. Zamiast ręcznie przenosić dane, szukać dokumentów w kilku systemach i sprawdzać poprawność wprowadzonych informacji, pozwól systemowi ERP działać za Ciebie. Bo dobrze zintegrowany system ERP to taki, w którym nie musisz robić nic dwa razy.
Obrazek wyróżniający dla 'Integracja modułów w biurze rachunkowym'
enova_logo_stopka
zweryfikowano

0/5

Soneta

więcej niż ERP


enova365
+1
Cała Polska
150 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Dystrybucja, Produkcyjna, Usługi
Opis
Soneta to polski producent specjalistycznego oprogramowania ERP dla biznesu. Spółka powstała w 2002 roku i od dwóch dekad rozwija swoje produkty - systemy enova365 oraz TRIVA....
rozwiń